Procedimiento para la Inscripción de Estudiantes de Nuevo Ingreso

Transcripción

1 Página 1 de 8 1. Propósito Asignar número de control e integrar expediente para dar carácter de estudiante oficialmente inscrito al aspirante de nuevo ingreso que cubra los requisitos establecidos. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable a todos los aspirantes aceptados a ingresar al Instituto Tecnológico de Pachuca. 3. Políticas de Operación 3.1 Se inscribirá a los aspirantes aceptados que resulten seleccionados de acuerdo al resultado del examen aplicado a través del órgano evaluador CENEVAL, y que reúnan los requisitos legales y los establecidos por el Instituto Tecnológico de Pachuca. 3.2 Es responsable la Subdirección Académica a través del departamento de Desarrollo Académico de la publicación de la lista de aspirantes aceptados. 3.3 Es responsableel Servicios Escolares de verificar el cumplimiento de losrequisitos establecidos por el Instituto Tecnológico de Pachuca a los aspirantes aceptados, durante su proceso de inscripción. 3.4 El Servicios Escolares, asigna el números de control a los aspirantes aceptados de forma electrónica en el Sistema Integral de Información (SII). CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ L.A. Leticia E. Hernández Samperio Jefa del Dpto. de Servs. Escolares Ing. Fernando Cruz Hernández Subdirector de Planeación y Vinc. M.C. Gloria Edith Palacios Almón Directora Firma: Firma: Firma: 15 de Diciembre de de Diciembre de de Enero 2016

2 Página 2 de 8 4. Diagrama de Procedimiento Comunicación y Difusión Aspirante Servicios Escolares Desarrollo Académico Recursos Financieros Subdirección Académica División de Estudios Inicio 2 Difunde calendario de actividades y procedimiento de inscripción. 4 1 Organiza las actividades del proceso de inscripción 3 Publica lista de aspirantes aceptados Registra datos personales y socioeconómicos en el sistema de control escolar (SII) 7 Realiza pago de inscripción 11 Cubre requisitos de ingreso Asigna números de control a los aspirantes aceptados en el sistema SII 12 Recibe documentos, integra expediente, entrega carga académica y toma datos de clínica del IMSS 6 Selecciona Aspirantes aceptados en el Sistema SII 5 Programa e imparte curso de Inducción 10 9 Recibe voucher del banco y otorga recibo oficial 8 Asigna en el sistema SII, imprime y entrega carga académica al depto. De Servicios Escolares 13 Fin Toma de Fotografía para Credencial oficial.

3 Página 3 de 8 5. Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable 1. Organiza las actividades para el proceso de inscripción 1.1 Organiza las actividades para la inscripción en coordinación con la División de Estudios Profesionales, Recursos Financieros, Desarrollo Académico, Comunicación y Difusión, Subdirección de Planeación y Subdirección Académica. 2.1 Difunde calendario de actividades, proceso yrequisitos de inscripción. 2. Difunde calendario de actividades y procedimiento de inscripcion. 3. Publica listade 3.1 Publica lista de aspirantes aceptados ITPAC - aspirantes aceptados. AC-PO Registra en el SII. 4.1 Registra datos personales y socioeconómicos en el sistema integral de información (SII). 5. Selecciona 5.1 Selecciona a los aspirantes aceptados en el aspirantes. Sistema SII. 6. Asigna número de 6.1 Asigna número de control a los aspirantes control. aceptados en el Sistema de control integral (SII) 7. Realiza pago de inscripción. 8. Asigna, captura y entrega carga. con base al proceso de inscripción. 7.1 Realiza pago de inscripción en el banco y cambia voucher por recibo oficial en el departamento de recursos financieros. 8.1 Asigna, captura e imprime carga académica de los estudiantes de nuevo ingreso y entrega al departamento de Servicio Escolares. 9. Recibe pago. 9.1 Recibe Voucher de pago por concepto de inscripción y otorga recibo oficial. 10. Realiza recorrido 10.1 Se realiza recorrido por la institucion a los por la Institución e estudiantes de nuevo ingreso e imparte platica imparte platica de de inducción. inducción. 11. Cubre requisitos de ingreso. 12. Recibe documentos. 13. Toma de foto para credencial oficial Integra el expediente para el cumplimiento de los requisitos de inscripción Recibe y revisa los documentos de aspirantes aceptados,integra expediente, entrega carga académica y toma datos de clínica de IMSS 13.1 Toma de fotografía para la impresión y entrega de credencial de manera posterior al estudiante. Jefe(a) del Departamento de Servicios Escolares Jefe(a) del Comunicación y Difusión Subdirector(a) Académico(a) Aspirante aceptado Jefe(a) del Depto. De Desarrollo Académico. Jefe(a) del Servicios Escolares. Aspirante Aceptado Jefe (a) de la División De Estudios profesionales. Recursos Financieros. Jefe(a) del Desarrollo Académico. Aspirante Aceptado Jefe(a) del departamento De Servicios Escolares. (Personal de apoyo). Jefe (a) del Departamento de Servicios Escolares.(Personal de apoyo).

4 Página 4 de 8 6. Documentos de Referencia Documento CIRCULAR NÚM. DGAIR/1122/2003 del Acuerdo No. 1/SPC. Diario Oficial, 17 de diciembre de 1997 Circular de Convalidación de Estudios D.A./01/01 Manual de Lineamiento Académico-Administrativo del TeCNM Fecha de Creación 5 de Octubre de 2015 Código NA NA NA NA 7. Registros Registros Lista de aspirantes aceptados Solicitud de inscripción Contrato con el Estudiante Recibo oficial de cobro Registro electrónico de números de control Carga académica Tiempo de conservación Un semestre Durante la estancia del estudiante en el plantel Durante la estancia del estudiante en el plantel Un semestre Permanente Durante la estancia del estudiante en el plantel Responsable de conservarlo Servicios Escolares Servicios Escolares Servicios Escolares Recursos Financieros Servicios Escolares División de Estudios Profesionales Código de registro o Identificación única ITPAC -AC-PO ITPAC -AC-PO ITPAC -AC-PO Número de folio Sistema de Control Escolar Número de control del estudiante

5 Página 5 de 8 8. Glosario 8.1. Carga académica: Es el documento donde se registra el número de asignaturas con la cantidad de créditos autorizados a cursar en un periodo escolar Inscripción: Proceso por el cual el aspirante que ha sido seleccionado mediante un examen y cumple con los requisitos de admisión, es registrado como estudiante del plantel Número de control: Es el número otorgado por el Servicios Escolares para identificar al estudiante, durante toda su estancia en el Instituto Tecnológico Equivalencia de estudios: Es el acto administrativo a través del cual la autoridad educativa, declara equiparables entre sí, estudios realizados dentro del Sistema Educativo Nacional Revalidación de Estudios: Es el acto administrativo a través del cual la autoridad educativa (DGEST) declara equiparables entre sí, estudios realizados en el extranjero con planes de estudio del Sistema Nacional de Educación Superior Tecnológica. 9. Anexos 9.1. Formato de Lista de aspirantes aceptados. ITPAC -AC-PO Formato de solicitud de inscripción. ITPAC -AC-PO Listado de documentos requeridos para inscripción. ITPAC -AC-RC Formato de carga académica. Núm. de control del estudiante 9.5. Anexo de credencial. N/A 9.6. Formato de contrato con el estudiante. ITPAC -AC-PO Recibo oficial de cobro. Número de Folio

6 Página 6 de Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Enero Diciembre 2014 Descripción del cambio En el punto 1 y punto 3.1 se agrega la palaba acepatados cuando se refiere a aspirantes. En el punto 5 Descripcion del Documento: en seccion 10 se cambia el curso de inducción por platicas de induccion y recorrido por la institución. En el apartado 12 se omite ver anexo 9.4 y se integra: expediente, entrega carga académica y toma datos de clínica de IMSS. En apartado 13 se omite elabora y entrega credencial al estudiante y se pone Toma de fotografía para la impresión y entrega de credencial de manera posterior al estudiante. En ambos apartados se agrega personal de apoyo como responsables. En punto 6 se elimina Manual de Servicios Escolares 2007 y Manual Académico Administrativo 2007 y se agrega Manual de Lineamiento Académico-Administrativo del TeCNM Fecha de creación 5 de Oct. de En punto 9 se quita 9.4 Guia para laasignación de número de control. En 9.6 se cambia formato de credencial por un Anexo de credencial. En 9.8 se agrega el nuevo recibo de cobro. En el anexo 9.8 se agregó punto final en descripción número 3 y se hizo la recomendación al departamento de recursos financieros sobre el recibo oficial de cobro respecto al encabezado que no esta actualizado. En el anexo 9.1, se centró la última columna de la primer tabla y se agregaron puntos finales en descripción 2 y 3. En formato 9.3se corrigió número de formato por 9.2 según el listado del procedimiento, se quitó la referencia de la norma ISO, se quitó un paréntesis en el cuadro de solicitud de inscripcion en el apartado nombre, se agregó un espacio en el apartado código postal. En el contrato con el estudiante,sequitó la referencia de la norma ISO, se agregó acento a la palabra cómputo en el segundo punto del apartado servicios de apoyo y se corrigió una coma en el cuarto punto del apartado compromisos del estudiante. en los anexos 9.1, 9.2, 9.3, 9.4, 9.5, 9.6, 9.7 y 9.8 se agrega logo del Instutocon marca registrada en el encabezado y número de revisión. Por último en el procedimiento para la inscripción de estudiantes se agrega el logo con marca registrada en el encabezado, número de revisión, en el punto 11 de la descripción del procedimiento se corrigió la secuencia de etapas y de responzable, se corrigio

7 Página 7 de Agosto de Abril de 2011 formato de encabezado en todas las páginas del procedmento. Se elimina la referencia de la norma, se modifica la redacción de los puntos 1 propósito, 3 políticas de operación en el apartado 3.1 y 3.4. Se actualizando el apartado de control de emisión en el apartado (Revisó), se realizan cambios de redacción en el diagrama de procedimientos a los siguientes puntos 3, 6 y 12, de la misma manera se elimina la referencia de la norma y se actualiza número de revisión de los anexos , 9.2, 9.3, , 9.6, Se reestructura todo el procedimiento eliminando puntos como son captura de datos, validación de solicitud de ficha, registro, validación y envío a Ceneval de información del aspirante y aplicación del examen de selección, se modifican puntos como el 4, 5, 6, 7 y 10. Se realizan los ajustes en la descripción del proceso derivados del cambio en el diagrama del procedimiento de Octubre de 2010 Cambio de código de SNEST por ITPAC 30 de Agosto de 2010 Revisión total del procedimiento 6 20 de Septiembre de 2007 Se modifica en el diagrama y descripción de procedimiento el concepto de cobra cuota de inscripción por recibe cuota de inscripción. Se cambia el tamaño de letra en el diagrama de procedimiento. Se justifica la letra en descripción de procedimiento. En el anexo 9.3 Formato de solicitud de inscripción, se eliminó un cuadro de datos generales. En registros se acentúa la palabra Número de tomo. En anexos se modifica el concepto de formato de solicitud de ficha para examen de selección por registro electrónico de ficha para examen de selección, y se justifica la letra de los códigos correspondientes. En el anexo 9.3 Formato de solicitud de inscripción: se elimina un cuadro de datos generales y se corrige el número de fotografías siendo lo correcto 2 fotografías recientes En el anexo 9.4 Listado de documentos requeridos para Inscripción se corrige el número de fotografías de Marzo de 2007 Se cambia el concepto de ORGANIZACIÓN por Institutos Tecnológicos Federales.

8 Página 8 de de Agosto de de Junio de 2005 Se modifica el diagrama del procedimiento en los puntos 8,9 y 10. Se sustituye el concepto ORGANIZACIÓN por el de Tecnológicos Federales La política 3.1 se amplia, haciendo mención que los estudiantes que hayan sido seleccionados mediante el examen tienen derecho al proceso de inscripción. Se anexa la política 3.4 donde es responsabilidad del Servicios Escolares mantener en su poder el libro de registro de número de control. En el mapa del procedimiento y en la descripción se anexa la participación del aspirante. En la actividad 3 se incorpora el registro SNEST-AC-PO formato de solicitud de ficha de examen de selección. De la actividad 4 a la 12 se modifican en su flujo y descripción además de incorporar los siguientes registros: Formato de solicitud de ficha para examen de selección SNEST-AC-PO Ficha de examen de selección (recibo oficial de cobro) Libro de registros de número de control Se cambia el código SNEST antes SNIT Se corrige el tipo de letra Se modifica la solicitud para inscripción y contrato con el estudiante, se separan y quedan con los siguientes códigos SNEST-AC-PO y SNEST-AC-PO de octubre de 2004 Revisión Total