MANUAL INSTITUCIONAL DE CLASES

Transcripción

1 Código: 1.4. Página: 1 de Naturaleza de la clase Ejecutar labores técnicas que requieren rigurosidad metodológica para asistir a personal de mayor nivel en la elaboración de estudios e investigaciones variadas, atención y coordinación de trámites o consultas diversas planteadas por usuarios internos o externos vinculados con el quehacer de las dependencias de Innovación y Desarrollo, Talento Humano, Adquisiciones y Contrataciones y Servicios Generales; además le puede corresponder coordinar el trabajo de un equipo de trabajo conformado por funcionarios de igual o menor nivel según las necesidades de las dependencias. Cargos incluidos en esta Clase Gestor Especialista de Innovación y Desarrollo Gestor Especialista de Talento Humano Gestor Especialista de Adquisiciones y Contrataciones Gestor Especialista de Servicios Generales Actividades generales de la Clase 1. Asistir en la recopilación, procesamiento, análisis y generación de los insumos requeridos para identificar las temáticas claves en materia de gestión del conocimiento; enfocadas a fortalecer el Régimen Municipal y el cumplimiento de la visión de largo plazo y agenda estratégica. 2. Asistir en la ejecución de los estudios e investigaciones de desarrollo y generación del conocimiento necesario para fortalecer la gestión local en función de la consecución de la visión de largo plazo y agenda estratégica del IFAM para el Régimen Municipal. 3. Asistir en la preparación del material documental ya sea físico o en digital que contiene los resultados de los estudios e investigaciones, así como asistir en la ejecución de los requerimientos de difusión interna y externa de los productos de gestión del conocimiento, en coordinación con el(a) Comunicador Institucional. 4. Asistir en la actualización, previa validación y autorización de la jefatura del área, de la base de datos de conocimiento institucional, de manera tal que se identifiquen oportunidades de mejora relacionadas con la calidad, validez, alcance, aplicabilidad y actualización del conocimiento disponible. 5. Asistir en la recopilación, procesamiento y análisis de los datos e información requeridos para caracterizar, investigar y monitorear los segmentos de población meta definidos como prioritarios para la Institución, asegurando que se cuente con los insumos requeridos para el

2 Código: 1.4. Página: 2 de diseño de programas, procesos de atención y estrategias de promoción de los programas institucionales. 6. Asistir en el proceso de reclutamiento y selección que la Institución considere pertinente implementar en función de identificar al candidato(a) ideal para ocupar el puesto vacante correspondiente. 7. Mantener actualizado y analizar el registro de elegibles para determinar potenciales candidatos(as) a participar en los procesos de reclutamiento y selección de la Institución, así como verificar la validez y autenticidad de los documentos presentados por los aspirantes a puestos institucionales y remitir los resultados al profesional de talento humano. 8. Elaborar las acciones de personal y verificar que la documentación de respaldo cumpla con los requerimientos administrativos y operativos relacionados con los nuevos ingresos de personal, egresos de personal, movimientos internos o contrataciones temporales, asegurando que el proceso cumpla con los requisitos que dicta la legalidad y normativa vigente en materia laboral. Además deberá incluir en el sistema del Instituto Nacional de Seguros a los empleados de primer ingreso, 9. Asistir en el proceso de inducción de personal de primer ingreso en actividades tales como presentación del funcionario(a) al personal, la ejecución de la inducción administrativa entre otros. 10. Llevar a cabo actividades relacionadas con el proceso de evaluación del desempeño, tales como remisión, recopilación y procesamiento de los datos e información respectiva.. Asistir en la ejecución de los requerimientos operativos del proceso de capacitación interna, en actividades relacionadas con la recopilación y procesamiento de los insumos requeridos para definir e implementar el plan de capacitación institucional, mantener actualizados los expedientes de capacitación, llevar el control del registro de las diferentes actividades de capacitación, dar apoyo en el seguimiento de la ejecución de los cursos y llevar el registro y control de las evaluaciones de los resultados de las actividades de capacitación institucional, entre otros. 12. Asistir en la tramitación y control de los requerimientos administrativos y operativos institucionales en materia de talento humano, asegurando el cumplimiento de la legalidad y normativa vigente 13. Asistir en la tramitación y validación de las solicitudes del personal en materia de recursos humanos, tales como, confección de constancias y certificaciones de tiempo laborado, vacaciones, puestos ocupados u otras solicitudes.

3 Código: 1.4. Página: 3 de 14. Mantener y actualizar los datos e información que conforman la relación de puestos de la Institución, elaborar las modificaciones presupuestarias respectivas y llevar el control de saldos presupuestarios. 15. Mantener y ejecutar el control de asistencia del personal de la Institución mediante el sistema correspondiente, y elaborar los informes respectivos. 16. Ejecutar las actividades relacionadas con el trámite de vacaciones tales como documentación necesaria, registro en el sistema correspondiente, archivo de la misma, entre otros, verificando que se ajustan a la legalidad y normativa vigente. 17. Recopilar, verificar y analizar los datos e información de soporte requerida para procesar los pagos de los servicios públicos de la Institución; así como también gestionar el pago o en su defecto solicitar las aclaraciones que se consideren necesarias debido a la identificación de inconsistencias. 18. Procesar, integrar y remitir los datos e información requeridos para la elaboración del Plan Anual de Compras y apoyar el análisis de los resultados obtenidos en conjunto con el equipo responsable. 19. Revisar periódicamente el registro de proveedores para determinar los requerimientos de ingreso, actualización o retiro de los mismos. 20. Gestionar los requerimientos de reabastecimiento correspondientes al inventario de suministros institucional. 21. Realizar la recepción, verificación, ingreso y registro de los suministros institucionales así como la recepción, verificación, ingreso, registro y plaqueo de los activos institucionales tales como mobiliario, equipo, vehículos u otros. 22. Ejecutar estudios de exactitud de inventario, rotación, evaluación del estado físico de los suministros, entre otros aspectos relacionados con la administración del inventario suministros o bodega; así como también la elaboración de los correspondientes informes para su validación y aprobación. 23. Recibir, analizar y tramitar las solicitudes de bienes y servicios remitidas por las dependencias institucionales; así como también coordinar la entrega de los mismos a los correspondientes usuarios. 24. Recopilar, procesar y caracterizar las solicitudes internas de adquisición o contratación remitidas por los usuarios internos con la finalidad de determinar, en conjunto con el equipo de trabajo de la dependencia, el proceso administrativo que aplica.

4 Código: 1.4. Página: 4 de 25. Recopilar, procesar e integrar los requerimientos técnicos, cuando aplique, correspondientes a los diferentes procesos de adquisición o contratación solicitados por las dependencias. 26. Apoyar la elaboración del cartel de licitación o pliego de condiciones correspondiente a los procesos de adquisiciones o contrataciones solicitados por las dependencias correspondientes. 27. Coordinar con personal de menor nivel los requerimientos operativos relacionados a los procesos de adquisición o contratación de la Institución 28. Remitir a los proveedores la invitación a participar en el proceso de adquisición o contratación; o en su defecto gestionar la publicación en medios del proceso en cuestión. 29. Apoyar en la atención de dudas o consultas remitidas por los proveedores participantes en el proceso o entidades externas que corresponda. 30. Tramitar los requerimientos administrativos y operativos del acto de apertura correspondiente a los trámites de adquisición o contratación. 31. Gestionar la recepción, análisis y registro de las garantías que la Institución debe tramitar acorde a los requerimientos del trámite en cuestión. 32. Apoyar la atención de los reclamos o recursos que interpongan al proceso de adquisición o contratación los proveedores participantes u otras entidades externas; entre otros aspectos analizar la documentación recibida, coordinar la participación de las áreas técnica y legal, elaborar respuesta. 33. Elaborar y remitir para validación y aprobación la orden de compra correspondiente al trámite de adquisiciones y contrataciones; así como también remitir al proveedor adjudicado. 34. Apoyar el seguimiento al proceso de adquisición y contratación en lo que respecta al cumplimiento de los requerimientos administrativos del mismo; así como también llevar a cabo los trámites que se deriven, tales como verificación del cumplimiento de las condiciones pactadas, emisión de orden de pago, cierre de la orden de compra, otros. 35. Revisar y analizar los requerimientos de transporte ingresados por los usuarios internos de la Institución con la finalidad de confirmar las solicitudes y llevar a cabo los cambios que se consideren necesarios. 36. Tramitar la autorización de salida y gestionar los movimientos de los vehículos (salidas e ingresos), lo que implica el registro del trámite en el sistema y la revisión de los equipos en ambos casos para verificar el estado de los mismos e identificar posibles variaciones en su

5 Código: 1.4. Página: 5 de estado (daños, accidentes, otros). 37. Elaborar el expediente del trámite en caso de identificar daños o cambios en el vehículo impliquen la necesidad de gestionar algún tipo de reparación; así como también llevar a cabo la investigación correspondiente y dar seguimiento al trámite administrativo que corresponda. 38. Gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de la Institución, asegurando el debido funcionamiento de los mismos. 39. Definir, en conjunto con la jefatura del área, la metodología de evaluación de los servicios operativos que la Institución subcontrata, entre ellos la seguridad, limpieza, mantenimiento de instalaciones, entre otros. 40. Ejecutar la evaluación de los servicios operativos que la Institución contrata, entre ellos la seguridad, limpieza, mantenimiento de instalaciones, entre otros; así como también elaborar el informe de resultados correspondiente y remitir a la jefatura de la unidad y departamento para su validación y aprobación. 41. Dar seguimiento a las acciones correctivas, si aplica, definidas en respuesta a la identificación de brechas o incumplimientos por parte de los proveedores de los correspondientes servicios operativos subcontratados. 42. Gestionar, con las dependencias correspondientes, la orden de pago correspondiente a los servicios operativos subcontratados; o en su defecto gestionar la retención de la factura cuando se identifiquen incumplimientos contractuales y estos no sean resueltos. 43. Gestionar el servicio de recepción y atención de los usuarios externos de la Institución, asegurando que se cumplan con los requerimientos del servicio definidos de manera eficiente y eficaz. 44. Participar en la implementación de planes, programas o proyectos de trabajo específicos de la unidad en la que se desempeña, así como políticas, lineamientos, normativa, manuales y procedimientos relacionados con su ámbito de responsabilidad. 45. Participar en el seguimiento de las metas e indicadores asignados a las labores a su cargo, verificando que los productos y servicios derivados de éstas se confeccionen y tramiten con calidad, en las fechas y plazos establecidos para ello. 46. Coordinar, supervisar y participar en la recopilación, procesamiento y consolidación de información para la generación de reportes, estudios, investigaciones, evaluaciones, criterios técnicos, estadísticas y presentaciones, a solicitud de su superior inmediato.

6 Código: 1.4. Página: 6 de 47. Aplicar políticas, normas y procedimientos del Sistema de Control Interno relacionados con su ámbito de responsabilidad. 48. Participar en reuniones, grupos especiales de trabajo y actividades diversas relacionadas con su ámbito de competencia, trabajando en forma conjunta con funcionarios de otras dependencias internas o externas cuando así se requiera y fomentando el trabajo en equipo necesario para el logro de los objetivos institucionales. 49. Comunicar de forma oportuna a sus compañeros de trabajo o de otras dependencias, toda aquella información necesaria o relevante para el desarrollo de las actividades asignadas en cumplimiento de los objetivos institucionales. 50. Permanecer actualizado en su área de especialidad, así como sobre los cambios y nuevas tendencias que se presentan en el entorno nacional e internacional impactando directa o indirectamente su campo de acción. 51. Atender todos los requerimientos de información consultas, solicitudes de servicios que realice su superior inmediato u otras dependencias internas. 52. Realizar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las diferentes actividades a su cargo. 53. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en las específicas. Condiciones ambientales y organizacionales 1. Supervisión recibida Trabaja con independencia, siguiendo instrucciones de su superior jerárquico o personal de mayor nivel de la dependencia donde labora, aplicando lo dispuesto en la normativa, procedimientos, protocolos, leyes, reglamentos, circulares y otras disposiciones aplicables a su área de actividad. La labor es evaluada por su superior jerárquico, mediante el análisis de los informes que presenta, la calidad y oportunidad en la entrega de los productos y servicios que debe coordinar o que se deriven del desempeño de las labores asignadas.

7 Código: 1.4. Página: 7 de 2. Supervisión ejercida Le puede corresponder coordinar las labores de un equipo de trabajo conformado por funcionarios de nivel técnico u operativo, por lo que es responsable de asignar, revisar y dar seguimiento a las actividades asignadas. 3. Responsabilidad por funciones Es responsable porque los trabajos, servicios y actividades que realice propias de su función, cumplan con las normas de calidad, eficiencia y oportunidad exigidas por los usuarios, según los procedimientos establecidos para las actividades que atiente y aplicando los conocimientos técnicos y experiencia en su campo de trabajo, para resolver diversos asuntos de la atención a usuarios o de los procesos de los cuáles es parte. Además es responsable por el manejo discrecional de la información confidencial que conoce en el ejercicio de sus funciones. Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público. 4. Responsabilidad por relaciones de trabajo Su función genera relaciones con superiores, compañeros, funcionarios de gobiernos locales, de otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general, las cuales deben ser atendidas con tacto, discreción, cortesía y amabilidad, fomentando así relaciones armoniosas y una alta calidad en el servicio. 5. Responsabilidad por equipo, materiales y valores Es responsable por el adecuado empleo, mantenimiento y uso racional del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de las actividades a su cargo. Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y materiales necesarios para realizar el trabajo. 6. Condiciones de trabajo El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución, le puede corresponder laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten, situación que deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la Administración y asegurando las previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada extraordinaria.

8 Código: 1.4. Página: 8 de La actividad demanda la capacidad para analizar información variada, con el fin de emitir criterio técnico para la toma de decisiones oportuna y eficaz. Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo puede originar situaciones de bajo estrés. 7. Consecuencia del error Los errores cometidos pueden provocar pérdidas económicas y materiales, daños o atrasos en el desarrollo de las actividades desempeñadas y repercutir negativamente en el desempeño organizacional de la dependencia donde labora, inducir a la inadecuada toma de decisiones, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de los errores pueden ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña. Asume responsabilidad administrativa, civil y penal, según sea el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de conformidad con el marco jurídico vigente. La revelación de información confidencial puede causar perjuicios a la organización y hasta daños morales a terceras personas.

9 Competencias base asociadas a la clase Código: 1.4. Página: 9 de Competencias Niveles por competencias 1 Inicial Básico Optimo Experto 1. Orientación de servicio al usuario interno y externo 2. Planificación y Organización 3. Trabajo en equipo y cooperación 4. Flexibilidad y adaptación al cambio 5. Comunicación Asertiva 6. Liderazgo 7. Construcción de relaciones interpersonales positivas 8. Negociación y Solución de Conflictos 9. Capacidad para aprender e investigar 10. Compromiso y calidad organizacional Conocimientos técnicos y/o específicos Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre: Constitución Política de la República de Costa Rica Ley General de la Administración Pública Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Ley General de Control Interno Manual de Normas de Control Interno (CGR) Ley General de Archivo Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento Código de Trabajo 1 Las conductas esperadas en cada nivel de la competencia están definidas en el Diccionario de Competencias del IFAM.

10 Código: 1.4. Página: 10 de Código Municipal Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM Código de Normas y Procedimientos Tributarios Código Procesal Contencioso Administrativo Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su accionar. Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas: Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como: procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución. Administración de bases de datos de conocimiento Administración de sistemas estadísticos Gestión de Riesgos y Control Interno Sistemas tecnológicos para la gestión del talento y planillas. Sistemas para la gestión de encuestas on-line. Sistemas tecnológicos para la gestión de adquisiciones y contrataciones en el sector público. Requisitos de la clase Formación Académica y experiencia Diplomado o tercer año en una carrera universitaria atinente a la especialidad del puesto o; Segundo año aprobado en una carrera universitaria atinente con la especialidad del puesto y cuatro años de experiencia en labores relacionadas con el puesto o; Bachiller en Educación Media o título equivalente y título de técnico en un área atinente con la especialidad del puesto y cuatros años de experiencia en labores relacionadas con el puesto. Poseer una combinación equivalente de estudios y experiencia de conformidad con la normativa vigente. Requisitos legales u otros Cumplir con los requisitos especiales y legales, permisos, licencias y/o autorizaciones que demande el desempeño de las tareas encomendadas, según cada caso en particular y que son regulados por la normativa vigente.

11 Código: 1.4. Página: de Preferiblemente con Licencia de conducir B1 vigente. 2 2 Se exceptuará de este requisito en este cargo, a aquellas personas con algún tipo de discapacidad que impida el cumplimiento del mismo, previa presentación de certificación médica extendida por profesionales médicos de la Caja Costarricense de Seguro Social, que así lo confirme