SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

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1 SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL INSTRUCTIVO DE ANTICIPO DE REMUNERACIONES ENTREGADAS EN EXCESO

2 CC INSTRUCTIVO DE ANTICIPO DE REMUNERACIONES ENTREGADAS EN EXCESO No está permitida la reproducción total o parcial de este instructivo, ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2012 primera edición Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Administración: Econ. Fausto Herrera N. Ministro de Finanzas Autor: Ing. Luis Alberto Fiallos Fecha: 16/07/2012 Ing. Jaime Sosa R. Actualizado por: Ing. Luis Alberto Fiallos Ing. Julio Salinas B. Fecha: 01/08/2016 Aprobado: Dra. Sonia Proaño V. Directora Nacional de Estados Financieros Eco. Magdalena Vicuña C. Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ecuador

3 ÍNDICE Contenido ANTECEDENTE... 2 BASE LEGAL... 2 ÁMBITO DE APLICACIÓN... 2 PROCEDIMIENTO

4 INSTRUCTIVO DE ANTICIPO DE REMUNERACIONES ENTREGADAS EN EXCESO ANTECEDENTE Uno de los controles que actualmente mantiene el sistema sobre las opciones de anticipos de remuneraciones, es la de bloquear a los funcionarios que recibieron un anticipo, este proceso es manual; es decir que los funcionarios que hayan mantenido un anticipo, no pueden acceder a otro, mientras no se cancele el primero en su totalidad. La gestión, evaluación y control en lo relacionado a los cambios de estado de anticipos de remuneraciones, será de uso exclusivo de la entidad; siendo estos los responsables de la recuperación total de estos valores, para lo cual se ha preparado el siguiente instructivo, para modificar el estado de RESTRICTIVO = N, a RESTRICTIVO = S; en la opción de anticipo de remuneraciones en exceso. BASE LEGAL La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con el artículo 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que señala: Art Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. NOTA: Para este procedimiento, las entidades deberán considerar las cláusulas del contrato, oficios de referencia, y/o solicitudes de liquidaciones financieras del cooperante. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas que operan con la herramienta informática e-sigef. 2

5 PROCEDIMIENTO CAMBIO DE ESTADO EN ANTICIPOS 1. INGRESAR Los funcionarios responsables del manejo de los anticipos en las instituciones, deben tener activada la función 935 para que tengan acceso a la pantalla; gestión que deberán realizarla ante el administrador informático de la entidad. A través de la ruta: CONTABILIDAD / REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS / ANTICIPOS DE REMUNERACIONES / ANTICIPO DE REMUNERACIONES ENTREGADAS EN EXCESO, el usuario accede a su entidad, donde se despliega su entidad. Como muestra la siguiente pantalla: El sistema presenta la entidad (EOD), para lo cual se despliega la siguiente pantalla: 3

6 En esta pantalla se muestra el listado de todos los funcionarios que laboran en la entidad seleccionada y consta de 5 campos en cuales se detalla: 1. Opción para selección de registros 2. Cédula de los funcionarios 3. Nombre del beneficiario 4. Monto anticipo 5. Restrictiva. 2. MODIFICAR El funcionario responsable del manejo de este proceso, deberá modificar el estado de RESTRICTIVO = S, a RESTRICTIVO = N; para lo cual deberá seleccionar la cédula del beneficiario y con el botón modificar realizará el cambio de estado, como muestra la siguiente pantalla: Cuando el funcionario selecciona la opción de modificar, le aparecerá la siguiente pantalla; en la cual deberá marcar con un visto la opción de restrictiva y hacer una breve descripción indicando la fecha de ejecución de este beneficio. Para que los funcionarios de las entidades puedan acceder a un anticipo, deben estar marcados con un visto en la opción de RESTRICTIVA, el sistema automáticamente lo registrará como NO RESTRICTIVA, cuando el funcionario mantenga anticipos que todavía no se hayan cancelado en su totalidad. Al presionar el botón MODIFICAR, se guardarán los cambios, y de esta manera los servidores podrán acceder a un anticipo de remuneraciones. 4

7 NOTA.- Los funcionarios que NO consten en la lista de la entidad, al momento de solicitar un anticipo, el sistema emitirá un mensaje de error que indique EL BENEFICIARIO QUE SOLICITA EL ANTICIPO ESTÁ EN LA LISTA DE BENEFICIARIOS CON ANTICIPOS EN EXCESO ; esto se presenta ya que el servidor solicitante, posiblemente trabajó en otra entidad de la Administración Central y/o Entidades de Educación Superior, sin dar a conocer que este beneficio recibió anteriormente; ocasionando que el sistema presente el mensaje de error antes descrito. Para dar solución a este problema, el responsable del otorgamiento de los anticipos de remuneraciones o la autoridad competente, deberá solicitar a la otra entidad, que se cambie el estado de RESTRICTIVA = N, previo la verificación de la recuperación total de ese beneficio; para que se active el control y de esa manera pueda acceder a un nuevo anticipo, en la entidad que labora actualmente. Para los casos de entidades cerradas, cuyos funcionarios solicitaron en estas, un anticipo de remuneraciones, el sistema emitirá el mensaje de error indicando anteriormente; la solución a este inconveniente se la gestionará a través de un oficio a la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental, solicitando se cambie de estado al funcionario. 5