Procedimiento para el registro contable por la pérdida de Existencias

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1 SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Procedimiento para el registro contable por la pérdida de Existencias 1

2 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA PÉRDIDA DE EXISTENCIAS No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2013 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Autor: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ing. Cintia Catota Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos Revisado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Ing. Walter Medina Director Nacional de Activos Públicos Aprobado: Econ. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha elaboración: 03/12/2013 Última actualización: 07/11/2014 Fecha de modificación: 21/09/2016 2

3 Contenido 1. ANTECEDENTES APLICACIÓN A LA NORMATIVA ÁMBITO DE APLICACIÓN PROCEDIMIENTO Disminución de Existencias por Robo o Hurto Robo Público (NTCG , tercer inciso) Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial (NTCG , cuarto inciso)

4 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA PÉRDIDA DE EXISTENCIAS 1. ANTECEDENTES Se requiere determinar el procedimiento para el registro contable por la pérdida de recursos públicos, motivada por la sustracción de fondos y el robo y hurto de bienes y existencias (inventarios). 2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, que respectivamente señalan: Art Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Artículo Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. Además, se considera lo prescrito en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental Pérdida de Recursos Públicos, numerales: Disminución de Activos Financieros, Bienes e Inventarios, Medición en el Reconocimiento, Indemnización por Pérdida de Recursos Protegidos y Medición en el Reconocimiento. 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las directrices emitidas en este documento, son de aplicación para las entidades del Estado Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas, que operan o no en el sistema e- Sigef. 4

5 4. PROCEDIMIENTO 4.1 Disminución de Existencias por Robo o Hurto Para el caso de que los bienes corporales, correspondan a Existencias (Inventarios), el débito será a la cuenta (-) Disminución de Existencias y se acreditará en la cuenta principal de la existencia sustraída Robo Público (NTCG , tercer inciso) En caso de que el dictamen de la autoridad competente implique el sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida deberá registrarse mediante un asiento de ajuste, con cargo a la cuenta de Costo de Pérdidas en Existencias y liquidando la cuenta de complemento del subgrupo de Disminución Patrimonial. Ejemplo 1: Se produce la pérdida de 2 cartuchos 12XMX entregados al funcionario responsable de la bodega de la Entidad. De acuerdo a las indagaciones pertinentes mediante denuncia formulada, las autoridades competentes emiten la resolución determinando que se trata de un robo público. De acuerdo a los registros contables, el costo promedio ponderado unitario es $135,00. A. Registro por la disminución de existencias Para el registro de la disminución de las existencias, se utilizará a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro DEC 1 DISMINUCIÓN DE EXSTENCIAS DE CONSUMO CORRIENTE POR ROBO- HURTO, debitando la cuenta Disminución de Existencias y acreditando la cuenta 131 Existencias para Consumo Corriente. Para el registro de la disminución de existencias de proyectos o programas, se utilizará a través de la ruta: Contabilidad Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro DEC2 DISMINUCIÓN DE EXISTENCIAS EN INVERSIÓN POR ROBO HURTO, debitando la cuenta Disminución de Existencias y acreditando la cuenta ó Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión ; según corresponda. RUTA: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE Disminución de Existencias Existencias de Materiales de Oficina 270 5

6 B. Registro del asiento de ajuste Para el registro de la pérdida de existencias, cuando el dictamen de la autoridad competente implique el sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, se utilizará a través de la ruta: Contabilidad - Registro de Operaciones No Presupuestarias - Ajustes y Reclasificaciones - Ajustes y reclasificaciones Corriente/ Inversión, la clase de registro ROBO PÚBLICO DE EXISTENCIAS - CORRIENTES, INVERSIÓN; según corresponda, debitando la cuenta Costo de Pérdidas en Existencias y acreditando la cuenta Disminución de Existencias. RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión Costo de Pérdidas en Existencias Disminución de Existencias Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial (NTCG , cuarto inciso) Si la autoridad competente determinare responsables, sancionados con el reintegro de fondos destinados a resarcir las pérdidas, al costo de reposición, el registro se lo hará mediante un movimiento de ajuste, para asentar el otorgamiento de un préstamo, debitando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores ó Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos de Aseguradoras y otros, sin generar una obligación monetaria, y liquidando directamente la cuenta del subgrupo Disminución Patrimonial. Ejemplo 2: Se produce la pérdida de 5 tubos de ensayo entregados en custodia al funcionario responsable del Laboratorio de la Entidad, el valor promedio ponderado de estos productos es $84,00 c/u. De acuerdo a las indagaciones pertinentes, las autoridades competentes emiten la resolución determinando que la pérdida es responsabilidad del custodio. A. Registro para la baja y cargo por responsabilidad según Resolución Judicial Para el registro de la disminución de las existencias, se utilizará a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro DEC 1 DISMINUCIÓN DE EXSTENCIAS DE CONSUMO CORRIENTE POR ROBO- HURTO, debitando la cuenta Disminución de Existencias y acreditando la cuenta 131 Existencias para Consumo Corriente. 6

7 Para el registro de la disminución de existencias de proyectos o programas, se utilizará a través de la ruta: Contabilidad Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro DEC2 DISMINUCIÓN DE EXISTENCIAS EN INVERSIÓN POR ROBO HURTO, debitando la cuenta Disminución de Existencias y acreditando la cuenta ó Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión ; según corresponda. RUTA: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE Disminución de Existencias Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico Nota: La disminución de existencias, deberá ser registrada obligatoriamente, antes de ser cargada al responsable según resolución judicial. Criterio Jurídico: En virtud de que la Constitución de la República del Ecuador, garantiza la inocencia de toda persona mientras no se declare su responsabilidad, mediante resolución firme o sentencia ejecutoriada; y, en el orden jerárquico de aplicación de la norma, se considera que el cobro como pérdida de un bien institucional procede una vez establecida la responsabilidad en el informe de examen especial elaborado por Auditoría. Se debe considerar los campos resaltados, en la aplicación del asiento de ajuste antes indicado: Corresponde al deudor primario del Estado o responsable dictaminado por la autoridad competente. 7

8 La Entidad una vez emitido el dictamen por la autoridad competente, procederá a registrar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable - Comprobante Contable UE, la clase de registro RESE RESPONSABLE DE PÉRDIDA DE EXISTENCIAS, debitando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores y acreditando a la cuenta Disminución de Existencias. Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores Disminución de Existencias Nota: Para aquellas entidades que registraron la Disminución de Existencias con RUC de la institución, deberán realizar la reclasificación del auxiliar 2 incorporando el RUC de quien sea los deudores primarios del Estado o el responsable dictaminado por la autoridad competente, utilizando la clase de registro RDP1 RECLASIFICACIÓN DE AUX 2 PARA DISMINUCIÓN PATRIMONIAL PÉRDIDA, ROBO O HURTO Código Cuenta Auxiliar Debe Haber Disminución de Existencias Disminución de Existencias Caso 1: Reintegro en efectivo (NTCG , inciso quinto) En caso de que el reintegro de las existencias se lo hiciere en efectivo, previa la recuperación del crédito se registrará el derecho monetario, debitando la cuenta por cobrar y acreditando la cuenta correspondiente del subgrupo 123 Inversiones en Préstamos y Anticipos que hubiere sido utilizada. Para proceder con lo indicado, la Entidad deberá considerar lo siguiente: 1) Si la Entidad no dispone de los ítems presupuestarios ó , deberá realizar el siguiente proceso contable: a) Efectuar el registro de la cuenta por cobrar considerando que si es del año anterior se utilizará la cuenta Cuentas por Cobrar del Año Anterior ; mientras que, para años anteriores Cuentas por Cobrar Años Anteriores. 8

9 Se deberá registrar a través de la ruta: Contabilidad Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro TSPA TRASLADO DE SALDOS DE PRÉSTAMOS Y ANTICIPOS debitando la cuenta Cuentas por Cobrar del Año Anterior ó Cuentas por Cobrar Años Anteriores y acreditando la cuenta 123 Inversiones en Préstamos y Anticipos correspondiente Cuentas por Cobrar del Año Anterior XXX Cuentas por Cobrar Años Anteriores XXX Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos XXX b) Con la información anterior, realizar la reclasificación de la cuenta por cobrar, considerando lo siguiente: Para la cuenta contable Cuentas por Cobrar del Año Anterior utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro CCFR CUENTAS POR COBRAR AÑO ANTERIOR Cuentas por Cobrar del Año Anterior XXX Cuentas por Cobrar del Año Anterior XXX Para la cuenta contable Cuentas por Cobrar Años Anteriores utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro RCAA Cuentas por Cobrar Años Anteriores Cuentas por Cobrar Años Anteriores XXX Cuentas por Cobrar Años Anteriores XXX 9

10 c) Efectuar el registro por la recaudación de la cuenta por cobrar, según corresponda. Para la cuenta contable Cuentas por Cobrar del Año Anterior utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro RFCC RECAUDACIÓN CUENTAS POR COBRAR AÑO ANTERIOR Recursos Fiscales XXX Cuentas por Cobrar del Año Anterior XXX Para la cuenta contable Cuentas por Cobrar Años Anteriores utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro REAA RECAUDACIÓN CUENTAS POR COBRAR AÑOS ANTERIORES Recursos Fiscales XXX Cuentas por Cobrar Años Anteriores XXX 2) Si la Entidad dispone de los ítems presupuestarios ó , realizará un CUR de ingresos, con afectación al ítem que corresponda a la cuenta contable utilizada. DEVENGADO Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores Ítem Presupuestario PERCIBIDO Recursos Fiscales Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones 10

11 Caso 2: Recuperación por Nómina (SPRYN) En caso de que el reintegro se lo hiciere mediante recuperación por nómina, considerar lo siguiente: 1) Efectuar el registro de la cuenta por cobrar, determinando si la misma corresponde al año vigente o es de años anteriores; para esto, la Entidad puede aplicar lo siguiente: a) Año vigente: Utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable - Comprobante Contable UE, la clase de registro CSPR CUENTAS POR COBRAR A SERVIDORES PÚBLICOS POR PÉRDIDA DE BIENES Y EXISTENCIAS, con la que se debita la cuenta Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina SPRYN y se acredita la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores. Código Cuenta Auxiliar 2 Debe Haber Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina - SPRYN Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores RUC DE LA ENTIDAD XXX XXX IMPORTANTE: Considerar que en el AUXILIAR 2, se deberá registrar el RUC de la Entidad. b) Años anteriores: Utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable - Comprobante Contable UE, la clase de registro CSPN CUENTAS POR COBRAR DE SERVIDORES PÚBLICOS POR NÓMINA SPRYN, con la que se debita la cuenta Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina SPRYN y se acredita la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina - SPRYN Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores XXX XXX 11

12 Reclasificar la cuenta por cobrar, a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable - Comprobante Contable UE, utilizando la clase de registro IBE1 RECLASIFICACIÓN CUENTAS POR COBRAR A SERVIDORES PÚBLICOS. Código Cuenta Auxiliar 2 Debe Haber Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina - SPRYN Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina - SPRYN RUC DE LA ENTIDAD XXX XXX IMPORTANTE: Considerar que en el AUXILIAR 2, se deberá registrar el RUC de la Entidad. 2) Posteriormente, el responsable del proceso de nómina registrará el CUR DE GASTO y para la ejecución del pago, aplicará el código de deducción 893 DESCUENTO POR RECUPERACIÓN BIENES Y EXISTENCIAS, el cual se encuentra asociado a la cuenta contable Cuentas por Cobrar Servidores por Nómina, con lo que se procederá al cierre del valor que fue registrado en la misma. Nota: Este procedimiento se utilizará únicamente para Entidades que operan en el sistema esigef. Caso 3: Reintegro con existencias de similares características (NTCG , sexto inciso) Si el responsable entregare en reposición existencias de similares características, se utilizará la clase de registro REPO REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN, debitando la cuenta 131 Existencias para Consumo Corriente y acreditando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores. Para la reposición de existencias de proyectos y programas, se utilizará la clase de registro REPI REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS INVERSIÓN POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN, debitando la cuenta ó Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión, según corresponda; y, acreditando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores. 12

13 Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores Caso 4: Reintegro con existencias nuevas o de mayor valor Si el responsable entregare en reposición existencias de similares características, con un valor mayor al reconocido en kárdex (promedio ponderado), se utilizará la clase de registro REPO REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN, debitando la cuenta 131 Existencias para Consumo Corriente; y, acreditando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores, la diferencia se aplicará a la cuenta Actualización de Activos. Para la reposición de existencias de proyectos y programas, se utilizará la clase de registro REPI REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS INVERSIÓN POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN, debitando la cuenta ó Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión, según corresponda; y, acreditando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores, la diferencia se aplicará a la cuenta Actualización de Activos Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores Actualización de Activos 50 Se utiliza la cuenta cuando las existencias entregadas, tienen un mayor valor. Caso 5: Reintegro con existencias de menor valor Si el responsable entregare en reposición existencias de similares características, con un valor menor al reconocido en kárdex (promedio ponderado), se utilizará la clase de registro REPO REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN, debitando la cuenta 131 Existencias para Consumo Corriente, la diferencia a la cuenta Costo de Pérdidas en Existencias ; y, acreditando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores. 13

14 Para la reposición de existencias de proyectos y programas, se utilizará la clase de registro REPI REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS INVERSIÓN POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN, debitando la cuenta ó Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión, la diferencia a la cuenta Costo de Pérdidas en Existencias ; y, acreditando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico Costo de Pérdidas en Existencias Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores Se utiliza la cuenta cuando las existencias entregadas, tienen un menor valor. B. Registro por cargo a la Aseguradora (NTCG. NTCG y ) En aquellos casos que los recursos sustraídos de la entidad pública, hubieren estado protegidos mediante un contrato de seguros, el valor deducible que se entregará a la compañía aseguradora y lo que se necesitare para cubrir el costo de reposición respectivo, se cargará al presupuesto vigente de la entidad. En ningún caso la entidad obtendrá doble reposición, por parte de la compañía aseguradora y del custodio, se preferirá la indemnización de la aseguradora. Para efectuar el registro por el reintegro de las existencias, que hubieren estado protegidas mediante un contrato de seguros, el funcionario utilizará la clase de registro RESE RESPONSABLE DE PÉRDIDA DE EXISTENCIAS, debitando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos a Servidores y acreditando a la cuenta Disminución de Existencias Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos de Aseguradoras y otros Disminución de Existencias 14

15 Caso 1: Reintegro con existencias de similares características o de mayor valor Si la Aseguradora entregare existencias de similares características o cuyo valor supere al registrado en libros; serán cargadas directamente en el inventario; se cancelará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos y la diferencia se aplicará a la cuenta Actualización de Activos. Para el reintegro de existencias, se utilizará la clase de registro REAS REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS DE CONSUMO CORRIENTE ASEGURADORAS Y OTROS, debitando la cuenta 131 Existencias para Consumo Corriente; y, acreditando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos de Aseguradoras y otros, la diferencia se aplicará a la cuenta Actualización de Activos. Para la reposición de existencias de proyectos y programas, se utilizará la clase de registro REIA REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS DE INVERSIÓN ASEGURADORAS Y OTROS, debitando la cuenta ó Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión, según corresponda; y, acreditando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos de Aseguradoras y otros, la diferencia se aplicará a la cuenta Actualización de Activos Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos de Aseguradoras y otros Actualización de Activos 50 Se utiliza la cuenta cuando las existencias entregadas por la Aseguradora, tienen un mayor valor. Caso 2: Reintegro con existencias de menor valor En el evento de que la Aseguradora entregare existencias nuevas con un valor menor al registrado en libros, se cargarán directamente en el inventario; la diferencia se aplicará a la cuenta Costo de Pérdida de Bienes de Larga Duración, y se cancelará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos. Para el reintegro de existencias, se utilizará la clase de registro REAS REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS DE CONSUMO CORRIENTE ASEGURADORAS Y OTROS, debitando la cuenta 131 Existencias para Consumo Corriente, la diferencia a la cuenta Costo de Pérdidas en Existencias ; y, acreditando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos de Aseguradoras. 15

16 Para la reposición de existencias de proyectos y programas, se utilizará la clase de registro REIA REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS DE INVERSIÓN ASEGURADORAS Y OTROS, debitando la cuenta ó Existencia de Bienes de Uso y Consumo para Inversión, según corresponda; la diferencia a la cuenta Costo de Pérdidas en Existencias ; y, acreditando la cuenta Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos de Aseguradoras y otros Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico Costo de Pérdidas en Existencias Recuperación por Pérdida de Recursos Públicos de Aseguradoras y otros Se utiliza la cuenta cuando las existencias entregadas, tienen un menor valor. Nota: Si la empresa aseguradora realizó la reposición en efectivo, se aplicará el procedimiento indicado en el caso Nº 1 Caso 1: Reintegro en efectivo. 16