INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSIÓN Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES DE LAS ENTIDADES QUE CONFORMAN EL PRESUPUESTO GENERAL DEL ESTADO

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1 INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSIÓN Y/O CONTABLES DE LAS ENTIDADES QUE CONFORMAN EL PRESUPUESTO GENERAL DEL ESTADO S u b s e c r e t a r í a d e C o n t a b i l i d a d G u b e r n a m e n t a l Fecha: 01 de Febrero de 2017 D i r e c c i ó n N a c i o n a l d e E s t a d o s F i n a n c i e r o s

2 INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSIÓN Y/O DE SALDOS CONTABLES DE ENTIDADES DEL PGE. No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2015 primera edición Documento propiedad de: Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental Ministerio de Finanzas República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Autor: Revisado: Aprobado: Ing. Jaime Sosa Analista de Estados Financieros Ing. Verónica Tambaco Analista de Estados Financieros Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 01/02/2017 2

3 CONTENIDO 1 Antecedentes Marco Legal Ámbito de Aplicación Procedimiento

4 RESUMEN 1. ANTECEDENTES La organización administrativa y territorial de las entidades y organismos que conforman la Administración Pública Central e Institucional deberá observar la zonificación establecida en el Decreto Ejecutivo No. 878, publicado en Oficial No. 268 de 8 de febrero del 2008, reformado con Decretos Ejecutivos Nos. 956 y 352 de 12 de marzo del 2008 y 20 de mayo de 2010 respectivamente. El conjunto de organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el Gobierno Central y Entidades Descentralizadas y Autónomas, se rigen a través de la centralización contable y de la caja fiscal y desconcentración de la ejecución presupuestaria, para lo que se constituyen los niveles estructurales de Unidad de Administración Financiera-UDAF, Unidad Coordinadora-UC y Entidad Operativa Desconcentrada-EOD, tal como se lo detalla en la norma técnica Modelo de Gestión Financiera de la Normativa del Sistema de Administración Financiera. En este contexto, por los cambios de modelo de gestión e implementación de las diferentes estructuras de desconcentración territorial, a los que deben sujetarse las entidades del Estado Central, se produce el cierre o traslado de varias entidades operativas desconcentradas a unidades administrativas; ó, la creación de entidades operativas desconcentradas en calidad de coordinadoras de zona, distritos o circuitos, por lo que se determina la necesidad de establecer el procedimiento para el traslado de saldos contables y presupuestarios, con la finalidad de facilitar el desarrollo de las actividades de cada una. Es importante señalar, que por disposición de la autoridad competente de cada institución existirán procesos de: cierre (eliminar una entidad), fusión (unificar más de una entidad) o traslado (mover una entidad a otra) Unidad De Administración Financiera (UDAF) o Entidad Operativa Desconcentrada (EOD). El Ministerio de Finanzas ha elaborado el siguiente instructivo para que los responsables de las áreas financieras, que utilizan las herramientas informática e- SIGEF / SPRYN, realicen las acciones pertinentes, a fin de ejecutar el cierre, fusión y/o traslado de saldos contables y presupuestarios en coordinación con esta Cartera de Estado. 2. MARCO LEGAL Art. 148 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas (COPLAFYP).- La finalidad del componente de Contabilidad Gubernamental es establecer, poner en funcionamiento y mantener en cada entidad del Sector Público no Financiero un sistema único de contabilidad, que integre las operaciones, patrimoniales, presupuestarias y de costos, para asegurar la producción de información financiera completa, confiable y oportuna, que permita la rendición de cuentas, la toma de decisiones, el control, la adopción de medidas correctivas y la elaboración de estadísticas. 4

5 El Art. 152 del COPLAFYP.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. El Art. 158 del COPLAFYP.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las directrices emitidas son de aplicación para las entidades de Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y Autónomas, Empresas Públicas que operan con el sistema e-sigef. 5

6 4. PROCEDIMIENTO Las máximas autoridades institucionales o sus delegados, deberán notificar a las Subsecretarías de: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental y Tesoro Nacional, qué entidades pierden su calidad de UDAF y/o EOD y cuáles asumen las competencias, adjuntando para el efecto de traslado de saldos y el cierre presupuestario y contable definitivo, los siguientes documentos habilitantes: Pedido de la Máxima Autoridad Base Legal Copia del RUC de las nuevas unidades creadas. La entidad antes de iniciar el proceso de traslado de saldos contables bajo supervisión del analista encargado de brindar la asistencia técnica deberá verificar los siguientes requisitos: Saldos Contables en archivo Excel proporcionado por el analista asignado al proceso Estado del Flujo del Efectivo (Gobierno Central) La entidad que recibe los saldos deberá tener actualizado el catálogo de contratos de obra y/o servicios si los tuviera Solicitud de activación de usuarios y claves para la ejecución del proceso de traslado de saldos en la herramienta informática E-sigef Confirmación de obligaciones de pago cumplidas por la Subsecretaría del Tesoro Nacional Coordinación previa con la Dirección Nacional de Activos Subsistema esbye La entidad que recibe los datos debe considerar que las cuentas monetarias se encuentren activas en el control ingresos 4.1 La entidad deberá verificar los saldos de las cuentas contables en la aplicación de la herramienta informática e-sigef por la siguiente ruta: Contabilidad / Reportes / Saldos Contables por Unidad Ejecutora, para determinar los saldos a nivel de grupos de cuentas. 6

7 Las EOD s que se cierran, fusionan o se trasladan, deberán solicitar mediante oficio firmado por la máxima autoridad la habilitación de las Clases de que se describen a continuación: CIGC: Cierre de s de Ingresos y Gastos de Gestión. CCST: Cierre de s por Cobrar. CCPP; Cierre de s por Pagar. TSCE; Resto de s. AFTS; Anticipo de Fondos Traslado de Saldos FTTS; Fondos de Terceros Traslado de Saldos APIC: Asiento de Apertura. Nota: Como regla general en el tipo de asiento APIC, jamás deben existir cuentas de los grupos 113 y CIERRE DE INGRESOS Y GASTOS DE GESTIÓN DURANTE EL EJERCICIO FISCAL VIGENTE Para las entidades que tienen registradas las cuentas del Grupo de Ingresos de Gestión 62 y del Grupo de Gastos de Gestión 63, deberán utilizar exclusivamente la CIGC y determinar el Resultado del Ejercicio con la cuenta Resultado de Traslado de Entidades en el Periodo. RUTA: Contabilidad / Contable / Comprobante Contable UE CIGC CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS de 1 de D C NOTA: La entidad deberá continuar con el proceso de traslado de las cuentas patrimoniales 4.3 REGULACIÓN DE LAS CUENTAS PATRIMONIALES La cuenta Resultado de Traslado de Entidades en el Período Se debe trasladar identificando el saldo de la cuenta según su naturaleza, es decir, deudora o acreedora. La clase de registro a ejecutar es TSCE. RUTA: Contabilidad / Contable / Comprobante Contable UE 7

8 Cierre de la cuenta Resultado de Traslado de Entidades en el Período de de Nivel 1 de TSCE PARA CIERRE DE ENTIDADES Cierre de la cuenta Resultado del Ejercicio Vigente de de Nivel 1 de TSCE PARA CIERRE DE ENTIDADES Cierre de la cuenta Resultado de Ejercicios Anteriores de de Nivel 1 de TSCE PARA CIERRE DE ENTIDADES Considerar que en estas operaciones financieras el patrimonio reflejará variaciones en su saldo. 4.4 DE LAS CUENTAS CONTABLES DE LOS GRUPOS 112 ANTICIPO DE FONDOS Los saldos de las cuentas del grupo 112 Anticipo de Fondos se trasladaran a la entidad que recibe los saldos contables con clase de registro AFTS RUTA: Contabilidad / Contable / Comprobante Contable UE 8

9 de de Nivel 1 de AFTS ANTICIPO DE FONDOS D C de de Nivel 1 de Auxiliar 01 Auxiliar 02 Auxiliar Unidad Ejecutora que recibe los datos Ruc Entidad que recibe los datos Se mantiene D Entidad que entrega los datos Ruc Entidad que entrega los datos Se mantiene C Nota: Al ser una clase de registro manual, la entidad debe revisar que los auxiliares se encuentren correctamente ingresados y posteriormente aprobar el registro contable El movimiento de auxiliares es fundamental en la ejecución de las clases de registro, por tal motivo, la entidad debe aplicar los auxiliares que correspondan. Entidad que se fusiona, o traslada los saldos contables Auxiliar 01 = Código de la entidad Auxiliar 02 = Ruc de la Entidad / Beneficiario / SRI etc. Auxiliar 03 = Número de fondo, número de contrato, estructura programática. Entidad que recibe o apertura los saldos contables Auxiliar 01 = Código de la entidad que recibe los saldos Auxiliar 02 = Solamente se deberá cambiar el RUC de la entidad que entrega los saldos al RUC de la entidad que recibe los saldos, los demás RUCS de beneficiarios, SRI, IESS, deberán mantenerse. Auxiliar 03 = En el caso de existir estructuras programáticas, número de contratos deberá cambiar de acuerdo a la nueva entidad caso contrario se mantendrán 4.5 DE LAS CUENTAS CONTABLES DEL GRUPO 212 DEPÓSITOS Y FONDOS DE TERCEROS Los saldos de las cuentas del grupo 212 Depósitos y Fondos de Terceros se trasladaran a la entidad que recibe los saldos contables con clase de registro FTTS. 9

10 RUTA: Contabilidad / Contable / Comprobante Contable UE de de Nivel 1 de FTTS FONDOS DE TERCEROS D C de de Nivel 1 de Auxiliar 01 Auxiliar 02 Entidad que entrega los datos Entidad que recibe los datos Ruc Entidad que entrega los datos Ruc Entidad que recibe los datos Auxiliar 03 Se mantiene Se mantiene D C Nota: Al ser una clase de registro manual, la entidad debe revisar que los auxiliares se encuentren correctamente ingresados y posteriormente aprobar el registro contable El movimiento de auxiliares es fundamental en la ejecución de las clases de registro, por tal motivo, la entidad debe aplicar los auxiliares que correspondan. Entidad que se fusiona, o traslada los saldos contables Auxiliar 01 = Código de la entidad Auxiliar 02 = Ruc de la Entidad / Beneficiarios / SRI / IESS etc. Auxiliar 03 = Código de Descuento, código SRI Entidad que recibe o apertura los saldos contables Auxiliar 01 = Código de la entidad que recibe los saldos Auxiliar 02 = Cambiar solamente en caso de existir el RUC de la entidad que entrega los saldos al RUC de la entidad que recibe los saldos, los demás RUCS de beneficiarios, SRI, IESS, etc. se mantienen Auxiliar 03 = Los códigos de descuentos, códigos SRI deberán mantenerse es decir pasan a la entidad sin ningún cambio Nota: La cuenta contable Fondos a Otorgarse Administración Pública Central es una cuenta transitoria de pago. Por tal motivo, no debe tener saldo, caso contrario coordinar con la Subsecretaría del Tesoro de la Nación para que finalice el pago. 10

11 4.6 CUENTAS CONTABLES DEL GRUPO 113 CUENTAS POR COBRAR La EOD que cierra o traslada los saldos debe cerrar todas las s por Cobrar (113.XX.XX), con asociación presupuestaria a la fecha de cierre o traslado, es decir, no debe existir cuentas del grupo 113. La entidad debe considerar la siguiente excepción: Únicamente para la cuenta s por Cobrar Impuesto al Valor Agregado con RUC del SRI se aplicará la reclasificación debido a que las declaraciones de los impuestos las entidades realizarán según el noveno digito del RUC o en su defecto hasta el 28 del mes siguiente cuya responsabilidad será para la entidad que recibe los datos. RUTA: Contabilidad / Contable / Comprobante Contable UE de 1 2 Observaciones CCST CUENTAS POR COBRAR C D SRI D D Resto de Auxiliares Resto de Auxiliares Nota: Al ser una clase de registro manual, la entidad debe revisar que los auxiliares se encuentren correctamente ingresados y posteriormente aprobar el registro contable 4.7 CUENTAS CONTABLES DEL GRUPO 213 CUENTAS POR PAGAR La EOD que cierra o traslada los saldos debe cerrar todas las s por Pagar (213.XX.XX), con asociación presupuestaria a la fecha de cierre o traslado, es decir, no debe existir cuentas del grupo 213. La entidad debe considerar la siguiente excepción: Únicamente para la cuenta s por Pagar Impuesto al Valor Agregado con RUC del SRI se aplicará la reclasificación debido a que las declaraciones de los impuestos las entidades realizarán según el noveno digito del RUC o en su defecto hasta el 28 del mes siguiente cuya responsabilidad será para la entidad que recibe los datos. RUTA: Contabilidad / Contable / Comprobante Contable UE 11

12 CCPP CUENTAS POR PAGAR de 1 2 Observaciones D C SRI C Resto de C Auxiliares C Resto de C Auxiliares Nota: Al ser una clase de registro manual, la entidad debe revisar que los auxiliares se encuentren correctamente ingresados y posteriormente aprobar el registro contable Cabe señalar que la entidad antes de ejecutar el proceso de traslado de saldos contables deberá realizar todas las reclasificaciones de los rechazos de pago existentes 4.8 CONTABLES Una vez que la entidad ha realizado las reclasificaciones antes detalladas debe consultar su Balance de Comprobación y conjuntamente con los saldos proporcionados en el archivo Excel realizará el cierre, fusión ó traslado de las cuentas contables que se reflejan. RUTA: Contabilidad / Contable / Comprobante Contable UE CLASE DE REGISTRO TSCE Código Grupo Débito /Crédito 1. Activo Crédito 2. Pasivo Débito 6. Patrimonio Débito / Crédito según (-) Regulación de Patrimonio corresponda Diferencia entre Débitos y Créditos según corresponda Para finalizar la entidad deberá cerrar la cuenta contable con la clase de registro TSCE. RUTA: Contabilidad / Contable / Comprobante Contable UE TSCE CONTABLES de Observaciones Código entidad que entrega los saldos Código de la entidad que recibe los 12

13 saldos Nota: La cuenta contable (-) Regulación de Patrimonio es una cuenta transitoria de traslado de saldos. Por tal motivo, no debe tener saldo, al finalizar el traslado y apertura de saldos contables esta cuenta obligatoriamente debe estar con saldo cero (0). Las s de Orden se trasladarán por separado con la siguiente clase de registro ODIS. RUTA: Contabilidad / Contable / Comprobante Contable UE ODIS DISMINUCIÓN DE CUENTAS DE ORDEN de C D Observaciones Código entidad que entrega los saldos Código de la entidad que entrega los saldos 4.9 APERTURA CONTABLES Finalizado el traslado de saldos contables con la clase de registro TSCE en la entidad que se cierra, la entidad que recibe los saldos ejecutará la clase de registro APIC. RUTA: Contabilidad / Contable / Comprobante Contable UE CLASE DE REGISTRO APIC Código Grupo Débito /Crédito 1. Activo Débito 2. Pasivo Crédito 6. Patrimonio Débito / Crédito según (-) Regulación de Patrimonio corresponda Diferencia entre Débitos y Créditos según corresponda Nota: Como regla general en este tipo de asiento jamás debe existir cuentas de los grupos 113 y 213. Entidad que recibe o apertura los saldos contables Auxiliar 01 = Código de la entidad que recibe los saldos Auxiliar 02 = Cambiar el RUC de la entidad que entrega los saldos al RUC de la entidad que recibe los saldos, los demás RUCS de beneficiarios, proveedores SRI, IESS, se mantienen 13

14 Auxiliar 03 = En el caso de existir estructuras programáticas, número de contratos deberá cambiar de acuerdo a la nueva entidad; los demás auxiliares se mantendrán, es decir, códigos de deducción, números de fondo. Considerar que para los auxiliares de las cuentas de disponibilidades el auxiliar 01 es la cuenta monetaria, auxiliar 02 es el código de la entidad, auxiliar 03 fuentes de financiamiento, correlativo, y préstamo. Las s de Orden se trasladarán por separado con la siguiente clase de registro OINC. RUTA: Contabilidad / Contable / Comprobante Contable UE OINC INCREMENTO DE CUENTAS DE ORDEN de D CONSIDERACIONES GENERALES C Observaciones Código entidad que recibe los saldos Código de la entidad que recibe los saldos La entidad receptora de los saldos contables deberá actualizar el catálogo de contratos en coordinación con la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental. Las clases de registro se habilitarán únicamente en el proceso de traslado de saldos. Al finalizar el proceso de traslado y apertura se deberá adjuntar el reporte de saldos contables en cero del auxiliar 01, y auxiliar 02, y el auxiliar de la cuenta contable (-) Regulación de Patrimonio. Adjuntar el acta de finalización de traslado de saldos con las respectivas firmas de las entidades. Las entidades son responsables de toda la información financiera ingresada en la herramienta informática e-sigef. 14