INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SISTEMA INFORMÁTICO e-sigef

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTRO CONTABLES EN EL SISTEMA INFORMÁTICO e-sigef Desde la implementación del sistema e-sigef en las entidades que conforman el Presupuesto General del Estado, se han visto limitadas en los casi 3 años de funcionamiento del sistema, a la utilización de clases de registro que contienen asientos contables automáticos, en los cuales su participación intelectual era limitada y por tanto, fue reducida su capacidad de gestión para solucionar los múltiples problemas del día a día en el quehacer contable. Contrariamente, el empleo de clases de registro que contienen asientos cuya construcción manual requería de una mayor participación del profesional contable, estuvieron destinados al uso exclusivo de los servidores públicos de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, quienes a pedido de funcionarios y servidores de la administración pública institucional, colaboraron en la realización de los registros contables que se requerían, contando por lo general, con información incompleta y sin analizar en forma directa los documentos de sustento de las transacciones; situación que además causó la congestión en dicha Subsecretaría, de los múltiples requerimientos que provenían de alrededor de Unidades Ejecutoras. Los usos de clases de registro automáticas y de construcción manual en la forma indicada, tuvo sustento en la idea de que por tratarse de un nuevo sistema informático, el desconocimiento respecto a su utilización podía ocasionar errores en la selección y aplicación de los diversos registros contables parametrizados como asientos tipo, principalmente aquellos que correspondían a operaciones no presupuestarias, razón por la cual se consideró preciso hacerlo de esa forma, hasta lograr el despegue del sistema, lo cual se produciría con el crecimiento de la experticia de los usuarios. Al aproximarse el inicio del cuarto año de la entrada en producción del sistema, el Ministerio de Finanzas, rector del Sistema Nacional de las Finanzas Públicos, ha considerado conveniente y necesario desconcentrar el uso de las clases de registro de elaboración manual y ponerlos a disposición de los responsables directos de la gestión contable institucional, lo cual va a realizarse en forma progresiva. La primera fase, del proceso se inicia liberando las clases de registro que constan a continuación, considerando que la utilización permanente del sistema e-sigef ha permitido que el personal del área financiera institucional ha adquirido los conocimientos y destrezas suficientes, para llevar a cabo el proceso de desconcentración de las clases de registro manuales.

2 No. CLASES DE REGISTRO DEBE CUENTA HABER CUENTA 1 AINR Cuentas por Cobrar de Años Patrimonio Gobierno Central 2 BCAI Patrimonio Gobierno Central Cuentas por Cobrar de Años 3 BCPP Cuentas por Pagar de Años Patrimonio Gobierno Central al BDFT Depósitos y Fondos de Terceros Patrimonio Gobierno Central de Años 5 DRCA Deudores Financieros no Cuentas por Cobrar de Años 6 DRCP Deudores Financieros no Anticipos de Fondos de Años 7 DRFP Préstamos no Concesión de Préstamos y Anticipos 8 DRPE Activos Permanentes no Inversiones Permanentes en Títulos y Valores 9 DRTE Activos Temporales no Inversiones Temporales 10 IECC Existencias de Bienes de Uso y Patrimonio Gobierno Central Consumo Corriente 11 NAAA Cuentas por Pagar de Años al Anticipos de Fondos de Años 12 RITG INMOBILIAR - Terrenos INMOBILIAR - Depreciación Acumulada de Edificios, Locales y Residencias Patrimonio Gobierno Central 13 RPPF REGISTROS CONTABLES (0000) A SER HABILITADOS PARA UDAFS Y UEs (Desconcentración - Fase I) Depósitos y Fondos de Terceros de Años Cuentas por Pagar de Años 14 TCCP Cuentas por Cobrar de Años 15 TTGI Depreciación Acumulada de Cuentas por Pagar Depósitos y Fondos de Terceros de Años Cuentas por Pagar de Años Cuentas por Cobrar de Años Bienes Inmuebles Depreciación Acumulada de Depreciación Acumulada de Depreciación Acumulada de Bienes Inmuebles Bienes Inmuebles Bienes Inmuebles Patrimonio Público

3 Para la utilización de las clases de registro liberadas inicialmente y las demás que progresivamente van a ponerse a disposición de los usuarios institucionales, deberán seguirse los siguientes pasos: 1. Analizar el caso problema existente en los flujos y saldos de las diversas cuentas y auxiliares utilizadas en la entidades. 2. Definir en borrador el asiento contable a utilizar, para lograr la regulación o el ajuste contable que solucionaría la problemática planteada, estableciendo en el asiento contable a realizar, la o las cuentas que se requieren al Debe y al Haber; así como también el resultado que se pretende obtener con su aplicación. 3. Precisadas la o las cuentas que se debitarían o acreditarían, elegir la cuenta que contiene el problema que se quiere resolver. 4. Tras los 3 pasos esenciales antes descritos, el profesional Contador que busca solucionar el problema consultará si la cuenta que contiene el problema a solucionar, ha sido ya parametrizada en el sistema e-sigef, al Debe o al Haber, según necesite; la consulta la efectuará siguiendo la siguiente ruta: Con un clic en la última opción, ingresa a la siguiente pantalla, que contiene las diversas clases de registro existentes y una de las cuentas que al Débito o al Crédito las constituyen:

4 Por medio de filtros, que se halla al pie de la pantalla, el Contador podrá buscar la cuenta que requiere debitar o acreditar en el asiento que ha previsto, para el efecto utilizará el campo, el operador, el código de la cuenta y la opción Y/O, como se indica a continuación: Se recomienda buscar a través del filtro, máximo hasta la Cuenta Nivel 1; ejemplo: se quiere conocer la o las clases de registro en las que interviene la Cuenta por Cobrar de Años Una vez que ha escogido la cuenta que va a regular o ajustar, dará un clic en el botón Aplicar Criterio ; como resultado de la acción se desplegarán, entre otros datos, las diversas clases de registro que utilizan la cuenta objeto de la búsqueda y cómo es utilizada, si al Débito D o al Crédito C, ó no aparecerá, si no ha sido parametrizada en un asiento contable manual. En el ejemplo, el resultado de la búsqueda se muestra en el siguiente gráfico, en el cual se puede observar que

5 existen más de 40 clases de registro que la utilizan, considerando que cada pantalla muestra 8 filas y hay 6 pantallas. El siguiente paso es establecer si requiere que esa cuenta esté acreditada y que la contra cuenta sea la ; entonces deberá copiar a borrador, todas las clases de registro en las cuales la cuenta se halle acompañada de una C, sin prestarle atención a las que estén al lado de una D. 5. Si existe ya parametrizada la solución contable prevista, constará en una clase de registro específica, para el caso del ejemplo propuesto, una que contenga debitada la cuenta y acreditada la es la DRCA, la cual cumple lo prescrito en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental No Cuentas de Dudosa Recuperación. Existe también la clase de registro BCAI, que utiliza acreditada la cuenta pero debitada la cuenta Deberá utilizarse previo informe a la máxima autoridad financiera de la UDAF o de la UE, según los casos: a) Para dar de baja Cuentas por Cobrar, que se hubieren originado en el registro indebido de un derecho de cobro; b) Cuando ya se la hubiere cobrado, pero por error dicho cobro no se lo hubiera registrado apropiadamente disminuyendo la cuenta por cobrar; y, c) Cuando se mantenga pendientes de cobro a terceros valores menores de USD $ 20.00, siempre y cuando se demuestre documentadamente que se ha perseguido su cobro, durante el tiempo de permanencia del derecho de cobro en la cuenta

6 Se insta a los profesionales contables de las entidades, a depurar los saldos de los auxiliares que mantienen en la Cuenta , sin haber dado cumplimiento a lo prescrito en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental Seleccionada la clase de registro que tiene la solución prevista, elaborará de forma manual el asiento contable, con la mayor concentración posible, en especial al digitar los códigos de los auxiliares (1, 2 ó 3 si lo hubiere), para evitar errores y considerando, que cuando existan clases de registro donde se muestren cuentas de mayor con tan sólo 3 dígitos, ó cuentas de nivel 1 con 5 dígitos, existiendo una mayor apertura a nivel 1 ó nivel 2 (siete dígitos), respectivamente, utilizarán siempre las de último nivel, en la formulación del asiento contable. Caso contrario el sistema le advertirá que no está usando el nivel de cuenta apropiado. 7. Verificar los resultados obtenidos, emitiendo los reportes de los auxiliares de las cuentas que han intervenido en la transacción.