GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012

2 REPÚBLICA DEL ECUADOR SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Instructivo para la desconcentración de clases de registros contables (fase 3) 2012

3 INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012 No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2012 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de:. República del Ecuador. Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Autores: Ing. Luis Alberto Fiallos Analista de Estados Financieros Aprobado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros: Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental: Fecha: 05/07/2012 3

4 ÍNDICE Contenido BASE LEGAL... 5 ÁMBITO DE APLICACIÓN... 6 PROCEDIMIENTO... 6 LIMITACIONES REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE

5 INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012 Dirigido a: Entidades de gobierno central, descentralizadas y autónomas y empresas públicas que operan en el e-sigef BASE LEGAL La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que respectivamente señalan: Art Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Art Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices para la desconcentración de clases de registros contables (fase 3) 2012, para que las entidades ejecuten en la herramienta informática e-sigef los registros contables de forma directa. 5

6 ÁMBITO DE APLICACIÓN En esta oportunidad se liberaran clases de registros contables tipo, direccionadas a ajustes y regularizaciones de bienes y existencias. Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades que operan en el sistema e-sigef. Las clases de registro contables tipo reemplazarán a algunas clases de registro contables parametrizadas en la herramienta informática e-sigef, las cuales pasarán a estado restrictivo, las clases de registro contable tipo, tienen la característica de que están a nivel de cuenta de mayor o de nivel 1, y dan la opción para que la entidad pueda seleccionar la cuenta a un nivel más desagregado que es el que tiene la asociación presupuestaria PROCEDIMIENTO El registro de los asientos contables, la verificación de la documentación suficiente, la aplicación de las normas de control interno y el adecuado funcionamiento de la gestión financiera es responsabilidad de la Entidad. La misión de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental es consolidar y analizar los estados financieros del sector público, así como la emisión de directrices contables, políticas y manuales de procedimientos relativos a activos, pasivos y patrimonio público. A continuación se detallan las clases de registro contables desconcentradas para las entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas que operan en el sistema e-sigef, las cuales se registrarán de la misma forma como 6

7 indica en el Instructivo para la Desconcentración de Clases de Registro Contables (fase 2). 1.- En el caso que la entidad se encuentre produciendo, deberá utilizar las siguientes clases de registro para productos semiterminados y terminados. TXCP TRASLADO EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE A EXISTENCIAS PRODUCTOS SEMITERMINADOS Código Descripción Debe Haber Existencias de Productos Semiterminados Existencias de Bienes de Uso y Consumo Corriente TXST TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS SEMITERMINADOS A EXISTENCIAS PRODUCTOS TERMINADOS Código Descripción Debe Haber Existencias de Productos Terminados Existencias de Productos Semiterminados TXTC TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS TERMINADOS A COSTOS ACUMULADOS DE PRODUCTOS TERMINADOS Código Descripción Debe Haber Costos Acumulados de Productos Terminados Existencias de Productos Terminados 2.- Para la acumulación de costos en proyectos y programas, deberán utilizar las clases de registro descritas a continuación, las cuales se encuentran asociadas a un tipo de transacción 100 y 101 respectivamente. 7

8 Ruta: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias/Ajustes y Reclasificaciones/Ajustes por Acumulación de Costos en Proyectos y Programas. APRY ACUMULACION COSTOS PROYECTOS Código Descripción Debe Haber Acumulación de Costos en Inversiones en proceso Inversiones en obras en proceso Tipo de transacción 101 APRG ACUMULACION COSTOS PROGRAMAS Código Descripción Debe Haber Acumulación de Costos en Inversiones en Programas en ejecución Inversiones en Programas en ejecución Tipo de transacción 100 8

9 LPBP LIQUIDACION DE PROYECTOS BIENES DE USO PUBLICO Código Descripción Aplicación a Gastos de Gestión Acumulación de Costos en Inversiones en Programas en Ejecución Debe Haber Tipo de transacción 009 LPIN LIQUIDACION DE PROGRAMAS INTANGIBLES Código Descripción Aplicación a Gastos de Gestión Acumulación de Costos en Inversiones en Programas en Ejecución Debe Haber Tipo de transacción Para la disminución se existencias se procederá con la utilización de la siguiente clase de registro contable: DEB1 DISMINUCION EXISTENCIAS BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO Código Descripción Debe Haber Bienes y servicios de consumo Existencias para consumo corriente 4.- Para la actualización de existencias se utilizará la clase de registro: DEB2 DISMINUCION EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE Código Descripción Debe Haber Actualización del Patrimonio Patrimonio Público Existencias para consumo corriente 9

10 DEB3 DISMINUCION EXISTENCIAS INVERSIONES EN PRODUCTOS EN PROCESO Código Descripción Debe Haber Actualización del Patrimonio Patrimonio Público Inversiones en Productos en Proceso DEB4 DISMINUCION EXISTENCIAS INVERSIONES EN COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN Código Descripción Debe Haber Actualización del Patrimonio Patrimonio Público Inversiones en Comercialización y Distribución LIMITACIONES 1. Si el ajuste corresponde a años anteriores, se utilizará la cuenta de patrimonio 611 correspondiente; y en el caso de ser un ajuste de año vigente, se utilizará la cuenta de actualización de patrimonio Para la incorporación de existencias no registradas se utilizara la clase de registro: IEB5 INCORPORACION EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE Código Descripción Debe Haber Existencias para consumo corriente Actualización de Activos Patrimonio Público 10

11 IEB6 INCORPORACION EXISTENCIAS INVERSIONES EN PRODUCTOS EN PROCESO Código Descripción Debe Haber Inversiones en Productos en Proceso Actualización de Activos Patrimonio Público IEB7 INCORPORACION EXISTENCIAS INVERSIONES EN COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN Código Descripción Debe Haber Inversiones en Comercialización y Distribución Actualización de Activos Patrimonio Público LIMITACIONES 2. Si el ajuste corresponde a años anteriores, se utilizará la cuenta de patrimonio 611 correspondiente; y en el caso de ser un ajuste de año vigente, se utilizará la cuenta de Actualización de Activos Para la baja de Bienes de Larga Duración se procederá con la utilización de las siguientes clases de registro contables: DBA1 DISMINUCION (BAJA) BIENES DE ADMINISTRACION Código Descripción Debe Haber Actualización del Patrimonio Patrimonio Depreciación Acumulada Bienes de administración 11

12 DBP2 DISMINUCION BIENES DE PRODUCCION Código Descripción Debe Haber Actualización del Patrimonio Patrimonio Depreciación Acumulada Bienes de producción DBY4 DISMINUCION BIENES DE PROYECTOS Código Descripción Debe Haber Actualización del Patrimonio Patrimonio Depreciación Acumulada Bienes de proyectos DBA5 DISMINUCION BIENES DE PROGRAMAS Código Descripción Debe Haber Actualización del Patrimonio Patrimonio Depreciación Acumulada Bienes de programas 7.- En caso de que las instituciones efectúen compras de bienes de larga duración y que no han sido registrados contablemente, se procederá a realizar un ajuste, para que dichos bienes se registren en el grupo 14 correspondiente. 12

13 AJB1 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN BIENES DE ADMINISTRACIÓN Código Descripción Debe Haber Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Patrimonio Gobierno Central Patrimonio Entidades Descentralizadas y Autónomas Patrimonio Empresas Públicas Patrimonio Gobiernos Autónomos Descentralizados Actualización de Activos AJB2 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN BIENES DE PROYECTOS Código Descripción Debe Haber Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos 13

14 Plantas Patrimonio Gobierno Central Patrimonio Entidades Descentralizadas y Autónomas Patrimonio Empresas Públicas Patrimonio Gobiernos Autónomos Descentralizados Actualización de Activos AJB3 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN BIENES DE PROGRAMAS Código Descripción Debe Haber Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas Equipos, Sistema y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Patrimonio Gobierno Central Patrimonio Entidades Descentralizadas y Autónomas Patrimonio Empresas Públicas Patrimonio Gobiernos Autónomos Descentralizados Actualización de Activos 14

15 LIMITACIONES 1. Si el ajuste corresponde a años anteriores, se utilizará la cuenta de patrimonio 611 correspondiente; y en el caso de ser un ajuste de año vigente, se utilizará la cuenta de actualización de activos Este tipo de ajuste no se lo podrá realizar para los bienes referentes a Vehículos, Terrenos, Edificios, Locales y Residencias: Cualquier tipo de ajuste para los bienes nombrados se los realizará conforme a lo que estable la base legal vigente para estos casos. 8.- Se utiliza este tipo de ajuste cuando se registra un bien de larga duración dentro de los subgrupos 141, 144 o 145, por error. Así como también para traslado de activos institucionales. AJB4 AJUSTE DE BIENES DESTINADOS A LA ADMINISTRACIÓN, PROGRAMAS O PROYECTOS Código Descripción Debe Haber Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas 15

16 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas 16

17 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada LIMITACION 1.- Este tipo de ajuste no se lo podrá realizar para los bienes referentes a Vehículos, Terrenos, Edificios, Locales y Residencias: Cualquier tipo de ajuste para los bienes nombrados se los realizará conforme a lo que estable la base legal vigente para estos casos. 17

18 9.- Este tipo de ajustes se los realizaran para la liquidación de bienes de larga duración referentes a Proyectos y programas, así como también los bienes de administración. AJB5 AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION PROYECTOS BIENES LARGA DURACION Código Descripción Debe Haber Bienes de Administración Bienes Muebles Bienes Inmuebles Bienes de Exportaciones Bienes Biológicos Bienes Muebles no Depreciables Bienes Biológicos no Depreciables AJB6 AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION PROGRAMAS BIENES LARGA DURACION Código Descripción Debe Haber Bienes de Administración Bienes Muebles Bienes Inmuebles Bienes de Exportaciones Bienes Biológicos Bienes Muebles no Depreciables Bienes Biológicos no Depreciables AJB7 AJUSTE LIQUIDACION DE PROYECTOS BIENES PARA LA INSTITUCION Código Descripción Debe Haber Bienes de Administración Acumulación de Costos en Inversiones en Obras en Proceso 18

19 REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE Para la utilización de las clases de registros desconcentradas, los usuarios de las instituciones que utilizan la herramienta informática e-sigef, deberán considerar el siguiente procedimiento: 1. Analizar el caso presentado por la entidad, con respecto a los ajustes en las diferentes cuentas contables y sus respectivos auxiliares utilizados. 2. Definir en forma teórica el asiento contable a utilizar, para lograr la regulación del ajuste contable a solucionar. 3. Confirmar los saldos de las cuentas contables que se está analizando, en la herramienta informática e-sigef. 4. Verificar la documentación suficiente y competente, que sirva de soporte para sustentar la aplicación del ajuste contable a efectuar. 5. Una vez identificado el problema y la posible solución de los débitos y créditos que serán aplicados contablemente, consultará en la herramienta informática e- Sigef, si las cuentas contables, a las que hace referencia el análisis, se encuentran parametrizadas para su aplicación, a través de la siguiente ruta de consulta: 19

20 Ruta: Catalogo/Contabilidad/Asiento Tipo de Operaciones Ingresando a esta ruta le permitirá visualizar la siguiente lista de clases de registros: Por medio de la opción de Filtros, ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla, el servidor podrá realizar la búsqueda de la cuenta contable que requiere, para lo cual deberá llenar los campos como se muestra a continuación: 20

21 En el ejemplo se busca una cuenta ; se utiliza el filtro hasta la opción de Cuenta Nivel 1, para que aparezcan todas las opciones de parametrización existentes en la herramienta informática e-sigef; al dar click en Aplicar Criterios, aparecen las clases de registros conforme a los datos seleccionados a través del filtro. 21

22 Se debe tomar en consideración la descripción de la clase de registro como primera opción, y la naturaleza del movimiento contable que necesite (Débito o Crédito D/C) como segunda alternativa, tal como se muestra en la pantalla: Una vez identificada la clase de registro, podrá visualizar el movimiento contable con una nueva consulta por Filtros, de la siguiente manera: Dar click en el ícono de Consultar Todos los Registros consultas anteriores y llenar los campos del Filtro como se indica: para limpiar las 22

23 En esta opción se verificara las cuentas contables que posee la clase de registro seleccionada. Ejecutar la clase de registro contable; la entidad será la responsable del adecuado uso de la clase de registro contable, cumpliendo con las principios contables y normativa contable vigente para realizar el registro por medio de la herramienta informática e-sigef, tal como se muestra en la siguiente ruta: El funcionario deberá seguir los procedimientos de utilización general contemplados en todo registro de ajuste contable dentro del sistema; los cuales son: Crear, Detallar y Aprobar. A continuación se presentan las pantallas que muestran el proceso. 23

24 Después de llenar la cabecera, se ingresa a la pantalla de detalles, donde se digitan las cuentas que forman parte del asiento contable con sus respectivos auxiliares, montos y naturaleza de la cuenta. 24

25 Una vez ingresados los datos, deberá confirmar que el asiento contable esté cuadrado, que los auxiliares y el monto sean los correctos, para proceder con la aprobación del mismo. 25