SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

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1 SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA PÉRDIDA DE DISPONIBILIDADES 1

2 Instructivo para el registro contable por la pérdida de Disponibilidades No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2013 primera edición MF y Logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Autor: Ing. Cintia Catota Cruz Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos Ing. Luis Alberto Fiallos Pazmiño Analista de la Dirección Nacional de Estados Financieros Revisado: Aprobado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Econ. Carlos Troya Director Nacional de Activos Públicos Econ. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 23/10/2013 2

3 Contenido 1. ANTECEDENTES APLICACIÓN A LA NORMATIVA ALCANCE PROCEDIMIENTO Disminución de Disponibilidades por Robo o Hurto Robo Público (NTCG , Disminución de Disponibilidades, literal a) Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial

4 INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA PÉRDIDA DE DISPONIBILIDADES 1. ANTECEDENTES Se requiere proporcionar a las Entidades un documento que contenga el procedimiento para el registro contable de los distintos casos que se presenten por la pérdida de Disponibilidades. 2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA El Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas en el Artículo Normativa aplicable, dispone El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. Numerales Alcance, Disminución de Disponibilidades y Disminución de activos financieros y bienes de la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental Pérdida de Recursos Públicos. 3. ALCANCE Este procedimiento deberá ser utilizado por las Entidades del Estado Central, Gobiernos Autónomos, Descentralizados y Empresas Públicas que operan con la herramienta informática esigef. 4

5 3. PROCEDIMIENTO 3.1 Disminución de Disponibilidades por Robo o Hurto La pérdida de fondos que se presume fue causada por servidores públicos, terceros ajenos al ente financiero o resultante de caso fortuito o fuerza mayor deberá afectar a la disponibilidad en forma directa y trasladarse a la cuenta de complemento Disminución de Disponibilidades, por el monto constante en los registros contables y mediante un asiento de tipo financiero, hasta que la autoridad competente emita el dictamen o resolución sobre la materia Robo Público (NTCG , Disminución de Disponibilidades, literal a) En caso de que el dictamen de la autoridad competente determine el sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida deberá registrarse como gastos de gestión, en la cuenta Gastos Financieros por Disminución de Disponibilidades y se cancelará contra la cuenta de complemento del subgrupo Disminución Patrimonial. A. Registro por la disminución de disponibilidades Para el registro de la disminución de disponibilidades, se utilizará la clase de registro PERD PÉRDIDA DE RECURSOS PÚBLICOS DISPONIBILIDADES, debitando la cuenta Disminución de Disponibilidades y acreditando la cuenta Recursos Fiscales, para PGE; en el caso de Empresas Públicas utilizarán la cuenta Banco Central del Ecuador Empresas Públicas y para los GAD s Banco Central del Ecuador Moneda de Curso Legal. Para el registro de la disminución la Entidad debe solicitar mediante oficio a la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental la habilitación de la clase de registro PERD. Nota: En el auxiliar 02 de la cuenta contable , se debe registrar el RUC de la Entidad, en razón que no existe ninguna Resolución Judicial. 5

6 RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE A.1 Creación del CUR contable La Entidad seleccionará la clase de registro: PERD Pérdida de Recursos Públicos Disponibilidades. Tipo de Documento Respaldo: 13 Documentos Judiciales. Nº Secuencia: 01- Denuncia Ministerio Público. Ruc: RUC de la Entidad. Descripción: Se detallará la denuncia realizada por la entidad referente a pérdida e las disponibilidades. A.2 Detalle del CUR contable A.3 Aprobación del documento 6

7 B. Sobreseimiento en la presunción de responsabilidades Cuando el dictamen de la autoridad competente determine que no es responsabilidad del custodio, se procederá a realizar un ajuste contable, debitando la cuenta Gastos Financieros por Disminución de Disponibilidades y acreditando la cuenta Disminución Disponibilidades, a través de la clase de registro SRPD SOBRESEIMIENTO EN LA PRESUNCIÓN DE RESPONSABILIDADES - ROBO PUBLICO DISPONIBILIDADES. RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE Código Cuenta Debe Haber Gastos Financieros por Disminución de Disponibilidades XXX Disminución de Disponibilidades XXX Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial Si la autoridad competente determinare responsables (Resolución Judicial) y que sean sancionados con el reintegro de los fondos, el evento deberá registrarse sobre la base del otorgamiento de un préstamo, debitando la cuenta Anticipos a Servidores Públicos, según corresponda y generando una obligación monetaria a la cuenta Cuenta por Pagar Inversiones Financieras, la cual se liquidará contra la cuenta de complemento del subgrupo Disminución Patrimonial. Se procederá a realizar los pasos indicados en el literal A, del presente instructivo. Nota: El registro de disminución de disponibilidades, deberá ser registrado obligatoriamente, antes de ser cargado al responsable según resolución judicial. Criterio Jurídico: En virtud de que la Constitución de la República del Ecuador, garantiza la inocencia de toda persona mientras no se declare su responsabilidad, mediante resolución firme o sentencia ejecutoriada; y, en el orden jerárquico de aplicación de la norma, se considera que el cobro como pérdida de un bien institucional procede una vez establecida la responsabilidad en el informe de examen especial elaborado por Auditoría. 7

8 RUTA: Registro de Ejecución - Comprobante de Ejecución de Gastos - Comprobante de Ejecución de Gastos C.1 Creación del CUR Gasto Clase de Registro: REG Clase de Modificación: NOR Clase de Gasto: OGA Tipo de Documento de Respaldo: 06-COMPROBANTES ADMINISTRATIVOS DE GASTOS Clase Documento Respaldo: 06 LIQUIDACIÓN DE GASTOS RUC Beneficiario: Ruc de la Entidad Banco: 99-CUENTAS VIRTUALES Cuenta de Origen: DDPF DISMINUCIÒN DISPONIBILIDADES PÈRDIDA DE FONDOS Descripción: Se detallará la responsabilidad según Resolución Judicial por la pérdida de disponibilidades. C.2 Se procederá a aprobar el CUR de regularización C.3 Asientos generados en la herramienta informática e-sigef. 8

9 Registro del anticipo otorgado Código Cuenta Debe Haber Asociación Presupuestaria Código Denominación Dev Anticipos a Servidores Públicos XXX Anticipos a Servidores Públicos XXX Cuentas por Pagar Inversiones Financieras XXX Cierre de Cuentas por Pagar y Disminución Patrimonial Código Cuenta Debe Haber Cuentas por Pagar Inversiones Financieras XXX Disminución de Disponibilidades XXX Recuperación del Crédito Previa la recuperación del crédito se registrará el derecho monetario cargando a la cuenta Cuentas por Cobrar Recuperación de Inversiones y abonando la cuenta Anticipos a Servidores Públicos, según corresponda. Deberá efectuarse un CUR de Ingreso. RUTA: Registro y Control de la Ejecución - Comprobante de Ejecución de Ingresos - Comprobante de Ejecución de Ingresos Creación del CUR de Ingreso 9

10 Asientos generados en la herramienta informática e-sigef. Código Cuenta Debe Haber Asociación Presupuestaria Código Denominación Dev Cuentas por Cobrar Recuperación de Inversiones XXX Anticipos a Servidores Públicos XXX Anticipos a Servidores Públicos XXX Código Cuenta Debe Haber Recursos Fiscales XXX Cuentas por Cobrar Recuperación de Inversiones XXX 10