GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE CARGA INICIAL DE EXISTENCIAS

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE CARGA INICIAL DE EXISTENCIAS

2 Instructivo para el Ingreso de Datos en Matriz de Carga Inicial de Existencias

3 INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE CARGA INICIAL DE EXISTENCIAS MÓDULO DE EXISTENCIAS No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2012 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de:. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Autores: Cintia Catota Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos Revisado: Aprobado: Sonia Proaño Viteri Walter Medina Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Verónica Gallardo Aguirre Subsecretaria de Innovación de las Finanzas Públicas Cristina Olmedo Paredes Directora Nacional de Innovación Conceptual y Normativa Fecha: 01/noviembre/2012 3

4 Contenido INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE CARGA INICIAL OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO APLICACIÓN A LA NORMATIVA NOTAS IMPORTANTES PARA CONSIDERAR INFORMACIÓN GENERAL (IG) INFORMACIÓN ESPECÍFICA (IE) ANEXOS ANEXO 1: CATÁLOGO DE EXISTENCIAS ANEXO 2: PROCEDIMIENTO PARA CONVERTIR ARCHIVO DE CARGA INICIAL

5 INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE CARGA INICIAL 1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO Proporcionar a los Analistas de Servicios Administrativos, Jefes de Activos fijos, Guardalmacén, Bodegueros o funcionarios a cargo de la administración, manejo, custodia y control de las Existencias, un documento que facilite la comprensión y correcta utilización de la Matriz de Levantamiento de datos para la carga inicial de existencias. 2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA El Código Orgánico de Planificación de las Finanzas Públicas en el Artículo 74.- Deberes y atribuciones del ente rector del SINFIP.- en el numeral 6 se manifiesta textualmente Dictar las normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadores, catálogos, glosarios y otros instrumentos de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades del sector público para el diseño, implantación y funcionamiento del SINFIP y sus componentes. Por tal razón se elabora el instructivo para ingreso de datos en la matriz de carga inicial, que será utilizado por la Entidades del Sector Público no Financiero. 3. NOTAS IMPORTANTES PARA CONSIDERAR Nota 1: En el Sistema de Bienes y Existencias se deberán crear las bodegas que utiliza la Entidad y el código asignado en el campo Número de Bodega, será el que se registre en la Matriz de Carga Inicial. Las bodegas que se podrán crear en el Sistema, son las siguientes: Bodega Física: Espacio físico destinado al almacenamiento de existencias. Ejemplo: Bodega Regional 1 Bodega Virtual: Ubicación de las existencias, en lugares distintos a los espacios físicos de almacenamiento, los cuales serán controlados desde la Planta Central de la Entidad. Ejemplo: Bodegas de Provincias, Embajadas, etc. 5

6 Nota 2: Para el registro de los ítems que serán cargados en el sistema, se deberá considerar la codificación asignada en el Catálogo de Existencias y que se encuentra anexa al presente documento. Ver Anexo 1: Catálogo de Existencias. Nota 3: En las columnas donde se indica Campo Obligatorio es indispensable ingresar la información solicitada, caso contrario el sistema no procesará los registros cargados. Nota 4: En las columnas donde se indique Campo no obligatorio, no es necesario ingresar información, estos campos se pueden dejar en blanco. Nota 5: En el campo de observaciones, no se puede utilizar como separador de texto ningún signo de puntuación (, ; : - /). Nota 6: En el sistema solo se podrán subir archivos con el formato establecido (csv). Ver Anexo 2: Procedimiento para convertir archivo de carga inicial 4.1 INFORMACIÓN GENERAL (IG) La información general corresponde a los datos de la Entidad, relacionados con lo siguiente: Entidad: Ingresar los tres dígitos que corresponde a su entidad, campo numérico obligatorio. Ejemplo: 130 Unidad Ejecutora: Ingresar los cuatro dígitos que identifican a su Unidad Ejecutora, campo numérico obligatorio. Ejemplo: 9999 Unidad Desconcentrada: Ingresar los cuatro dígitos de la Unidad Desconcentrada asignados en el Sistema e-sigef, campo numérico obligatorio. Ejemplo:

7 4.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA (IE) La información específica corresponde a las características de las existencias, y son: Tipo de Existencia: Para identificar este campo deberá seleccionar de una lista de valor, el tipo de existencia que está ingresando en la hoja electrónica; campo obligatorio. Tipo de Existencia Existencia Especie Código de Cuenta Contable: Seleccionar de la lista de valor, la cuenta contable a la cual pertenece la existencia registrada; campo obligatorio. Nombre de Cuenta Contable: Se llenará automáticamente después de haber seleccionado el código de la cuenta contable respectiva. CÓDIGO CONTABLE CUENTA CONTABLE Existencias de Alimentos y Bebidas Existencias de Alimentos y Bebidas Alimentos y Bebidas Alimentos y Bebidas Existencias de Alimentos y Bebidas Alimentos y Bebidas Alimentos y Bebidas Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección Vestuario, Lencería y Prendas de Protección Vestuario, Lencería y Prendas de Protección Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección Vestuario, Lencería y Prendas de Protección Vestuario, Lencería y Prendas de Protección Existencias de Combustibles y Lubricantes Existencias de Combustibles y Lubricantes Combustibles y Lubricantes Combustibles y Lubricantes 7

8 CÓDIGO CONTABLE CUENTA CONTABLE Existencias de Combustibles y Lubricantes Combustibles y Lubricantes Combustibles y Lubricantes Existencias de Materiales de Oficina Existencias de Materiales de Oficina Materiales de Oficina Materiales de Oficina Existencias de Materiales de Oficina Materiales de Oficina Materiales de Oficina Existencias de Materiales de Aseo Existencias de Materiales de Aseo Materiales de Aseo Materiales de Aseo Existencias de Materiales de Aseo Materiales de Aseo Materiales de Aseo Existencias de Herramientas Existencias de Herramientas Herramientas Herramientas Existencias de Herramientas Herramientas Herramientas Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones Existencias de Instrumental Médico Menor Existencias de Instrumental Médico Menor Instrumental Médico Menor Instrumental Médico Menor Existencias de Instrumental Médico Menor Instrumental Médico Menor Instrumental Médico Menor Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos Medicinas y Productos Farmacéuticos Medicinas y Productos Farmacéuticos Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos Medicinas y Productos Farmacéuticos Medicinas y Productos Farmacéuticos 8

9 CÓDIGO CONTABLE CUENTA CONTABLE Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico Materiales para Laboratorio y Uso Médico Materiales para Laboratorio y Uso Médico Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico Materiales para Laboratorio y Uso Médico Materiales para Laboratorio y Uso Médico Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería Existencias de Materiales Didácticos Existencias de Materiales Didácticos Materiales Didácticos Materiales Didácticos Existencias de Materiales Didácticos Materiales Didácticos Materiales Didácticos Existencias de Repuestos y Accesorios Existencias de Repuestos y Accesorios Repuestos y Accesorios Repuestos y Accesorios Existencias de Repuestos y Accesorios Repuestos y Accesorios Repuestos y Accesorios Existencias para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza Existencias de Suministros para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza Suministros para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza Suministros para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza Existencias de Derivados de Hidrocarburos Importados Existencias de Otros de Uso y Consumo Corriente Existencias de Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción Existencias de Otros de Uso y Consumo para Inversión Otros Bienes de Uso y Consumo de Inversión Otros Bienes de Uso y Consumo de Inversión Existencias de Materiales para Logística Existencias de Suministros para la Defensa y Seguridad Pública Ítem Presupuestario/ Renglón: Por la naturaleza de la existencia ingresada, se seleccionará el ítem presupuestario que corresponda a la cuenta contable y contiene la siguiente lista de valor: 9

10 Ítem Clasificador Existencias de Alimentos y Bebidas Existencias de Alimentos y Bebidas Existencias de Alimentos y Bebidas Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección Existencias de Vestuario, Lencería y Prendas de Protección Existencias de Combustibles y Lubricantes Existencias de Combustibles y Lubricantes Existencias de Combustibles y Lubricantes Existencias de Materiales de Oficina Existencias de Materiales de Oficina Existencias de Materiales de Oficina Existencias de Materiales de Aseo Existencias de Materiales de Aseo Existencias de Materiales de Aseo Existencias de Herramientas Existencias de Herramientas Existencias de Herramientas Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones Existencias de Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones Existencias de Instrumental Médico Menor Existencias de Instrumental Médico Menor Existencias de Instrumental Médico Menor Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos Existencias de Medicinas y Productos Farmacéuticos Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico Existencias de Materiales para Laboratorio y Uso Médico Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería Existencias de Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería Existencias de Materiales Didácticos Existencias de Materiales Didácticos Existencias de Materiales Didácticos Existencias de Repuestos y Accesorios Existencias de Repuestos y Accesorios Existencias de Repuestos y Accesorios Existencias para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza Existencias para Actividades Agropecuarias, Pesca y Caza Existencias de Derivados de Hidrocarburos Importados Existencias de Otros de Uso y Consumo Corriente Existencias de Otros Bienes de Uso y Consumo de Producción Existencias de Otros de Uso y Consumo para Inversión Existencias de Materiales para Logística Existencias de Suministros para la Defensa y Seguridad Pública 10

11 Código de la Existencia Agrupada: Es un campo obligatorio de 2 dígitos que corresponde al código asignado para la descripción de la existencia agrupada, ejemplo: 04 Existencias de Materiales de Oficina; campo obligatorio. Descripción de la Existencia Agrupada: En este campo se registrará la descripción del agrupador general para los productos del catálogo de existencias; campo obligatorio. Ejemplo: Existencias de Materiales de Oficina. Código General: Es un campo obligatorio de 6 dígitos, que corresponde a la codificación asignada en el catálogo de existencias. Ejemplo: Materiales de Oficina_Acuarelas Descripción general de la existencia: Para llenar este campo, se deberá registrar la descripción completa de la existencia. Ejemplo: Materiales de Oficina_Acuarelas. Nombre completo de la existencia: Es un campo obligatorio, que corresponde al nombre específico de la existencia, el cual estará relacionado con el Catálogo (Último nivel) anexo a este documento, o a la descripción creada por el funcionario de la Entidad a través de la opción Catálogos Administrativos - Productos. Ejemplo: Acuarelas estuche de 6 pastillas. Presentación: Es un campo obligatorio, donde se deberá registrar las unidades de presentación que tienen los productos y facilitan su identificación, ejemplos: Ampolla: Botella: Caja: 20 ml 1 unidad 24 unidades 11

12 Unidad de Medida: Es la medición estandarizada del producto que corresponde a su forma de presentación, para lo cual se deberá escoger de una lista de valor predefinida la Unidad de Medida que corresponda a la existencia ingresada. Es un campo obligatorio, compuesto por la descripción de la unidad de medida y el código asignado por el sistema. Ejemplo: 8-Centimetro (cm) 37- Unidad (u) UNIDAD DE MEDIDA 2-BOTE 3-CAJA 4-CANECA 5-CENTENA 6-CENTIGRAMO 7-CENTILITRO 8-CENTIMETRO 9-CENTIMETRO CUBICO 10-DECALITRO 11-DECENA 12-DECILITRO 13-DOCENA 14-DOSIS 15-FRASCO 16-GALON 17-GRAMO 18-PULGADA 19-JUEGO 20-KILOGRAMO 21-LIBRA 22-LITRO 23-METRO 24-METRO CUADRADO 25-METRO CUBICO 26-MICROGRAMO 27-MILILITRO 28-MILIMETRO 29-MILIMETRO CUADRADO 30-ONZA 31-PAQUETE 32-PAR 33-PIEZA 34-QUINTAL 35-RESMA 36-ROLLO 37-UNIDAD 12

13 Cantidad: Es un campo numérico con dos decimales, que permite identificar el saldo de las existencias, al momento de ingresar los datos en la matriz; campo obligatorio. Valor Unitario: Indicar el valor unitario que tiene la existencia en su kárdex, al momento de realizar la carga inicial, es un campo numérico con 4 decimales; campo obligatorio. Valor Total: Es la operación matemática de multiplicar la Cantidad por el Valor Unitario ; campo obligatorio. Estado: Seleccionar de una lista de valor predefinida, el estado actual de las existencias; campo obligatorio. ESTADO Bueno Inservible Caducado Caducidad: En este campo, se escogerá de una lista de valor predefinida, las opciones: si la existencia tiene caducidad (S) y si la existencia no tiene caducidad (N). Serie/Lote: En este campo, se ingresará la serie numérica que identifica la fabricación de un producto; campo no obligatorio. Fecha de Elaboración: En este campo se ingresará la fecha de elaboración que está impreso en el producto; campo obligatorio, cuando existe caducidad. Fecha de Caducidad: En este campo se ingresará la fecha de caducidad que está impreso en el producto; campo obligatorio, cuando existe caducidad. 13

14 Serie Inicial (Especies Valoradas): Este campo se utilizará para identificar la emisión numérica inicial de la especie valorada, campo no obligatorio. Serie Final (Especies Valoradas): Este campo se utilizará para identificar la emisión numérica final de la especie valorada, campo no obligatorio. Número de Bodega: Para llenar este campo se deberá registrar el código asignado por el sistema durante la creación de bodegas; campo obligatorio. Observaciones: En este campo, se registrará información adicional para la existencia ingresada. 14

15 4. ANEXOS 5.1 ANEXO 1: CATÁLOGO DE EXISTENCIAS (Código de Existencia Agrupada y Código General) 15

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45 5.2 ANEXO 2: PROCEDIMIENTO PARA CONVERTIR ARCHIVO DE CARGA INICIAL El usuario deberá considerar los pasos descritos en este procedimiento, para convertir los archivos de carga inicial de existencias en el formato definido para el Sistema de Bienes y Existencias, de esta manera los archivos cargados, no generarán errores de formato durante la validación de datos en el Módulo de Existencias. CONVERSIÓN DE FORMATO EXCEL A CSV a. ARCHIVO POR TIPO DE EXISTENCIA: Se selecciona la matriz que subirá en el Módulo de Existencias del Sistema de Bienes y Existencias. Se deberán eliminar todas las filas que no contengan información de existencias. 45

46 Una vez seleccionada el archivo, se procede a guardar la información, considerando lo siguiente: Nombre de archivo: Existencias de Materiales de Oficina_ Guardar como tipo: CSV (delimitado por comas) Botón: Guardar En los mensajes de advertencia, oprimir botón ACEPTAR y posteriormente SI. 46

47 Se verifica que el archivo se haya guardado correctamente y se revisa la estructura del mismo, utilizando la opción ABRIR CON APLICACIÓN MPC WORDPAD. El usuario deberá realizar una revisión del archivo, para eliminar los títulos y las filas que no correspondan a datos de la matriz de carga. En caso detectar errores se recomienda efectuar los cambios en el mismo formato; o realizar las modificaciones en el archivo Excel y crear nuevamente el tipo CSV. 47

48 b. ARCHIVO CONSOLIDADO Se ejecutarán los pasos indicados en el proceso anterior, la única diferencia es la consolidación de toda la información de las cuentas contables de existencias, de esta manera el usuario cargará la matriz de carga inicial en un solo archivo. 48