eficacia y buen trato, así como a recibir información adecuada y veraz sobre su contenido y características... ;

Transcripción

1 No. 023-DN-DINARDAP-2014 LA DIRECTORA NACIONAL DE REGISTRO DE DATOS PÚBLICOS Registro Oficial Nº lunes 28 de julio de 2014 Considerando: Que el artículo 66 de la Constitución de la República del Ecuador entre otros derechos reconoce a las personas: El derecho a acceder a bienes y servicios públicos y privados de calidad, con eficiencia, eficacia y buen trato, así como a recibir información adecuada y veraz sobre su contenido y características... ; Que las servidoras y servidores públicos que actúen en virtud de una potestad estatal pueden ejercer únicamente aquellas competencias y facultades otorgadas por la Constitución y la Ley, debiendo para el efecto coordinar las acciones necesarias para el cumplimiento de sus fines, conforme lo determina el artículo 226 de la Norma Suprema; Que el artículo 227 de la Carta Magna instituye: La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación. ; Que la norma citada, en el artículo 233 dispone: Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos... ; Que en cuanto al reconocimiento jurídico de los mensajes de datos el artículo 2 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos determina: Los mensajes de datos tendrán igual valor jurídico en que los documentos escritos. Su eficacia, valoración y efectos se someterá al cumplimiento de lo establecido en esta ley y su reglamento ; Que el requisito de presentar la información por escrito y de conservarla en su forma original queda cumplido con un mensaje de datos, siempre y cuando se verifiquen los preceptos determinados en los artículos 6 y 7 de la norma citada en el párrafo precedente; Que el artículo 16 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos previene: Cuando se fijare la firma electrónica en un mensaje de datos, aquélla deberá enviarse en un mismo acto como parte integrante del mensaje de datos o lógicamente asociada a éste. Se presumirá legalmente que

2 el mensaje de datos firmado electrónicamente conlleva la voluntad del emisor, quien se someterá al cumplimiento de las obligaciones contenidas, en dicho mensaje de datos, de acuerdo a lo determinado en la ley. ; Que el artículo 102 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva, al referirse a las comunicaciones entre órganos administrativos señala que: podrán efectuarse por cualquier medio, que asegure la constancia de su recepción. ; Que corresponde a la Administración Pública impulsar el uso y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, conforme lo determinado en el artículo 116 de la norma ibídem; Que mediante Acuerdo No. 39, publicado en el Registro Oficial No. 87 del 14 de diciembre de 2009, la Contraloría General del Estado emitió la Norma Técnica para el control de archivos/documentos firmados electrónicamente; Que mediante Acuerdo No. 718, la Secretaría Nacional de la Administración Pública con fecha 11 de mayo de 2009, publicado en el Registro Oficial 597 del 25 de mayo del 2009, emitió el Instructivo para normar el uso del Sistema Documental QUIPUX para las entidades de la Administración Pública Central ; Que el Acuerdo Ministerial No. 131 emitido por el Ministerio del Ambiente y publicado en el Registro Oficial No. 284 del 22 de Septiembre de 2010, establece la política de buenas prácticas ambientales en las Instituciones Públicas y que éstas se deben incorporar a un Sistema Informático cero papeles en la gestión de documentación interna; Que es necesario regular, establecer procedimientos, mecanismos de control, sistematizar y optimizar el manejo de la documentación interna y externa de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos que se gestionan en sus diferentes dependencias y niveles de gestión; Que a la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, promulgada en el Registro Oficial Suplemento No. 162 de 31 de marzo del 2010, se le dio el carácter de orgánica mediante ley publicada en el Registro Oficial Segundo Suplemento No. 843 de 3 de diciembre de 2012; Que el artículo 31 de la ley ibídem señala las atribuciones y facultades de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, entre las cuales están: 1. Presidir el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, cumpliendo y haciendo cumplir sus finalidades y objetivos; 2. Dictar resoluciones y normas necesarias para la organización y funcionamiento del sistema ;

3 Que mediante Acuerdo Ministerial No. 069 de 19 de noviembre de 2013, promulgado en el Registro Oficial 162 de 15 de enero de 2014, el señor ingeniero Jaime Guerrero Ruiz, Ministro de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información, designó a la infrascrita abogada María Gabriela Vargas Alarcón, Directora Nacional de Registro de Datos Públicos; Que para unificar el formato de documentos que se generen en la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos se debe acatar las regulaciones dispuestas en la Norma Técnica Ecuatoriana INEN 2410:2010, Primera Revisión, la misma que contiene los requisitos para la elaboración de oficios, oficios circulares, memorandos, memorandos circulares y circulares en formato impreso o digital; y, En ejercicio de las facultades que le otorga el artículo 31 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, resuelve expedir la siguiente: NORMA QUE REGULA LA OPERACIÓN DEL SISTEMA DOCUMENTAL QUIPUX EN LA DIRECCIÓN NACIONAL DE REGISTRO DE DATOS PÚBLICOS Art. 1.- Implementar los procedimientos de administración documental en las diferentes dependencias y niveles de gestión de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos y la utilización del Sistema Documental QUIPUX, servicio web que la Presidencia de la República pone a disposición de las instituciones del sector público y cuya administración del portal está a cargo de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico de la Secretaría Nacional de la Administración Pública. Art. 2.- De la creación, modificación y desactivación de usuarios internos y ciudadanos en el Sistema Documental QUIPUX: Procederá la creación de usuarios en el Sistema Documental QUIPUX en los siguientes casos: a) Cuando ingrese un nuevo servidor a la plantilla institucional; b) Cuando se requiera remitir un documento a una persona natural o jurídica y ésta no se encuentra legalmente registrada; c) Cuando por necesidades institucionales a un servidor se le subrogue y/o encargue de un puesto o se le asigne un nuevo rol mediante Acto Administrativo; d) Cuando un servidor se desvincule contractualmente de la Institución, y, e) Por excepción podrá a un servidor o servidora crearse un usuario en el Sistema Documental QUIPUX, previa solicitud de la autoridad competente.

4 Para la creación, modificación y desactivación de usuarios, Talento Humano deberá comunicar al Administrador Institucional QUIPUX, los cambios presentados en la nómina del personal de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. Art. 3.- De los Procedimientos.- La documentación interna institucional y la documentación externa deberá gestionarse de la siguiente manera: a) De la firma de documentos Los documentos gestionados en la institución podrán firmarse tanto manual como electrónicamente, los documentos con firma electrónica deberán ser atendidos de conformidad a las disposiciones que constan en el Sistema Documental QUIPUX. Es responsabilidad y obligación de los funcionarios el buen uso de la firma electrónica, misma que será entregada a los servidores ubicados en la escala del nivel jerárquico superior para suscribir documentación en base a sus competencias. Los documentos que se generen en el Sistema Documental QUIPUX y estén dirigidos a usuarios ciudadanos deberán ser firmados manualmente con la finalidad de entregar al solicitante la respuesta física generada a su petición. b) De la documentación externa - La documentación física suscrita por servidores de otras instituciones públicas, contratistas y ciudadanos será receptada por el personal de Archivo de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. - La documentación recibida será ingresada al Sistema Documental QUIPUX por los funcionarios de archivo y dirigida al destinatario o a su vez redireccionada al servidor público en base a los requerimientos internos de los servicios de la DINARDAP, previamente aprobado por las autoridades de la institución y que responden a un procedimiento general, para el efecto se deberá cumplir con los parámetros establecidos y socializados a las áreas requirentes. En caso de redireccionar documentos se enviará una copia informativa al destinatario del mismo. - Los documentos físicos emitidos por servidores públicos de otras Instituciones y que se encuentren suscritos con el texto Documento firmado electrónicamente y no conste la firma manual no serán ingresados por ventanilla, este tipo de documentos es válido únicamente cuando se los envía directamente por QUIPUX. - La responsabilidad del proceso de digitalización la tiene la institución pública que recibe el documento. c) De la documentación interna

5 - Un documento nuevo debe ser generado siempre y cuando no exista un documento antecedente. Caso contrario se deberá generar una respuesta al mismo. - Para responder un documento se debe utilizar la opción Responder y se deberán adjuntar los anexos respectivos en caso de haberlos. - Si el documento debe ser atendido por otra área u otro funcionario se debe ejecutar la opción de Reasignar. - En base a los procedimientos internos establecidos, existe documentación que requiere traspaso de documentos físicos, para el efecto se utilizará la opción Dar físico. Art. 4.- Responsabilidades de las servidoras y los servidores de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos.- Las servidores y los servidores de la Institución que reciban y distribuyan documentación, deberán tomar en cuenta los siguientes aspectos: a) Receptar toda la documentación externa que se dirija a las autoridades de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, verificando que ésta se encuentre completa y se hayan incorporado los anexos respectivos en caso de haberlos; b) Informar al Administrador Institucional QUIPUX, cuando encuentre datos duplicados correspondientes a ciudadanos o servidores públicos y a su vez reportar cualquier tipo de inconveniente tanto en el uso como en la herramienta. c) Revisar los datos de remitentes, destinatarios y el contenido de o los documentos a fin de realizar una respuesta oportuna, la misma que deberá guardar relación con el requerimiento constante en el documento antecedente; d) Considerar en el registro de documentos externos en el Sistema Documental QUIPUX, los siguientes aspectos: - Remitente y destinatario; - El asunto debe ser claro y conciso; - Escribir un resumen del contenido del documento. - El número de referencia debe constar impreso en el documento; - Comentar cada una de las acciones ejecutadas en el Sistema de Gestión Documental QUIPUX. - Escanear e incorporar el o los documentos anexos; e) Revisar oportunamente los trámites pendientes, controlando minuciosamente que éstos se encuentren con los anexos respectivos, en caso de que existieren. Art. 5.- Del envío y despacho de las comunicaciones por parte de las dependencias y unidades de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos.- Las comunicaciones que se generen en las unidades

6 y dependencias de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos deberán tomar en cuenta lo siguiente: a) El número de registro y fecha de las comunicaciones corresponderá a la generada automáticamente por el Sistema Documental QUIPUX. b) Las comunicaciones oficiales a destinatarios internos y externos, sólo podrán ser firmadas manual o electrónicamente según corresponda por los servidores que desempeñen los siguientes cargos: Director/a Nacional, Subdirector/a Nacional, Coordinadores/as, Directores/as; y, Directores/as Regionales, con excepción de aquellos servidores de menor jerarquía que hubieran sido delegados mediante Acto Administrativo suscrito por la Autoridad Competente. Art. 6.- De las disposiciones y observaciones que se inserten en los documentos reasignados o enviados en el Sistema Documental QUIPUX.- Las disposiciones y observaciones deberán ser atendidas conforme al contenido establecido. Art. 7.- Finalización del Trámite.- Todo documento enviado o recibido cuyo trámite ha finalizado, obligatoriamente deberá archivarse con un comentario a fin de dejar constancia del mismo en el Sistema Documental QUIPUX. DISPOSICIONES GENERALES PRIMERA.- El Sistema Documental QUIPUX es de uso obligatorio para las servidoras y los servidores de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos y las Direcciones Regionales en la gestión de recepción, respuesta, reasignación, información o archivo de documentos. SEGUNDA.- El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente resolución, por parte de las autoridades y servidores de la DINARDAP, dará lugar a las sanciones que correspondan conforme a la normativa vigente. TERCERA.- La supervisión de la utilización y la capacitación a los usuarios de la Institución en el Sistema Documental QUIPUX en el ámbito de gestión de la DINARDAP estará bajo la responsabilidad de la Dirección de Tecnología y Desarrollo, quien deberá contar con la respectiva planificación y el esquema de contenidos respectivos. CUARTA.- La coordinación para el mantenimiento, nuevas responsabilidades y generación de respaldos del Sistema Documental QUIPUX, con la Subsecretaría de Tecnologías de la Información de la Presidencia de la República será responsabilidad de la Dirección de Tecnología y Desarrollo. QUINTA.- Los roles y puestos que se asignen a los servidores de la Institución en el Sistema Documental QUIPUX, corresponderán a los emitidos por el área de Talento Humano de la DINARDAP. El área corresponderá al sitio donde presta sus servicios el funcionario.

7 SEXTA.- Los servidores, para la reasignación de documentos, deberán observar las líneas de autoridad establecidas en la estructura orgánica del Estatuto Orgánico Funcional de Gestión por Procesos de la DINARDAP, a excepción de procedimientos internos que se hayan aprobado para la gestión de los servicios. En ninguna circunstancia las y los servidores públicos, que no ejerzan cargos de Director/a Nacional, Subdirector/a, Coordinador/a o Director/a, podrán enviar documentos a otras Instituciones ajenas a su lugar de trabajo. DISPOSICIONES TRANSITORIAS PRIMERA.- El personal que ingresa a la Institución, cuyos puestos corresponden a la escala de nivel jerárquico superior, mientras se realiza la adquisición del dispositivo para la firma electrónica, suscribirán manualmente los documentos relacionados con la gestión de su competencia. Así mismo, los puestos de nivel jerárquico superior que se encuentren encargados, deberán firmar manualmente los documentos. SEGUNDA.- Encárguese de la implementación de la presente Resolución a la Coordinación de Infraestructura y Seguridad Informática. Esta Resolución entrará en vigencia a partir de la presente fecha sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. Dado en la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, el 11 de Julio de f.) Ab. María Gabriela Vargas Alarcón, Directora Nacional de Registro de Datos Públicos. DIRECCIÓN NACIONAL - Certifico que es copia autentica del original.- Quito, 14 de julio de f.) Ilegible, Archivo.