PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA. Gestión Administrativa. Código PG-04 Edición 0. Índice:

Transcripción

1

2 Índice: 1. TABLA RESUMEN OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES ENTRADAS SALIDAS PROCESOS RELACIONADOS DIAGRAMA DE FLUJO DESARROLLO ACTIVIDAD FISCAL Y CONTABLE TRÁMITES ANTES DEL COMIENZO DE LA ACTIVIDAD UNA VEZ COMENZADA LA ACTIVIDAD FROMALIZACIÓN Y ARCHIVO DOCUMENTACIÓN LABORAL CONTABLE DOCUMENTACIÓN REQUERIDA TRÁMITES PRECISOS RENOVACIÓN/MODIFICACIÓN DEL CONTRATO EXTINCIÓN DEL CONTRATO ARCHIVO DEFINICIONES FORMATOS Y REFERENCIAS

3 1. TABLA RESUMEN SECTORES TIPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: NECESIDAD DE GESTIÓN Y ARCHIVO DEL ÁREA LABORAL Y CONTABLE DE LA ORGANIZACIÓN SALIDAS: DOCUMENTACIÓN LABORAL Y CONTABLE PERFECTAMENTE CLASIFICADA TODOS, EN GENERAL GENERAL GESTIÓN ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN/RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS/GERENTE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN RESPONSABLE: RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN/RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS RESPONSABLE: RESPONSABLE DE ASMINSTRACIÓN/RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS 2. OBJETO En este procedimiento se describe la sistemática a seguir para llevar a cabo la gestión y archivo de documentos necesarios para la formalización de la relación laboral entre la organización y el trabajador, así como la metodología a seguir en cuanto a la gestión y archivo de documentos derivados del área de contabilidad de la organización. 3. ALCANCE El proceso engloba todas las actividades asociadas a la tramitación de los documentos necesarios para el desarrollo de las áreas laboral y contable de la organización, incluyendo nóminas, albaranes y facturas, etc., finalizando con el archivo de los mismos en las instalaciones de la organización. ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO: Todos los sectores, en general. 2

4 4. RESPONSABILIDADES Personal de Administración Tramitación y archivo de la documentación Realización de asientos contables Responsable de Administración Preparación de los modelos tributarios a presentar. Análisis de los resultados contables Gerencia. Aprobación de contrataciones y gravámenes 5. ENTRADAS Necesidad de contratación de personal por parte del Responsable de RR.HH. y necesidad de aplicación de técnicas contables por parte del Responsable de Administración de la organización. 6. SALIDAS Documentación laboral y contable perfectamente clasificada para posteriores consultas de usuarios autorizados, tanto internos (Gerencia, Responsable de Administración) como externos (Hacienda, Auditores, Seguridad Social). 3

5 7. PROCESOS RELACIONADOS Control de la documentación Gestión de MEMOFichas: Las MEMOFichas son un instrumento para el emprendedor que inicia la andadura de su empresa o que ya la ha iniciado pero al que se le plantean dudas en el día a día de la misma. Cada memoficha contiene explicaciones detalladas de trámites de constitución de una empresa, formas jurídicas, obligaciones del empresario, contratos laborales, de compra-venta, arrendamientos, bancarios, Protección de ideas, sistema fiscal y de financiación, etc.; necesarias tanto en los comienzos como en el funcionamiento diario de una empresa. 4

6 8. DIAGRAMA DE FLUJO 5

7 NOTA:El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece 6

8 9. DESARROLLO 9.1. ACTIVIDAD FISCAL Y CONTABLE El empresario debe llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento por orden cronológico de las operaciones que tienen lugar en la organización, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Los libros que llevará necesariamente el empresario-sin perjuicio de lo establecido en leyes o disposiciones especiales-son el Diario y el de Inventarios y Cuentas Anuales. Las sociedades llevarán, además, un libro de Actas y otro de Socios. 1.-Libro Diario: Registrará día a día las operaciones relativas a la actividad de la empresa. 2.-Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa y, al menos trimestralmente, se transcribirán los balances de comprobación de sumas y saldos. También figurará en este libro el cierre del ejercicio y las cuentas anuales que a su vez comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. 3.-Otros libros si la legislación obliga a la empresa a presentarlos. Por ejemplo, el Libro de Actas, donde se anotará, por parte del personal designado, los asuntos debatidos, acuerdos adoptados, resultados de las votaciones, etc. en las juntas generales/especiales de accionistas TRÁMITES ANTES DEL COMIENZO DE LA ACTIVIDAD Las obligaciones fiscales del empresario son las siguientes: -Solicitud de registro del nombre de la sociedad en el Registro Mercantil Central -Con el certificado obtenido en el paso anterior solicitar en la Agencia Tributaria el CIF provisional de la sociedad mediante el modelo 036 -Ante notario se realiza la escritura de constitución previo ingreso del Capital Social de la sociedad en una cuenta bancaria -Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil del domicilio social de la organización 7

9 -Solicitar en la oficina de la Agencia Tributaria que corresponda al domicilio social de la organización el CIF definitivo, adjuntando una copia de la escritura de constitución -Solicitud del inicio de actividad mediante el modelo 036 En el cuadro que se presenta a continuación se detallan las obligaciones fiscales del empresario dependiendo de la forma jurídica que adopte la organización y antes del comienzo de la actividad: AUTÓNOMO SOCIEDADES CIVILES Y COMUNIDADES DE BIENES SOCIEDADES MERCANTI LES ANTES DE COMENZAR LA ACTIVIDAD DC IAE IAE IAE ITP ITP siendo: DC: Declaración Censal ITP: Impuesto de Transmisiones Patrimoniales IAE: Impuesto de Actividades Económicas 8

10 UNA VEZ COMENZADA LA ACTIVIDAD TRÁMITES UNA VEZ COMENZADA LA ACTIVIDAD En el cuadro que se presenta a continuación se detallan las obligaciones fiscales del empresario dependiendo de la forma jurídica que adopte la organización una vez comenzada la actividad: AUTÓNOMO SOCIEDADES CIVLES Y COMUNIDADES DE BIENES SOCIEDADES MERCANTILES UNA VEZ COMENZADA LA ACTIVIDAD IRPF IRPF IS IVE IVE IVE OTROS IMPUESTOS IBI IBI IBI DAOT DAOT DAOT siendo: IRPF: Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas IVA: Impuesto sobre el Valor Añadido IS: Impuesto de Sociedades DAOT: Declaración anual de Operaciones con terceros IBI: Impuesto sobre Bienes Inmuebles Los impuestos son tributos exigidos sin contraprestación con un hecho imponible que está constituído por negocios, actos o hechos que ponen de manifiesto la capacidad del contribuyente. Los impuestos se pueden clasificar en directos e indirectos: 9

11 Son impuestos directos aquellos que tienen en cuenta las características subjetivas del contribuyente y graban manifestaciones manifestaciones o exteriorizaciones "inmediatas" o "directas" de la capacidad contributiva. Étas serían el I.R.P.F. (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), el Impuesto sobre Sociedades, el Impuesto sobre Patrimonio y el Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones. Son impuestos indirectos aquellos que recaen sobre manifestaciones "mediatas" o "indirectas" de la capacidad contributiva. Estes son el Impuesto sobre el Valor Añadido (I.V.A.) y, entre otros el Impuestos sobre Actos Jurídicos Documentados. Existen, así mismo, impuestos de carácter censal y que son gestionados principalmente por las entidades locales, son el Impuesto sobre Actividades Económicas y el I.B.I. (Impuesto sobre Bienes Inmuebles). Para más información sobre las obligaciones fiscales Ver MEMOficha H.06. DECLARACIONES DE OPERACIONES CON TERCEROS Es la obligación formal de presentar el importe de la cifra del negocio (facturación e I.V.A.) en las operaciones realizadas tanto con compradores como con vendedores. Es obligatorio presentar esta declaració anual para las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, que desarrollan actividades empresariales o profesionales (excepto aquellos particulares que realicen las entregas exentas de elementos de transporte nuevos con carácter ocasional). A. Excepciones Aquellas personas físicas/jurídicas con ventas a particulares, com el régimen simplificado o el régimen especial del recargo de equivalencia o de agricultura, ganadería y pesca en el IVA, salvo por las operaciones expresamente excluídas de este regímenes. Los obligados tributarios que no realizaran operaciones que en su conjunto, respecto de otra persona o entidad, superara la cifra de 3.005,06 Euros durante el año natural correspondiente, o de 300 Euros durante el mismo período, cuando, en este último supuesto, realicen la función de cobro por cuenta de terceros de honorarios profesionales u otros derivados de la propiedad intelctual o industrial o de los del autor. 10

12 B. Modelo El modelo a presentar es el 347 y se presentará personalmente en la Agencia Tributaria (AEAT), por correo certificado o por vía telemática PLAN GENERAL CONTABLE El Plan General Contable (PGC) es el instrumento técnico y básico de normalización contable, de la empresa española, independientemente de su titularidad. La estructura del Plan General de Contabilidad se divide en cinco partes: PARTE I: Principios contables: son nueve principios que comprenden un conjunto de reglas y criterios de obligado cumplimiento cuya finalidad es garantizar que las cuentas anuales representen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. PARTE II: Cuadro de cuentas: Establece 7 grupos de cuentas. No es de aplicación obligatoria.en éste se normaliza la nomenclatura contable española. PARTE III: Definiciones y relaciones contables: se definen cada uno de los grupos, subgrupos y cuentas previamente desarrolladas en el cuadro de cuentas. Definen los registros contables más habituales, así como los motivos más comunes o generales de cargo y abono de las cuentas. No es de obligado cumplimiento. El cuadro de cuentas así como los movimientos de las mismas contenidos en la segunda y tercera parte de este Plan son obligatorios por Ley. PARTE IV: Cuentas anuales: Cuentas anuales, que son el Balance de situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria. Esta parte es materia del máximo interés por ser la culminación del desarrollo contable del ejercicio y porque constituyen el instrumento transmisor de la información contable a los distintos agentes económicos y sociales. Las cuentas anuales comprenden: El balance. El Balance presenta la síntesis de las cuentas patrimoniales, reflejando la posición estática de un patrimonio en dos partes: el activo (bienes y derechos) y el pasivo (capital y obligaciones a las que está comprometida la empresa, fuentes de financiación), todo ello referido al cierre del ejercicio. Se trata en definitiva de representar la situación financiera y económica del negocio en ese momento dado. 11

13 La Cuenta de Pérdidas y Ganancias: cuantifica la renta de la empresa (beneficio o pérdida) resultado de comparar los ingresos y gastos generados durante el ejercicio. La memoria: completará, ampliará y comentará la información contenida en el balance y en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Se establecen normas obligatorias para la elaboración de estos documentos en sus modelos normal o abreviado, según las siguientes reglas: -Las cuentas anuales de Sociedades anónimas, incluidas las laborales, sociedades de responsabilidad limitada y sociedades en comandita por acciones deberán adaptarse al modelo normal de cuentas anuales (Obligatorio) -Las sociedades no podrán utilizar los modelos de cuentas anuales abreviadas en los siguientes casos: a) Balance y Memoria abreviada: Las sociedades en las que a fecha de cierre del ejercicio concurren (se cumplen) al menos dos de las circunstancias siguientes: -Que el total de las partidas del activo no supere los 1,382 millones de euros -Que el importe neto de su cifra anual de negocio sea inferior a 2,844 millones de euros -Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50. b) Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviada: Las sociedades en las que a fecha de cierre del ejercicio concurren (se cumplen) al menos dos de las circunstancias siguientes: -Que el total de las partidas del activo no supere los 5,529 millones de euros -Que el importe neto de su cifra anual de negocio sea inferior a 11,539 millones de euros -Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a

14 PARTE V: Normas de valoración: son normas de obligatorio cumplimiento que desarrollan los Principios Contables y contienen los criterios y reglas para la valoración de operaciones económicas y elementos patrimoniales FACTURACIÓN FACTURAS Los empresarios y profesionales están obligados a: -Expedir y entregar factura para las operaciones que realicen en el desarrollo de sus actividades empresariales y profesionales y a conservar copia o matriz de los mismos. -Conservar facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios y profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen durante el desarrollo de la citada actividad. Se realizarán facturas por los pagos anteriores a la realización de la entrega del bien o de la prestación del servicio (anticipos). Las facturas deben ser expedidas como regla general en el momento de realizarse la operación, salvo si el destinatario de la operación es un empresario profesional que actúe como tal, en cuyo caso debe expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento (este plazo no equivale a 30 días, sino que depende de la duración del mes en cuestión). En todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. Las facturas y sus copias han de contener unos datos mínimos: Número y, en su caso, serie: La numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa pudiendo establecerse series diferentes, especialmente cuando existan diversos establecimientos o se realizan operaciones de distinta naturaleza. Fecha de Expedición Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, del obligado a expedir factura y del destinatario de las operaciones NIF atribuido por la Administración española, o en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea con el que se ha realizado la operación, el obligado a expedir factura. 13

15 El domicilio del obligado a expedir factura y del destinatario de las operaciones, así como cualquier descuento o rebaja no incluido en dicho precio unitario. Descripción de las operaciones, consignándose en la factura los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y de su importe, independientemente del precio unitario sin importe de dichas operaciones. Tipo impositivo aplicado a las operaciones. Cuota tributaria que en su caso se repercuta, consignada por separado. Fecha de realización de las operaciones que se documentan o en que se haya recibido el pago anticipado OTROS DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS Determinados sujetos no están obligados a emitir facturas propiamente dichas, sino a expedir ticket y copia del mismo, siempre y cuando su importe no supere los euros, IVA incluido (por ejemplo, ventas o servicios en ambulancias, transporte de personas o equipaje, revelado de fotografías, servicio de tintorería y lavandería, utilización de instalaciones deportivas, etc.) EXTINCIÓN DE LA EMPRESA O VARIACIÓN DE DATOS El empresario, o un representante del mismo, debe comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social la extinción de la empresa y/o el cese temporal o definitivo de su actividad, y también otras circunstancias como el cambio de nombre de la persona física o jurídica, cambio de domicilio, actividad económica o cualquier otra variación que afecte a los datos declarados con anterioridad. El modelo para efectuar la comunicación de la extinción y variaciones de datos será el modelo TA.7 "Cuenta de Cotización", en el plazo de seis días naturales siguientes a aquel en que se produzcan. Si se comunica la baja de todos los trabajadores de la empresa sin comunicar la extinción o cese, se considerará en situación de baja temporal, y, si en el plazo de 12 meses no demuestra su continuidad mediante alegaciones justificadas, se adoptará por parte de la Administración la resolución que proceda sobre la extinción o el cese, o sobre la continuidad de la empresa. En el caso de la Declaración Censal se utiliza el modelo 036 para darse de baja en el censo de obligados tributarios. Los impuestos como I.S. ó I.V.A. se han de calcular en el momento de la liquidación. 14

16 9.2. FORMALIZACIÓN Y ARCHIVO DOCUMENTACIÓN LABORAL CONTABLE DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Una vez realizada la selección de personal, se seguirá el procedimiento de "selección de personal". El Responsable de Administración se pondrá en contacto con el candidato para comunicarle que fue elegido y comprobar su estado de disponibilidad. La documentación precisa para la formalización del contrato de un candidato es: Documentación académica (currículum y título) Documentación personal (DNI, datos bancarios, nº de la seguridad social) TRÁMITES PRECISOS La formalización del contrato consiste en plasmar el acuerdo bilateral entre la persona y la organización, y tiene lugar a partir de una serie de trámites que a continuación se detallan: TRÁMITES ANTE LA SEGURIDAD SOCIAL Una vez que se decide contratar personal deben realizarse una serie de trámites en la Seguridad Social, que son (para más detalles consultar MEMOficha B.06): Inscripción de la empresa y comunicación de apertura del centro de trabajo (ver MEMOficha B a): La solicitud de inscripción se debe formular en model oficial TA-6 con la documentación que el propio impreso indica diferenciando si se trata de un empresario individual o, por lo contrario, de una sociedad. La inscripción se puede realizar a través de medios elcetrónicos, informáticos o telemáticos previa autoirzación de la Tesorería General de la Seguridad Social, mediante la incorporación al Sistema Red, que en algunos casos resulta obligatoria (Ver MEMOficha B a.) 15

17 Afiliación de los trabajadores (Ver MEMOficha B b): La solicitud de afiliación se realizará en modelo oficial TA-1, acompañado de fotocopia del DNI, o documento equivalente (por ejemplo, tarjeta de residencia) de la persona que se pretende afiliar. La solicitud debe de ir acompañada del correspondiente parte de alta en el Régimen de la Seguridad Social que proceda; en caso contrario no se afiliará al trabajador. Alta de los trabajadores (ver MEMOficha B c): Para dar de alta a un trabajador en la Dirección Provincial de la Tesorería o Administración de la misma (ver MEMOficha B a) se presentará directamente o se remitirá por correo o por fax: Modelo oficial de alta Fotocopia del DNI o documento equivalente En caso de que no se tuviera el modelo oficial de alta, comunicaremos todos los datos que se exigen en el modelo por cualquier procedimiento electrónico, informático o telemático TRÁMITES ANTE EL INEM En las Guías de recursos y en las memofichas se puede consultar información sobre las bonifiaciones y tipologías del contrato. Una vez elegido el tipo de contrato que se va a formalizar con el trabajador, el Responsable de la Adminsitración está obligado a comunicar la contratación al INEM, registrando el contrato en la Oficina de Empleo en el plazo de los diez días siguientes a su contratación en caso de que se celebrara por escrito o, a comunicarlo, en igual plazo, si no existiese obligación legal de formalizarlo por escrito. Comenzada la prestación de servicios comienza la obligación de pagar el salario pactado y de cotizar. La obligación de cotizar es del empresario y del trabajador, siendo el primero el que debe retener lo que corresponda al trabajador e ingresar las cantidades dentro del mes siguiente al de percibo, por mensualidades vencidas y en un solo acto. La cantidad a ingresar estará en función del sueldo del trabajador, siempre que esté dentro de las bases máxima y mínima a la que se le aplicarán unos tipos de cotización determinados. 16

18 RENOVACIÓN/MODIFICACIÓN DEL CONTRATO RENOVACIÓN En el caso de que, a la fecha de extinción del contrato, se produzca, de mutuo acuerdo entre las partes, una prórroga, el Responsable de Administración debe comunicarlo al INEM al igual que en el inicio de la relación laboral. MODIFICACIÓN En el caso de que se acordase continuar la relación laboral mediante un cambio en la modalidad del contrato, se extingue el primero y se comunica al INEM la contratación EXTINCIÓN DEL CONTRATO Los trámites necesarios en el caso de finalización del contrato temporal debido al transcurso del plazo en él establecido son: 1.-Notificación de la terminación del contrato al trabajador por escrito 15 días antes si la duración de la relación laboral ha sido superior a 1 año, por parte del Responsable de Administración, según formato "Hoja de Preaviso". El preaviso es recomendable aunque no sea obligatorio. 2.-Abono de la liquidación que le corresponda al trabajador, que firma el finiquito 3.-Para que la finalización del contrato sea efectiva se debe, por parte del Responsable de Administración, dar al trabajador de baja en el Régimen General de la Seguridad Social, en el plazo de 6 días desde la fecha de efecto del despido. Esto se puede realizar, al igual que el alta, de forma presencial o telemáticamente a través del Sistema Red. 4.-La documentación a entregar al trabajador por parte del personal de Administración será un certificado de empresa, copia de los boletines de cotización a la seguridad social de los últimos 6 meses y parte de baja. Existen otros motivos por los que se produce la finalización del contrato, principalmente, debido al despido (procedente, improcedente o nulo), baja voluntaria por parte del trabajador, e incluso bajas (que no se tratan en el presente procedimiento debido a su extensión). 17

19 10. ARCHIVO La documentación generada durante el proceso laboral es archivada en la carpeta personal del trabajador, que contendrá tanto su documentación académica (requerida durante el proceso de selección), compuesta por su C.V. y su Título, como su documentación personal, formada por su D.N.I., datos bancarios y documento de afiliación a la Seguridad Social, e incluyendo su documentación laboral, constituida por su contrato, alta de la Seguridad Social y sus nóminas. Dicha documentación será archivada durante un período de 5 años. La documentación referida a los hechos económicos se archiva durante seis años, según el Código de Comercio, de la manera que se detalla a continuación: DOCUMENTO Impuestos (I.V.A., IS, IRPF,DOT) Libros Bancos (movimientos) ARCHIVADO Carpeta Impuestos Formato papel o informático AZ Facturas Tickets Emitidas Recibidas AZ para clientes (por fecha) AZ para Proveedores (por fecha) AZ (por fecha) Personal (documentación académica, personal, contrato, nóminas, etc.) AZ (por orden alfabético) Toda la documentación generada: contratos, ofertas, albaranes/notas de entrega, facturas será archivada por el personal del Dpto. de Administración. 18

20 11. DEFINICIONES Alta SS: Actos administrativos por los que se constituye la relación jurídica de Seguridad Social. Baja SS: Actos administrativos por los que se extingue la relación jurídica de Seguridad Social. Sujeto pasivo: Persona física o jurídica, es decir, persona o Entidad Sociedades Mercantiles: Sociedades Anónimas, Sociedades Limitadas, entre otras. Obligado Tributario: Persona /entidad obligada a tributar. AEAT: Agencia Estatal de Administración Tributaria. Período Impositivo: Tiempo sobre el que recaen sobre una persona/entidad obligaciones fiscales. Devengo: Plazo de tiempo en el que el trabajador genera el deber de realizar un pago a una entidad pública, que se hace efectivo el mes siguiente al del comienzo de su actividad en la organización. 12. FORMATOS Y REFERENCIAS Modelo de factura 19

21 MODELO DE FACTURA Nº de factura Nº de serie DATOS DE LA ENTIDAD QUE EXPIDE LA FACTURA: NOMBRE: DOMICILIO: C.I.F.: CÓDIGO POSTAL: LOCALIDAD: PROVINCIA: DATOS DE LA ENTIDADE A LA QUE SE LE EMITE LA FACTURA: NOMBRE: DOMICILIO: C.I.F.: CÓDIGO POSTAL: LOCALIDAD: PROVINCIA: CONCEPTO DETALLADO DEL PRODUCTO/SERVICIO PRESTADO BASE IMPONIBLE I.V.A. TOTAL FACTURA FECHA 20