FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ D.C.

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1 de Aprobación: Página: 1 FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ D.C. MANUAL DE SUPERVISIÓN E 2014

2 de Aprobación: Página: 2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN 4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL FVS 5 GLOSARIO DE TÉRMINOS NORMATIVIDAD..16 TÍTULO I CAPÍTULO I DE LAS GENERALIDADES 1. DESTINATARIOS ÁMBITO DE APLICACIÓN PRINCIPIOS DE LA SUPERVISIÓN E REQUISITOS PARA SER SUPERVISOR OBJETO DE LA SUPERVISIÓN E CAPÍTULO II DE LA SUPERVISIÓN 6. DEFINICIÓN DE SUPERVISIÓN DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR Y COMUNICACIÓN DE LA SUPERVISION EXCEPCIÓN A DESIGNACIÓN DIRECTA SUPERVISIONES CONJUNTAS SUPERVISIONES ALTERNAS CONSECUENCIAS DE LA SUPERVISIÓN CAMBIO DE SUPERVISOR SUPERVISIONES PARA EFECTO DE LIQUIDACIÓN OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR...22 CAPÍTULO III DE LA 15. DEFINICIÓN DE OBJETO DE LA DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR CALIDADES DEL INTERVENTOR OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR LA ASPECTOS DE LA OBLIGACIONES Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR EL INTERVENTOR COMITÉ DE SEGUIMIENTO OPORTUNIDAD DE CONSTITUCIÓN INTEGRANTES DEL COMITÉ DE SEGUIMIENTO OBLIGACIONES

3 de Aprobación: Página: 3 TÍTULO II CAPÍTULO I DE LOS POSIBLES INCUMPLIMIENTOS 26. PROHIBICIONES RESPONSABILIDADES DE SUPERVISIÓN E ACTUACIONES PARA ADELANTAR SANCIONES POR POSIBLES INCUMPLIMIENTOS A LA FINALIZACIÓN DEL CONTRATO CONTRATOS CON ENTREGA DE ANTICIPO Manejo de anticipo Liquidación del anticipo Reintegro de saldos del anticipo a favor del FVS PROCEDIMIENTO PARA IMPONER MULTAS

4 de Aprobación: Página: 4 INTRODUCCIÓN El Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C., ha elaborado el Manual de Supervisión e Interventoría con el propósito de fijar los lineamientos de las actuaciones de las personas (naturales y jurídicas), que realizan actividades de Supervisión o Interventoría en desarrollo de la ejecución de los contratos que suscribe, las cuales implican el control técnico, administrativo, económico, ambiental, social, e incluso jurídico, por medio de la vigilancia y seguimiento al cumplimiento las actividades y obligaciones del contrato. Este manual es una herramienta que define claramente las pautas y responsabilidades de los interventores, contratistas y Supervisores del FVS, pues se convierte en la carta de navegación para interventores, consultores, supervisores, contratistas, y en general para todos los servidores públicos del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C, propendiendo por el cumplimiento de los fines esenciales del Estado de una forma eficiente, eficaz y transparente, situación que redunda en el beneficio de la comunidad y de la entidad, lográndose con ello dar aplicabilidad a los principios de planeación, economía, igualdad, transparencia, responsabilidad, equilibrio o ecuación contractual entre otros, aplicando la normatividad legal vigente Las disposiciones establecidas en este documento son de obligatorio cumplimiento para los interventores, contratistas, supervisores y apoyos a la supervisión de los contratos, del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá. El propósito de este manual es contribuir al desarrollo exitoso de la actividad de Supervisión e Interventoría de los contratos suscritos por el FVS.

5 de Aprobación: Página: 5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL FVS

6 de Aprobación: Página: 6 GLOSARIO ACTA: Documento donde se describe lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas, especificando fechas para su cumplimiento e indicando el responsable de cada uno de ellas y la fecha en la que se llevó a cabo la reunión, y deberá ser firmado por los que a ella asistieron. ACTA DE INICIO: Documento en el cual se establece la fecha en la cual el contratista puede iniciar la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. Este documento deberá ser firmado por el contratista y el Supervisor, previa aprobación de la garantía. Sin la suscripción de este documento, al contratista no le será reconocida ejecución alguna. ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL: Documento mediante el cual el contratista hace entrega de todo lo ejecutado durante las diferentes etapas de los contratos y la entidad estatal recibe los bienes, obras, o servicios objeto del contrato. ACTA DE LIQUIDACIÓN: Documento donde consta la liquidación del contrato, el valor, la fecha de terminación, los valores ejecutados, pagados, los anticipos, pagos anticipados concedidos y amortizados, el balance financiero con los saldos respectivos si los hubiere y en caso necesario debe incluir los acuerdos conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse a Paz y Salvo. Este documento debe ser firmado por el contratista y el Ordenador del gasto del FVS. (Ver artículo 60 de la Ley 80 de 1993). Para la suscripción del acta de liquidación, deben aportarse los documentos que requiere el contrato. NOTA: En virtud a lo establecido en el Artículo 217 del Decreto 019 de 2012 Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, no serán objeto de liquidación, sin perjuicio que se dé la terminación anormal del contrato, caso en el cual procederá la liquidación del contrato. ACTA DE SUSPENSIÓN: Documento mediante el cual las partes de un contrato, acuerdan la suspensión del mismo. Este deberá ser solicitado con por lo menos diez (10) días de antelación a la Oficina Asesora Jurídica, debidamente motivado y soportado por parte del Supervisor del contrato. Cuando se presente una circunstancia de fuerza mayor o caso fortuito que amerite el cese del desarrollo o ejecución del contrato, este documento debe ser firmado por el contratista y el

7 de Aprobación: Página: 7 Ordenador del gasto del FVS. ADICIÓN AL CONTRATO: Es el proceso por el cual, se adiciona una suma de dinero a un contrato, previa solicitud del Supervisor, presentada en el formato establecido por la entidad, debidamente argumentada y soportada con los documentos que dan viabilidad técnica, financiera y el estado de ejecución del mismo. Para contratos de obra, el interventor deberá presentar la sustentación del mismo y los documentos de avance técnico y financiero. Los tramites al interior de la entidad, serán de competencia del Supervisor del contrato, quien deberá presentarlo con suficiente tiempo de antelación, teniendo en cuenta los términos de revisión y posibles correcciones y/o ajustes. Estos documentos deberán ser firmados por el Ordenador del gasto y el contratista, o las partes intervinientes en el contrato ANTICIPO: Es la figura por medio del cual se entrega unos recursos de propiedad de la entidad al contratista en calidad de préstamo, para que este se solvente económicamente, de acuerdo a la complejidad del contrato a ejecutar. Tal beneficio, debe estar contenido y debidamente justificado y soportado en el estudio previo, al igual que la forma de amortización. El contratista deberá constituir un plan de manejo e inversión del mismo, el cual deberá ser aprobado previamente por el Supervisor del Contrato. Igualmente, tales contratos deberán estar amparados por la respectiva garantía que será por el 100% de la suma entregada en esa calidad. Por principio general, la entidad NO hará uso de esta figura. Sin embargo, en caso de optarse por otorgar anticipo al contrato, se procederá tal como lo establece el art. 35 del decreto 1510 de 2013 que reza Patrimonio autónomo para el manejo de anticipos. En los casos previstos en la ley, el contratista debe suscribir un contrato de fiducia mercantil para crear un patrimonio autónomo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la Superintendencia Financiera, a la cual la Entidad Estatal debe entregar el valor del anticipo. Los recursos entregados por la Entidad Estatal a título de anticipo dejan de ser parte del patrimonio de esta para conformar el patrimonio autónomo. En consecuencia, los recursos del patrimonio autónomo y sus rendimientos son autónomos y son manejados de acuerdo con el contrato de fiducia mercantil.

8 de Aprobación: Página: 8 En los pliegos de condiciones, la Entidad Estatal debe establecer los términos y condiciones de la administración del anticipo a través del patrimonio autónomo. ASPECTO AMBIENTAL: Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente. AUDITORÍA AMBIENTAL: Es el proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar en forma objetiva la evidencia que permita determinar si las actividades ambientales, los eventos, las condiciones y los sistemas administrativos especificados cumplen con los requerimientos y normatividad ambiental vigente. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Documento expedido por el responsable del presupuesto de la entidad, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para respaldar los procesos que comprometan recursos por parte de la entidad. CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP): Documento expedido por el responsable del presupuesto de la entidad, mediante el cual se reservan los recursos económicos, para el pago de un compromiso económico, por regla general, de contratos. CESIÓN. Es la transmisión, que se hace de una cosa, crédito, acción o derecho a favor de otra persona. Los contratos que suscribe la entidad pueden ser susceptible de cesión, siempre y cuando el postulado cesionario, cumpla con las el perfil y condiciones mínimas que requirieron en los estudios previos iníciales e incluso superiores. Igualmente la entidad debe aprobar y viabilizar tal cesión. Las parte intervinientes se denominan: El que cede se denomina cedente y quien adquiere por este título, cesionario. Este documento debe ser firmado por el cedente, el cesionario y la entidad. CONSORCIO: Figura jurídica donde dos o más personas naturales y/o jurídicas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. (Ver el Decreto Nacional 679 de 1994.)

9 de Aprobación: Página: 9 CONTRATISTA: Es la persona natural o jurídica consorcio o unión temporal que es contratada por otra organización o particular, para la ejecución de un contrato, bien sea, la construcción de un edificio, carretera, instalación o algún trabajo especial y/o el suministro o entrega de bienes y/o la prestación de un servicio. Estos trabajos pueden representar la totalidad de la obra, o bien partes de ella, divididas de acuerdo con su especialidad, territorialidad, horario, u otras causas, y que conforme a la legislación civil y comercial es capaz de contraer obligaciones y ejercer derechos. CONTRATO DE OBRA: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso público, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en el artículo 53 del presente estatuto. (La expresión "Concurso" fue derogada por el art. 32 de la Ley 1150 de 2007.). CONTRATO DE CONSULTORÍA: (Concursos para la selección de consultores de diseño, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos, se hace una adición al Decreto 1584 de 1994 y se dictan otras disposiciones Reglamentado por el Decreto Nacional 2326 de 1995). Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre-factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

10 de Aprobación: Página: 10 En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable. NOTA 1: Las expresiones subrayadas fueron declaradas EXEQUIBLES por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-154 de 1997, salvo que se acredite la existencia de una relación laboral subordinada. NOTA 2: Ver la Ley 190 de 1995; Ver el Decreto Nacional 2681 de 1993, Ver el art. 141, Decreto Nacional 2150 de 1995; Ver el Concepto de la Sec. General 1045 de 1995; Ver los Fallos del Consejo de Estado IJ-0039 de 2003 y 4096 de CONTRATO DE CONCESIÓN : Son contratos de concesión los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden. (Articulo 32 de la Ley 80 de 1993, Ver igualmente Decreto Nacional 624 de 1994). CONTRATOS ESTATALES: Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente manual, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen a continuación (artículo 32 de la Ley 80 de 1993). Ellos pueden ser producto de un proceso de selección, que para el caso de esta entidad se encuentra regido dentro de las modalidades establecidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y demás normas reglamentarias. El contrato estatal deberá constar por escrito y debe versar sobre causas y objetos lícitos. CONTROL DE CALIDAD: Es el proceso mediante el cual se verifica la calidad de los materiales y procesos que se utilizan, de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas y se vela por la idoneidad de las actividades de la ejecución de la consultoría y/o de la obra. COSTOS: Valores de los bienes y/o servicios necesarios para ejecutar un contrato o proyecto. COSTOS DIRECTOS. Son los costos que están asociados directamente con el alcance del propósito

11 de Aprobación: Página: 11 general y resultado de un programa o proyecto, Son aquellos costos relacionados con un componente específico de la propuesta. COSTOS INDIRECTOS: Son las erogaciones que tienen que ver con la ejecución del proyecto, pero que no están directamente relacionadas con su objeto o propósito general. CUENTA DE ANTICIPO: Para el manejo del anticipo en los contratos de obra o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista., según lo establecido en el artículo 91 de la Ley 1474 de Los rendimientos económicos corresponden a la entidad, y deberán ser reintegrados a ella, de conformidad con los procedimientos que establece la subgerencia administrativa y financiera. DESEMPEÑO AMBIENTAL: Resultados mesurables del sistema de administración ambiental, relativos al control de los aspectos ambientales de la organización, basados en la política, objetivos y las metas ambientales. ENCARGOS FIDUCIARIOS Y FIDUCIA PÚBLICA: Conforme a lo señalado por el artículo 1226 del Código de Comercio, la celebración de un contrato de fiducia mercantil implica como aspecto esencial la transferencia de los bienes afectos al cumplimiento de una finalidad determinada y comporta el surgimiento de un patrimonio autónomo deslindado del resto del activo del fiduciario. Al respecto dispone esta norma: La fiducia mercantil es un negocio jurídico en virtud del cual una persona, llamada fiduciante o fideicomitente, transfiere uno o más bienes especificados ahora llamada fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos p ara cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de éste o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario. Una persona puede ser al mismo tiempo fiduciante y beneficiado. Sólo los establecimientos de crédito y las sociedades fiduciarias, especialmente autorizadas por la Superintendencia Bancaria, podrán tener la calidad de fiduciarios ( Modificado art. 36 Ley 388 de Las entidades estatales sólo podrán celebrar contratos de fiducia pública, cuando así lo autorice la ley, la Asamblea Departamental o el Concejo Municipal, según caso. Texto subrayado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-086 de 1995.

12 de Aprobación: Página: 12 Los encargos fiduciarios que celebren las entidades estatales con las sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Bancaria, tendrán por objeto la administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que tales entidades celebren. Lo anterior, sin perjuicio de lo previsto en el numeral 20 del artículo 25 de la Ley 388 de Los encargos fiduciarios y los contratos de fiducia pública sólo podrán celebrarse por las entidades estatales con estricta sujeción a lo dispuesto en la Ley, únicamente para objetos y con plazos precisamente determinados. En ningún caso las entidades públicas fideicomitentes podrán delegar en las sociedades fiduciarias la adjudicación de los contratos que se celebren en desarrollo del encargo o de la fiducia pública, ni pactar su remuneración con cargo a los rendimientos del fideicomiso, salvo que éstos se encuentren presupuestados. Los encargos fiduciarios y los contratos de fiducia mercantil que a la fecha de promulgación de esta ley hayan sido suscritos por las entidades estatales, continuarán vigentes en los términos convenidos con las sociedades fiduciarias. (Ley 80 de 1993) El inciso 4 fue modificado por el art. 25, de la Ley 1150 de 2007 así: La selección de las sociedades fiduciarias a contratar, sea pública o privada, se hará con rigurosa observancia del procedimiento de licitación o concurso previsto en esta ley. No obstante, los excedentes de tesorería de las entidades estatales, se podrán invertir directamente en fondos comunes ordinarios administrados por sociedades fiduciarias, sin necesidad de acudir a un proceso de licitación pública. ENTIDADES ESTATALES: Se denominan entidades estatales la Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles. (Ver el art. 14, Decreto Nacional 855 de 1994, Ver los Conceptos de la Sec. General 140 y 390 de Ley 80 de 1993) ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS Están conformados por los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones y del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista, respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de riesgos que la misma propone. ICA. El impuesto de Industria y Comercio es un gravamen de carácter municipal que grava toda

13 de Aprobación: Página: 13 actividad industrial, comercial o de servicios que se realiza en Bogotá en forma ocasional o permanente, con o sin establecimientos. Son responsables del impuesto de industria y comercio la persona natural o jurídica, o la sociedad de hecho, que realice el hecho generador de la obligación tributaria, consistente en el ejercicio de actividades industriales, comerciales o de servicios en la jurisdicción del Distrito Capital. Causación y periodo gravable: El impuesto se causa el 1º de enero de cada año y su período es anual comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del respectivo año. ( IMPACTO AMBIENTAL. Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o benéfico, total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de una organización inherentes a un contrato. AMBIENTAL. Es el conjunto de actividades, relacionadas con la supervisión, control y verificación del cumplimiento de la normatividad y requerimientos ambientales aplicables a la ejecución de un contrato. CONTRACTUAL: La Interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la Interventoría. (Artículo 83 de la 1474 de 2011). ITEM NO PREVISTO: Son elementos o servicios que no obstante requerirse en un momento dado para la correcta ejecución de un contrato, este no fue previsto dentro del listado inicial de elementos o servicios con los que se adelanto el proceso de selección. IVA: Es el impuesto que se cobra sobre el mayor valor generado, sobre el valor agregado. Aunque el impuesto se aplica sobre el precio de venta del bien o del servicio, en realidad, el impuesto corresponde solo al mayor valor que se agrega o genera por el comerciante. ( OBRA ADICIONAL: Es aquella obra que por su naturaleza, pueden ejecutarse con los planos y especificaciones originales del contrato o variaciones no substanciales de los mismos y en donde todos los ítems tengan precios unitarios pactados.

14 de Aprobación: Página: 14 OBRA COMPLEMENTARIA: Es aquella que no están incluidas en los planos, ni en las especificaciones originales del contrato, ni pueden ejecutarse con precios del contrato. ORDEN DE PAGO. Documento por medio del cual se efectúa el pago por parte de una entidad estatal, al contratista o consultor y/o al interventor por las labores ejecutadas durante el período respectivo, de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el contrato. OTROSÍ: Documento que se hace a un contrato para agregar estipulaciones de algo omitido o acordado con posterioridad. PAGO ANTICIPADO: Es la figura, por la cual se realiza un pago de un contrato o parte de este de manera anticipada. La suma de dinero que se entrega deja de ser propiedad de la entidad y entra a las arcas del contratista, por lo que los rendimientos financieros y demás no corresponden a la entidad, sino a este último. De acuerdo a las características de los bienes o servicios objeto del proceso de contratación debe estar contenido y debidamente justificado y soportado en el estudio previo. PLAN DE MANEJO AMBIENTAL (PMA). Es el plan que de manera detallada establece las acciones que se requieren para prevenir, mitigar, controlar, compensar y corregir los posibles efectos o impactos ambientales negativos causados en desarrollo de un contrato; incluye también los planes de seguimiento, evaluación, monitoreo y contingencias. PLAZO: Periodo de tiempo estimado de ejecución de un contrato. Plazo y término de ejecución, se consideran generalmente sinónimos desde el punto de vista técnico- jurídico; sin embargo no siempre es así, por cuanto el término de ejecución del contrato puede ser mayor o menor al plazo inicialmente pactado. PRÓRROGA: Es el proceso mediante el cual las partes acuerdan la extensión o ampliación del plazo fijado para la ejecución de un contrato. Esta debe ser presentada en el formato definido por la entidad, debidamente soportada con argumentos técnico-jurídicos que justifiquen la viabilidad de la misma, y debe presentarse con suficiente tiempo de antelación al vencimiento del término inicialmente establecido para el vencimiento del contrato. Este documento deberá ser firmado por el Ordenador del gasto y el contratista o las partes intervinientes en el contrato

15 de Aprobación: Página: 15 SERVIDORES PÚBLICOS: Se consideran Servidores Públicos: La Constitución Política de 1991, en su artículo 123 define los servidores públicos como aquellos miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios, quienes están al servicio del Estado y de la comunidad, y ejercen sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento. SUBCONTRATISTAS: Son personas naturales o jurídicas contratadas por el contratista para el desarrollo del objeto del contrato celebrado con el FVS. Esta persona no tiene nexo alguno de tipo laboral ni contractual con el FVS; la relación surge entre el contratista el subcontratista SUSPENSIÓN. Es la interrupción por un tiempo determinado en la ejecución de un contrato, la cual debe estar justificada técnicamente y de común acuerdo entre las partes. Los tramites al interior de la entidad, serán de competencia del Supervisor del contrato, quien deberá presentarlo con suficiente tiempo de antelación, teniendo en cuenta los términos de revisión y posibles correcciones y/o ajustes. UNIÓN TEMPORAL: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. (Articulo 7 numeral 2 ley 80 de 1993) VALOR FINAL DEL CONTRATO: Es la resultante de la suma de todos los pagos efectuados al contratista en el momento de hacer la liquidación del contrato, incluyendo los ajustes y adiciones.

16 de Aprobación: Página: 16 NORMATIVIDAD El presente manual de Supervisión e Interventoría se regirá por las siguientes normas: a. Constitución Política de Colombia. b. Ley 80 de c. Ley 489 de d. Ley 599 de e. Ley 610 de f. Ley 734 de g. Ley 1150 de 2007 h. Ley 1474 de 2011 i. Decreto 777 de j. Decreto 019 de k. Decreto 1510 de 2013

17 de Aprobación: Página: 17 TITULO I CAPÍTULO I DE LAS GENERALIDADES 1. DESTINATARIOS DEL MANUAL: El presente manual tiene como destinatarios los funcionarios y contratistas que cumplan actividades de supervisión y/o Interventoría y en general todos los Servidores Públicos del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN: El Manual de Supervisión e Interventoría, deberá aplicarse para el control y vigilancia de los distintos actos contractuales (convenios y/o contratos) que suscriba el FVS, con cualquier persona jurídica (pública o privada) o natural, en los que se comprometan o no recursos. 3. PRINCIPIOS DE LA SUPERVISIÓN E : Los Supervisores e interventores deberán regir sus actuaciones bajo los siguientes principios: 1. Probidad. 2. Control. 3. Transparencia. 4. Diligencia. 5. Oportunidad. 6. Eficiencia. 7. Eficacia. 8. Protección del interés general. 4. REQUISITOS PARA SER SUPERVISOR: Quien ejerza la supervisión o el apoyo a la supervisión de los contratos y/convenios debe: 1. Encontrarse debidamente vinculado con la entidad (Ser funcionario o contratista activo de la entidad). 2. Ser profesional, con conocimientos relacionados con el objeto contratado de acuerdo con los requerimientos y complejidad del contrato al cual se ha de ejercer la supervisión. 5. OBJETO DE LA SUPERVISIÓN E : Proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción, propender por la buena prestación de servicios, garantizar la calidad de las bienes y/u obras contratadas, tutelar la transparencia de la actividad contractual, a través de la vigilancia permanente de la correcta ejecución del objeto contratado, a

18 de Aprobación: Página: 18 través de un Supervisor o un interventor, según corresponda. Para todos aquellos casos en los que el FVS haya contratado interventoría externa, se designará en la respectiva Subgerencia, un Supervisor que verificará el cumplimiento del contrato de interventoría y el desarrollo del proyecto. En esa medida estas figuras de vigilancia, control y seguimiento, implican una posición imparcial, por lo tanto, en la interpretación del contrato y en la toma de decisiones, la Interventoría debe ser consecuente con sus objetivos principales: Absolver: En cuanto a este objetivo y en virtud del principio de inmediación, la Interventoría o supervisión, según corresponda, es la encargada de resolver las dudas que se presentan en cuanto a la ejecución de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es fundamental la comunicación entre las partes; el contratista no puede ser totalmente autónomo y la entidad no se puede desentender del desarrollo de la obra o del servicio. Colaborar: El Supervisor o la Interventoría y el contratista conforman un grupo de trabajo de profesionales idóneos en cuya actividad en conjunto se resuelven dificultades con razones de orden técnico, jurídico, administrativo y financiero. El Supervisor/Interventor en consecuencia desarrollará mejor su función integrándose a dicho equipo, sin que ello signifique, renuncia al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades específicas o pérdida de su autonomía e independencia frente al contratista Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una actividad de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre las etapas del desarrollo del contrato. Exigir: En la medida que la actividad de Interventoría o supervisión encuentre que en desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la obligación, no la facultad, de exigir al contratista el cumplimiento de lo pactado, de acuerdo de a las garantías ofrecidas para asegurar el cumplimiento del mismo. Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato o el incumplimiento de las obligaciones adquiridas. Para que la Interventoría o supervisión, logre este objetivo se hace necesario que extienda su labor a una evaluación previa a la iniciación de las obras. Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el Supervisor o interventor pide al contratista

19 de Aprobación: Página: 19 oportunamente, que subsane de manera inmediata, faltas que no afectan la validez del contrato. Esta facultad la ejerce también cuando solicita la imposición de una sanción por motivos contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la viabilidad de prórroga, modificación o adición contractual, entre otros temas. Verificar: Cada que uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado y la solución de problemas. CAPITULO II DE LA SUPERVISIÓN 6. DEFINICIÓN DE SUPERVISIÓN: Se define en el art 83 de la Ley 1474 de 2011: La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por la misma entidad estatal, cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. 7. COMUNICACIÓN DE LA SUPERVISION: De conformidad con las condiciones y requisitos establecidos en este documento, el Ordenador del gasto será quien ejerza la supervisión de los contratos derivados de los proyectos o recursos a su cargo; sin embargo, de acuerdo con las características del contrato, podrá conformar grupos de apoyo a la supervisión sin que se trasladen las responsabilidades y funciones que le son propias. Este apoyo a la supervisión de uno o varios contratos, se informará por escrito al funcionario o contratista contratado para tal efecto, sin que ello sea, o pueda equipararse, a una notificación. La supervisión podrá constituirse o comunicarse desde la fase precontractual, de manera que asegure su participación y conocimiento del contrato, en la medida en que la complejidad de las actividades a realizar en la ejecución del mismo si así lo exigiere. La participación del Supervisor en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendrá carácter asesor o consultivo y debe estar en constante seguimiento del desarrollo del proceso de selección del contratista así como de los trámites necesarios para poder ejecutar el contrato. Ningún contrato podrá iniciar su ejecución, sin que cuente con supervisión.

20 de Aprobación: Página: EXCEPCIÓN A DESIGNACIÓN DIRECTA: En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación pública o mínima cuantía, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en el artículo 53 de la ley 80 de SUPERVISIONES CONJUNTAS: De acuerdo a la complejidad del contrato a supervisar, podrá apoyarse en distintos servidores públicos, para el seguimiento de la ejecución y/o liquidación del mismo. Este tipo de supervisión es solidaria en sus obligaciones, lo anterior sin perjuicio de establecer responsabilidades individuales, que serán objeto de la correspondiente investigación y sanción en caso de fallas o irregularidades en el ejercicio de la misma, según la calidad del participante (funcionario o contratista). 10. SUPERVISIONES ALTERNAS: Los Supervisores podrán ejercer una o varias supervisiones, según la necesidad del servicio, de acuerdo a lo establecido en este manual, de igual manera su grupo de apoyo a la supervisión. 11. CONSECUENCIAS DE LA SUPERVISIÓN: El servidor público que desarrolle inadecuadamente el ejercicio de la calidad de Supervisor, será objeto de investigaciones y sanciones, según su grado de responsabilidad, sin perjuicio que sus actuaciones u omisiones generen más de una investigación, las cuales tienen repercusiones penales, disciplinarias y fiscales e incluso llevar a la pérdida de la tarjeta profesional, si la tuviere. Así lo establece la Ley 1474 de 2011 en su artículo 44: Artículo 44. Sujetos disciplinables. El artículo 53 de la Ley 734 de 2002, quedará así: El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos públicos u oficiales. Se entiende que ejerce función pública aquel particular que, por disposición legal, acto administrativo, convenio o contrato, realice funciones administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que permiten el cumplimiento de los cometidos estatales, así como el que ejerce la facultad sancionadora del Estado; lo que se acreditará, entre otras manifestaciones, cada vez que ordene o señale conductas, expida actos unilaterales o ejerza poderes coercitivos.

21 de Aprobación: Página: 21 Administran recursos públicos aquellos particulares que recaudan, custodian, liquidan o disponen el uso de rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades públicas o que estas últimas han destinado para su utilización con fines específicos. No serán disciplinables aquellos particulares que presten servicios públicos, salvo que en ejercicio de dichas actividades desempeñen funciones públicas, evento en el cual resultarán destinatarios de las normas disciplinarias. Cuando se trate de personas jurídicas la responsabilidad disciplinaria será exigible del representante legal o de los miembros de la Junta Directiva. NOTA: El texto subrayado fue declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-084 de 2013, bajo el entendido que la falta le fuere imputable por el incumplimiento de los deberes funcionales. NOTA: El correcto ejercicio de la supervisión, no implica de suyo, derechos o estímulos económicos, adicionales u obligatoriedad de renovación de contrato o eximirlo de responsabilidades en ejercicio de sus actividades. 12. CAMBIO DE SUPERVISOR: Un Supervisor podrá ser cambiado por causa de muerte, terminación del contrato entre este y la entidad o con ocasión de acciones de mejora que el FVS deba implementar para el control y vigilancia del los contratos suscritos. En caso que un contratista, que tenga la calidad de supervisor o de apoyo a la supervisión, se encuentre próximo a terminar la ejecución de su contrato, deberá solicitar al ordenador del gasto, Subgerente del que dependa la ejecución del contrato o Director, instrucciones relacionadas con la entrega del informe del estado en el cual se encuentra el contrato a la fecha. En caso de requerir la designación de un nuevo Supervisor o de un nuevo apoyo a la supervisión, el ordenador del gasto enviará una comunicación escrita al nuevo Supervisor o apoyo a la misma. Una vez recibida la comunicación por parte del nuevo supervisor o apoyo a la supervisión, deberá registrarse en el aplicativo de contratos de la entidad, por parte de la Subgerencia respectiva. Copia de la comunicación donde conste el recibido, deberá ser enviada y/o incorporada de forma inmediata al expediente contractual. Para el caso de los funcionarios que tengan a cargo o apoyen la supervisión de contratos, y se

22 de Aprobación: Página: 22 encuentren próximos a disfrutar de periodos vacacionales, éste informara al jefe inmediato para que se proceda a nombrar un nuevo supervisor. Esta nueva designación tiene carácter de provisional salvo requerimiento contrario. El funcionario que entra en vacancia deberá, elaborar un informe del estado actual del contrato, trasladando así la competencia de supervisión contractual. En ningún caso se entiende que un contrato esta desamparado de la figura de supervisión, pues a falta de una designación expresa, se entiende asumida por el Subgerente que esté a cargo de la ejecución del contrato o en su defecto por el ordenador del gasto, los cuales podrán asumir tales actividades para efectos de liquidación. NOTA: El servidor público que este próximo a terminar su contrato y tenga a cargo la Supervisión, apoyo a la supervisión de algún contrato, presentará un informe donde se certifique el estado de avance y ejecución del contrato supervisado. Si el contrato supervisado se encuentra debidamente ejecutado, deberá dejar tramitada la respectiva liquidación, con las cuentas de cobro que haya recibido y demás soportes para pago al contratista. 13. SUPERVISIONES PARA EFECTOS DE LIQUIDACIÓN: Para el caso de liquidaciones en las cuales no fue viable continuarlas con el Supervisor inicial, el Supervisor asignado para tales actividades, se encargará de recaudar la información necesaria para dar fin a la liquidación del contrato y dejará constancia de lo desarrollado en el mismo, según conste en informes de lo que tenga conocimiento. 14. OBLIGACIONES DE SUPERVISOR: Conocer en todas sus partes el contenido de los contratos, pliegos de condiciones y demás documentos que dieron origen o sirvieron como soporte al contrato sobre el cual se ejerce la supervisión Ser el interlocutor cualificado entre la entidad y el contratista No admitir soborno, dadiva, favor o cualquier otro tipo de emolumento por parte del contratista intervenido Disponer y hacer uso de todos los medios técnicos y tecnológicos que garanticen la adecuada ejecución del contrato Hacer revisión de los planes de manejo e inversión del anticipo (cuando estos hayan sido pactados).

23 de Aprobación: Página: Hacer seguimiento idóneo y constante a las actividades que desarrolla el contratista supervisado, cuidando la veracidad y correcta ejecución de las obligaciones contractuales presentadas por el contratista, solicitando los soportes necesarios a fin de corroborar la información consignada en el informe Verificar la calidad de los bienes, materiales, insumos, o servicios que suministra el contratista ejecutor y exigir la utilización de bienes y/o servicios de óptima calidad Asistir y/o convocar a reuniones y/o comités de forma periódica con el contratista en las cuales se apliquen los correctivos necesarios para la correcta ejecución de las actividades a desarrollar Vigilar y propender por que las condiciones ambientales y/o de seguridad industrial se cumplan por parte del contratista supervisado, para la ejecución del contrato Revisar constantemente las garantías que amparan el contrato a supervisar, garantizando siempre que el contrato no quede desprovisto de las garantías necesarias, requiriendo con antelación al contratista para la ampliación de las mismas Requerir al contratista por los posibles incumplimientos de sus obligaciones Realizar correctivos necesarios para la consecución de los fines del contrato Diligenciar y/o exigir (según corresponda) el diligenciamiento de los formatos que maneja la entidad, para los tramites que se realicen ante la misma o ante entes externos Realizar el seguimiento periódico del cumplimiento de las obligaciones del contratista para con las distintas entidades con las que se obliga en desarrollo del trámite propio del contrato a supervisar Realizar el seguimiento y verificar la acreditación del pago de las obligaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales en las sumas que corresponden, por parte de contratista supervisado Realizar el seguimiento periódico del cumplimiento de las obligaciones del contratista para con sus empleados en el pago de salarios, prestaciones sociales u honorarios. Lo anterior no implica solidaridad en el pago de tales compromisos.

24 de Aprobación: Página: Requerir y documentar suficientemente cada una de las posibles faltas o incumplimientos, para adelantar los procesos administrativos por parte de la entidad. Lo anterior sin perjuicio que se adelanten las demás investigaciones y procesos sancionatorios a los que hubiese lugar Aportar inmediatamente se tengo conocimiento de algún hecho generador de la imposición de multa. información soporte con el fin de realizar un análisis para definir si es procedente efectuar un requerimiento escrito al contratista, este oficio de requerimiento será suscrito por el supervisor del contrato y en él se señalaran las obligaciones incumplidas, las pruebas que lo soportan y una tasación de la multa, se dará traslado a los interesados para que se pronuncien por escrito sobre los hechos y si el supervisor considera que los argumentos señalados por el contratista no son suficientes para desvirtuar el posible incumplimiento, proyectará escrito para la firma del ordenador del gasto dirigido a la Oficina Asesora Jurídica, relatando de manera cronológica lo sucedido y solicitando la apertura de la actuación administrativa de carácter sancionatorio contractual respectiva, anexando todos los soportes relacionados con la situación Formular con el acompañamiento de la Oficina Asesora Jurídica las denuncias a que haya lugar ante los organismos competentes, por la comisión de actividades ilícitas por parte del contratista intervenido o alguno de sus trabajadores Hacer seguimiento y acompañamiento constante a las solicitudes o tramites que adelante la entidad y guarden relación con el contrato supervisor Tramitar y sustentar oportuna y suficientemente, por escrito en los formatos establecidos por la entidad, las razones técnicas, financieras, administrativas y jurídicas por las cuales se deba desarrollar la modificación, adición y/o prorroga o suspensión y/o terminación al contrato intervenido Requerir del contratista supervisado la utilización o inversión de los recursos técnicos, económicos, de personal o cualquiera que se requiera para el cumplimiento oportuno del contrato, dentro de los términos contractuales y de ley Dar y exigir del contratista supervisado buen trato entre sí y para con los demás usuarios con los que llegase a tener interrelación Velar porque la ejecución del contrato intervenido no afecte a terceras personas, o propiedades aferentes en caso de obra.

25 de Aprobación: Página: Evaluar los posibles daños que se llegasen a causar a terceros como consecuencia de ejecución del contrato En caso que se cause daño a afectación a un tercero, velar por que éste sea resarcido por el contratista intervenido, de manera oportuna y sin mayores requerimientos Comunicar de manera preventiva los posibles retrasos o fallas que tenga el contratista intervenido a su aseguradora, sin que ello deba entenderse como proceso sancionatorio. No obstante tales requerimientos podrán servir como soporte en caso de adelantar procesos administrativos sancionatorios por parte de la entidad Digitalizar la documentación que se produzca con ocasión de la supervisión del contrato Revisar los informes y las cuentas de cobro o facturas (según corresponda) presentadas por el contratista supervisado y autorizar su pago, siempre y cuando cumplan con los criterios y requisitos contratados. En caso contrario deberá hacer devolución de las mismas para su ajuste de manera oportuna Requerir del contratista los informes de ejecución relacionados con las actividades del contrato supervisado Mantener informada a la entidad del desarrollo de las actividades que se adelantan en el contrato por medio de informes ejecutivos periódicos, o cada vez que ocurra algo extraordinario Remitir oportunamente al archivo de la entidad los documentos que se generen en el desarrollo de la ejecución del contrato Dar respuesta oportuna a los diferentes requerimientos o peticiones del contratista supervisado, sin que ello implique compromiso de partidas presupuestales o concesiones a solicitudes no autorizadas, teniendo especial cuidado con la figura del Silencio Administrativo Conocer y apropiarse del Sistema Integrado de Gestión SIG, compuesto por el Modelo Estándar de Control Interno MECI, la Gestión de Calidad y el Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, comprometiéndose a mantenerse informado, a participar activamente en las actividades que se adelanten y a conocer de forma integral las normas pertinentes para su cumplimiento, las cuales podrán ser consultadas a través del portal web de la entidad. Esto con el fin de aprovechar de forma responsable los recursos e insumos que la entidad

26 de Aprobación: Página: 26 pone a su disposición, tales como: el agua, la energía, los elementos de oficina, etc., cumpliendo con el proceso de separación en la fuente de los residuos sólidos y los demás procesos de la entidad que conlleven al mejoramiento ambiental de la ciudad Conservar constantemente actualizados los archivos digitales y físicos en los que consten todos y cada uno de los gastos y o movimientos económicos que se den con ocasión a la ejecución del contrato intervenido Verificar que durante la ejecución del contrato se mantengan las condiciones económicas, técnicas y financieras presentadas por el contratista en su oferta Garantizar el correcto registro y entrada al almacén, para el caso de bienes muebles Garantizar que los bienes entregados al contratista para la correcta ejecución del contrato se reintegren en óptimas condiciones, salvo deterioro natural, por desgaste Tramitar la liberación de pasivos exigibles para efectos de pago a los contratistas cuando a ello hubiere lugar Realizar la programación periódica del PAC, en el aplicativo de contratación de la entidad, de acuerdo a los lineamientos de la Subgerencia Administrativa y Financiera, o en su defecto verificar que esta se haya realizado, con pertinencia Diligenciar a través del aplicativo respectivo, el Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de Cuentas, o el que haga sus veces, para el trámite y pago oportuno de las cuentas presentadas por el contratista Revisar, Verificar y Certificar que los pagos se realicen de acuerdo a los costos unitarios y características específicas solicitadas en el contrato Presentar mensualmente a la Subgerencia Administrativa y Financiera del FONDO, el informe de seguimiento y control de la amortización del anticipo y/o pago anticipado, otorgado al contratista. Garantizar que el contrato objeto de la supervisión o Interventoría, inicie con posterioridad, a la aprobación de la garantía y una vez cumplidos los requisitos de ejecución del contrato. Ningún contrato podrá iniciar su ejecución, sin supervisión.