Una comunidad organizada

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1 2 Una comunidad organizada E n e s ta i ses ón l o gr ar ás: Elaborar el organigrama de tu organización identificando las funciones que realiza cada uno de sus integrantes. Proponer acciones para mejorar la estructura interna de tu organización. Duración: 3 horas 19

2 2.1. Las organizaciones de la comunidad Este momento nos ayudará a echar un vistazo a algunos aspectos organizativos de las organizaciones de nuestra comunidad. DESDE LA EXPERIENCIA Actividad: Así es nuestra organización Objetivo: Identificar qué tanto conocemos acerca de la estructura interna y los procesos formales de nuestra organización. Materiales: Papelógrafos, plumones, cinta maskin, ficha de aspectos formales de mi organización. Trabajo grupal Forma grupo de acuerdo a la organización a la que perteneces. Lean las siguientes preguntas y contesten o marque según corresponda: 1. Qué organizaciones existen en mi comunidad

3 2. Aspectos formales de mi organización. Nombre de la organización:. Finalidad de la organización: Número de miembros: por la Municipalidad. Reconocimiento de la junta directiva por parte de la municipalidad distrital Reconocimiento físico legal de la comunidad por parte de registros públicos Planos de ubicación de la comunidad dentro del distrito Luego de haber contestado a las preguntas escriban en un papelógrafo la conclusión a la que ha llegado el grupo respecto a la formación de su organización. Plenaria Cada grupo presenta sus conclusiones El facilitador hará una síntesis de lo expresado por los grupos y explicará la importancia de la formalización de las organizaciones, los requisitos y las herramientas para formalizarse. 21

4 CONSTRUYENDO NUESTROS APRENDIZAJES La siguiente información nos permitirá aclarar aspectos referidos a la formalización de una organización y a las herramientas de gestión necesarias para este fin. Qué es organización. La palabra organización vinculada a una comunidad, puede ser entendida como: Organización como instancia Es un conjunto de personas con necesidades comunes, que definen e institucionalizan roles, y realizan acciones para lograr sus objetivos. Una organización se considera como tal cuando ha logrado su reconocimiento formal. Son ejemplos de organizaciones: una institución educativa, una junta directiva vecinal, un club de jóvenes, un comedor popular, etc. Qué tipos de organizaciones existen en una comunidad Hay varias instancias organizativas, pero existen algunas que siempre estarán presentes en todo tipo de comunidad. Entre ellas tenemos: Los órganos de gobierno de una comunidad 22 a) La Asamblea General Es la autoridad suprema y el órgano máximo de decisión de una comunidad. Está conformada por todos los miembros hábiles de la comunidad, con derecho a voz y a voto. En sus reuniones ( asambleas) toman acuerdos con la aprobación del 50% más uno de los asistentes. Algunas de sus atribuciones son: elegir a la Junta Directiva, aprobar presupuestos, aprobar o modificar estatutos y reglamentos internos, evaluar y aprobar planes de trabajo, etc.

5 b) La Junta Directiva Es el órgano ejecutivo, de dirección y representación de una comunidad. Está conformada por un presidente, un secretario general, un fiscal, un vocal y otros secretarios encargados de diferentes asuntos: organización, economía, asistencia social, cultura y deportes, entre otros. Algunas de sus atribuciones son: representar a la comunidad ante organismos públicos y privados, cumplir y hacer cumplir los acuerdos de la Asamblea General, discutir y hacer propuestas de planes de trabajo y presupuestos, atender los reclamos de los pobladores, entre otras. Las organizaciones sociales de base (OSB) Son instituciones de participación social, autogestionarias. Se constituyen por la voluntad de sus miembros conforme a lo dispuesto en la Ley N Las organizaciones sociales de base más difundidas son: a) Los comedores populares Tienen como objetivo abastecer oportunamente de raciones complementarias de alimentos a las personas de más bajos recursos económicos de su comunidad, con el fin de contribuir a mejorar su calidad de vida. b) Los comités de vaso de leche Se encargan de implementar en su comunidad el Programa del Vaso de Leche que depende de su Municipio Distrital. Esto significa, planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar en su comunidad, el sistema de sustituto alimentario que permita mejorar la nutrición de las personas beneficiarias, de acuerdo a lo señalado en la Ley Nº (niños de 0 a 6 años, madres gestantes y en periodo de lactancia, priorizando la atención de casos de desnutrición o tuberculosis). c) Organizaciones juveniles Son agrupaciones informales y formales de jóvenes, a través de cuales las y los jóvenes canalizan su motivación hacia la participación para asociarse libremente. Estas organizaciones, al ser parte de una comunidad, se articulan y dependen de las decisiones que se tomen en el nivel de los órganos de gobierno que vimos anteriormente. Sin embargo, cuentan también con una estructura organizativa interna y, por lo tanto, con sus propios órganos de gobierno: Asamblea General y Junta Directiva de la OSB. 23

6 2.2. Formalización de nuestras organizaciones. A continuación veremos algunos aspectos referidos al reconocimiento formal de las organizaciones. Más adelante, revisaremos también algunas de las herramientas que favorecen procesos organizativos dentro de una comunidad. Cuándo una organización es formalmente reconocida. Es importante que las organizaciones sociales cuenten con reconocimiento formal, porque Les brinda seguridad jurídica y representación legal. Pueden inscribir y renovar sus juntas directivas. Pueden formalizar los acuerdos de la organización. Les facilita procesos como: la suscripción de convenios con otras organizaciones, la gestión de recursos y la captación de fondos. Se convierten en sujetos de crédito. Les permite participar en los espacios abiertos por la descentralización de su comunidad: Consejos de Coordinación Local (CCL), Mesas de Concertación, Comités de Gestión, Mesas Multisectoriales, entre otras. Requisitos y proceso para el reconocimiento de las organizaciones El proceso para que las organizaciones obtengan el reconocimiento es: 24

7 1. Momento 1: Reconocimiento de la organizaciones de la comunidad ante la municipalidad. Inscripción en el RUOS. REGISTRO UNICO DE ORGANIZACIONES SOCIALES Organizaciones de Vecinos Juntas Directivas AA.HH. AA.FF. PP.JJ. Asoc.Viv-Asoc. Pob. Cte de Obras Cte de Gestion Asoc. Trab. Ambulantes Organizaciones Sociales de Base O.S.B Comedores Comedores Populares Comedores Populares Autogestionarios Club de Madres Cte. del Vaso de Leche Cocinas Familiares Organizaciones Juveniles Requisitos para Reconocimiento Solicitud dirigida al Alcalde Copia del Acta de Constitución o Fundación Estatutos y copia de Acta de su Aprobación Copia del Acta de Elección de la Junta Directiva Nomina de miembros de la Junta Directiva Nomina de miembros de la Organización Social Plano de Ubicación del territorio de la Org. Soc Copia de la Resolución Anterior Pago por derecho de Inscripción Pago por derecho de Inscripción S/. 45,00 D.N.I. de los dirigentes (Indispensable) Foto para la Credencial. Nota: Los Cargos de la Junta Directiva deben ser los Mismos que figuran en el Estatuto de la Organización. Y las fotocopias deben estar fedateadas por la Municipalidad. Requisitos para Reconocimiento Solicitud dirigida al Alcalde Copia del Acta de Constitución o Fundación Estatutos y copia de Acta de su Aprobación Copia del Acta de Elección de la Junta Directiva Nomina de miembros de la Junta Directiva Nomina de miembros de la Organización Social Plano de Ubicación del territorio de la Org. Soc Copia de la Resolución Anterior Pago por derecho de Inscripción S/. 10,00 D.N.I. de los dirigentes (Indispensable) Foto para la Credencial. Nota: Los Cargos de la Junta Directiva deben ser los Mismos que figuran en el Estatuto de la Organización. Y las fotocopias deben estar fedateadas por la Mun. Requisitos para Reconocimiento Solicitud dirigida al Alcalde Copia del Acta de Constitución o Fundación Estatutos y copia de Acta de su Aprobación Copia del Acta de Elección de la Junta Directiva Nomina de miembros de la Junta Directiva Nomina de miembros de la Organización Social D.N.I. de los dirigentes (Indispensable) Plano de Ubicación del territorio de la Org. Soc Nota: Los Cargos de la Junta Directiva deben ser los Mismos que figuran en el Estatuto de la Organización. Y las fotocopias deben estar fedateadas por la Mun. Comites de Parque Requisitos para Reconocimiento Solicitud dirigida al Alcalde Copia del Acta de Constitución o Fundación Copia del Acta de Elección de la Junta Directiva Nomina de miembros de la Junta Directiva Plano de Ubicación del territorio de la Org. Soc Copia de la Resolución Anterior D.N.I. de los dirigentes (Indispensable) Foto para la Credencial. En caso que no cuenten con algunos documentos tenemos que regularizarlos, por ejemplo realizar una asamblea para: Regularizar el acta de constitución. Aprobar el estatuto donde se incluya la elección de la junta directiva. Actualizar el padrón de asociados. 25

8 2. Momento 2: Reconocimiento físico legal de la comunidad ante los Registros Públicos lcontar con el Saneamiento físico legal El Saneamiento Físico Legal es el procedimiento que mediante acciones técnicas y legales permite la regularización y conclusión de la Formalización de lotes de vivienda en los padrones municipales y registros públicos, de manera que se demuestra la propiedad y el estado del predio. El Saneamiento Físico Legal es parte del proceso de la habilitación urbana de comunidades, debe tramitarse en las respectivas municipalidades (distrital y provincial) y luego en los Registros Públicos. En la actualidad también se ha abierto otra posibilidad con la Ley Nº 28687, que permite el otorgamiento de constancias de posesión a las comunidades, sin embargo, a este mecanismo le hace falta su respectiva reglamentación. lreconocimiento legal de la comunidad Es el reconocimiento oficial del área o terreno donde se ubica la comunidad (planos perimétricos y de lotización) por parte de la municipalidad correspondiente y/o de la Comisión de Formalización de la Propiedad Informal - COFOPRI. 26

9 Documentos y Herramientas para las organizaciones sociales. Hemos visto que para que una organización social se formalice, debe preparar una serie de documentos o herramientas que le ayudan, además, a fortalecer su organización interna y a mejorar sus procesos de gestión. Los documentos: El Libro de Actas Es un documento que permite ir registrando, de manera sistemática, todo lo que sucede en cada una de las reuniones que lleva a cabo la organización. Es un cuaderno con hojas numeradas y debe estar legalizado por la Notaría o el Juzgado de Paz. Dentro de una organización, el Secretario de Actas es el encargado de llenar este documento. Por cada reunión debe escribirse un acta. Estructura de un acta Título que resuma el motivo de la reunión. Ejemplo: Acta de elección de la Junta Directiva. Un párrafo que indique la fecha, hora y lugar exacto en que se lleva a cabo la reunión. Ej: En el local de la Mz. E Lte. 6 del AA.HH 24 de Diciembre del Distrito de San Juan de Lurigancho, provincia y departamento de Lima; el primer día del mes de agosto de 2006, siendo las 4:00 p.m. se reunieron. La relación de personas que están presentes en la reunión y la razón por la que fueron convocados. Ej: Tales y tales personas. en su calidad de miembros participantes de la organización social del Club de Madres. Los puntos de agenda. Ej: Al inicio de la asamblea se fijó como único punto de agenda la elección de la Junta Directiva de nuestra organización Un resumen de todos los asuntos debatidos y de las intervenciones cuya constancia en el acta se haya solicitado por alguno de los presentes. Los acuerdos tomados. Ej: Resultados de las votaciones, si fuera el caso. Un párrafo que indique la aprobación del acta por todos los presentes, así como la fecha y hora en que se concluyó la reunión. Ej: Se levantó la asamblea siendo las 7:00 p.m. del día 01 de agosto de 2006, suscribiendo el acta todos los asistentes en señal de conformidad. 27

10 El Acta de Constitución Es la primera acta que debe registrarse en el Libro de Actas, cuyo objetivo es dejar por sentada, de manera explícita, la constitución de la organización. Se redacta de acuerdo a la misma estructura de cualquier acta, tal como se vio en el punto anterior, sólo que la parte central debe contener el párrafo referido a la constitución de la organización Por ejemplo:... han decido constituir formalmente el funcionamiento de su organización social de base del Club de Madres y Comedor Popular 24 de Diciembre del distrito de San Juan de Lurigancho, para lo cual nombraron como Presidente de Comité Electoral a la Sra. Plácida Quispe; como Secretaria de Comité Electoral a la Sra. Delia Soto y como Vocal a la Sra. María Chávez. Se menciona que la presente organización viene funcionando desde el 09 de Abril de 1999 y surge como una necesidad de agrupar y representar a los asociados que colaboran para suplir la necesidad alimentaria de madres, niños y ancianos, en lo referente a la mejora de la calidad de vida de los integrantes de la organización así como de su familia. Por esto, por unanimidad acordamos constituirnos como una organización social de base de primer nivel de derechos civiles sin fines de lucro, que se denominará: Club de Madres y Comedor Popular 24 de Diciembre del distrito de San Juan de Lurigancho... El Estatuto Es una herramienta legal que precisa una serie de aspectos normativos relacionados con la razón de ser, organización y funcionamiento de una organización social. Debe ser un documento conocido por todos los miembros de la organización. Un estatuto debe contener, como mínimo, la siguiente información: El nombre, duración y domicilio de la organización social. Los fines y objetivos de la organización social. La constitución y funcionamiento interno. El número de socios necesarios para instalar y tomar acuerdos. El periodo de duración de la Junta Directiva. El régimen económico y patrimonio de la organización social. Los deberes y derechos de los asociados. Las condiciones de admisión, renuncia y expulsión de los asociados. Los requisitos para modificar el estatuto y normas que contemplan la disolución de la organización social. Los demás pactos y condiciones que se establezcan. 28

11 Libro de caja (Contabilidad) Es un libro principal y obligatorio, en el que se registran todas las operaciones que significan movimiento de dinero ya sea en efectivo, cheques o valores que representan dinero, Para que el Libro Caja tenga validez legal, es necesario legalizarlo ante un Notario Público o Juez de Paz antes de comenzar a registrarlo. Se le conoce también con el nombre de libro de ingresos y egresos, todas las páginas están debidamente foliadas y no se pueden sustraer (arrancar) bajo ningún motivo. En ingresos se registran cronológicamente las entradas, cobros en efectivos, cheques, abonos, donaciones obtenidas, etc. En los egresos se registran cronológicamente las salidas o gastos por compra de bienes y/o servivios, sustentado con boletas, facturas (autorizadas por SUNAT) y/o declaraciones juradas para los casos en los que no es posible obtener boletas o facturas. Padrón de asociados Es el registro donde constan los datos de las personas que pertenecen a una organización. Requisitos necesarios para el empadronamiento La organización facilitará la hoja padronal o formulario para rellenar y en el que se contendrá de forma obligatoria los siguientes datos de los vecinos: Nombres y apellidos Sexo Edad Domicilio Número documento de identidad Otros datos que puedan ser necesarios como, Nº personas que habitan el lote (sexo, edad, etc) Firma del interesado o su representante legal. 29

12 Las Herramientas: El Organigrama Es una herramienta que nos ayuda a tener la representación gráfica de la estructura de una organización. Consiste en un esquema de cuadros interconectados entre sí, que representan los cargos que existen en una organización, los cuales nos permiten entender las relaciones jerárquicas entre unos y otros. Los organigramas deben ser : Claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y de cargos, ya que en vez de ayudar a entender la estructura administrativa, puede producir mayores confusiones. Contener nombres de funciones y no de personas. Además, no deben comprender a todas las personas que conforman la organización, sino únicamente al cuerpo administrativo. Por ejemplo, el organigrama de la Junta Directiva de una determinada organización social, podría ser el siguiente: Presidente Vice Presidente Vocal Secretarías Fiscal De Actas De Economía De Asistencia Social 30

13 Plano de ubicación de la comunidad Los planos de ubicación de la comunidad permiten orientar mejor su ubicación con respecto a otros, éstos planos son: lplano perimétrico aprobado Es el plano correspondiente a los límites de propiedad y usos de terreno de la comunidad, aprobado por la municipalidad del distrito y/o COFOPRI. lplano de lotización aprobado Es el plano donde figura la delimitación de los lotes que conforman la comunidad. Igualmente debe estar aprobado por la municipalidad del distrito y/o COFOPRI. 31

14 PRACTICANDO NUESTROS APRENDIZAJES Las siguientes actividades les ayudarán a aplicar los nuevos aprendizajes adquiridos en relación a la organización, vinculándolos a situaciones de la realidad en la que se desenvuelven. Actividad 1: El organigrama de mi comunidad Objetivo: Elaborar el organigrama de la comunidad. Materiales: Papelotes en blanco, tarjetas de cartulina, plumones gruesos y delgados, cinta adhesiva, regla. Trabajo grupal Formen grupo de acuerdo a su organización y dibujen dos organigramas: un organigrama de la organización a la que pertenecen y otro organigrama de la comunidad. Es importante que, a través del organigrama puedan mostrar de la manera más clara, la estructura organizativa de su organización y de su comunidad: quiénes la gobiernan, relaciones que establecen entre ellas. Que se visibilice en el organigrama comunal donde se ubica el grupo formado por la junta directiva central, representantes del vaso de leche, comedores, centros de salud, que viene trabajando para que su comunidad sea un espacio saludable. Plenaria Los organigramas se colocan en la pared como si fuera una exposición: cada organización lo colocara en el espacio que corresponde: Junta directiva, vaso de leche, comedores. El facilitador solicitará sus comentarios acerca de las diferencias y similitudes de los organigramas, luego se centrará en el organigrama de cada comunidad, las cuales deberá definir una propuesta de organigrama para llevarlo a la asamblea. Dejen registrado, a continuación, el organigrama de su comunidad: 32

15 El organigrama de mi comunidad Organigrama Vaso de Leche Organigrama de la comunidad Actividad 2: Mejorando la organización de mi comunidad Objetivo: Proponer acciones para mejorar los aspectos organizativos de la comunidad. Materiales: Matriz de acciones, plumones gruesos y delgados, cinta adhesiva, regla. Trabajo grupal Vuelvan a reunirse en los mismos grupos que formaron para el ejercicio anterior. De acuerdo a todos los aprendizajes adquiridos en esta sesión, traten de identificar cuáles son los principales problemas que tienen en relación a los aspectos organizativos de su comunidad. Por ejemplo: Tenemos un estatuto de nuestra organización, pero nadie lo conoce o Algunas de las organizaciones de nuestra comunidad aún no cuentan con reconocimiento formal o Nuestro Libro de Actas nunca está al día, entre otros. A continuación, completen el siguiente matriz, registrando los principales problemas identificados y las acciones que emprenderán como comunidad, para darles solución: 33

16 Problemas Acciones para solucionarlos Plenaria Cada grupo expone su trabajo realizado El facilitador hace una síntesis de las acciones propuestas. 34

17 COMPROBANDO LO APRENDIDO Los siguientes ejercicios les ayudarán a comprobar cuánto han aprendido y qué necesitan reforzar más en relación a los aspectos organizativos de su comunidad. 1. Qué significado que puede tener la palabra organización? Organización como 2. Completa el siguiente esquema indicando los tipos de organizaciones que pueden existir dentro de una comunidad: a) b) 35

18 3. Une con flechas los recuadros de la columna A con los recuadros de la columna B, de acuerdo a los pasos que corresponden a cada uno de los momentos para la formalización de una organización social. Luego, ordena los pasos que se encuentran en la columna B, colocando el número correspondiente en los círculos que están a la derecha de cada recuadro. Columna A : Momentos Columna B : Pasos Preparar y adjuntar a la solicitud: copia del Acta de Constitución, Acta de aprobación del estatuto, Acta de elección de la Junta Directiva, Declaración Jurada del presidente. Momento 1: Inscripción en la Municipalidad Distrital. Volver a la Municipalidad en un plazo de 10 días hábiles para ver si su solicitud de inscripción fue aprobada. Legalizar el libro padrón y libros de actas ante la Notaría o Juzgado de Paz. Realizar una Asamblea General para: regularizar el Acta de Constitución, aprobar el estatuto y actualizar el Padrón de Asociados. Momento 2: Inscripción ante Registros Públicos (SUNARP) Efectuar el pago correspondiente por derecho de inscripción, en la Municipalidad. Preparar una solicitud a la Municipalidad, adjuntando: el Acta de Constitución, estatuto, padrón de asociados y acta de elección de la Junta Directiva. Recabar el formato de inscripción en la SUNARP. Acercarse a la Municipalidad, a la oficina encargada del RUOS y presentar toda la documentación. Efectuar el pago correspondiente. 36