Todas las compañías, grandes y pequeñas, necesitan una serie de normas que guíen el comportamiento corporativo tanto dentro como fuera de la empresa.

Transcripción

1 Todas las compañías, grandes y pequeñas, necesitan una serie de normas que guíen el comportamiento corporativo tanto dentro como fuera de la empresa. Code of Conduct

2 Carta del CEO Todas las compañías, grandes y pequeñas, necesitan una serie de normas que guíen el comportamiento corporativo tanto dentro como fuera de la empresa. Rudolf Weber, CEO 2 Code of Conduct Carta del CEO

3 A todos los empleados del Grupo Kaba Todas las compañías, grandes y pequeñas, necesitan una serie de normas que guíen el comportamiento corporativo tanto dentro como fuera de la empresa. Kaba, con una trayectoria de más de 140 años, ha creado sin lugar a dudas su propio estilo y ha establecido unas normas propias y exigentes. Con aproximadamente 9000 empleados y relaciones empresariales en todo el mundo, es fundamental que la compañía posea unas normas claras y uniformes conocidas y comprendidas por todos. La responsabilidad, la integridad y el respeto constituyen los principios básicos de nuestro Sistema de Dirección. Por favor, asegúrese de que estos principios estén integrados en su compañía y en los procesos de toma de decisiones. El cumplimiento del Código ayudará a Kaba en su búsqueda del liderazgo industrial, la excelencia y la sostenibilidad. Atentamente, Para mí es un placer presentar el Código de Conducta de Kaba, que ha sido debatido, aprobado y refrendado con entusiasmo por la Junta Directiva, el Comité Ejecutivo y por mí mismo. El Código es uno de los pilares de nuestro Sistema de Dirección. Rudolf Weber CEO El Código de Conducta de Kaba incluye una serie de polí - ticas para áreas concretas. Hasta la fecha disponemos de polí ticas específicas sobre soborno, empleo en igualdad de condiciones, acoso, libre competencia y no conformidad. Estas políticas están contenidas en el manual de Kaba. En estos momentos se está procediendo a su actualización y se pondrá a la disposición de todos los empleados en la base de datos KOAN. Nuestro propósito es seguir desarrollando, actualizando y mejorando el Manual de Kaba. Es necesario apuntar que el Código de Conducta establece un marco dentro del cual cada una de las compañías del grupo debe actuar conforme a los requisitos legales locales. Las com pañías del grupo pueden establecer regulaciones adicionales o más precisas en sus manuales. Carta del CEO Code of Conduct 3

4 Soborno Finalidad. El objetivo de esta política consiste en asegurar que la dirección y los empleados de Kaba cumplan la normativa que se aplica tanto a nivel global como a nivel local, actúen de acuerdo a ella y sean conscientes de las consecuencias legales de cualquier conducta prohibida. Antecedentes Definiciones Una vez que la Convención de la Organización para la Cooperación Económica y el Desarrollo (OCDE) para Combatir el Soborno de Cargos Públicos Extranjeros en transacciones de negocios internacionales entró en vigor en 1997, las leyes penales sobre el soborno se endurecieron en muchos países, en algunos casos más allá de los requerimientos de la Convención de la OCDE. Según la nueva Convención de ley penal en materia de corrupción del Consejo de Europa, los estados miembros deben considerar ahora también sujeto a castigo el soborno activo y pasivo entre individuos particulares y deben asegurarse de que las corporaciones se hagan responsables por lo que respecta al soborno activo de cargos públicos e individuos particulares. En EEUU, los procesamientos a ciudadanos no estadounidenses han remarcado el largo alcance de las autoridades competentes estadounidenses bajo la Ley de Prácticas Corruptas Extranjeras, que prohíbe el soborno a directivos o funcionarios extranjeros. El término corrupción hace referencia al abuso de poder para obtener un beneficio personal indebido o una ventaja injusta a costa de un tercero o del público general. La corrupción no sólo se limita al abuso de un puesto público ya que puede darse también entre compañías privadas. Desde el punto de vista legal, las definiciones de soborno establecidas por la ley son de una importancia primordial: básicamente, una persona culpable de soborno es alguien que deliberadamente y para obtener o mantener una ventaja indebida ofrece, promete o concede a una tercera parte una cantidad económica (dinero) indebida o cualquier otra ventaja o cosa de valor para que actúe (o deje de actuar) incumpliendo sus deberes oficiales. Dejarse sobornar (también llamado soborno pasivo) constituye también un acto de soborno. Actualmente el soborno de cargos públicos extranjeros está penado en todo el mundo. Es decir, si un ciudadano suizo que trabaja para una sucursal suiza de una empresa soborna a un cargo público en el extranjero, estaría cometiendo un delito bajo la ley suiza y estará sujeto a un proceso penal en Suiza. El término cargo público se interpreta en sentido amplio e incluye también a empleados de empresas públicas. El soborno entre individuos particulares está penado en toda Europa. Oficial de conformidad hace referencia al miembro del departamento legal designado en Rümlang. 4 Code of Conduct Soborno

5 Se entenderá por pagos facilitadores los pagos realizados a cargos para asegurar o acelerar que lleven a cabo ciertas acciones, en sí mismas legales y que deberían ser realizadas en el curso normal del trabajo de esa persona. Según la Convención de ley penal en materia de corrupción del Consejo de Europa antes mencionada, los estados miembros deben considerar los pagos facilitadores como sujetos a penalización, salvo si se consideran triviales. Cumplimiento de las leyes, normas éticas y competencia leal Todas las sucursales de la empresa así como todos sus empleados están obligados a cumplir y respetar las leyes que rigen tanto a nivel local como a nivel internacional. Se espera también que los proveedores, agentes, distribuidores y otros socios o colaboradores cumplan la ley. Esta expectativa se puede reforzar, por ejemplo, mediante la inclusión de las disposiciones correspondientes en los contratos que se formalicen con estos colaboradores. Kaba no tolerará ninguna práctica poco ética o injusta. Conducta prohibida Obsequios e invitaciones Obsequios A Kaba le perjudica que los empleados acepten u ofrezcan obsequios. En términos generales, conceder o aceptar obsequios en forma de dinero u objetos de valor no está permitido. Sin embargo, el intercambio de obsequios puede responder a las costumbres y al protocolo de ciertos países. El valor de dichos obsequios debe ser establecido de tal forma que la aceptación del regalo no someta a quien lo recibe a ningún tipo de dependencia y que asimismo no suponga la violación de ninguna ley. No se dará dicha dependencia si el obsequio no sobrepasa los CHF 500/EUR 300/ USD 500. Adaptado al poder adquisitivo local, este límite puede aplicarse en todo el mundo. El trato con empleados gubernamentales de (en especial, entre otros) Estados Unidos está sujeto a normas especiales en materia de obsequios y propinas. En el caso de la mayoría de agencias y cuerpos a nivel estatal, local y federal, los empleados no podrán ofrecer, solicitar o aceptar nada de valor, dentro de lo cual se incluye el entretenimiento, las comidas, el transporte, la ayuda económica u otros obsequios. Además, los obsequios, propinas o favores proporcionados a empleados del Gobierno de EEUU, subcontratas o proveedores con el fin de obtener negocio o recibir un tratamiento favorable se consideran soborno y están estrictamente prohibidos. Los siguientes tipos de conducta están prohibidos: La promesa o el ofrecimiento de pago de un soborno o de otros servicios a cargos públicos nacionales y foráneos o a empleados de otras empresas así como la aceptación de dichos pagos o servicios. La promesa o el ofrecimiento de pagos facilitadores o propinas con el objetivo de facilitar la consecución de un negocio. En caso de existir cualquier duda o excepciones reales y fundadas a estas reglas la decisión la tomará el superior del empleado, debiéndolo haber notificado previamente por escrito al director de operaciones de la división. Aquellos empleados que reciban obsequios permitidos como resultado de su función profesional o que por razones cultu rales no puedan rechazar obsequios no permitidos estarán obligados a distribuir estos obsequios entre la plantilla de Kaba (por ejemplo si se trata de vino o licores) o ponerlos a disposición de Kaba (en el caso, por ejemplo, de un cuadro que pueda ser colgado en una sala de conferencias). Este código de conducta deber ser comunicado al aceptar el regalo. Soborno Code of Conduct 5

6 Invitaciones La norma relativa a invitaciones es similar por cuanto cualquier invitación debe ajustarse a los límites razonables de modo que su aceptación no conduzca a ninguna forma de dependencia por parte de quien la recibe. De nuevo, se aplican normas diferentes en caso de estar tratando con oficiales gubernamentales, en especial (entre otros) si son de EEUU. Se permite ofrecer o aceptar invitaciones en los siguientes casos: Consecuencias legales La pena imponible a la conducta prohibida señalada en el párrafo Conducta prohibida está determinada por la legislación pertinente. Es importante resaltar que el empleado que soborna a un cargo público no sólo comete un delito en el país del cargo público sino también en su propio país de origen. Además, el empleador de cualquier trabajador implicado en un soborno activo y posiblemente incluso Kaba Holdings AG como empresa matriz puede ser considerado responsable. Comidas o cenas con representantes de compañías con las que Kaba trabaja, proporcionándose su coste para la ocasión. El incumplimiento de esta directiva acarreará sanciones disciplinarias por parte del empleador. Eventos especiales en los cuales es la empresa quien extiende la invitación, por ejemplo, aniversarios de compañías que se celebren en la oficina principal de la compañía en cuestión, días de puertas abiertas, eventos para clientes. Eventos empresariales organizados por empresas del grupo Kaba de alcance adecuado y que hayan sido previamente aprobados por la dirección. Cualquier excepción que suponga una desviación de esta política de empresa requerirá la autorización previa del superior del empleado en cuestión quien, a su vez, deberá notificarla previamente por escrito al director de operaciones de la división. Implementación, responsabilidad Los directores de operaciones de división tienen la responsabilidad de asegurarse de que la dirección y la plantilla de las filiales, así como sus socios y colaboradores, estén al tanto del contenido de la presente directiva y actúen de conformidad con ella. Se espera que la dirección constituya un ejemplo de comportamiento acorde con los principios señalados en esta directiva y que fomente tal comportamiento entre los empleados a través de instrucciones claras. Los empleados son responsables de actuar de conformidad con esta directiva. En caso de duda, deberán consultar a sus superiores. Esta directiva no puede establecer o prever todas las situaciones a las que la dirección y los empleados tendrán que hacer frente. El manual del empleado de la filial puede proporcionar más orientación acerca de determinados asuntos. En caso de duda, deberá ponerse en contacto in mediatamente con el director de operaciones del departamento y/o el oficial de conformidad. 6 Code of Conduct Soborno

7 Empleo en igualdad de condiciones Finalidad. Esta política de empresa establece y comunica la política de Kaba en materia de igualdad de oportunidades de empleo. Política Procedimiento En sus políticas de contratación y promoción, Kaba se compromete a proporcionar igualdad de oportunidades a todas las personas cualificadas. Kaba se esforzará por crear una plantilla que sea un reflejo de la diversidad de la población de las comunidades en las que opera. Kaba cumplirá, en todas sus operaciones y prácticas laborales, con la ley que regula la igualdad de oportunidades de empleo para asegurarse de que no haya discriminación ilegal contra ningún empleado o candidato. Se pretende ofrecer a los trabajadores un entorno de trabajo libre de discriminación, hostigamiento, intimidación o coacción relacionados directa o indirectamente con la raza, color, religión, discapacidad, sexo, orientación sexual, edad u origen nacional. Todos los directores, miembros de la dirección y empleados deberán apoyar activamente esta política empresarial. Todas las acciones y decisiones adoptadas por los directores, miembros de la dirección y sus subordinados deberán ser coherentes con esta política empresarial y deberán fomentarla. Un empleado que crea que ha sido o está siendo objeto de discriminación deberá advertir de este hecho a su supervisor inmediato, al jefe de departamento, al departamento de recursos humanos, al director de operaciones del departamento o al oficial de conformidad, según considere conveniente el empleado. Un empleado que crea que se está produciendo o se ha producido algún tipo de discriminación debería informar de dicha conducta a una de las personas anteriormente citadas, independientemente del cargo de la persona ofensora (por ejemplo director, supervisor, otro empleado, etc.). Si un director o supervisor recibe una queja sobre discriminación, el director o supervisor deberá comunicar dicha queja al departamento de recursos humanos de inmediato. Esta política en absoluto requiere que ningún empleado que quiera poner una queja por discriminación tenga que dirigir el asunto a la persona que es objeto de la queja. Todas las quejas por discriminación se investigarán con celeridad. Se protegerá la privacidad de las personas relacionadas con la queja, a excepción de aquello que resulte necesario para conducir una investigación adecuada. Si la investigación corrobora la queja, se adoptarán medidas correctivas de inmediato para poner fin a la discriminación y prevenir su reaparición. Un empleado que crea que ha sido objeto de discriminación o que crea haber observado indicios o casos de discriminación y que informe de ello de acuerdo con esta política no recibirá represalias ni será tratado de forma distinta por motivo de su acción. Empleo en igualdad de condiciones Code of Conduct 7

8 Acoso Finalidad. Esta política establece y comunica la política de prohibición del acoso de Kaba. Política Kaba cree que todos los empleados deberían ser tratados con dignidad y respeto. Es política de Kaba ofrecer un ambiente de trabajo donde no haya ningún tipo de acoso. Kaba prohíbe cualquier forma de acoso a sus empleados por parte de los directores, gerentes y demás empleados, incluyendo supervisores u otros miembros de la dirección. Es responsabilidad de cualquier empleado y director cooperar para alcanzar esta meta. El acoso se considera mala conducta profesional y puede acarrear acción disciplinaria, incluyendo el despido inmediato. En esta política, el término acoso incluye acoso sexual, hostigamiento racial, étnico y otras formas de hostigamiento, incluyendo aquéllas basadas en la discapacidad. A continuación, se muestran algunos ejemplos de lo que se puede considerar acoso, dependiendo de los hechos y circunstancias: Acoso verbal o por escrito Por ejemplo, comentarios inoportunos o peyorativos con respecto a la raza, color, sexo, orientación sexual, religión, ascendencia, origen étnico, discapacidad física o mental, edad, apariencia u otra clasificación protegida por la ley; amenazas o daño físico; o la distribución, incluyendo por u otro medio electrónico, o la exposición en cualquier zona de trabajo de Kaba de material gráfico o escrito que tenga estos efectos. Acoso físico Por ejemplo, pegar, empujar u otro tipo de contacto físico agresivo, tocamientos o amenazas de hacerlo o gestos inapropiados. Acoso sexual Por ejemplo, conducta sexual inadecuada, ya sea verbal o física, incluyendo entre otras cosas, acercamientos sexuales, petición de favores sexuales, u otra conducta física o verbal de naturaleza sexual, tenga o no intención de procurar una relación íntima. Hostigamiento racial Por ejemplo, comentarios inoportunos o peyorativos con respecto a la raza, el color, la ascendencia o el origen étnico, la distribución, por u otro medio electrónico o la exposición en cualquier zona de trabajo de Kaba de material gráfico o escrito que tenga estos efectos. 8 Code of Conduct Acoso

9 No se considera acoso u hostigamiento de ningún tipo que los supervisores u otros miembros de la dirección hagan cumplir el desempeño del trabajo y los estándares de conducta de un modo justo y consistente. Los empleados que incumplan esta política contra el acoso y hostigamiento estarán sujetos a acciones disciplinarias a criterio de la empresa, pudiendo quedar suspendidos o despedidos. Los supervisores y otros miembros de la dirección que no comuniquen las violaciones cometidas por otros que les hayan sido comunicadas también quedarán sujetos a acciones disciplinarias, pudiendo quedar suspendidos o despedidos. Procedimiento Cualquier empleado/a que crea que está siendo acosado/a debería considerar advertir a la parte ofensora para que modifique su conducta. Esto a menudo resuelve el problema. Sin embargo, si un empleado no se siente cómodo a la hora de dirigirse a la parte ofensora (o si la actitud inapropiada de la parte ofensora continúa), el empleado debería advertir a su supervisor inmediato acerca de dicha conducta ofensiva. Si el empleado prefiere discutir el tema con una persona que no sea su supervisor inmediato, o si éste no ha tomado, en opinión del empleado, las medidas adecuadas para resolver el problema, el empleado debería ponerse en contacto con el jefe de recursos humanos, el director de operaciones de su departamento o el oficial de conformidad. Todas las quejas de este tipo se investigarán con rapidez y discreción. Los empleados no sufrirán ninguna consecuencia negativa como resultado de haber informado acerca de cualquier tipo de acoso, incluyendo el acoso sexual. Acoso Code of Conduct 9

10 Ley de libre competencia y antimonopolio Finalidad. Esta política de empresa establece los principios por los que Kaba asegura su conformidad con la legislación en materia de libre competencia y antimonopolio. La directiva C23 del Manual Kaba ofrece una información más detallada sobre este tema. Política Kaba actuará de conformidad con las leyes vigentes en materia de libre competencia y antimonopolio. Creemos en un sistema de empresa libre y competitiva. Creemos que un cumplimiento estricto de las leyes pertinentes es la mejor manera de defender los intereses de nuestros clientes. Sólo de esta manera nos ganaremos su confianzaa. Por favor, consulte la directiva C23 del Manual Kaba para obtener más información. Por favor, formule cualquier pregunta al departamento legal del grupo. Las leyes en materia de libre competencia y antimonopolio varían de un país a otro. Nuestros estándares mínimos son los siguientes: Competimos de manera abierta e independiente en cada mercado. No cerramos acuerdos formales ni de otro tipo con competidores para fijar precios o para asignar de manera ilegal productos, mercados, territorios o clientes. No compartimos información sobre precios, márgenes de beneficios, costes, pujas, acciones, prácticas de distribución y condiciones de venta con nuestros competidores. Entendemos y actuamos de conformidad con todas las leyes pertinentes en materia de precios a lo largo de la cadena de distribución. No favorecemos injustamente a un cliente en perjuicio de otro cliente que sea su competidor. No acudimos a reuniones de las autodenominadas asociaciones de comercio a menos que se traten de asociaciones legítimas y profesionales con finalidades comerciales, técnicas o profesionales. 10 Code of Conduct Ley de libre competencia y antimonopolio

11 Informar sobre no conformidad Finalidad. Esta política de empresa constituye una parte integrante del Código de Conducta de Kaba y está concebida para facilitar el cumplimiento del Código. Política Kaba es un grupo descentralizado y cada una de las empresas Kaba deberá tomar sus propias decisiones independientes sobre los diferentes asuntos relativos al negocio. Sin embargo, los estándares tratados en este Código representan la base de los valores de Kaba. La conformidad de todo el grupo es esencial y cada empleado tiene la responsabilidad de defender estos principios. Se pide a todos los empleados que informen sobre cualquier violación de la ley o de este Código o en caso de que se les pida que hagan algo que pueda constituir una violación. Podrá informar al supervisor, al superior del supervisor, al director de operaciones de la división o al oficial de conformidad. La confidencialidad se mantendrá en la mayor medida posible pero, como ocurre con cualquier investigación, no se puede garantizar al 100%. No se tolerará ningún tipo de represalia ni de persecución de ningún empleado que haya informado de su preocupación de buena fe y tales acciones serán en sí mismas objeto de acción disciplinaria. Lo mismo se aplica a cualquier abuso de los procesos informativos. Los empleados que tengan preguntas sobre una situación concreta deberían pedir ayuda dirigiéndose a los contactos anteriormente citados. Lo más importante es resolver los problemas rápidamente antes de que el grupo se vea perjudicado gravemente. Informar sobre no conformidad Code of Conduct 11

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13 Confirmación de la recepción Finalidad. El Código de Conducta es una recopilación de normas para todos los empleados del grupo Kaba. Es vinculante y debe ser cumplido siempre por todos los trabajadores. A través del formulario que aparece más abajo, cada empleado debe confirmar de forma individual la recepción del Código de Conducta del grupo Kaba. Después de firmarlo, según las instrucciones del gerente de cada sociedad Kaba, debe guardarlo en una carpeta personal o en un archivo similar. Por la presente confirmo que he recibido y comprendido el Código de Conducta. Apellidos Nombre Empresa Cargo Localidad/fecha Firma Para cualquier pregunta diríjase, por favor, en primera instancia al director general de su compañía local y, a continuación, en su caso, al oficial de conformidad (actualmente, el consejero general en Rümlang o a su delegado).

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16 Kaba Holding AG Hofwisenstrasse Rümlang Suiza Teléfono Fax