Políticas de pago de viáticos, horas extraordinarias y Compensaciones Especiales

Transcripción

1 Políticas de pago de viáticos, horas extraordinarias y Compensaciones Especiales Elaborado por licia Tejada y Josefina Pepín 1

2 REGISTRO DE MODIFICCIONES VERSIONES VER 02: 30 de marzo, 2005 DETLLE MODIFICCIONES 1.- dición de párrafos en las Normas y Políticas Generales 2.- dición del concepto de compensación de horas extras con horas de permisos en el punto 3.3 VER 03: 10 de marzo, 2005 VER 04: 18 de abril, dición de compensación monetaria por antigüedad en el cargo y a algunos grupos de trabajos 1.- Observaciones de Josefina Pepín y observaciones de la Dirección a la versión 02. dición de los objetivos no. 5 y 6 VER 05: 13 de Septiembre, Fue aprobada la compensación de combustible por antigüedad, ver acápite 3.5 VER 06: 08 de junio, Se especificó el concepto que aplica para que una labor pueda ser pagada como fuera de plaza. 2. Se define específicamente el nombre de la política llamada Fuera de Plaza como Labores realizadas en el interior del país. 3. Se crea un formulario de reposición de ponchado, para que sea completado por los empleados cuando realicen labores fuera de la localidad de la escuela en su horario de trabajo dentro de la ciudad. 4. Se especifica que la reposición de ponchado solo justifica horas normales, si se trabajan horas extras debe completarse previamente el formulario de esta categoría. VER 07: 07 de abril, Se agregó la segmentación de pagos de horas extraordinarias, ya que las horas laboradas de lunes a viernes se le llama Compensación y 2

3 las horas de los fines de semana y días festivos se le llama horas extras. 6. Especificación del concepto pago fuera de plaza. 7. Procedimiento del Pago de Bono Vacacional y Bono Escolar. 8. Procedimiento de la cena y transporte en horas extraordinarias. 3

4 INDICE 1. OBJETIVO GENERL Objetivos Específicos lcance General Definición de términos NORMS Y POLITICS GENERLES PROCEDIMIENTOS Procedimiento para el otorgamiento de viáticos dentro del país Procedimiento para el otorgamiento de dietas Procedimiento para el pago de horas extras Procedimiento para el pago de horas de compensación Procedimiento para el pago de compensación por labores realizadas fuera de plaza (Labores realizadas en el interior del país) Procedimiento para el pago de compensación por antigüedad Procedimiento para el pago de Bono Vacacional Procedimiento para el pago de Bono Escolar Procedimiento para el otorgamiento de viáticos fuera del país

5 1. OBJETIVO GENERL Disponer de un instrumento que regule el otorgamiento de pago de horas extraordinarias, compensación fuera del lugar de trabajo, viáticos o dietas a los Funcionarios, consultores y empleados de la Escuela Nacional de la Judicatura. 1.1 Objetivos Específicos 1. Establecer los criterios para cubrir gastos de viáticos dentro del país 2. Establecer los criterios para cubrir gastos de dieta 3. Establecer los criterios para el pago de horas extraordinarias 4. Establecer los criterios para el pago de compensación por labores fuera de horario laborable 5. Establecer los criterios para el pago de compensación por labores realizadas fuera de plaza 6. Establecer los criterios para el pago de compensación especial por antigüedad en el cargo. 7. Establecer criterios para el otorgamiento del bono vacacional a los funcionarios y empleados 8. Establecer criterios para el otorgamiento del bono escolar a los funcionarios y empleados con hijos en edad escolar 9. Establecer los criterios para cubrir gastos de viáticos fuera del país 1.2. lcance General En el caso de los puntos 1 y 2, este procedimiento es aplicable tanto para empleados fijos de la ENJ, consultores invitados, y contratistas. En el caso de los puntos 3y 4, este procedimiento es válido sólo para empleados fijos de la ENJ, excluyendo al Director y al Subdirector(a) de la ENJ. En el caso de los puntos 5 y 6 este procedimiento es aplicable a todos los empleados fijos de la ENJ, incluyendo Director y Subdirector(a). En el caso del punto no. 6, este procedimiento solo es aplicable para empleados fijos con labores ininterrumpidas en la institución con un mínimo de 3 años, ocupando posiciones de Director, Subdirector, gerente, gestor y/o especialista Definición de términos los fines de facilitar la comprensión de las normas contenidas en este PROCEDIMIENTO se definen los siguientes conceptos. VIÁTICOS: dinero o provisiones por concepto de alojamiento, gastos de alimentación y transporte, que se dan a los funcionarios, consultores y empleados que realizan un 5

6 viaje al interior del país en el desempeño de sus funciones. Este concepto de pago no es reembolsable lojamiento, alimentación y Transporte: En caso de que la ENJ contrate directamente este servicio en el interior, este concepto será deducible del valor que le corresponda al beneficiario. En caso de que la ENJ no contrate directamente, dará los fondos de acuerdo a las tablas correspondientes y sujeto al precio del mercado, previa autorización por la ENJ. DIET: Desembolso que se otorga a los funcionarios, consultores y empleados para cubrir gastos de alimentación y transporte mientras desempeñan un trabajo fuera de horario habitual de trabajo. Este concepto de pago es liquidable contra factura original. HORRIO LBORBLE: Se Considera horario laborable, el período de tiempo comprendido de lunes a viernes de 8 am. 5pm. Para algunas posiciones este horario puede cambiar sin exceder las 40 horas semanales. Esto es equivalente: o o o o 8 horas por día laborables, 40 horas semanales, días laborables al mes horas al mes HORRIO NO LBORBLE: Se Considera horario NO laborable, el período de tiempo posterior a las 5:00 pm o antes de las 8:00 am. (de lunes a viernes ), los sábados, domingos y días feriados. Para algunas posiciones esto varía respetando las 40 horas semanales. HORS EXTRORDINRIS: Toda hora trabajada excediendo las 40 horas semanales. PGO DE HORS EXTRORDINRIS: Pago que se otorga al empleado que realiza trabajos permanentes, solicitados por el gerente, gestor o especialista, y autorizado por la Dirección en horario no laborable, luego de la compensación de las 40 horas regulares de trabajo por semana. PGO DE COMPENSCION FUER DE PLZ Y POR NTIGÜEDD EN EL CRGO: Gratificación, según el alcance de este procedimiento, que se otorga a funcionarios, funcionarios medios y empleados por realizar labores fuera del lugar de trabajo, ya sea en el interior como en el exterior del país, así como por labores ininterrumpidas en la institución con un mínimo de (3) años y en otra modalidad, a los funcionarios. CONSULTORES: Especialistas al servicio de programas de cooperación técnica de un organismo nacional o internacional, o cualquier otro consultor que labore para programas especiales de la institución. FUNCIONRIOS: Se considera con la categoría de funcionarios, Director y Sub- Director.. 6

7 EMPLEDOS: Se consideran con la categoría de empleados a los Gerentes, Gestores, Especialistas, nalistas, sistentes y Personal de apoyo. PLZ: Lugar sede de trabajo. Ubicación del local de la ENJ. 7

8 2. NORMS Y POLITICS GENERLES 1. Todo funcionario, consultor y empleado, podrá recibir viáticos y dieta para el desarrollo de sus actividades conforme a los establecido en este manual 2. Solo los empleados recibirán el pago de horas extraordinarias y compensación, en el caso de que las mismas sean requeridas por la institución para el desarrollo de sus actividades, conforme a lo establecido en este manual. 2. Las solicitudes de viáticos deberán ser formuladas con dos (5) días de anticipación, utilizando el formulario programación de viaje diseñado para tales fines. 3. Todas las solicitudes deberán ser originadas por el gerente, gestor o especialista del área de trabajo, o el proyecto correspondiente, partiendo de la necesidad comprobada de realizar labores ya sea fuera del horario laborable, en el interior o exterior del país. 4. En caso de que por razones justificadas el empleado o el consultor tenga que permanecer en el lugar del viaje más del tiempo originalmente previsto, debe comunicarse con su superior inmediato para notificarle sobre el hecho. 5. Los valores a ser pagados por concepto de viáticos, dieta, horas extraordinarias y compensación, deberán ser planificados y previstos dentro del presupuesto de las actividades y proyectos, y en casos contrario, deben ser justificados por el gerente, gestor y/o especialista y autorizadas por la Dirección. 7. La gestión de pagos por los diferentes conceptos serán gestionados una vez al mes, conjuntamente con la nómina. 8.- La institución otorgará al año a cada empleado fijo, que haya laborado un mínimo de 1 año, el total de (3) días, o equivalentes en horas (24 horas), no consecutivos, con la categoría de permisos, los cuales serán autorizados, según indique el Manual de Políticas y Procedimientos de Recursos Humanos. El empleado que no cumpla con un (1) año de servicio en la ENJ y que requiera de permisos en un año, deberá reponerlas trabajando en horario no laborable, previo acuerdo con el gerente, gestor y/o especialista y la dirección La modalidad de compensación de las horas extras, se realizará partiendo de una base mínima de computación de 40 horas semanales y considerando las 24 horas de permiso otorgado por la institución. 11. Los registros a fines de calcular la compensación son: o Registro de horas de permiso autorizadas. o Registro de horas adicionales de permiso que excedan las 24 horas otorgadas por la institución. 8

9 o o Registro de las horas extras laboradas para fines de pago, debidamente autorizadas y calculadas por semana. Registro de las horas laborables de la semana en que se reporta horas extraordinarias, las cuales deberán cumplir con un tope de 40 horas, incluyendo días feriados. 9

10 3. PROCEDIMIENTOS 3.1 Procedimiento para el otorgamiento de viáticos dentro del país Beneficiarios: Este concepto de pago se le otorgará a funcionarios, consultores, empleados y pasantes de la Escuela Nacional de la Judicatura, para cubrir gastos de alimentación, y alojamiento en el interior del país. lcance: El concepto de pago se realizará en el momento que surja la necesidad como consecuencia de la realización de una actividad o proyecto. Criterios de Montos de pagos: Será considerado la tabla detallada en el documento IGT-ESP-007, la cual indica la categoría del cargo, y los conceptos de pago de viático de desayuno, almuerzo, cena y alojamiento. Existen dos tablas: una que abarca las localidades de Puerto Planta, Santiago, La Vega, Jarabacoa, La Romana, Samaná, Barahona, Nagua, Río San Juan, Montecristi e Higuey. La otra tabla abarca las demás localidades en el interior del país. Horarios: El reconocimiento de cada uno de los componentes de los viáticos se regirá por el horario que será el siguiente: DESYUNO: El beneficiario tendrá derecho al desayuno si su salida se efectúa a partir de la 6:00 a.m. LMUERZO: El beneficiario tendrá derecho al almuerzo si sale de su lugar habitual de trabajo antes de las 12m. y regresa después de las 3:30 p.m. CEN: El beneficiario tendrá derecho a la cena si sale o permanece fuera de su lugar de trabajo desempeñando sus funciones después de las 7:00 p.m. utorización: Este concepto de gasto será solicitado por el gerente, gestor o especialista o gerente del proyecto que requiera el servicio fuera del lugar de trabajo, y el (la) Gestor(a) de dministración y Finanzas. La solicitud de viáticos se deberá solicitar a la Gestión dministrativa y Financiera cinco (5) días laborables previa al viaje a realizar y se deberá llenar las informaciones del viaje en el documento IGT-FOR-012. El beneficiario que tenga que utilizar los servicios de transporte de la institución deberá solicitarlo con cinco (5) días laborables de anticipación. 10

11 3.2 Procedimiento para el otorgamiento de dietas Beneficiarios: Este concepto de pago se le otorgará a funcionarios, consultores empleados y pasantes de la Escuela Nacional de la Judicatura, para cubrir gastos de alimentos y transporte, siempre y cuando sea en horario no laborable y días no laborable en la ciudad. lcance: El concepto de pago se realizará en el momento que surja la necesidad como consecuencia de la realización de una actividad o proyecto. Criterios de Montos de pagos: Serán cubiertos directamente por la ENJ, los costos de alimentos y transporte, a todos los funcionarios, consultores empleados y pasantes de la ENJ. Horarios: El reconocimiento del gasto a incurrir por concepto de dieta, será dentro del siguiente marco: DESYUNO: El Funcionario, Consultor, Empleado o pasante tendrá derecho al desayuno si su salida se efectúa a partir de la 6:00 a.m. LMUERZO: El Funcionario, Consultor, Empleado o pasantes tendrá derecho al almuerzo En horario laborable de trabajo (o sea, de 8am. 5pm.) a Días no laborables, si sale antes de las 10 am. regresa después de las 2:30 p.m. Debe ser solicitada previo a la fecha de realizar la actividad. CEN: El beneficiario tendrá derecho a la cena si sale o permanece fuera de su lugar de trabajo desempeñando sus funciones después de las 7:00 p.m. Dicha dieta será solicitada a Capital Humano, previa autorización del supervisor inmediato, antes de las 3:00 PM, el cual será responsable de la formalización de la contratación al suplidor vigente. El monto tope por beneficiario por concepto de alimentos, tanto dentro o fuera de la institución, es de RD$ En caso de que el servicio contratado no haya sido recibido conforme por los beneficiarios, ya sea por incumplimiento en el servicio, le será reembolsado el gasto incurrido al beneficiario, previa autorización de Capital Humano. En caso de que las labores sean fuera del local de la institución, se le otorgará al beneficiario un provisional equivalente al tope vigente, sujeto a liquidación mediante el fondo de viático. 11

12 utorización: Este concepto de gasto será autorizado por el gerente o gestor del área. La solicitud de dieta se deberá solicitar a la Gestión dministrativa y Financiera en horario laborable, en caso de que se requiera usar el fondo de viático. El beneficiario que tenga que utilizar los servicios de transporte de la institución deberá solicitarlo, en horario laborable. Dicho viático será liquidable contra factura original debidamente sellada por la Gestión dministrativa y financiera. 3.3 Procedimiento para el pago de horas extras Beneficiarios: Este concepto de pago se le otorgará a todos los empleados fijos y empleados en período probatorio de la Escuela Nacional de la Judicatura. lcance: El concepto de pago se realizará en el momento que surja la necesidad como consecuencia de la realización de una actividad o proyecto durante los días sábados, domingos y días feriados. Criterios de Montos de pagos: Será tomado como base de cálculo, el costo por hora de la persona que ocupe el cargo (Gerente, Gestor, Especialista, nalista, sistente y personal de apoyo) el cual será multiplicado por un factor según la siguiente clasificación: o Labores realizadas días sábados, factor 1.5 o Labores realizadas días domingos y feriados, factor 2.0 Horarios: En el caso de que las labores extraordinarias sean realizadas dentro de las instalaciones del local, se deberá evidenciar registro de asistencia del empleado a través del control de asistencia existente. En el caso de que las labores extraordinarias sean realizadas fuera del local, el supervisor inmediato del empleado deberá validar las horas de inicio y fin de la labor a realizar. utorización: Este concepto de gasto será autorizado por el Encargado de la ctividad o Gerente del Proyecto que requiera el servicio extraordinario días sábados, domingos o feriados, a través de un formulario de autorización previa (IGT-FOR-002). El cálculo de las horas extras es especificado en el documento IGT-ESP

13 3.4 Procedimiento para el pago de horas de compensación Beneficiarios: Este concepto de pago se le otorgará a todos los empleados fijos y empleados en período probatorio de la Escuela Nacional de la Judicatura. lcance: El concepto de pago se realizará en el momento que surja la necesidad como consecuencia de la realización de una actividad o proyecto durante los días de lunes a viernes. Criterios de Montos de pagos: Será tomado como base de cálculo, el costo por hora de la persona que ocupe el cargo (Gerente, Gestor, Especialista, nalista, sistente y personal de apoyo) el cual será multiplicado por un factor según la siguiente clasificación: o Horas a compensar de lunes a viernes factor, 1.5 Horarios: Ver las definiciones de los términos (punto 1.3) de Horario laborable. utorización: Este concepto de gasto será autorizado por el Encargado de la ctividad o Gerente del Proyecto que requiera el servicio fuera del horario normal de trabajo a través de un formulario de autorización previa (IGT- FOR-002). El cálculo de las horas de compensación son especificadas en el documento IGT-ESP Procedimiento para el pago de compensación por labores realizadas fuera de plaza (Labores realizadas en el interior del país). Beneficiarios: Este concepto de pago se le otorgará a empleados fijos que ocupen los cargos de Gerentes, Gestores, Especialistas, y nalistas de la Escuela Nacional de la Judicatura, como compensación adicional por labores realizadas fuera del lugar de trabajo en el interior del país, es decir, una compensación por el desprendimiento de dormir fuera de su hogar en la segunda noche. lcance: El concepto de pago se realizará en el momento que surja la necesidad como consecuencia de la realización de una actividad o proyecto en el interior del país que requiera la estadía del empleado por más de un (1) día, incluyendo alojamiento. Criterios de Montos de pagos: Será tomado como base de cálculo, el costo por hora de la persona que ocupe el cargo (Gerentes, Gestores, Especialistas, nalistas) el cual será multiplicado por un factor según la siguiente clasificación: 13

14 o Será considerado a compensarse a partir de la segunda noche fuera de plaza (desde las 5:00 pm hasta las 8:am del día tercero siguiente, es decir 15 horas) y serán pagadas bajo el factor 1.5 días laborables o factor 2.0 si es domingo o feriado según sea el caso. continuación presentamos algunos ejemplos para la interpretación de este beneficio: EJEMPLO: 1 (2 DIS, 1 NOCHES FINLIZNDO DI DE SEMN) DIS NOCHES HORRIO LBORBLE HORS LBORDS HORS PGR CONCEPTO FCTOR SBDO 1er. 8-6PM 9 9 Hextras 1.5 1ra. DOMINGO 2do. 8-7pm 9 8 Hextras 2 EJEMPLO: 2 (3 DIS, 2 NOCHES FINLIZNDO DI DE SEMN) FUER PLZ DIS NOCHES HORRIO LBORBLE HORS LBORDS HORS PGR CONCEPTO FCTOR SBDO 1er. 8-6PM 9 9 Hextras 1.5 1ra. DOMINGO 2do. 8-7pm 9 8 Hextras 2 2da. 5pm-8am 0 15 H fuera plaza LUNES 3er. 7am-7pm 12 2 Hextras EJEMPLO: 3 (4 DIS, 3 NOCHES FINLIZNDO DI DE SEMN) FUER PLZ FUER PLZ DIS NOCHES HORRIO LBORBLE HORS LBORDS HORS PGR CONCEPTO FCTOR SBDO 1er. 8-6PM 9 9 Hextras 1.5 1ra. DOMINGO 2do. 8-7pm 9 8 Hextras 2 2da. 5pm-8am 0 15 H fuera plaza LUNES 3er. 7am-7pm 12 0 n/a n/a 3ra. 5pm-8am 0 15 H fuera plaza MRTES 4to. 8am-10am 2 0 n/a n/a

15 EJEMPLO: 4 (4 DIS, 3 NOCHES FINLIZNDO FIN DE SEMN) FUER PLZ FUER PLZ DIS NOCHES HORRIO LBORBLE HORS LBORDS HORS PGR CONCEPTO FCTOR JUEVES 1er. 8-6PM 9 1 Hextras 1.5 1ra. VIERNES 2do. 8-7pm 9 0 n/a n/a 2da. 5pm-8am 0 15 H fuera plaza SBDO 3er. 7am-7pm 12 8 Hextras 1.5 3ra. 5pm-8am 0 15 H fuera plaza DOMINGO 4to. 8am-10am 2 2 Hextras Horarios: Ver las definiciones de los términos (punto 1.3) de Horario laborable, Horario no laborable y Pago por compensación. utorización: Este concepto de gasto será autorizado por la Dirección de la ENJ y validado por el supervisor inmediato. 3.6 Procedimiento para el pago de compensación por antigüedad Beneficiarios: Este concepto de pago se le otorgará a empleados fijos que ocupen los cargos de Funcionarios, Gerentes, Gestores y Especialistas de la Escuela Nacional de la Judicatura, como compensación adicional por labores realizadas ininterrumpidas en la institución a partir de los 3 años cumplidos. En el caso de los Funcionarios, este beneficio es inherente a la posición, independientemente del período laborado. 15

16 lcance: El concepto de pago se realizará en el momento que el empleado cumpla el 3er. año laborando en la institución y a los Funcionarios, según la escala establecida. Criterios de Montos de pagos: Será tomado como base de cálculo, la escala de asignación vigente en la Suprema Corte de Justicia a los empleados y funcionarios administrativos. continuación, se presenta la escala de asignación por antigüedad a aplicar: POSICION MONTO DIRECTOR 12, SUBDIRECTOR 10, GERENTE Y GESTORES 9, ESPECILISTS 5, Procedimiento para el pago de Bono Vacacional Beneficiarios: Este concepto de pago se le otorgará a empleados fijos que ocupen los cargos de Funcionarios, Gerentes, Gestores, Especialistas y nalistas de la Escuela Nacional de la Judicatura, como compensación adicional a partir de (1) un año cumplido en la institución. lcance: El concepto de pago se realizará en el momento en que el empleado cumpla el mes aniversario de ingreso a partir de la formalización del contrato. Si el empleado sale de la institución antes de concluir el año, ya sea por renuncia, o alguna otra razón que no sea una falta grave, le corresponderá la proporción del bono de acuerdo a la fecha de salida, como ocurre con el salario de navidad. Criterios de Montos de pagos: Será tomado como base el salario equivalente a un mes de sueldo menos retenciones del Impuesto Sobre la Renta. En caso de salida (o exclusión en nómina de pago) del empleado en fecha anterior al cumplimiento del aniversario, se le pagará la proporción del bono vacacional. 16

17 3.8 Procedimiento para el pago de Bono Escolar Beneficiarios: Este concepto de pago se le otorgará a empleados fijos que ocupen los cargos de Funcionarios, Gerentes, Gestores, Especialistas y nalistas y apoyo de la Escuela Nacional de la Judicatura, que sean padres de familia, y que hayan cumplido un año de labor ininterrumpida en la institución. Criterios de Montos de pagos: Si el empleado tiene un (1) hijo le será otorgado un bono por valor de RD $5,000.00, de dos (2) hijos en adelante le será otorgado un bono por valor de RD $10, Las condiciones para este beneficio son las siguientes: o Solo se aplicarán para estudios de Educación Pre-escolar, Primaria, Secundaria y Universitaria o plica para hijos estén estudiando hasta los 23 años de edad, ya sea a nivel primario o universitario. o Para aplicar por este beneficio, se deberá llenar el formulario no. IGT- FORM-013, aneándole una constancia válida de inscripción de la institución educativa donde se encuentren estudiando actualmente. o El empleado deberá estar laborando un mínimo de (1) en la institución. o Los hijos discapacitados serán beneficiados sin importar la edad. o Estos montos y condiciones pueden variar en función de lo dispuesto por el Pleno de la Suprema Corte de Justicia. 3.9 Procedimiento para el otorgamiento de viáticos fuera del país Beneficiarios: Este concepto de pago se le otorgará a funcionarios, Gerentes, Gestores o Especialista de la Escuela Nacional de la Judicatura, para cubrir gastos de alimentación, y alojamiento en el exterior del país. lcance: El concepto de pago se realizará en el momento que surja la necesidad como consecuencia de la realización de una actividad o proyecto. Criterios de Montos de pagos: Será considerado la escala de viáticos al exterior aprobado en la SCJ según indica la comunicación del Pleno de la SCJ no. DMP/05153/2002 y según el documento IGT-ESP-001. Dichos viáticos serán otorgados en moneda USD. El detalle de los montos correspondientes a alojamientos y alimentación se detallan por países en la escala de referencia. 17