EL HONORABLE CONSEJO UNIVERSITARIO CONSIDERANDO

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1 REGLAMENTO PARA OTORGAR Y LIQUIDAR VIÁTICOS, MOVILIZACIONES, SUBSISTENCIAS, ALIMENTACIÓN Y GASTOS DE TRANSPORTE A LOS SERVIDORES DE LA UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO. EL HONORABLE CONSEJO UNIVERSITARIO CONSIDERANDO Que en atención a lo dispuesto por la SENRES en resolución Nº SENRES publicada en registro oficial No.575 de fecha 22 de abril del 2009; EL SECRETARIO NACIONAL TÉCNICO DE DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS Y REMUNERACIONES DEL SECTOR PÚBLICO, resuelve, expedir, REGLAMENTO PARA EL PAGO DE VIÁTICOS, MOVILIZACIONES, SUBSISTENCIAS, ALIMENTACIÓN Y GASTOS DE TRANSPORTE: Que la UNEMI ha venido pagando viáticos, movilizaciones y subsistencias en atención a lo dispuesto por la SENRES, resolución Nº publicada en registro oficial No.474 de fecha 2 de diciembre del 2004, la misma que se deroga con la resolución citada en el primer párrafo; Que la institución debe usar la normativa vigente y que se ha venido usando las referencias actualizadas para el cálculo de los valores a pagar a los servidores universitarios desde la publicación de las reformas mediante resolución y fecha de publicación en el registro oficial; RESUELVE: Expedir y aprobar el siguiente Reglamento para otorgar y liquidar viáticos, movilizaciones y subsistencias en la República del Ecuador: CAPÍTULO I ÁMBITO DE APLICACIÓN Art. 1.- Se otorgan viáticos, movilizaciones, subsistencias, alimentación y gastos de transporte a las autoridades, personal docente, administrativo y de servicios de la Universidad Estatal de Milagro que deban realizar tareas específicas en una localidad distinta a la de su trabajo habitual, destinados a sufragar gastos de alojamiento y subsistencia ocasionados durante el transcurso de la gestión. Art. 2.- El trámite se hará en el formulario denominado Solicitud de viáticos, pasajes, ayudas económicas y gastos de movilización de vehículos que deberá llenarse con los datos en él solicitados. Art. 3.- En la solicitud se hará constar los nombres y apellidos completos y puesto que ocupa el servidor, fecha y hora de salida y retorno, lugar de destino, número de días, tipo de transporte a usar. Art. 4.- A las solicitudes deberá adjuntarse la documentación de soporte que justifique el gasto, tales como: invitaciones, programas, telegramas, comunicaciones expresas de la Unidad Académica, Departamento o Sección de la Administración Central al que pertenece el servidor. Para tramitar el pedido de viáticos, movilizaciones y subsistencias, si se trata de invitación, debe solicitárselo a la Universidad Estatal de Milagro y no debe ser a título personal, salvo o a excepción que demuestre que la Universidad Estatal de Milagro recibirá potenciales beneficios. 1

2 Toda solicitud debe ser tramitada por lo menos 48 horas antes de la comisión, salvo los casos considerados como urgentes, esta se enviara al señor Rector con copia al Departamento de Recursos Humanos. Art. 5.- Las delegaciones que deben salir de la Universidad, no podrán ser mayores a tres (3) personas y por los días indispensables para ejecutar la gestión respectiva, salvo excepciones autorizadas por la máxima autoridad. Art. 6.- La Unidad Académica o Administrativa que solicitare viáticos y subsistencias, deberá presentar la solicitud con la certificación de que el servidor pertenece a dicha Unidad y que se encuentra en ejercicio activo, así: a) Las Autoridades, Profesores, personal administrativo y de servicios de las Unidades Académicas deberán adjuntar la certificación del Director de la Unidad Académica. b) Las Asociaciones laborales adjuntarán la certificación del Secretario General de la Asociación. c) Los servidores no docentes que pertenecen a la Administración Central adjuntarán la certificación del Director de la Unidad Departamental o Sección respectiva. Art. 7.- El Departamento Financiero de la Institución establecerá los controles necesarios para verificar el número de días y los lugares a los cuales se han desplazado los servidores. Además se exigirá los siguientes requisitos: Certificación de asistencia. Informe de la actividad cumplida. Ticket de pasaje aéreo o terrestre. Factura de hospedaje. En todos los casos, incluyendo al Rector, deberá hacer constar en el informe las gestiones cumplidas, con hora de concurrencia que justifique primero el viaje y segundo que fue necesario quedarse los días que duró el viaje, si es que fuere del caso. Art. 8.- El servidor, una vez cumplida la gestión, está obligado a presentar por escrito el informe respectivo de cumplimiento de la comisión al Jefe Inmediato y al Departamento de Recursos Humanos, copia del cual presentara al Director Financiero con los justificativos señalados en el artículo 7 de este reglamento, en un plazo no mayor a 15 días laborables contados desde la fecha del término de la gestión. Caso contrario, el Departamento Financiero retendrá en el sueldo del próximo mes, los valores correspondientes e informará al Rector para las acciones legales del caso. Art. 9.- El Departamento Financiero llevará un control individual y por dependencia, de las personas que salen con viáticos y subsistencias, para la verificación oportuna de que falten por entregar comprobantes o documentos justificativos de viajes anteriores. En caso de no cumplir con este requisito, no podrán ser considerados para futuras comisiones. Art Los viajes sólo serán autorizados por el señor Rector o su delegado, autorizará viáticos y subsistencias sólo con cargo al Presupuesto de Operación. CAPÍTULO II DE LOS DE VIÁTICOS Art Viáticos, es el estipendio monetario o valor diario que por disposición de la Ley Orgánica de Servicio Público Art. 123, reciben los dignatarios, autoridades, funcionarios, servidores y trabajadores de las instituciones del sector público destinado a sufragar los gastos de alojamiento y alimentación que se ocasionaren durante la comisión de servicios, cuando por razones de trabajo deban pernoctar fuera de su domicilio habitual. Los viáticos deberán calcularse sobre el día de 24 horas completas; cuando exceda de un día la orden de viáticos, el funcionario deberá justificar documentadamente la situación producida. 2

3 Si los viáticos son solicitados para salir fuera de la ciudad en carro y sale por la noche y regresa al tercer día, no tiene derecho a 3 días de viáticos, sino sólo a un día (Se hace referencia a que la comisión se realiza en un solo día, la noche se ocupa en viajar). La única excepción a la norma indicada es cuando presente factura de hotel por 2 días, con lo cual se completará el valor respectivo, siempre que no exceda del tope de viáticos por 2 días. Por ejemplo, una cancelación de vuelo obliga a una segunda noche de estadía. Art Para el cómputo de los viáticos se considerará lo que establece la Ley y este Reglamento. Art La liquidación de los valores por concepto de viáticos se efectuará con 48 horas de anticipación al viaje. Art. 14. Para el reintegro de los gastos realizados por su propio peculio, el servidor cuya solicitud de viáticos no fue tramitada a tiempo, tendrá que adjuntar los documentos respectivos probatorios de que ha realizado el viaje y que constan en el Art. 7 del presente Reglamento. En el caso de haber pasado la fecha del evento y no haya realizado el viaje, la solicitud será anulada en el Departamento Financiero, de lo cual se informara al Departamento de Recursos Humanos. CAPÍTULO III DE LAS SUBSISTENCIAS Art La subsistencia, es el estipendio monetario o valor destinado a sufragar los gastos de alimentación de los dignatarios, autoridades, funcionarios, servidores y trabajadores de las instituciones publicas que sean declarados en comisión de servicio y que tengan que desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo, hasta por una jornada diaria de labor y el viaje de ida y regreso se efectúe el mismo día, independientemente de los gastos de transporte. Art El monto de la subsistencia se calcula de acuerdo a lo estipulado en la Ley y en el presente Reglamento. Art Una vez cumplida la misión, el servidor deberá presentar la siguiente documentación al Departamento Financiero: Certificado de asistencia. Informe de la gestión realizada. Ticket aéreo o terrestre. CAPÍTULO IV DE LOS GASTOS DE ALIMENTACIÓN Art Se reconocerá el pago por alimentación, cuando la comisión que deba realizarse fuera del lugar habitual de trabajo, en un cantón que se encuentre dentro del perímetro o área geográfica provincial; el cumplimiento de la misma tendrá un tiempo de duración de por lo menos hasta seis horas. CAPÍTULO V DE LOS GASTOS DE TRANSPORTE Art Los gastos de transporte corresponden al pago de los pasajes de ida al lugar de la gestión y de retorno a Milagro. Los pasajes no podrán exceder de los costos o tarifas que se aplican en compañías nacionales. 3

4 Art Si se requiere transportación aérea, la institución proveerá los boletos aéreos por convenio con empresas de aviación si esto no fuera posible, el funcionario adquirirá los respectivos tickets, el valor de los mismos se liquidara con los viáticos, el servidor agregará al informe que corresponde entregar al Departamento Financiero, el boleto aéreo utilizado y la tarjeta de embarque de ida y retorno. Art De no utilizar el boleto aéreo, el servidor lo devolverá adjunto a la copia del informe en el Departamento Financiero para el trámite respectivo. Art En el caso que el servidor ocupe transporte terrestre, los valores se liquidaran con los viáticos o subsistencias que correspondan, si por circunstancias de oportunidad del pago el servidor universitario debe adquirir los mismos, para la reposición presentará adjunto al informe de la comisión los boletos del medio de transporte utilizado. Art Cuando la Institución proporcione los medios de transporte, no se reconocerá el pago por este concepto. Al chofer de la Institución se le proporcionará un fondo para cubrir gastos de combustible y al término de la gestión, presentará el informe correspondiente al Departamento Financiero, debiendo adjuntar los recibos respectivos. CAPÍTULO VI DE LAS PROHIBICIONES Art. 24. Se prohíbe viajar durante días feriados o de descanso obligatorio, salvo casos excepcionales conocidos y autorizados por la máxima autoridad de la institución. Art. 25. Se prohíbe autorizar viáticos, subsistencias, alimentación y transporte para ser endosados a terceras personas. Art. 26. Se prohíbe el reconocimiento de un número de días superior al que requiere el cumplimiento de la misión. Art. 27. No se otorgarán viáticos, subsistencias, alimentación y transporte a ningún servidor de la Institución por asuntos particulares, ni cuando estén en uso de licencia o vacaciones. CAPÍTULO VII Art El ordenador de pago, en este caso la Dirección Financiera de la UNEMI, liquidará los viáticos, subsistencias, movilización, alimentación y gastos de transporte en función de la tabla que se detalla a continuación y a las normas vigentes en cuanto a zonas del país. TABLA DE CÁLCULO ZONAS Y NIVELES NIVELES ZONA A ZONA B PRIMER NIVEL Autoridad de la Institución $ $ SEGUNDO NIVEL Directivos Institucionales $ $ TERCER NIVEL Profesionales $ $ CUARTO NIVEL Otros $ $ ZONAS GEOGRÁFICAS. ZONA A: Comprende las capitales de provincia y las ciudades de Manta, Bahía de Caráquez. ZONA B: Comprende el resto de ciudades del país. 4

5 NIVELES ADMINISTRATIVOS PRIMER NIVEL: AUTORIDADES DE LA INSTITUCIÓN Rector, Vicerrectores. SEGUNDO NIVEL: DIRECTIVOS DE LA INSTITUCIÓN Directores y Coordinadores de Unidades Académicas, Directores de Departamentos, Jefes de Sección. TERCER NIVEL: PROFESIONALES Docentes debidamente reconocidos por el Consejo de Educación Superior CES. CUARTO NIVEL: OTROS Este nivel estará integrado por servidores y trabajadores que no están considerados en los anteriores Niveles; para el caso de los choferes se considerará el inicio de la comisión, la hora en la que se emprenda el viaje. Las denominaciones no contempladas en los niveles antes señalados, se ubicaran en consideración a otras jerarquías que tengan funciones análogas o similares y el grado de responsabilidad e importancia dentro de la institución. La liquidación de los valores que correspondan por viáticos y subsistencias se realizara en función de lo que según la tabla le deba aplicarse a cada miembro de la comisión. DISPOSICIONES GENERALES PRIMERA.- Para la asignación de viáticos, subsistencias, alimentación y transporte a las Asociaciones Sindicales, de Empleados y Docentes y Estudiantes, estos se fijaran contemplando valores que permitan cubrir los gastos que implique el cumplimiento de la comisión de servicios y observando la disponibilidad de las asignaciones presupuestarias que les corresponden en el presupuesto institucional. SEGUNDA.- Las delegaciones que deben salir dentro del país y que excedan del número establecido, podrán solicitar la autorización del Rector, hasta un máximo de dos (2) personas de excedente. TERCERA.- En las ocasiones que la Institucion deba entregar aportes para estudiantes o docentes que conformen delegaciones culturales o que conformen los grupos culturales que representen a la UNEMI en eventos deportivos, se otorgara ayudas o subvenciones económicas autorizadas por la máxima autoridad de la institución (Honorable Consejo Universitario), las cuales deberán compensar los gastos que se realicen en el cumplimiento de la comisión, representación o delegación o al 60% del valor equivalente al cuarto nivel de la tabla de autorización de viáticos y subsistencias por cada día de la comisión. CUARTA.- De comprobarse que el funcionario realice una declaración falsa, a más de la multa del 10% u otra sanción mayor, se ordenará la devolución de cualquier pago recibido por viáticos, subsistencias, alimentación y transporte. QUINTA.- Cualquier forma de complicidad o encubrimientos por parte de funcionarios que laboran en el Departamento Financiero, en la Unidad Académica o Administrativa respectiva, por trámite pedidos de viáticos, subsistencia, alimentación y transporte o en cuanto a la no exigencia de justificación, la responsabilidad será solidaria conjuntamente con el infractor, en la devolución, sin perjuicio de la sanción a la que se haga merecedor. SEXTA.- En el caso de los señores choferes, se tomará en cuenta para la liquidación, la hora y fecha en que empieza su labor. Además, cuando deban trasladar a un funcionario en horas diferentes al horario ordinario, se les reconocerá el pago de horas extraordinarias o suplementarias y se liquidará con informe de movilización que usa el Departamento Administrativo y su verificación en el reloj biométrico, este pago se incorporara como ingreso en el rol de pago correspondiente. Adicionalmente en los casos en que los señores chóferes deban realizar viajes en los que se requiera se acompañe con un ayudante debe ser chofer ya que en viajes de larga duración es recomendable el descanso para el chofer. SÉPTIMA.- En el caso del personal docente y no docente que deba trasladarse en comisiones a ciudades cercanas, que no merezcan los reconocimientos citados en este Reglamento y que amerite el 5

6 desplazamiento a sitios diferentes al habitual de trabajo, en labores diferentes a las del cumplimiento de su trabajo ordinario, se les reconocerá US$5,oo por cada día que deba cumplirse estas labores, esta retribución esta dirigida a compensar los gastos que puedan generarse por movilización o alimentación. y se liquidará con informe del funcionario que cumple la comisión a su jefe inmediato, este informara al Director de Recursos Humanos, este pago se liquidara como un pago de viáticos en el que se reconoce alimentación y transporte. OCTAVA.- En el caso de viajes al exterior, estos los autorizara el H. Consejo Universitario, y liquidarán en atención a lo señalado Resolución de la SENRES No.182 publicada en Registro Oficial No. 2 del 12 de agosto del año 2009, referente a REGLAMENTO PARA PAGO DE VIÁTICOS EN EL EXTERIOR PARA LAS SERVIDORAS Y SERVIDORES DE LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO, el mismo que se anexa y es parte de este Reglamento, los viáticos se liquidarán y pagarán en función de la tabla definida en el capítulo III (DE LA FORMA DE CÁLCULO) de dicho reglamento, considerando los montos y factores para el efecto. NOVENA.- En caso de dudas en la aplicación de este reglamento se remitirá a la base legal señalada en el mismo, adicionalmente, este documento es susceptible de ser mejorado con el aporte de las distintas instancias institucionales. DISPOSICIÓNES TRANSITORIAS. PRIMERA.- Las denominaciones no contempladas en los niveles antes señalados, se ubicarán en consideración a otras jerarquías que tengan funciones análogas o similares y el grado de responsabilidad e importancia dentro de la institución. SEGUNDA.- Todo funcionario que realizare comisiones de servicios por las cuales tuviere derecho a viáticos, firmara documento de responsabilidad en el que autoriza el descuento de los valores no justificados en el plazo de quince días calendario posteriores a la realización de la comisión, el descuento se realizara de las remuneraciones a que tuviere derecho, sin derecho a reclamo posterior. CERTIFICO: Que el presente REGLAMENTO PARA OTORGAR Y LIQUIDAR VIÁTICOS, MOVILIZACIONES, SUBSISTENCIAS, ALIMENTACIÓN Y GASTOS DE TRANSPORTE A LOS SERVIDORES DE LA UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO, fue aprobado por el H. Consejo Universitario en sesiones extraordinarias realizadas los días 29 de mayo y 28 de junio del MSc. Agustín Arellano Quiroz SECRETARIO GENERAL

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