REGLAMENTO DE GASTOS DE VIAJE Y DE TRANSPORTE PARA FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA

Transcripción

1 REGLAMENTO DE GASTOS DE VIAJE Y DE TRANSPORTE PARA FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA N SP EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y LA MINISTRA DE SEGURIDAD PÚBLICA, En uso de las facultades conferidas por el artículo 140, inciso 3) de la Constitución Política, artículo 28, inciso 2.b de la Ley General de la Administración Pública, y la ley número 3462 del 2 de diciembre de Considerando: I.- Que las diferentes labores realizadas por los funcionarios del Ministerio de Seguridad, así corno las actividades de capacitación, les demandan constantemente su desplazamiento dentro y fuera del país. II.- Que el Ministerio ha establecido ciertas directrices para regular el pago de dichos gastos de viaje, en concordancia con la regulación vigente. III.-Que si bien el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, establece lineamientos generales para el pago de gastos de viaje, se ha considerado la necesidad de establecer regulaciones específicas, atinentes a los gastos que se incurran por parte de funcionarios de esta cartera. Por tanto, DECRETAN: Artículo único.- Dictar el siguiente: rao

2 REGLAMENTO DE GASTOS DE VIAJE Y DE TRANSPORTE PARA FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA N SP CAPITULO 1 Disposiciones generales Artículo 1.- Ámbito de aplicación. El presente Reglamento establece las disposiciones generales por las cuales se regirá el pago de gastos de viaje y transporte (viáticos), dentro y fuera del país, de los funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública, cuando en cumplimiento de sus funciones, deban desplazarse dentro o fuera del territorio nacional. Artículo 2.- Concepto. Se entenderá como viático aquella suma destinada a cubrir los gastos de transporte, alimentación, hospedaje y gastos menores en que daba incurrir un funcionario cuando en razón de sus funciones, se deba desplazar transitoriamente de su lugar de trabajo, a fin de cumplir con labores propias de su cargo. Artículo 3.- Definiciones. Para efecto de la aplicación del presente Reglamento se utilizarán varios conceptos que se definirán de la siguiente manera: Ley: Entiéndase la ley número 3462 Ley Reguladora de los Pastos de Viaje y Gastos por Concepto de Transporte para todos los Funcionarios del Estado, publicado en La Gaceta N 275 del 2 de diciembre de Reglamento de Viáticos: Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos. Contraloría: Contraloría General de la República. El Ministerio: Ministerio de Seguridad Pública. Funcionario: Funcionario del Ministerio de Seguridad Pública. Artículo 4.- Sujetos beneficiarios. Los gastos a que se refiere este Reglamento se cubrirán únicamente a los funcionarios que según el Registro de la Dirección de Recursos Humanos estén nombrados en una plaza de esta cartera, mediante un acto válido y eficaz de investidura. Artículo 5.-Casos de excepción. Además de los beneficiarios contemplados en el artículo anterior, también podrán ser cubiertos por el pago de este concepto. a) Asesores de organismos internacionales que estén prestando sus servicios al Ministerio, siempre que así este establecido en los convenios internacionales o programas de asistencia técnica vigentes.

3 b) Los funcionarios o empleados del sector privado que presten temporalmente y en forma gratuita sus servicios en este Ministerio, siempre y cuando dicha situación se ampare en algún convenio suscrito por ambas partes y dicho convenio establezca, entre otros aspectos, el reconocimiento de pago de viáticos. c) Funcionarios que están prestando sus servicios al Ministerio, pero que perciben su salario de otro ente público, siempre y cuando haya un acuerdo entre los entes públicos involucrados para que el ente beneficiario sea el que asuma dichos gastos. d) Cualquier otro que esté comprendido dentro de los estipulados en el artículo 4' del Reglamento de Viáticos. En caso que se presente una situación excepcional, no contemplada en este Reglamento ni por el Reglamento de Gastos, se procederá de conformidad con el artículo 53 de este último, sometiendo el caso a criterio de la Contraloría, para que sea esta la que determine si procede o no la autorización respectiva. Artículo 6.- Procedencia del gasto. Para que proceda la autorización de los gastos de viaje, debe existir una relación directa entre el motivo del viaje y la naturaleza del cargo que desempeña cualquiera de las personas contempladas en los artículos 4' y 5' de este Reglamento. CAPITULO II Del procedimiento Artículo 7.- Autorizaciones. En el caso de viajes al interior del país, corresponderá aprobar el pago de viáticos al Departamento de Contaduría Presupuestal, en la persona de su jefe o del subjefe, los cuales deberán verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la ley y el presente Reglamento. En cuanto a los viajes al exterior corresponde al jerarca de la Institución dictar el acuerdo de autorización de viaje respectivo, de conformidad con el artículo 31 del Reglamento de Viáticos. Artículo 8.- Adelanto de viáticos. Se entiende por adelanto, la suma total que deberá ser cancelada al funcionario, de conformidad con las tablas que para tales efectos establece el Reglamento de Viáticos en los artículos 18 y 34, y artículos concordantes, así como los gastos de transporte. Para establecer este adelanto, el funcionario deberá presentar a la oficina competente, según lo establece en el artículo anterior, una solicitud de aprobación de tales gastos, para asegurar la existencia de contenido presupuestario. Para viajes en el interior del país, el funcionario presentará su solicitud en un formulario elaborado previamente por la Contaduría Presupuestal, el que deberá contener, al menos información respecto al funcionario, lugar o lugares a visitar, duración estimada del viaje, el monto del adelanto, propósito del mismo y firma y sello de autorización por parte del jefe inmediato. En lo concerniente a viajes al exterior, el funcionario deberá adjuntar junto con el formulario de solicitud de adelanto, copia de la autorización de viaje, acordada por el jerarca de la Institución, la cual deberá contener como mínimo la información que requiere el artículo 31 del Reglamento de Viáticos, Artículo 9.- Formulario de liquidación de gastos. El formulario para liquidación de gastos de viaje, transporte y otros gastos menores deberá contener como mínimo la siguiente información: a).fecha de presentación de la liquidación. b).nombre completo, número de cédula, puesto que ocupa v oficina o dependencia en que labore el funcionario.

4 c).lugar visitado y periodo de duración del viaje. d).motivo del viaje. e).suma determinada por la Contaduría Presupuestal como adelanto. f ).Valor en letras y números del monto gastado. g).firmas del funcionario que realizó el viaje, del superior jerárquico que lo autorizó y del funcionario encargado de revisar y autorizar dicha liquidación. h).en caso de viajes al exterior, cualquier información adicional respecto a fechas y horas de llegada y salida de los diferentes lugares visitados, así como la tarifa diaria correspondiente. i).cualquier otro dato que exija la Contaduría Presupuestal, de conformidad con el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos. En el punto f) deberá realizarse un desglose de los montos correspondientes a desayuno, almuerzo, cena, hospedaje, así como los imputables a transportes y otros gastos conexos, reconocidos por el Reglamento de Viáticos. La información consignada en la liquidación de gastos de viaje y de transporte tiene carácter de Declaración Jurada, en el sentido de que se trata de una relación cierta de gastos ocurridos en la atención de asuntos oficiales. La omisión de datos importantes o la consignación errónea de los mismos acarreará sanciones de carácter administrativo, tanto para el funcionario como para su superior jerárquico, determinando la responsabilidad correspondiente a cada servidor. Artículo 10.- Presentación de cuentas. El funcionario que haya concluido gira, deberá presentar ante la Contaduría Presupuestal, dentro de los 7 días hábiles siguientes a que este se haya incorporado a sus labores, el formulario de liquidación de viaje y hacer el reintegro respectivo en los casos que proceda. La no presentación de la misma en el tiempo indicado, le impedirá al funcionario la autorización para un nuevo viaje, además que se le exigirá el reintegro de la totalidad de la suma adelantada. Esto sin perjuicio de cualquier otra sanción de carácter administrativo que se establezca en otras leyes o reglamentos de la institución y que se aplique a este tipo de casos, salvo que se demuestre la existencia de caso fortuito o fuerza mayor. La cancelación o posposición del viaje, implicará la devolución inmediata del adelanto, si lo hubiera. Para el caso de posposición, deberá presentarse una nueva solicitud en el momento en que el viaje se realice. Artículo 11.-Documentos que acompañen a la liquidación. Junto con la liquidación, el funcionario deberá adjuntar facturas de los gastos realizados y cualquier otro documento que le solicite la Oficialía Presupuestal al revisar la liquidación de gastos. En caso de viajes al exterior, se deberá presentar el talón del billete o billetes de avión, a efecto de verificar la hora de salida y de llegada al lugar de destino, con indicación de las escalas si las hubiera. Deberá presentarse el pasaporte y fotocopia del mismo, todo de conformidad con las disposiciones del Reglamento de Viáticos. Artículo 12.-Obligaciones del funcionario encargado de revisar las liquidaciones. El funcionario encargado de revisar las liquidaciones de gastos está obligado a: a).prevenir al funcionario que hizo el viaje de la presentación del formulario de liquidación, de manera previa al vencimiento del plazo establecido en el artículo 10. b).solicitar el reintegro de las sumas adelantadas en exceso, en relación con el gasto reconocido del viaje. c).ante el incumplimiento de la presentación de la liquidación de gastos, informar dentro de los 5 días posteriores al cumplimiento del plazo, al superior jerárquico del funcionario para que se tomen las medidas disciplinarias correspondientes. El incumplimiento de tales obligaciones le acarreará al funcionario la sanción administrativa que corresponda, de conformidad con la gravedad del acto u omisión y con las disposiciones reglamentarias internas previstas al efecto.

5 CAPITULO III Viajes en el interior del país Artículo 13.- Regulación aplicable. Los funcionarios que soliciten el pago de viáticos deberán someterse a las estipulaciones de este Reglamento y a las contenidas en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos que se apliquen a tal clasificación. Artículo 14.- Limitación Territorial: El pago de gastos de viaje de los funcionarios de este Ministerio, deberá ajustarse a las tablas del Reglamento de Viáticos, por lo que solo se cubrirán los gastos realizados fuera del Área Metropolitana de San José, con las excepciones previstas por el artículo 16 del Reglamento de Viáticos. Artículo 15.- Oficinas regionales en la zona. Cuando existan oficinas o dependencias del Ministerio en la zona a la cual se realiza el viaje, el funcionario podrá utilizar los servicios de alimentación y hospedaje de las mismas, siempre que estas reúnan las condiciones adecuadas para prestarlos. En este caso no se reconocerá al funcionario monto alguno por los citados rubros por concepto de viáticos, salvo los casos en que se esté efectuando una investigación en contra de alguno de los Jefes de la zona o bien de funcionarios de la unidad policial del lugar y en cualquier otro caso que el funcionario logre demostrar la necesidad o conveniencia de abstenerse de utilizar los citados servicios. (Reformado por Decreto Ejecutivo N SP publicado en el Alcance N 103 a La Gaceta N 246 del 20 de diciembre de 1999) Artículo 16.- Gastos en tránsito a oficina regional. Cuando el funcionario deba desplazarse a una oficina regional del Ministerio, como destino final, se le reconocerán gastos de viaje, según lo siguiente: a) Desayuno: Se cubrirá cuando el viaje se inicie ante o a las seis horas y el arribo al destino no sea antes de las diez horas. b) Almuerzo: Se reconocerá cuando la partida se realice antes de las diez horas y el arribo no sea antes de las catorce horas, o bien que durante este periodo el funcionario se esté desplazando al lugar de destino. Artículo 17.- Tarifas en el interior del país. Las tarifas que se aplicarán en el interior del país para desayuno, almuerzo, cena y hospedaje, serán las mismas que se establecen en el artículo 18 del Reglamento de Viáticos. En caso de que el funcionario tenga que desplazarse a alguna localidad distinta a las contempladas en el inciso d) del artículo 18 del Reglamento de Viáticos, se estará a lo dispuesto en el artículo 19 de ese mismo Reglamento de Viáticos. (Reformado por Decreto Ejecutivo N SP publicado en el Alcance N 103 a La Gaceta N 246 del 20 de diciembre de 1999) Artículo 18.-Monto aplicable con permanencia discontinua. En cuanto a la permanencia discontinua en el lugar de destino, se aplicará la regulación prevista por el Reglamento de Viáticos en el artículo 20. Artículo 19.- Deber de justificación de los gastos. Los gastos se justificarán en los casos que los funcionarios no utilicen los servicios de alimentación y hospedaje que prestan las dependencias

6 del Ministerio en la zona a la cual viajen. En el caso de que el monto estipulado en la factura fuera menor que el monto establecido en la tabla estipulada en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República, el Ministerio reconocerá solamente el monto consignado en la factura presentada para la liquidación respectiva. (Reformado por Decreto Ejecutivo N MSP, publicado en La Gaceta N 121 del 23 de junio de 2005) Artículo 20.- Gastos de transporte. Cuando un funcionario necesite utilizar medios de transporte público, su pago se hará conforme a las tarifas establecidas por el Ministerio de Obras Públicas y Transporte. Solo en casos excepcionales, se admitirá la utilización de transporte privado o taxi, y se reconocerá el monto que se gaste, previa demostración por parte del funcionario, del motivo por el que se utilizó ese medio, cuya valoración quedará a criterio de la Oficialía Presupuestal. El monto a cancelar será el que está previsto por el Ministerio de Transportes para el kilometraje recorrido. En caso que el funcionario tenga la posibilidad de utilizar vehículos del Ministerio, se preferirá estos y solo se reconocerá gastos por concepto de reparaciones menores a dichos vehículos, o por la compra de combustible o aceite, en que haya tenido que incurrir el funcionario y que fueren estrictamente necesarios para su circulación, por tratarse de situaciones de fuerza mayor, para lo cual deberá presentarse las respectivas facturas. Artículo 21.- Gastos de traslado al lugar de trabajo. El Ministerio no está obligado a cubrir los gastos de traslado del funcionario que tenga su domicilio en lugar distinto de su centro de trabajo. En caso de que el lugar de trabajo esté considerablemente alejado para la mayoría de los funcionarios que en él laboran y sea difícil trasladarse al mismo, el Ministerio considerará la posibilidad de suministrar un medio de transporte para todos los funcionarios de dicha Unidad, de acuerdo a los recursos de que disponga. Artículo 22.-Gastos de hospedaje en lugar distinto al de destino. Cuando el funcionario deba hospedarse en un lugar de tránsito distinto del destino, siempre que sea necesario, se reconocerá la suma autorizada para ese lugar. Artículo 23.- Reconocimiento de otros gastos. Para que se le reconozca otros gastos aducidos por el funcionario, este deberá presentar una solicitud formal, y adjuntará facturas o comprobante de los mismos. Estos se aprobarán siempre que exista contenido presupuestario y se ajuste a los límites establecidos por el artículo 6 de este Reglamento y en concordancia con el artículo 27 del Reglamento de Viáticos. CAPITULO IV De los viajes al exterior Artículo 24.- Regulación. Los gastos en que incurran funcionarios de este Ministerio en viajes oficiales al exterior, se regularán conforme la normativa de este Reglamento y en ausencia de norma específica, por el Reglamento de Viáticos. Artículo 25.- Representaciones en cursos o seminarios. Los funcionarios de este Ministerio que asistan en calidad de estudiantes, a cursos o seminarios fuera del país, cuando la duración de los mismos sea mayor a 30 días, no tendrán derecho a recibir monto alguno por concepto de viáticos. En dichos casos, cualquier subsidio que se otorgue al funcionario, se hará con base en el

7 Reglamento de Concesión de Becas de la Institución y con el convenio existente con el país de destino si lo hubiese. Artículo 26.- Pago a becarios; casos de excepción. Se podrá establecer el pago de gastos en que hayan de incurrir los becarios o estudiantes, en cursos con una duración mayor a 30 días, los cuales serán contemplados en el contrato de estudio que se suscriba al efecto. En tal caso, dicho subsidio junto con la beca, no podrá exceder del 75% de los montos que se estipulan en el artículo 34 del Reglamento de Viáticos. Esto de conformidad con el artículo 30 de dicho Reglamento. La Administración podrá solicitar justificación de gastos al becario si lo estima conveniente. Artículo 27.- Acuerdo de Viaje. Para todo funcionario que deba salir del país en una representación oficial y que tenga derecho al importe respectivo de gastos de viaje, deberá mediar de previo, un acuerdo de viaje, suscrito por el órgano superior jerárquico del Ministerio, donde se le autorice expresamente para esa misión y que contenga corno mínimo los datos siguientes: a) Nombre y número de cédula del funcionario. b) Cargo que desempeña. c) País o países a visitar. d) Periodo de viaje, indicando fecha de salida y de regreso. e) Objetivo del viaje. f) Monto del adelanto. Artículo 28.- Gastos de traslado. Se cubrirá gastos de traslado del aeropuerto al hotel y viceversa, en el país de destino, si no se hubiere contemplado un medio de transporte para el funcionario por el ente del país anfitrión. De traslado del aeropuerto al hotel y viceversa en esté país, antes y después de realizar el viaje, el Ministerio prestará el medio de transporte en los casos de funcionarios que figuran como de Primer y Segundo Nivel en los artículos 3 y 36 del Reglamento de Viáticos. En el caso de los demás funcionarios, quedará a criterio de la Administración si facilita un medio de transporte para tales traslados o si reconoce los gastos, por considerarlo necesario. Artículo 29.- Sumas por reconocer. Las sumas a reconocer serán las fijadas en el Reglamento de Viáticos en su artículo 34, según corresponda, tomando en cuenta el país de destino y razón de funcionario. La respectiva tarifa estará sujeta a las modificaciones que introduzca la Contraloría General de la República. Además de estos montos, la Administración reconocerá el pago de impuestos y salida del país y otros similares en los que tuviere que incurrir el funcionario y que no estuviesen previstos con anterioridad, siempre que sean justificados, de conformidad con la normativa prevista al efecto por este Reglamento. Cualquier otro servicio que deba utilizarse en el país de destino y que no se haya contemplado previamente, podrá pagarse siempre que se justifique su necesidad. Para escoger tal servicio deberá elegirse el más económico. Artículo 30.- Otros funcionarios. Los funcionarios no comprendidos en los niveles I y II, se regirán por las tarifas establecidas para un tercer nivel, con excepción de los Asesores de funcionarios de niveles I y II que concurran con ellos a un evento en calidad de asesores directos, siempre que dicho nombramiento se haya dado por acuerdo ejecutivo. En estos casos, se les reconocerá gastos de conformidad con la tarifa para el segundo nivel. Artículo 31.- Concesión de sumas adicionales. El Ministerio podrá considerar el otorgamiento de suma adicional cuando el evento se extienda por un periodo mayor a cinco días, siempre que se demuestre la extensión del evento y los gastos en que se ha debido incurrir y no se hubiere podido

8 prever con anterioridad dicha extensión, para ello se procederá de conformidad con el artículo 35 del Reglamento de Viáticos. Artículo 32.- Gastos Financiados. Cuando los gastos sean financiados por el órgano o país auspiciador de la actividad y estos sean inferiores a los filiados por la tabla del Reglamento de Gastos, el Ministerio podrá considerar el otorgamiento de suma complementaria hasta completar la tarifa correspondiente, previa solicitud formal del funcionario. Artículo 33.- Extensión del plazo mayor a 30 días. Si la actividad se extiende por un periodo que sobrepase los 30 días en un mismo lugar, siempre que sea absolutamente necesaria la presencia del funcionario y que no e hubiese previsto tal eventualidad, el Ministerio podrá conceder el pago de tal periodo, el cual no puede ser superior a cinco días y se pagará siempre que exista contenido presupuestario suficiente. Artículo 34.- Fecha de reconocimiento de los gastos. Los gastos a reconocer, establecidos en la tabla del artículo 34 del Reglamento de Viáticos, se harán a partir de la fecha y hora de llegada al lugar de destino. Por concepto de hospedaje, se reconocerá hasta un 50% de la tarifa establecida en la tabla, por desayuno, hasta un 10%, por almuerzo y cena hasta un 15% cada uno, y por gastos menores, hasta un 10% de dicha tarifa. Cada concepto se aplicará tomando como base las horas de llegada y demás especificaciones del artículo 42 del Reglamento de Viáticos. Artículo 35.- Tipo de moneda del adelanto. El monto que se gire por concepto de viáticos o sumas adicionales podrá hacerse en colones o dólares. En este último caso, se hará tomando en cuenta el tipo de cambio vigente al día en que se hace la entrega del adelanto. Cualquier suma adicional que se entregue, deberá serlo con base en ese tipo de cambio. Si corresponde realizar un reintegro de suma entregada en exceso, el funcionario deberá hacerlo en la misma moneda en que recibió el adelanto. En caso de que proceda la entrega de suma adicional, esta se hará en dólares o colones, a criterio de la Administración y tomando siempre como tipo de cambio de la fecha del adelanto inicial. Artículo 36.-Gastos de representación ocasionales en el exterior. El pago de gastos de representación ocasionales en que incurran funcionarios de este Ministerio. en razón de su cargo y que deban brindar atenciones de carácter oficial a personas o Instituciones en el exterior, se regulará por las disposiciones previstas por el Reglamento de Viáticos en el Capítulo V. CAPITULO V Disposiciones finales Artículo 37.- Reconocimiento de gastos no contemplados. Los gastos en que deba incurrir el funcionario y que no estén contemplados previamente ni tampoco sean cubiertos por el ente organizador de la actividad. También podrán ser reconocidos, siempre que estén relacionados con la representación del Ministerio en el evento y que lo beneficien. Si se tratara de la adquisición de material de apoyo para una presentación o exposición, a la llegada al país, el funcionario deberá entregarlo a la Institución. Dichos gastos deberán ser justificados mediante facturas o cualquier otro instrumento de pago por el que se demuestre tal erogación y se entregarán con el formulario de liquidación de gastos.

9 Articulo 38.- Autorizaciones especiales. Si de conformidad con el artículo 5 se presenta una situación no contemplada en este Reglamento, de previo al viaje, deberá someterse el caso a la Contraloría General de la República, para que se determine si procede o no la autorización respectiva. Para tal efecto, se verificará que la actividad no sea contraria al ordenamiento jurídico y que convenga a los intereses de la Administración. Esta solicitud deberá ser hecha a instancia del superior jerárquico del Ministerio. Artículo 39.- Normas supletorias. En ausencia de disposiciones específicas en este Reglamento, supletoriamente se aplicará la Ley Reguladora de los Gastos de Viaje y Gastos por Concepto de Transportes para Todos los Funcionarios del Estado N 3462 y el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos. Artículo 40.- Vigencia. Rige a partir de su publicación. Dado en la Presidencia de la República.-San José, a las nueve horas del once de mes de marzo de mil novecientos noventa y ocho. JOSE MARIA FIGUERES OLSEN.-LA Ministra de Seguridad Pública, MSc. Laura Chinchilla Miranda.-I vez. Publicado en La Gaceta N 88 del 08 de mayo de 1988.