Manual de Usuario. Terra Nómina Electrónica

Transcripción

1 Manual de Usuario Terra Nómina Electrónica Abril 2014

2 Contenido 1. Configuraciones 2. App Nómina 3. Emisión 4. Consulta de Comprobantes 5. Descarga de Facturas 6. Cancelación 7. Centro de Atención a Usuarios 8. Información de Utilidad

3 1.- Configuraciones El servicio de Terra Nómina Electrónica es un módulo que está dentro del servicio de Terra Factura Electrónica por lo que podrás tener acceso a ambas aplicaciones desde la misma plataforma Web. El primer paso para configurar la herramienta es completar tu registro en la herramienta con los datos de la empresa, si ya eres usuario de Factura Electrónica no es necesario que hagas este paso. La pantalla es la siguiente: La aplicación solo permite configurar un RFC por empresa por lo que tu CSD con el que emitirás tú nomina así como Registro Patronal deberán estar ligados a este RFC. El siguiente paso para seguir con la configuración de la aplicación de Nómina Electrónica es configurar tu Certificado de Sello Digital (CSD) el cual se compone de dos archivos que con el Certificado (.cer) y su Llave (.key) ambos 2

4 archivos los puedes generar en línea a partir de tú FIEL utilizando la página del SAT con su aplicación SOLCEDI. El menú se encuentra en: Administración->Certificados de Sello Digital Si tu eres usuario ya de Factura Electrónica puedes utilizar el mismo CSD para generar tu nómina sin embargo la plataforma permite dar de alta más de 1 CSD (ligado al mismo RFC) en caso de así requerirlo. 3

5 2.- App Nómina (Constructor Layout Nómina) El SAT para generar el archivo que se tiene que timbrar ha generado un esquema basado en XML el cual está publicado en la siguiente URL: mplemento_nomina.aspx La aplicación de Nómina Electrónica está basado en este estándar y permite crear este archivo que posteriormente en la plataforma Web se subirá para poder generar los XML y PDF para cada empleado. Este aplicativo se tiene que instalar en tú equipo y lo encuentras en la sección de Ayuda (?) dentro del aplicativo Web: En esta sección encontrarás la opción de: Constructor Layout Nómina el cual se bajará a tu equipo en formato de ZIP, una vez descargado el archivo deberás descomprimirlo para poder ejecutar el aplicativo que te ayudara a crear este Layout. 4

6 Al descompactarse deberá quedar asi la estructura: En donde los archivos son los siguientes: XmlCatalogos: Contiene todos los catálogos definidos por el SAT. AppNomina: Es el aplicativo que se encargara de crear el archivo a timbrar Nomina: Archivo de ejemplo con registros de muestra. Al ejecutar el AppNomina la pantalla de captura aparecerá como sigue: 5

7 En este aplicativo en el menú Archivo hay 3 opciones: Crear Nuevo: Crea una nueva Nomina para mandar a timbrar. Abrir Existente: Abre un archivo previamente creado, en esta opción el AppNomina trae un archivo muestra llamado Nomina para que revises como deben llenarse los campos. Salir: Cierra el aplicativo Cuando se crea entra a la opción Crear Nuevo, se abrirá un registros donde se tendrás que vaciar todo los datos de del empleado mostrando lo siguiente: Debiendo ingresar datos en las secciones Datos empleado, Percepciones, Deducciones, Incapacidades (si aplican) y Horas Extras (si aplican), todos los campos son obligatorios salvo aquellos que tengan la observación (op) que son opcionales pudiendo omitir su captura. Importante: El aplicativo de AppNomina no hace ningún tipo de calculo basado en los datos que se le ingresan, es una herramienta de volcado de 6

8 datos y que crea el Layout para enviar al SAT. Todos los datos deben ser proporcionados por el usuario. Una vez que has terminado de capturar todos los datos referentes al empleado deberás utilizar la opción de GRABAR La opción de GRABAR guardara todos los cambios que hagas en los registros de los Empleados lo cual te permitirá la siguiente vez que sea la emisión de la Nómina entrar y solo hacer los cambios pertinentes a sus percepciones y deducciones (de haberlos) sin tener que volver a capturar todos sus datos. Una vez que has utilizado la opción GRABAR es momento de crear el archivo para subir a través de la plataforma WEB en la sección de Emisión->Nómina. En la parte superior del AppNomina está la opción: Generar Layout 7

9 Al dar clic en esta opción aparecerá la siguiente pantalla: En donde podras guardar el archivo con el nombre que desees (ejemplo: txt) para llevar un control de lo que mandas timbrar. Este archivo es indendiente al que se genera con la opción GRABAR. 8

10 3.- Emisión Una vez que se creó el archivo.txt con la información de la nómina a enviar al SAT debes accesar dentro de la plataforma Web a la opción de EMISION: Aquí entrarás a la opción SELECCIONAR ARCHIVO y a traves del buscador subiras el archivo TXT previamente creado con el AppNomina. Una vez hecho esto darás clic al botón de PROCESAR y esto envíara los registros al SAT. En la pantalla de Información aparecera el estatus de tu archivo una vez que se haya terminado de procesar. 4.- Consulta de Comprobantes La opción de Consulta de Comprobantes te permite bajar los archivos XML y PDF que se han creado para cada uno de los empleados que se han mandado a timbrar al SAT: 9

11 En donde podrás encontrarlos por rango de fechas o por todos los comprobantes. 5.- Descarga de Facturas La opción de consulta de comprobantes te permite bajar todos los comprobantes (válidos y cancelados) de un periodo determinado de fechas. 10

12 6.- Cancelaciones Los XML que se generan a partir del aplicativo son archivos CFDI los cuales por cada empleado generar un UUID como aparecen en la siguiente pantalla: Por lo que para cancelar un comprobante se deberá a través de la opción BUSQUEDA DE COMPROBANTES localizar el CFDI correspondiente que al seleccinarno dará el siguiente menú: En donde la opción CANCELAR CFDI cancelara el comprobante del empleado correspondiente. Esta opción solo da de baja 1 registro a la vez como protección para el resto de los documentos que se hayan enviado timbrar. 7.- Centro de Atención a Usuarios 11

13 8.- Información de Interés El aplicativo de Terra Networks se apega al 100% de la definición del SAT para la emisión de CFDI en su modalidad de Nómina incluyendo todos los catálogos obligatorios que muestra el aplicativo AppNomina. Esta información es un estándar y es pública el cual está disponible en la siguiente URL: mplemento_nomina.aspx 12