HACIA XXII SUMMIT OF THE AMERICAS

Transcripción

1 HACIA XXII SUMMIT OF THE AMERICAS Guía Rápida de Inscripción Para HACIA XXII

2 1 Fechas de la Conferencia La XXII Cumbre de las Américas de HACIA Democracy 2016 se realizará del jueves 10 al domingo 13 de marzo de 2016 en el Hotel Real Intercontinental ubicado en San José, Costa Rica. Todas las delegaciones deberán registrarse en persona con HACIA Democracy en el Hotel Real Intercontinental entre las 4:00pm y las 9:00pm el 10 de marzo de Todas las delegaciones deberán permanecer en la Cumbre de las Américas hasta la conclusión de la Ceremonia de Clausura, aproximadamente a las 9:00pm del domingo 13 de marzo de Ubicación y Hospedaje Con el objetivo de hacer el proceso de inscripción más eficiente, todas las reservaciones de cuartos de hotel serán manejadas a través del formulario de inscripción de HACIA Democracy para HACIA Cuando rellene el formulario de inscripción, podrá indicar cuántos cuartos individuales, dobles, triples, o cuádruples necesitará su delegación durante la conferencia (10-12 de marzo, 2016). En el formulario también podrá indicar si necesitará habitaciones para la noche del miércoles 9 de marzo y/o el domingo 13 de marzo (opcional). Una vez enviado el formulario de inscripción, recibirá una factura única de parte de HACIA Democracy dentro de cinco días hábiles donde se detallarán los costos a pagar por tarifas de inscripción y por los costos del hotel (puede revisar qué se incluye en los costos de hotel en la sección Ubicación y hospedaje de esta guía). Si prefiere pagar los costos de hotel en una cuota separada, por favor envíe un a registration@hacia-democracy.org cuando reciba su factura. Los costos del hotel deberán pagarse a más tardar el 30 de diciembre de Su inscripción no será considerada completa sino hasta que su delegación haya enviado todos los pagos correspondientes, incluyendo las tarifas de inscripción y los costos de hotel. Por favor no intente reservar habitaciones directamente con el hotel, ya que su delegación no sería considerada dentro del grupo HACIA Democracy por parte del hotel. Todos las delegaciones que nos visiten desde fuera de San José deben hospedarse en el Hotel Real Intercontinental durante la totalidad de la conferencia. El Hotel Intercontinental ofrece tarifas especiales para los participantes de HACIA Democracy 2016 para las noches del 10, 11, y 12 de marzo. Específicamente, dichas tarifas incluyen: Habitación Internet en todo el hotel Desayuno, almuerzo y comida Dos coffee breaks por día de conferencia. Bebidas sin alcohol a las actividades HACIA 2 HACIA XXII Guía de Inscripción

3 Estas tarifas, estipuladas por noche/día, por persona, son las siguientes (impuestos incluidos): USD 163 USD 175 USD 185 USD 265 Habitación cuadrúple Habitación triple Habitación doble Habitación individual Las noches anteriores o posteriores al marzo, y los días anteriores o posteriores al de marzo no están incluidas en este convenio especial entre HACIA Democracy y el Hotel Intercontinental, y por ende están sujetos a las tarifas regulares del Hotel Intercontinental. Estas tarifas regulares se estipulan abajo por noche, por persona, e incluyen impuestos, internet y desayuno (el resto de las comidas no están incluidas): USD USD USD USD Habitación cuadrúple Habitación triple Habitación doble Habitación individual 3 Tarifas y Fechas Límite de Inscripción Las Fechas Límite de inscripción para la XXII Cumbre de las Américas son: Aquellas inscripciones recibidas después de la Fecha Límite de Inscripción Tardía serán consideradas según existan cupos disponibles. Inscripción Temprana: 11 de octubre de 2015 Inscripción Regular: 29 de noviembre de 2015 Inscripción Tardía: 27 de diciembre de 2015 Como parte del proceso de inscripción, todas las delegaciones deberán pagar las tarifas expuestas en la tabla de abajo. Se ruega notar que las tarifas para Inscripción Temprana y Regular sólo aplican cuando el proceso de inscripción es completado en su totalidad (incluido el pago de tarifas) dentro de esas respectivas fechas. Por ejemplo, si una escuela envía el formulario de inscripción online en octubre pero no paga las tarifas sino hasta diciembre, dicha escuela tendrá que pagar las tarifas correspondientes a Inscripción Tardía. Tarifa de Inscripción de la Delegación: Todas las delegaciones deben pagar una tarifa fija de inscripción de USD Tarifas de Asesores Adicionales: La Tarifa de Inscripción de la Delegación permite a todas las delegaciones inscribir a un máximo de dos maestros asesores. Cada Asesor adicional deberá pagar una tarifa de inscripción de USD Tarifas de Delegados: Todos los delegados deberán pagar una tarifa de inscripción individual. El valor de la Tarifa de Delegado varía según el programa y la fecha límite de inscripción. Por favor refiérase al cuadro inferior para un resumen de las tarifas específicas. Inscripción Temprana Inscripción Regular Inscripción Tardía Inscripción de Delegación USD 75 USD 75 USD 75 Asesor adicional USD 25 USD 25 USD 25 Delegado USD 190 USD 220 USD 250 Junior Staff USD 175 USD 175 USD 175 HACIA XXII Guía de Inscripción 3

4 4 Proceso de Inscripción Para inscribirse para HACIA Democracy 2016, por favor siga los siguientes cinco pasos: (1) Lea esta Guía Rápida de Inscripción y llene las Solicitudes Especiales. Todos los estudiantes que deseen participar en uno de los tres comités de crisis, el Programa de Press Corps & ONGs y el Programa de Staff Junior (Co-Directores Junior y Directores de Crisis Junior) deberán enviar la solicitud especial correspondiente. Todos los documentos pertinentes a las Solicitudes Especiales están disponibles en nuestro sitio web: (2) Llene el Formulario de Inscripción de HACIA Democracy Este es el documento principal de inscripción. Antes de comenzar, por favor tenga a mano la información sobre sus maestros asesores, su centro de estudios y el número de estudiantes en su delegación. Las Solicitudes Especiales deberán ser enviadas como parte del Formulario de Inscripción. Una vez haya enviado el Formulario de Inscripción, recibirá un correo electrónico con una confirmación y una copia del formulario. Puede acceder al Formulario de Inscripción aquí: (3) Envíe todos los pagos de inscripción y de habitaciones Dos días hábiles después de enviar su Formulario de Inscripción, recibirá una copia de su factura detallando los precios a pagar por concepto de su inscripción. Por favor tome en cuenta que su inscripción no estará finalizada hasta que hayamos recibido la totalidad de sus pagos de inscripción y, si nos visita de fuera de San José, hasta que haya reservado sus habitaciones en el Hotel Real Intercontinental. Una vez que hayamos recibido sus pagos de inscripción, recibirá una nueva factura reflejando sus pagos (por favor permítanos no menos de cinco días hábiles para procesar su pago). (4) Reciba y distribuya sus asignaciones de países y comités. Una vez haya finalizado su proceso de inscripción, recibirá sus asignaciones de países y comités. Dichas asignaciones serán enviadas de manera continua a partir de comienzos de noviembre de Además, recibirá los resultados de cualquier Solicitud Especial. Por favor tome en cuenta que aquellos delegados cuya Solicitud Especial no sea exitosa automáticamente recibirán una asignación en un comité regular. Una vez haya recibido sus asignaciones, solicitaremos información básica sobre cada uno de sus delegados. 4 HACIA XXII Guía de Inscripción

5 (5) Prepárese para HACIA Democracy 2015! Una vez haya enviado los datos de sus delegados, su proceso de inscripción habrá finalizado. En los meses previos a la conferencia, estaremos publicando una variedad de recursos para asistir en su preparación para la Cumbre de las Américas. 5 Métodos de pago HACIA cuenta con tres métodos de pago para las tarifas de inscripción y de hospedaje. 1. Cheques Por favor haga su cheque a nombre de HACIA Democracy y envíelo por correo a la siguiente dirección: Harvard Association Cultivating Inter-American Democracy Student Organization Center at Hilles 59 Shepard Street Box #141 Cambridge, MA Transferencia electrónica (wire transfer) Si su delegación prefiere pagar a través de una transferencia electrónica, su factura incluirá una comisión extra de US$7.50, monto que es requerido para procesar su transferencia. La información para el envío electrónico de su pago es la siguiente: Receiving Bank: Harvard University Employees Credit Union ABA Number: Beneficiary Name: HACIA Democracy Account Number: PayPal Si su delegación prefiere pagar con una tarjeta de crédito o con crédito PayPal, su factura incluirá una comisión extra del 3% de su pago total. Usted recibira una factura electrónica con instrucciones para pagar a través de PayPal. Reembolsos Se ruega notar que debido a complicaciones en años anteriores y a los costos fijos de la conferencia, HACIA Democracy no hará ningún reembolso de tarifas de inscripción, sin excepción. contract. Reembolsos para los pagos del hotel se podrán pedir hasta el 30 de Diciembre, 2015, y no son garantizados después. HACIA XXII Guía de Inscripción 5

6 6 Programas de solicitud especial La mayoría de los delegados que participen en HACIA Democracy 2016 no deberán llenar ningún formulario individual. Sin embargo, aquellos delegados que deseen participar en los siguientes programas y comités deberán llenar un Formulario de Solicitud Especial: Junior Staff Program Comité Histórico: La era de Trujillo en la República Dominicana, 1930 Council of Ronald Reagan, 1983 Cabinet of Alberto Fujimori, 1990 Todos los Formularios de Solicitud Especial deben ser enviados electrónicamente a través del Formulario de Inscripción de HACIA Democracy. Todos los formularios están disponibles en formato PDF editable: Por favor tome en cuenta que aquellos delegados que no reciban un cupo en los Programas Especiales automáticamente recibirán un cupo en un comité regular en su idioma preferido. Puede dirigir cualquier pregunta sobre los Programas de Solicitud Especial a la Directora de Comités en Español Sophia Lugo (spanish_committees@hacia-democracy.org) o al Director de Comités en Inglés Viet Tran (english_committees@hacia-democracy.org). 7 Preguntas Si tiene cualquier duda sobre el proceso de inscripción, por favor escríbanos a través de registration@hacia-democracy.org. Será un gusto ayudar! 6 HACIA XXII Guía de Inscripción