1. Lo suficientemente amplios como para realizar sesiones generales ( número máximo?)

Transcripción

1 INFORMACIÓN PARA LOS COMITÉS SELECCIONADOS ASAMBLEA MUNDIAL Y CONFERENCIA MUNDIAL Felicitaciones a su país por haber sido seleccionado como anfitrión para una próxima Asamblea Mundial (WA, en inglés) y Conferencia Mundial. Este documento ha sido diseñado para guiarlo en su preparación y ejecución del evento. Su Vicepresidente/a Regional actuará como su enlace con el Comité Ejecutivo Mundial. Dentro del plazo de un mes de la recepción de este documento, el Presidente/a Nacional deberá presentar a la Presidenta Mundial, la Presidenta electa (si corresponde) y al Vicepresidente/a Regional la mayor cantidad de información posible sobre los siguientes aspectos decisivos de la planificación e implementación de la conferencia. El Presidente Nacional o el Presidente del Comité de Conferencia deberán presentar en lo sucesivo actualizaciones mensuales de la información solicitada en este formulario. NOTA: Este documento es sólo para efectos de entregar información y de planificación. La información está sujeta a cambios. Su contrato de la conferencia sirve como el acuerdo oficial entre el comité nacional del país anfitrión y la OMEP Mundial. LUGAR Y FECHAS Lugar de la Asamblea y la Conferencia Mundial: Fechas de la Asamblea y la Conferencia Mundial (Ver el calendario habitual a continuación*) desde hasta COMITÉ EJECUTIVO NACIONAL Y COMITÉ DE LA CONFERENCIA Apellido Nombre Cargo Teléfono Presidente/a Vicepresidente/a Secretario/a Tesorero/a MIEMBROS DEL COMITÉ DE CONFERENCIA Apellido Nombre Cargo Teléfono Presidente/a Copresidente/a Programa Científico Sitio web Hospitalidad

2 Intérpretes Hoteles Oficina Estudiantes EMPRESA PROFESIONAL DE PLANIFICACIÓN DE CONFERENCIAS: Nombre e información de la persona de contacto: SITIO WEB Fecha prevista en que el sitio web de la conferencia estará activado: LUGARES Lugares 1. Lo suficientemente amplios como para realizar sesiones generales ( número máximo?) 2. Con espacio para sesiones paralelas (sesiones con invitación, seminarios, talleres, sesiones de pósters). CONFERENCISTAS PRINCIPALES Le agradeceremos elaborar una lista de conferencistas principales a considerar. Los conferencistas principales serán aprobados por el Comité Ejecutivo de OMEP Mundial. Deberían representar la diversidad geográfica y lingüística de OMEP. Los conferencistas principales pueden ser una gran atracción para su conferencia, por lo tanto considere posibles conferencistas de renombre internacional. PROGRAMA Visión general del programa de la conferencia: programa para las sesiones generales, sesiones paralelas, etc. (En este caso, revisar los programas de las últimas conferencias puede ser de ayuda). INSCRIPCIÓN: Cuotas y plazos de inscripción Tipo Plazo Monto en dólares US En forma anticipada Toda la conferencia cerca de la fecha

3 Un día Formas de pago ( on line? Paypal? Presencial? ) NOTA: US$10 de cada inscripción regular se entregan a OMEP Mundial. Consulte el contrato para conocer información sobre otros tipos de inscripción. PROCESO DE PROPUESTA Y SELECCIÓN DE LA PRESENTACIÓN: Nota: La Invitación a Presentar Propuestas se hará en los 3 idiomas oficiales de OMEP: inglés, francés y español. Plazos para presentar propuestas: Proceso del Comité de Selección de Trabajos Científicos: Plazo para comunicar las decisiones. (Esto se coordinará con las fechas límite para la inscripción. Muchas personas esperan saber si su propuesta ha sido aceptada antes de inscribirse para la conferencia). AYUDA QUE NECESITA DE OMEP MUNDIAL Y/O EL VP REGIONAL INFORMACIÓN ADICIONAL CONFERENCISTAS Conferencistas principales: Le agradeceremos: i) solicitar a los conferencistas principales que hacen su presentación en inglés o español que incluyan algunas traducciones al inglés en sus diapositivas; ii) sugerirles que usen un color para el francés o el español y otro para el inglés. Las ponencias principales no deberían durar más de 30 a 45 minutos. Debería quedar una cantidad de tiempo considerable para preguntas y discusión. Conferencistas principales y otros conferencistas: Muchos conferencistas principales y presentadores de sesiones incluyen demasiado texto en las slides (diapositivas). Le agradeceremos recomendarles que limiten la cantidad de texto. Considere entregar muestras de slides con cantidades apropiadas de texto, con tipos de letra del tamaño correcto y que incluyan colores que sean fáciles de leer.

4 Para la sesión de cierre del día sábado, el Comité Ejecutivo Mundial recomienda sólo una ponencia principal, es decir, las palabras al cierre de la Presidenta Mundial, además de la ceremonia de transferencia a los anfitriones de la próxima Asamblea y Conferencia Mundiales. El país anfitrión paga, habitualmente, el transporte y el alojamiento a los conferencistas principales para las sesiones generales y, en ocasiones, también a los conferencistas a sesiones con invitación y destacadas. En general, estos conferencistas y la Presidenta Mundial no pagan gastos de inscripción. INTÉRPRETES/TRADUCTORES Se requieren intérpretes profesionales al inglés, francés y español para los 2 días de la Asamblea Mundial. También se necesitan intérpretes profesionales para las sesiones generales y las conferencias principales. (El país anfitrión también puede querer contar con traducción al idioma nacional). Las empresas profesionales que planifican conferencias algunas veces coordinan los servicios de interpretación, que incluyen el personal y los equipos. SESIONES PARALELAS (SESIONES TEMÁTICAS) Tenga un plan para poner a la vista el listado de sesiones canceladas. Para cada sesión paralela, se necesita un presidente/a (o moderador/a) y un cronometrador de manera que todos tengan la oportunidad de hacer su presentación con un límite de tiempo. Definición de los tipos de sesión: El Comité Ejecutivo Mundial (ExCO, en inglés) se ha esforzado en conseguir definiciones claras y consistentes de los diversos tipos de sesiones. Favor usar estas definiciones mientras planifica su conferencia: SESIONES PARA TODOS LOS ASISTENTES Sesión General: Sesión con un conferencista principal y un salón disponible para que asistan todos los participantes. Como mínimo, su conferencia debería tener una sesión general de apertura y una de cierre. La mayoría de las conferencias también tienen una sesión general por día. La sesión de apertura y de cierre a menudo incluye un espectáculo típico (no estereotipado) del país anfitrión y, en general, se muestran interpretaciones de niños. SESIONES PARA AUDIENCIAS GRANDES (pero no para todos los asistentes) Presentaciones con invitación (llamadas a veces simposios con invitación dependiendo del formato y el contexto): El Comité de la Conferencia, por lo general en colaboración con la Presidenta Mundial, puede invitar a unas pocas personas a hacer presentaciones sin pasar por el proceso habitual de propuestas. Entre los ejemplos, se incluyen presentaciones de personas que hacen alocuciones principales en la conferencia, líderes de proyectos actuales de OMEP, y representantes de organizaciones importantes con las que OMEP tiene (o desea cultivar) vínculos sólidos, como UNICEF, Banco Mundial y UNESCO. Sesión destacada: En estas sesiones, se incluyen conferencistas de renombre y/o temas de gran interés. El lugar podría ser más pequeño que para una sesión general, pero debería ser más grande que el de la sesión temática habitual. SESIONES PARALELAS (O TEMÁTICAS). Presentación de papers o artículos científicos: presentaciones individuales orales de académicos (por lo general, en Power Point). En la mayoría de los casos, se focalizan en las investigaciones, pero

5 también se pueden incluir trabajos prácticos, proyectos especiales y trabajos de defensa y apoyo si el comité de conferencia está de acuerdo. En todo caso, en la Invitación a Presentar Propuestas se debería indicar claramente los tipos de papers que se aceptarán en esta categoría. El comité de la conferencia trata de organizar estas sesiones para presentar papers en torno a un tema o contenido. En cada sesión de 90 minutos, se deberían incluir 3 o 4 papers. En las sesiones de 1 hora, se deberían incluir 2 o 3 solamente. Se invita a los presentadores a destinar tiempo para preguntas y respuestas. Simposio: En un simposio, por lo general, se reúnen 3 a 4 presentadores de distintas instituciones que están examinando el mismo asunto o cuestión. Estas presentaciones pueden ser teóricas, basarse en investigaciones, o ser más prácticas, en la medida en que la Invitación a Presentar Propuestas estipule claramente qué tipo de presentaciones se aceptarán para un simposio. Por lo general, un simposio incluye comparar métodos de investigación y hallazgos o comparar o hacer una comparación de pedagogías o políticas que se están presentando. Esto lo puede hacer un panelista o se puede incluir en las presentaciones individuales. En cualquier caso, se espera que los presentadores del simposio lean los papers de los demás con antelación. Hay 2 tipos de simposiums: (1) El comité de la conferencia puede organizar simposiums usando presentaciones en forma de artículos científicos que se basan en propuestas que encajan bien. Sin embargo, los presentadores/as deben conocer las demás demandas de un simposio (por ej., leer los papers de otra persona). (2) Simposios auto-organizados: Los presentadores/as que conocen el trabajo de los otros pueden presentar una propuesta para un simposio auto-organizado. La propuesta debería incluir el nombre de un panelista y también de los presentadores. Taller: Los talleres deberían destacar la participación activa de los asistentes. Por ejemplo, el presentador del taller podría presentar una estrategia pedagógica y los participantes tendrían una experiencia de primera mano. Un presentador también podría hacer una tormenta de ideas (brainstorm) con los participantes sobre un asunto o proyecto específico, como WASH from the Start de OMEP. Aunque el taller podría tener una introducción breve y explicativa del presentador, la mayor parte del tiempo se debería destinar a la discusión y la participación activa. En términos generales, para los talleres se necesitan salones con mesas y sillas o disposiciones flexibles de los asientos. Pósters: El Comité de Planificación de la Conferencia decidirá cómo organizar las sesiones de pósters, que dependen en gran medida de la cantidad de espacio y tecnología disponible. Por lo general, se presentan varios (o muchos) pósters al mismo tiempo en el mismo salón. Ayuda si se organizan por tema o materia. Los presentadores de pósters deben saber con bastante anticipación con cuánto espacio contarán y cuáles serán las dimensiones aceptables para sus pósters. También deben saber si tendrán acceso a tecnología para usar computador para sus pósters. *Horario habitual para la Asamblea y la Conferencia Mundiales Anuales de OMEP DOMINGO: Llega el Comité Ejecutivo (ExCO, en inglés). Por lo general, el comité anfitrión proporciona transporte desde el aeropuerto al hotel y es el anfitrión de una cena para el ExCO. LUNES: El ExCO sesiona todo el día. Debe tener acceso a equipos para imprimir y fotocopiar. En ocasiones, el comité anfitrión organiza visitas guiadas u otras actividades para el final de la tarde, pero dar tiempo libre también es una buena opción.

6 MARTES Y MIÉRCOLES: La Asamblea Mundial (WA) sesiona todo el día. En términos generales, hay un evento para los miembros de la WA el martes o el miércoles al final de la tarde (dependiendo de cuándo se mida el tiempo de la sesión de apertura de la conferencia). El país anfitrión puede ser el anfitrión del evento o solicitar a los delegados de la WA que lo paguen. MIÉRCOLES AL FINAL DE LA TARDE O JUEVES EN LA MAÑANA: Apertura de la Sesión General. JUEVES: Sesión general (2 a veces) y sesiones paralelas. Por lo general, hay una cena de la conferencia con una cuota adicional, ya sea el jueves o el viernes en la noche. VIERNES: Sesión general (2 a veces) y sesiones paralelas. Por lo general, hay una cena de la conferencia con una cuota adicional, ya sea el jueves o el viernes en la noche. SÁBADO: El día podría comenzar con sesiones paralelas, seguidas de una Sesión General. Habitualmente, lo mejor es terminar la conferencia, a más tardar, al medio día. TOURS ANTES Y DESPUÉS DE LA CONFERENCIA: Por lo general, los comités de la conferencia organizan tours optativos antes y después de la conferencia con un cargo adicional. Los tours podrían ser a guarderías infantiles locales o a lugares muy distantes que impliquen desplazamiento de noche. MÁS SOBRE LAS RESPONSABILIDADES FINANCIERAS DEL PAÍS ANFITRIÓN Las responsabilidades financieras se garantizan a través de la planificación de un presupuesto y de los gastos de inscripción (seguro) para los gastos siguientes: - Costos de interpretación simultánea para la Asamblea Mundial (2 días) y para las alocuciones principales de la conferencia (3 días) - Copia impresa de las actas de la conferencia/papers o artículos científicos del seminario (hasta páginas) - Una secretaria de la conferencia - Salas de reuniones para la conferencia y el seminario, y otras áreas de trabajo - Alojamiento con comida para la Presidenta Mundial y los miembros del Comité Ejecutivo Mundial durante 7 noches - Gastos de viaje para la Presidenta Mundial desde su ciudad de residencia a la ciudad de la conferencia - Otros gastos que se especifican en el contrato. NOTA: Este documento es sólo para efectos de entregar información y de planificación. La información está sujeta a cambios. Su contrato de la conferencia sirve como el acuerdo oficial entre el comité nacional del país anfitrión y la OMEP Mundial.