Oficina Scout Nacional

Transcripción

1 CIRCULAR Nº 1 ESTIMADOS HERMANOS SCOUTS: Nos comunicamos con ustedes para acercarles información operativa sobre la Asamblea Nacional 2015, con el objeto de que puedan arbitrar los medios necesarios para su difusión en sus Áreas Territoriales. La Asamblea se realizará en la Escuela Naval Militar - Río Santiago - Ensenada (Se adjunta plano de cómo llegar) "Escuela Naval Río Santiago" Localidad Ensenada Provincia de Buenos Aires COSTO DE LA ASAMBLEA Es de destacar que los costos de traslado serán absorbidos por la partida presupuestaria, por lo tanto se abonará exclusivamente el importe de inscripción el cual contendrá los gastos de alimentación, documentación, audio, imagen, grabaciones y organización de la Asamblea 2015, dejándose constancia que dicha inscripción se fija en: A) MIEMBROS DE DERECHO: $ (pesos: Trescientos). B) OBSERVADORES: $ (pesos: Seiscientos). Nota 1: Se deberá abonar en la misma Asamblea los importes mencionados Nota 2: Debido al límite que impone la capacidad de alojamiento del lugar (450 personas), se dará prioridad a los miembros de derecho y a los que trabajarán en la Administración e infraestructura del evento y el excedente se abrirá para observadores, dando prioridad por orden de inscripción. A los Observadores NO se les cubrirán los gastos del traslado, debiendo organizar su viaje por su cuenta. INSCRIPCIÓN:

2 La inscripción se realizará del 23 de Octubre al 2 de Noviembre de 2015 vía Sistema de Gestión Cruz del Sur exclusivamente. Sólo deberán inscribirse los que concurrirán a la Asamblea. Realizada la inscripción, si por razones de fuerza mayor debe cambiar el o los delegados titulares por el o los delegados suplentes, deberá informarse inmediatamente a gestion@scouts.org.ar, debiendo el distrito hacerse cargo de trámites y costos para el cambio del pasaje ya emitido. TERMINAL BUENOS AIRES (Retiro Aeroparque) Dentro de la inscripción deberán solicitar por Cruz del Sur los pasajes correspondientes hasta la terminal de micros o aeroparque, según corresponda, de la ciudad de Buenos Aires. Desde la Terminal de Retiro, habrá micros que los trasladen hasta el lugar de la Asamblea, estos lugares también tendrán que solicitarlos por Cruz del Sur. TERMINAL LA PLATA Para todos aquellos que viajen hasta La Plata por Tren o colectivo, habrá un micro esperando en calle 44 Nº 417 (entre 3 y 4) de La Plata, de 7 a 9 horas, les adjuntamos un esquema con el lugar de salida del Micro, que está cerca de ambas terminales. (Aclarar esta opción en OBSERVACIONES al inscribirse, para calcular cuántos serán). Nota: Se solicita que a medida que se realicen las Asambleas Distritales soliciten los correspondientes pasajes con el fin de: a) Obtener la reserva necesaria b) Agilizar la compra c) Abaratar el costo por compra anticipada d) Evitar la acumulación de pedidos en la última semana REPRESENTANTES JUVENILES DISTRITALES Los miembros beneficiarios que deben viajar junto con los adultos que concurren de su Distrito, deben aclararlo en OBSERVACIONES a los efectos de la emisión correcta de los pasajes. Les pedimos que la inscripción de TODOS los delegados y representantes del Distrito los hagan juntos, para que los pasajes se emitan de la misma manera.

3 Luego de emitidos los pasajes solicitados en la inscripción por parte de la Agencia de Viajes, será responsabilidad de los Distritos, cualquier modificación por cambio de fecha, horario, destino o pasajero, haciéndose cargo de los gastos correspondientes. Aquellos que concurran con vehículos (Según Norma 13) de cualquier tipo (particulares y/o pasajeros) que se queden en el lugar, deberán indicarlo en observaciones, detallando marca, modelo y patente para que se incorporen al listado y los autoricen a ingresar. Previo a la Asamblea Nacional la Oficina Scout Nacional, verificará la afiliación y regularidad de los inscriptos, les pedimos a los Directores de Distrito que verifiquen la regularidad y afiliación ANTES de elegir a los delegados y representantes juveniles en sus Asambleas. Como todos los años, proponemos a las Zonas que solicitan pasajes, que puedan completar un micro o combi, y a efectos de abaratar costos de traslados, consulten 2/3 presupuestos (Consultar Norma 13) con empresas de transportes particulares y lo envíen al Director Ejecutivo, hasta el 2 de noviembre. Debido a que debemos presentar con anticipación la lista de todos los concurrentes a la Asamblea, para ser autorizados a entrar en el predio de la Escuela Naval, solicitamos realicen la inscripción HASTA el 2 de noviembre por el Sistema de Gestión Cruz del Sur ACREDITACIÓN MIEMBROS DE DERECHO: Los requisitos para acreditarse en la próxima Asamblea Nacional son: Copia del Acta de la Asamblea: Dicha copias deberán estar autenticadas con las firmas del: Director de Distrito, Secretario de la Asamblea de Distrito y miembros elegidos para rubricar las actas. Las Actas deberán ser legibles, por lo que se solicita el mayor esmero posible al transcribir las mismas. Las firmas deben tener aclarado el Nombre y Apellido y la función. En el acta no puede identificarse a los participantes mediante tótems o apodos. Memoria del Ejercicio del 1 julio 2014 al 30 junio 2015: Donde deberán constar todas las acciones realizadas por el Distrito durante el período de referencia.

4 Cuenta de Gastos y Recursos del 1 julio 2014 al 30 junio 2015: La mencionada cuenta debe tener la aprobación de la Asamblea, hecho que se certificará con la firma del Director de Distrito, del Secretario de la Asamblea y de los miembros elegidos para rubricar el acta. Presupuesto para el ejercicio del 1 julio 2015 al 30 junio 2016: El mencionado Presupuesto debe tener la aprobación de la Asamblea, hecho que se certificará con la firma del Director de Distrito, del Secretario de la Asamblea y de los miembros elegidos para rubricar el acta. Tener presente que todos los Distritos del país tienen erogaciones las cuales deben ser presupuestadas, aunque se repartan los gastos entre los Grupos del Distrito, para que el organismo lleve su contabilidad correctamente y pueda realizarse el control de Gestión correspondiente. Inventario del Distrito: Copia del Inventario Distrital presentado a la Asamblea Distrital, hecho que se certificará con la firma del Director de Distrito, del Secretario de la Asamblea y de los miembros elegidos para rubricar el acta. Informe de las Recomendaciones del Foro Distrital de Jóvenes 2015 presentadas a la Asamblea de Distrito: Se presentarán las recomendaciones presentadas para su tratamiento en la Asamblea Distrital, con la firma de los representantes juveniles del distrito, del Director de Distrito, del Secretario de la Asamblea y de los miembros elegidos para rubricar el acta. Informe del estado de avance en el Distrito de la aplicación de las recomendaciones del Foro Nacional de Jóvenes 2014 sobre la base de su adaptación y/o priorización en función de la realidad de los jóvenes a nivel local: Se presentará el informe, con la firma de los representantes juveniles del distrito, del Director de Distrito, del Secretario de la Asamblea y de los miembros elegidos para rubricar el acta. Padrón definitivo de la Asamblea de Distrito: Descargado del Sistema Cruz del Sur conforme al capítulo correspondiente de la Normativa electoral publicado oportunamente. Deberá contar con la firma de quienes hayan ingresado en la Asamblea Distrital. En esta nómina no puede identificarse a los participantes mediante tótems o apodos. Acta de delegados: (adjunta a la presente) Donde deberá detallarse la nómina de delegados elegidos por el Distrito, describiendo quién concurre en calidad de Director de Distrito (primer delegado), quiénes son titulares, quiénes son elegidos suplentes,

5 como así también quién es elegido como representante juvenil titular y quiénes sean designados suplentes. (Nota: Deberá inscribirse ON LINE solamente a quienes van a concurrir a la Asamblea) Dicha acta deberá estar rubricada por el Director de Distrito, el Secretario de la Asamblea Distrital y los dos miembros elegidos para rubricar el acta y recomendamos su confección en el mismo día de la Asamblea Distrital, para agilizar la inscripción. Recurriendo a su habitual colaboración, les solicitamos tengan a bien: 1. Concurrir a la acreditación con: COPIA de toda la documentación requerida, para su correspondiente archivo en la Oficina Scout Nacional. (Deberán entregar la copia al acreditarse) 2. Resaltar en la COPIA del Acta de la Asamblea Distrital: Delegados electos (titulares y suplentes). Representantes juveniles (titulares y suplentes). Este esfuerzo adicional previo a la acreditación, redundará en beneficios para el desarrollo de la misma, optimizando los tiempos. Nota: Los miembros de derecho deberán llevar bolsa de rancho y bolsa de dormir o sábanas y frazada, ya que no serán provistas por el lugar. Se recomienda también especialmente llevar repelente contra insectos, por los mosquitos. Los Observadores además de la bolsa de rancho deberán traer bolsa de dormir y colchoneta, debido a que no habrá disponibilidad de camas. Documentación solicitada a los Directores de Zona Se solicita a los Directores de Zona concurrir a la Asamblea Nacional 2015 con los Libros Asociativos de Actas, de Caja, de Inventario y de Registro de Miembros Adultos. Los mismos serán intervenidos por las autoridades correspondientes y auditados por muestreo durante el transcurso de la Asamblea Nacional.

6 Es importante que aquellos Directores de Zona que no puedan concurrir a dicha Asamblea informen vía correo electrónico al Director de Operaciones, quién de los miembros de derecho de cualquiera de sus Distritos llevará la documentación detallada. STANDS Proyecto Participativo Aquellos Organismos que quieran montar un stand para mostrar Proyectos Participativos que postulen, los delegados y/o representantes distritales deberán traer los elementos para el armado del mismo, e informar del mismo a la casilla encuentros@scouts.org.ar hasta el 2 de noviembre. Los que aún no hayan enviado su video de 3 minutos de presentación del Proyecto Participativo, tienen hasta el 2 de noviembre para subirlos a youtube.com y enviarnos el enlace de dicho video a consultasasamblea@scouts.org.ar Muchas Gracias por acompañar la gestión y ser parte de ella Siempre Listos. PASOS A SEGUIR PARA MI INSCRIPCIÓN: Paso 1: Me inscribo en el sistema online completando todos los campos del formulario, hasta el 2 de Noviembre de De necesitar el traslado en micro debo completar el formulario que se encuentra en la misma planilla de inscripción, hasta el 2 de Noviembre de Quienes viajen en Micro o Combi organizado por la Zona, el pasaje deben solicitarlo a su Director de Zona y en la inscripción aclarar que no solicitan pasaje. Paso 2: Espero confirmación de la emisión del Pasaje solicitado (Hasta 48 horas antes de la fecha de partida) en la casilla de correo electrónico con la que me anoté. Paso 3: Doy mi Siempre Listo en la Asamblea 2015 de Scouts de Argentina. IM Luis A. Tornatore Director Ejecutivo IM Gerardo Mattei Jefe Scout Nacional