CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN PROGRAMA DE APOYO A PROYECTOS DE INVERSIÓN (PAPI)

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1 CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN PROGRAMA DE APOYO A PROYECTOS DE INVERSIÓN (PAPI) AÑO 2013

2 Í N D I C E 1. Objeto Legislación Aplicable Obligaciones del Perceptor Ciclo Operativo Justificación...4 A. Proceso de Justificación...4 B. Documentación a Presentar...7 B.1. Documentación Jurídica/Física...7 B.2. Documentación de Contenido Económico...8 B.3. Justificación Técnica...11 C. Conceptos Apoyables y Justificación...11 D. Pago de la Ayuda..17

3 1. OBJETO El presente documento recoge de forma sintética el procedimiento de justificación de las ayudas concedidas por ICEX, desde el momento de la finalización de la actividad objeto de apoyo hasta la liquidación de ésta, por parte de los perceptores de las mismas. En concreto, el documento resume el procedimiento de justificación de las ayudas dirigidas a promover los procesos de internacionalización y la mejora de la competitividad de las empresas españolas con proyectos de inversión productiva o cooperación empresarial en el exterior que tengan vocación de permanencia. La ayuda se centra en las fases de preparación y de puesta en marcha de estos proyectos, mediante la financiación parcial de los costes derivados de la realización de actividades de preinversión y de las actividades de asistencia técnica, formación y otros gastos durante el período inicial de puesta en marcha del proyecto. Son proyectos elegibles: a) Proyectos de establecimientos productivos nuevos y adquisiciones de empresas existentes en el exterior. Se entiende por establecimiento productivo aquel destinado a llevar a cabo labores de fabricación/ transformación de productos o la prestación de servicios que requieran de un elevado componente de activos materiales, financiables a medio y largo plazo. No se apoyarán ampliaciones de capacidad productiva. b) Proyectos de cooperación empresarial o iniciativas de internacionalización productiva de las empresas españolas que suponga aportaciones distintas de las dinerarias (tecnológicas, conocimientos, equipos, mercados, etc.). 2. LEGISLACIÓN APLICABLE La justificación de las ayudas se ajustará a lo descrito en el presente manual y, de manera supletoria, a la legislación existente en la materia. 3. OBLIGACIONES DEL PERCEPTOR Se entiende por Perceptor aquella entidad a favor de la cual se aprueba la ayuda y que es quien está obligado a realizar la actividad objeto de apoyo y a justificar la misma. Las obligaciones que, con carácter general y al margen de otras obligaciones específicas descritas en este manual, debe cumplir el perceptor de la ayuda son las siguientes: 1.- Realizar la actividad que ha motivado la concesión de la ayuda. 2.- Justificar ante ICEX, dentro del plazo establecido, la realización de la citada actividad. 3.- Permitir las actuaciones de comprobación que se estimen necesarias por parte de ICEX, bien directamente o indirectamente a través de firmas auditoras u otros medios. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

4 4.- Comunicar la obtención o solicitud de otras ayudas para la misma actividad, indicando los conceptos de gasto de éstas. 5.- Acreditar, tanto de forma previa a la aprobación de la ayuda como en el momento de la justificación, hallarse al corriente de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social. 6.- Tener debidamente contabilizados todas las operaciones relacionadas con los gastos objeto de ayuda. 7.- Conservar toda la documentación justificativa de la aplicación de los fondos recibidos. Tanto los conceptos de gasto como el importe objeto de la ayuda, así como el plazo, forma y condiciones de justificación, serán puestos en conocimiento del perceptor en el correspondiente comunicado de aprobación de la ayuda remitido por ICEX, debiéndose ceñir el perceptor a lo establecido en el mismo y en el presente manual. Cualquier desviación a la baja que afecte a los conceptos de gasto e importes autorizados, debe ponerse en conocimiento de los Departamentos Sectoriales de ICEX para su análisis y determinación oportuna de forma previa a iniciar el proceso de justificación a través de la Oficina Virtual a la que se hace referencia seguidamente en el apartado CICLO OPERATIVO Con objeto de facilitar, a través de la utilización de la administración electrónica, las transacciones de los administrados, reduciendo los plazos de espera y favoreciendo el establecimiento de una relación directa entre éstos y la administración, se establece la Oficina Virtual como medio de justificación de las actividades objeto de ayuda de ICEX. La documentación será revisada a través de una firma auditora designada por ICEX a tal efecto. Además de cumplimentar toda la información solicitada en la Oficina Virtual, los justificantes originales deberán estar en poder del perceptor y serán puestos a disposición de la firma designada por ICEX para llevar a cabo la revisión, que elaborará un informe en el que se harán constar los gastos presentados y los aceptados. A estos efectos, la revisión se ceñirá exclusivamente a los gastos objeto de apoyo, no revisándose en consecuencia aquellos gastos que no figuren expresamente en el comunicado de aprobación. 5. JUSTIFICACIÓN A. Proceso de Justificación En el menú Ayuda de la Oficina Virtual de ICEX se puede acceder a los siguientes manuales: - Manual de usuario, que detalla el correcto uso de la aplicación informática mediante la cual se realiza el proceso de justificación de ayudas concedidas por ICEX. - Procedimientos de justificación, que detallan, para cada tipo de ayuda, el procedimiento que debe seguir el perceptor para la correcta justificación de los gastos objeto de apoyo. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

5 A.1. Requisitos del perceptor: Tanto para el acceso al sistema como para la firma de los envíos de documentación, el perceptor deberá cumplir los siguientes requisitos: Poseer un certificado digital válido. Se considera válido cualquier certificado digital emitido para su empresa por una Autoridad de Certificación adherida a la plataforma del Ministerio de Administraciones Públicas. La relación de estas entidades puede ser consultada en la siguiente dirección: Tener instalado el software de firma digital en su ordenador. En el menú Ayuda de la Oficina Virtual de ICEX se puede acceder al manual de ayuda para la instalación del software de firma digital, seleccionando la opción Manual Applet Firma. IMPORTANTE: En el caso de que la entidad perceptora de la ayuda quisiese autorizar / otorgar la representación a un tercero para que realice la justificación de la ayuda en su nombre, deberá remitir por correo ordinario (ATT: Área Presupuestaria. Paseo de la Castellana, CP Madrid) correctamente cumplimentado y con anterioridad al inicio del proceso de justificación el Anexo Modelo de autorización para procesos telemáticos de la Oficina Virtual de ICEX que podrá descargarse en el siguiente enlace Es obligatorio que el autorizado disponga de un certificado digital para poder realizar los trámites de justificación. A.2. Plazo de justificación: Para la justificación económica de las ayudas, las entidades perceptoras deberán presentar toda la documentación relativa a la ejecución de la ayuda en el plazo estipulado en el comunicado de aprobación, que será como máximo de tres meses contados desde la fecha de finalización de la actividad objeto de apoyo. El incumplimiento de la obligación de justificación de la ayuda en el plazo establecido o la justificación insuficiente de la misma puede suponer, en caso de no subsanarse en el plazo establecido para ello, la anulación de la citada ayuda. A.3. Proceso de justificación: El proceso de justificación constará de tres pasos: Paso 1 - Evaluación por Departamento de Apoyo a Proyectos de Inversión de ICEX de informe de ejecución. La entidad perceptora, a los 30 días de la finalización de la Actividad (fecha que figura en el CAA), debe completar y adjuntar en la Oficina Virtual, la siguiente documentación: FASE PREINVERSIÓN: o o Informe de Ejecución (Anexo D: PAPI: Fase de Preinversión): a) descripción de las actividades de cada técnico en cada viaje apoyado, b) conclusiones y justificación en base al estudio, para llevar a cabo o no la actividad productiva. Copia de los Estudios de Preinversión (de viabilidad, due diligence, plan de negocios etc). MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

6 o o Escrito en el que se indique que la empresa matriz con sede en España dispone de la documentación justificativa indicada en el escrito de aprobación de la ayuda y datos de contacto de quien recibirá a los auditores. ANEXO C PAPI: Fase de preinversión Relación de Gastos. FASE PUESTA EN MARCHA: o Informe de Ejecución (Anexo D: PAPI: Fase de Puesta en Marcha): a) situación actual del proyecto tras la aprobación de la ayuda, b) descripción de las actividades de cada técnico en cada viaje apoyado, c) importe y desglose de la inversión final realizada y su financiación, d) copia del Balance de Situación y Perdidas y ganancias de la filial a la fecha de fin de la actividad apoyada, e) fotos de las instalaciones. o Escrito en el que se indique que la empresa matriz con sede en España dispone de la documentación justificativa indicada en el escrito de aprobación de la ayuda y datos de contacto de quien recibirá a los auditores. o ANEXO C- PAPI: Fase de puesta en marcha Relación de Gastos. La valoración positiva del Informe de Ejecución condicionará la continuación del proceso de justificación y pago de la ayuda. Paso 2 - Revisión por la firma auditora de la documentación La firma auditora encargada de la revisión de la documentación, previo aviso de ICEX, concertará (vía correo electrónico) la fecha para realizar dicha tarea (no superando un plazo de 20 días) con la entidad perceptora y siempre se realizará en la sede de la entidad perceptora de la ayuda. La firma auditora, elaborará un Informe Provisional (15 días desde la fecha de visita), que estará visible en la Oficina Virtual de ICEX, en base a la revisión de la documentación recopilada. Se validarán y estampillarán los justificantes de gasto a efectos del control de la concurrencia de ayudas. La documentación permanecerá en las instalaciones del perceptor, salvo aquella que la Firma Auditora deba remitir a ICEX. Una vez emitido el Informe Provisional, el perceptor de la ayuda tiene un plazo de 10 días para intentar subsanar las incidencias que hayan podido ser reflejadas en dicho Informe mediante la presentación de documentación adicional o bien mediante la redacción de una carta de alegaciones que deberán adjuntar en la Oficina Virtual de ICEX, para su revisión por la Firma Auditora. No se admitirán nuevos comentarios o documentación siempre que haya vencido el plazo de alegaciones y una vez se hayan adjuntado las alegaciones y aquella documentación adicional. Aquellas incidencias que no hayan sido alegadas no serán consideradas a efectos de su posible levantamiento en la valoración a realizar por ICEX. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

7 Si transcurridos los 10 días para presentar alegaciones, éstas no se han recibido, se procederá a elevar el Informe Provisional a Definitivo, y podrá comprobar el nuevo estado del expediente en la Oficina Virtual de ICEX así como el Informe Definitivo adjuntado. La Firma Auditora revisará la documentación y las alegaciones adjuntadas por parte del perceptor de la ayuda, y en un plazo máximo de 5 días contestará a las alegaciones y adjuntará el Informe Definitivo en la Oficina Virtual de ICEX. Este Informe Definitivo no admite ninguna alegación adicional ni la presentación de documentación adicional. Paso 3 - Valoración informe definitivo por ICEX ICEX realizará una valoración final del informe de la actividad y de las incidencias, determinando el importe final de la ayuda. ICEX podrá no liquidar la ayuda concedida y proceder a su anulación si el importe de liquidación de ésta es inferior al 75% de la ayuda aprobada, o proceder a liquidarla, sin aplicar este porcentaje de ejecución mínimo, en los casos en los que estime que han concurrido circunstancias especiales, suficientemente acreditadas por la empresa, que deriven en una valoración positiva de la ayuda. Asimismo, ICEX podrá no considerar a efectos del cálculo de la ayuda a liquidar, aquellos gastos que, cumpliendo los requisitos formales establecidos en el presente manual, no se ajusten a la normativa existente o no sean considerados adecuados a la acción para la que se concedió la ayuda. En estos casos, se comunicará expresamente al perceptor de la ayuda los motivos que originen tales invalidaciones. B. Documentación a presentar A continuación se detalla la documentación que debe presentar con carácter general el perceptor de la ayuda, si bien debe tenerse en cuenta que en cualquier momento del proceso ICEX o la firma auditora que éste designe, podrán solicitar la información adicional que estimen necesaria para realizar la valoración. B.1. Documentación Jurídica/Física Certificaciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, con vigencia mínima de cuatro meses a partir de la fecha de justificación, referentes a declaraciones y autoliquidaciones acreditativas de estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias o ANEXO III: Autorización expresa para la obtención por parte de ICEX de certificados telemáticos. Certificaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social, con vigencia mínima de cuatro meses a partir de la fecha de justificación, acreditativas de estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones de cotización a la Seguridad Social o ANEXO III: Autorización expresa para la obtención por parte de ICEX de certificados telemáticos. Estas certificaciones son complementarias a las que, de la misma naturaleza, se requieren en el momento de la solicitud de la ayuda. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

8 ESTAS CERTIFICACIONES DEBERÁN SER PRESENTADAS POR PERCEPTOR Y BENEFICIARIOS EN EL MOMENTO DE SOLICITAR LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA A TRAVÉS DE OFICINA VIRTUAL; AQUELLAS ENTIDADES QUE CON ANTERIORIDAD HAYAN AUTORIZADO A ICEX LA CONSULTA TELEMÁTICA DE ALGUNO DE LOS DATOS ANTERIORES, NO DEBERÁN ADJUNTAR ESTA DOCUMENTACIÓN. Si en el momento de la solicitud de la justificación de la actividad, no se encontrase al corriente de las obligaciones tributarias o de cotización a la Seguridad Social, de forma previa a la emisión del informe definitivo por parte de la firma auditora, se deberá acreditar que esta circunstancia ha sido subsanada, inexcusablemente mediante entrega del certificado correspondiente, incluso en el caso de aquellas empresas que hayan autorizado con anterioridad a ICEX la consulta telemática. De no ser así, se procederá a la anulación de la ayuda correspondiente. Declaración jurada de las ayudas que se hayan solicitado u obtenido de otros organismos públicos o privados para esta misma actividad, tanto de la empresa perceptora como, en su caso, de las otras empresas que participen conjuntamente, de acuerdo con el ANEXO B. Debe detallarse claramente los conceptos de gasto para los que se ha solicitado u obtenido ayuda y el importe de cada uno de ellos. En caso afirmativo, se adjuntará copia de la resolución de las ayudas concedidas o denegación de las mismas por los citados organismos. La ausencia de esta documentación o la evidencia de existencia de deudas no aplazadas o fraccionadas en los 2 primeros casos llevará aparejada la imposibilidad de liquidar la ayuda así como su correspondiente anulación. B.2. Documentación de contenido económico B.2.I Relación de gastos (Ver Anexo C PAPI: Fase de preinversión ó C- PAPI: Fase de puesta en marcha - Relación de Gastos) Se presentará una relación de gastos según el modelo establecido, en papel y en formato electrónico, en la cual se indique el importe total de la actividad por epígrafes de gasto aprobados. (Ver Anexo C- PAPI: Fase de preinversión ó C-PAPI: Fase de puesta en marcha Programa de Apoyo a Proyectos de Inversión (PAPI)) La relación de gastos vendrá firmada y sellada por el responsable de la entidad, garantizando así que la relación de gastos corresponde a la realidad. En la relación de gastos figurarán los documentos por orden cronológico, por cada tipo de gastos, según el orden aprobado en el Comunicado de Aprobación de la Ayuda. B.2.II Gastos y Pagos La justificación de la ayuda se realizará aportando siempre justificantes originales, salvo aquellas ayudas en las que se establezca la posibilidad de un procedimiento alternativo. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

9 Documentos de GASTO - Originales de los justificantes que soporten la realización efectiva del gasto, (facturas, tapas de billetes aéreos, pasajes, nóminas, seguros sociales, contratos de alquiler, contratos de trabajo, de prestación de servicios, escrituras de constitución, etc.), así como documentación bancaria original de los pagos (excepción hecha de aquellos documentos de los que la empresa no custodia originales cheques entregados-). Esta documentación se presentará ordenada por conceptos de gasto, acompañada de una relación de los justificantes, agrupados según el mismo criterio. - Se admitirán duplicados originales de los documentos de gastos o facturas, siempre y cuando se presente el Anexo K correctamente cumplimentado en el momento de la justificación relacionando las facturas presentadas. - Se admitirán los documentos de gastos electrónicos o facturas electrónicas, siempre y cuando dichas facturas cumplan la normativa de la Directiva 115/2001, el Real Decreto 1496/2003, Real Decreto 87/2005, Orden Ministerial EHA/962/2007 y PRE/2971/2007. Estas facturas deberán ir siempre acompañadas del Anexo L correctamente cumplimentado en el momento de la justificación, relacionando las facturas presentadas. - Las facturas deben contener suficiente información de detalle que permita relacionarla con el gasto justificado. En aquellos casos en los que dicha información no sea suficiente, el gasto realizado habrá de detallarse por otros medios. - La justificación de gastos debe ser tal que haga posible, sencilla y transparente la demostración de los mismos, dejando para ello, una pista de auditoria sobre su justificación, contabilización y pago. - Las facturas justificativas de gastos incurridos en España presentadas por las entidades perceptoras habrán de incluir la siguiente información: Fecha de emisión de la factura Número de la factura Razón social y NIF del emisor y de la entidad beneficiaria Descripción de los bienes o gastos incurridos en la factura Importe unitarios por artículo/concepto de gasto. Detalle del IVA o del IRPF en su caso, etc. - Si las facturas están en idioma distinto del español, inglés, francés, italiano o portugués, deberá adjuntarse traducción de la descripción del servicio, suministro u otro tipo de gasto que corresponda. - Si las facturas corresponden a gastos incurridos en otro país, deberán ajustarse a los requisitos que exija la legislación de cada uno de ellos. - Sólo serán apoyables los gastos devengados dentro del periodo objeto de apoyo que conste en el Comunicado de Aprobación de la Ayuda. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

10 - En ningún caso serán apoyables en ningún programa de ayuda los siguientes tipos de gasto: Gastos financieros y fiscales. Multas, sanciones financieras y gastos de procedimiento legales. Los impuestos, tasas y sanciones, excepto el IVA o impuesto extranjero equivalente, que podrá ser objeto de apoyo en los casos en los que la entidad esté exenta de declaración de este impuesto y presente la documentación que evidencie este hecho. - Los Gastos se referirán exclusivamente a los epígrafes aprobados en el Comunicado de Aprobación de la Ayuda. - Todos los justificantes originales presentados serán validados y estampillados a fin de dejar constancia de la ayuda a recibir, a efectos del control de la posible concurrencia de las mismas. Documentos de PAGO - Se presentarán adjuntos a cada documento de gasto su/s correspondiente/s documento/s de pago: Pago por medio de cheque bancario. Fotocopia del cheque y del extracto bancario donde figure el cargo del cheque. Pago por medio de transferencia. Copia de la transferencia y fotocopia del extracto bancario donde figure el cargo por la misma. Pago por medio de efectos (letras, pagarés, etc.). Copia de los efectos por medio de los cuales se realiza el pago, así como copia de los extractos bancarios donde figure su cargo. Otras formas de pago. Documentación soporte (contrato) justificativo de la forma de pago acordada, así como copia de los extractos bancarios donde figure el cargo por el pago. - En el caso de que exista un mismo documento de pago para varios documentos de gasto, éste se fotocopiará tantas veces como documentos de gasto a los que haga referencia, y se adjuntará a cada uno de los documentos de gasto una copia de dicho documento de pago. - No se admiten los pagos en efectivo, excepto para la compra de pequeño material, siempre con la acreditación de factura y/o recibí, y siempre que no se superen los 600 euros. Se recomienda que todos los pagos se efectúen mediante un medio bancario, cheque o preferiblemente transferencia bancaria. En caso de realizarse pagos en efectivo se deberá remitir un recibí sellado por el proveedor especificando el número de factura y la fecha en la cual el pago se ha hecho efectivo. - Los justificantes bancarios de pago deben coincidir exactamente con el importe de la factura, IVA incluido. En el caso de que el importe reflejado en el documento bancario no coincida con el importe del documento de gasto (pago agrupado), se deberá remitir un desglose de los pagos efectuados donde pueda identificarse el documento de gasto en cuestión. Dicho desglose deberá estar sellado por el banco (la suma del desglose bancario deberá coincidir con el importe reflejado en el pago agrupado). - Un gasto no será apoyable por ICEX si no ha sido efectivamente pagado. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

11 - Los pagos deben ser dinerarios. En el caso de que el pago se realice por compensación de deudas, deberá acreditarse el mismo mediante escrito del proveedor aceptando dicha forma de pago. Registros Contables Unida a la documentación de Gastos y Pagos, deberán entregarse los Registros Contables (Libro Mayor y Libro Diario) en donde figuren reflejados las el reconocimiento de los gastos realizados así como el pago de los mismos. La ausencia de contabilidad será causa suficiente para la no aceptación del gasto justificado. Añadido a lo anterior, deberá presentarse cualquier otra documentación que les pueda ser solicitada por la firma auditora durante el proceso de revisión y que evidencie la realización, pago y contabilización de los diferentes gastos presentados. B.3. Justificación Técnica En la fase de preinversión o preparación del proyecto es necesaria la presentación de los estudios de viabilidad llevados a cabo. El objetivo es comprobar que los mismos responden a los estándares de calidad y adecuación que se requieren para la toma de la decisión de invertir. En la fase de puesta en marcha, si transcurridos 6 meses desde la fecha de inicio del apoyo no hay evidencia real de la puesta en marcha del proyecto (es decir se ha superado el hito de control) se procederá a anular la ayuda. (Ver punto 7. IV del Programa) En la fase de puesta en marcha, con el fin de que los auditores puedan calcular el esfuerzo inversor realizado por la empresa en inmovilizado material, la empresa deberá acreditar la inversión realizada a través del correspondiente Balance de Situación (ACTIVO) y se trata por tanto de una inversión productiva. De acuerdo con la normativa del programa, a efectos del cálculo del importe máximo de la ayuda, se tendrá en cuenta el esfuerzo inversor que realice la empresa, limitándose el apoyo al 10% del valor de la inversión en inmovilizado material. ICEX podrá recabar información adicional o efectuar verificaciones directas, cuando así lo requieran, a su juicio, la valoración de la actividad o la justificación del gasto. C. Conceptos apoyables y justificación Los conceptos de gasto susceptibles de recibir apoyo dentro del programa de Apoyo a Proyectos de Inversión Productiva son los que se exponen a continuación. No obstante, el perceptor únicamente podrá recibir apoyo por aquellos conceptos de gasto que figuren en el comunicado de aprobación que se les remita. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

12 Conceptos Apoyables: I- En la fase de preinversión o preparación del proyecto (actividades previas a la decisión de invertir). Estancia y desplazamiento: Viajes del personal propio de la empresa que se desplace al país (máximo 6 viajes). Consultorias: Gastos de consultorías externas realizadas en el país de destino de la inversión por una empresa preferiblemente local II- En la fase de puesta en marcha Estancia y desplazamiento: Viajes y dietas (gastos de estancia y manutención) del personal propio o externo desplazado al país. Sueldos y salarios: - Honorarios del personal propio o externo durante el período de desplazamiento. - Salarios del personal expatriado durante 6 meses. Gastos de constitución: Minutas de abogados (relacionadas con la elaboración de estatutos), gastos de notario y de registro en el país de destino. Consultorias: Gastos de consultoría externa en destino relacionada con la puesta en marcha (supervisión de la construcción, selección y formación personal, consultorías legales iniciales etc.). Para los bienes y servicios producidos en el país de localización del proyecto: Registro de patentes y marcas en el país de la filial. Defensa de la marca: Defensa jurídica de la marca española en el país de la implantación. Homologación y certificación: Homologación de productos ante organismos oficiales. En el apartado Justificación de los Conceptos Apoyables (pág. 13) se encuentran los documentos que deberán ser presentados en dicha etapa del proceso. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

13 IMPORTANTE a) Todos los gastos deben ser efectuados y soportados por la empresa matriz española perceptora de la ayuda y excepcionalmente por alguna de las empresas beneficiarias que figuran en el comunicado de aprobación. Las empresas beneficiarias han debido renunciar en la fase solicitud (ver modelo Anexo M Carta de renuncia a la ayuda para empresas del grupo ) a la ayuda que pudiera obtener de ICEX a favor de la empresa perceptora. En el caso de los gastos de constitución aunque el porcentaje propiedad de la Matriz no sea del 100%, se admite el gasto en base al porcentaje de participación de la matriz. b) Asimismo, solo se admitirán gastos de aquellas empresas que figuran en el comunicado de aprobación. Cualquier cambio en las empresas participantes en el proyecto deberá comunicarse a ICEX tan pronto se conozca y, en cualquier caso, con anterioridad a la comunicación de tener preparada la documentación justificativa. c) En el caso de que algún gasto se haya realizado por otra empresa del Grupo contemplada en la propuesta, la matriz y solicitante se encargará de centralizar la documentación antes de la visita de los auditores. d) Los gastos han de ajustarse al ejercicio en el que ha sido aprobada la ayuda. No pueden compensarse gastos entre diferentes ejercicios. Los responsables de la revisión de la justificación no admitirán gastos cuyo concepto no esté aprobado en el Comunicado de Aprobación de Apoyo correspondiente. Justificación de los Conceptos Apoyables: Justificación de los Viajes: - Se solicitarán los Tc-2 y nóminas, del mes y o meses en los que se realice el viaje, de cada uno de los expertos desplazados pertenecientes a la empresa. - Factura detallada, pago y contabilización. 1) Tarjetas de embarque de la persona que viaja. En caso de extravío de las tarjetas de embarque, se solicitará el cupón de viaje suministrado por la compañía aérea. En caso de transporte marítimo o terrestre documentos equivalentes. En caso de transporte en automóvil, si se trata de vehículo de alquiler, contrato nominativo con la persona que se desplaza en el automóvil. 2) Si no se pueden suministrar los documentos requeridos en el punto anterior, se podrá aceptar el gasto correspondiente a la bolsa de viaje siempre que el perceptor de la ayuda presente al menos dos de los siguientes documentos: 1. Reserva y/o confirmación electrónica del billete. 2. Factura de la agencia de viajes. La factura de la agencia de viajes debe ser original. En caso contrario no se considerará suficiente la aportación de dicha documentación para justificar el viaje. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

14 3. Pegatinas y/o recibos de facturación maleta. Es condición indispensable que sean originales y que aparezca tanto el nombre de la persona que viaje como el destino y la fecha de realización. En el caso de que la documentación aportada no reúna alguno de los requisitos anteriormente descritos, no se considerará suficiente la aportación de la misma para justificar el viaje. 4. Extracto de la tarjeta de crédito de la persona que viaje donde aparecen los datos del vuelo. 5. Extracto de puntos de la compañía aérea. 6. Pasaporte sellado con entrada y salida del país En países de Centro Europa (R. Checa. Eslovaquia. Hungría etc.) en los que es frecuente viajar a países limítrofes (Ej. Austria) por cercanía y logística y posteriormente desplazarse el resto del viaje en vehículo, se admitirán estos billetes si se demuestra estancia al día siguiente en país destino del proyecto. La documentación que se requiere para comprobar que ha llegado al país de destino es la que aparece en el punto 1 del siguiente apartado. Cuando estén aprobados desplazamientos para llevar a cabo consultorías en destino, se verificará la correspondiente documentación justificativa de viajes y estancias. Justificación de los honorarios y dietas (estancias): - Para justificar los honorarios y dietas se deberá justificar la estancia en el país todos y cada uno de los días. A efectos del cálculo de días de estancia (y por lo tanto del importe correspondiente de dietas y honorarios), se contarán los viajes desde el día en que la persona sale de su localidad y se admitirán escalas de un solo día. - Se solicitarán los Tc-2 y las nóminas del mes y o meses en los que se realice el viaje, de cada uno de los expertos desplazados pertenecientes a la empresa. 1): Originales de las facturas de alojamiento nominativas para cada persona desplazada que justifique el número de días de estancia. Se admitirá como documentación válida: 1. Factura original del hotel. La factura del hotel tiene que cumplir los siguientes requisitos: - Encontrarse a nombre de la empresa beneficiaria de la ayuda y de la persona que viaja. - Ser original. - Especificarse el nombre de la persona alojada. - Detallarse el periodo de estancia. Si en la factura del hotel no aparece el nombre de la persona alojada ni el detalle del periodo de estancia, se solicita que el hotel envíe la correspondiente confirmación. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

15 2. Reserva y/o confirmación electrónica hotel. En la reserva de hotel tienen que aparecer los siguientes datos: - El nombre de la persona alojada. - El periodo de estancia. - La fecha del documento que refleje la reserva debe ser posterior a la fecha del alojamiento. 3. Contratos de alquiler de apartamento: Se pueden dar los siguientes casos: * Contrato de alquiler a nombre de la empresa beneficiaria de la ayuda en la que no aparece reflejado el nombre de las personas alojadas. Se solicita un certificado del proveedor especificando el nombre de cada uno de los inquilinos. * Contrato de alquiler a nombre del trabajador. En caso de presentarse, la estancia estaría justificada. Si se da el caso de que la persona aprobada en el Comunicado de Aprobación de Ayudas no es la titular del contrato, se solicita un certificado del proveedor especificando el nombre de cada uno de los inquilinos. * Contrato de alquiler a nombre de la filial en la que no aparece reflejado el nombre de las personas alojadas. Se solicitará un certificado del proveedor especificando el nombre de cada uno de los inquilinos. Cuando estén aprobados desplazamientos para llevar a cabo consultorías en destino, se verificará la correspondiente documentación justificativa de viajes y estancias. 4. Estancias en casas propias o instalaciones industriales: No se admitirá en ningún caso documentos expedidos por la propia empresa (o su filial) relativos a la justificación de la estancia. Dichos gastos se deberán justificar mediante documentación que evidencie de forma suficiente la estancia en el país para el período apoyable, es decir facturas nominativas de otros gastos (comidas, taxis, teléfono, vuelos domésticos) de cada día pasado por el personal desplazado. 2) Si no se pudiera justificar correctamente el alojamiento se podrían aceptar periodos de estancia completos o días sueltos mediante la revisión de: 1. Copia de la hoja del pasaporte donde se reflejen (para aquellos países que sea necesario visado), copia del visado o permiso previo de entrada en EE.UU. junto con lo sellos de entrada y salida del país. 2. Documentos no nominativos (recibos de taxis, tickets lavandería, etc ). Dichos documentos únicamente se considerarán justificativos de la estancia, cuando se encuentren incluidos en una hoja de gastos nominativa. 3. Extracto de la tarjeta de crédito nominativa donde se reflejen los cargos realizados en el país. Se consideran objeto de apoyo los honorarios y dietas correspondientes a los días justificados mediante la aportación del extracto de la tarjeta de crédito nominativa, siempre que el documento del cargo de la tarjeta refleje claramente que el gasto ha tenido lugar en el país objeto de apoyo. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

16 Para los días no justificados: - Si existiese algún día intermedio a los justificados que no estuviese: * Se admitirán si se trata de 1 o 2 días intermedios. * Si se trata de 3 o más días intermedios no se admite ninguno de los 3 o más. - En el caso de no presentarse ningún justificante de los señalados, no se abonarán dietas ni honorarios, aunque viaje estuviese correctamente justificado. - Se admite como justificación de un día de estancia si se justifica correctamente el vuelo. Cuando estén aprobados desplazamientos para llevar a cabo consultorías en destino, se verificará la correspondiente documentación justificativa de viajes y estancias. Justificación del personal expatriado: Solo se apoyan honorarios. (hasta un máximo de seis meses) La firma auditora comprobará que el personal desplazado como expatriado ha permanecido en el país destino y que hay constancia de ello comprobando los pasaportes (sello de entrada y salida en el país) o bien con el contrato de alquiler. Se revisará: Contrato de expatriación, nóminas contabilizadas y los pagos o recibís de estas, sin necesidad de comprobar la documentación justificativa de la estancia. Justificación del resto de gasto apoyables: Consultorías externas, Gastos de constitución, Registros de patentes y marcas, Defensa jurídica de la marca española, Homologación de productos, etc. Se solicitará la factura original de los servicios prestados con detalle de los mismos así como su contabilización y pago. Se hace necesario un estudio exhaustivo de las normas de justificación, así como de un cálculo ajustado del presupuesto de gasto presentado para su apoyo haciéndose las siguientes consideraciones generales: No se considerará apoyable ningún tipo de impuesto, incluido el IVA, que grave cualquier gasto objeto de apoyo, con independencia de que el mismo se devengue en el territorio nacional o en el extranjero. Solo se admitirán aquellos gastos facturados por terceros, quedando excluidos, por tanto los costes internos de la empresa solicitante y la autofacturación. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17

17 D. Pago de la ayuda Al objeto de agilizar el pago efectivo de la ayuda, las empresas/asociaciones perceptoras de ayudas deberán remitir a ICEX certificación emitida por la Entidad Financiera con la que operen, de sus datos bancarios, de acuerdo al modelo establecido (Anexo E) NOTA INFORMATIVA "A efectos meramente informativos y siguiendo las directrices emanadas del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la de 8 de diciembre de 2006, vigente para el periodo operativo , relativos a las actividades de información y publicidad que deben llevar a cabo los Estados miembros en relación con las intervenciones de los Fondos Estructurales, se hace constar que la actividad descrita en este comunicado puede ser susceptible de ser financiada por la Unión Europea a través de los Fondos Europeos de Desarrollo Regional (FEDER), de las que el ICEX es órgano ejecutor. "En el caso de que su empresa sea finalmente beneficiaria de la ayuda ICEX, y asimismo ésta sea cofinanciada con Fondos Comunitarios, la aceptación por su parte de la misma, implica la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios publicada de conformidad con el art. 7, apartado 2, letra d) del Reglamento indicado anteriormente." En ningún caso, la existencia de financiación por parte del programa FEDER supondrá ayuda adicional para las empresas beneficiarias. DADA LA REVISIÓN PERMANENTE QUE SE REALIZA DE ESTOS CRITERIOS, LES RECOMENDAMOS LA IMPRESIÓN DE ESTE MANUAL EN LA FECHA DE VENCIMIENTO DEL PLAZO DE JUSTIFICACIÓN AL OBJETO DE QUE RECOJA TODAS LAS NOVEDADES INTRODUCIDAS. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN AYUDAS PAPI / 17