Nuestra forma de trabajar

Transcripción

1 Nuestra forma de trabajar Prácticas empresariales de BT Octubre de 2013 Pág. 1

2 Nuestra forma de trabajar: nuestras prácticas empresariales Nuestros valores: Nuestra forma de trabajar establece nuestras prácticas empresariales y nuestros valores: el comportamiento que esperamos de todos los que trabajan en BT. Cumpla con Nuestra forma de trabajar y nuestros valores y actúe de forma correcta. Si se le plantea alguna duda, pregunte. Actúe rápidamente si algo le preocupa. Pág. 2

3 Declaración del Consejero Delegado Creemos en el poder de la comunicación para crear un mundo mejor. Reunimos a las mejores redes y tecnología con la competencia de nuestro personal, estableciendo conexiones y creando nuevas posibilidades. De este modo la empresa puede crecer, las comunidades pueden prosperar y las personas pueden sacar más partido de la vida. Esto es lo que marca la diferencia, cada día, en nuestra empresa. Lo hacemos con responsabilidad y sostenibilidad. Actuamos con integridad, trabajamos con ética y actuamos de acuerdo con nuestros valores. Nuestras normas empresariales y nuestras políticas de personal se sustentan en estos principios. Actuar con integridad y trabajar de forma ética da sentido a nuestra empresa. También nos ayuda a trabajar juntos en todo el mundo. La ética no solo consiste en evitar un comportamiento delictivo o corrupto aunque esto sea de vital importancia, el comportamiento ético debe formar parte de todo aquello que hagamos. Nuestra reputación se fortalece cada vez que nos atenemos a nuestros principios empresariales. Esto significa que tenemos que rechazar nuevas actividades empresariales potenciales si parece que vamos a vernos forzados a comprometer nuestros principios. Es una decisión difícil pero que el personal de BT debe tomar si es la adecuada. Si no está seguro de cuál es la forma correcta de proceder en una determinada situación, pregunte. Tenga la valentía de hablar sin reservas si le preocupa que haya actividades que puedan entrar en conflicto con Nuestra forma de trabajar. Actúe rápidamente si algo le preocupa. Este documento establece Nuestra forma de trabajar en BT. Sus acciones personales marcan la diferencia. Juntos haremos de BT un lugar del que nos sintamos orgullosos de trabajar. Al fin y al cabo se trata de nuestra BT. Gavin Patterson Pág. 3

4 Encuentre lo que necesita Protección de la información y de los activos Introducción y resumen Información y datos Pág. 21 Nuestra forma de trabajar: lo que significa Pág. 5 Nuestros activos Pág. 25 Principios empresariales de BT Pág. 6 Gestión de riesgos Pág. 27 Normas empresariales de BT Pág. 7 Adónde dirigirse Trabajar juntos Realizamos el trabajo de la manera más adecuada Pág. 30 Informar sobre asuntos que le preocupan Pág. 10 Respetamos los derechos humanos Pág. 32 Cómo asesorarse Pág. 11 Comunicaciones Pág. 34 Integridad personal y empresarial Cumplimiento de la legalidad Pág. 14 Nuestro lugar en el mundo Compromisos Pág. 35 Competencia leal Pág. 36 Soborno y corrupción Pág. 15 Salud y seguridad Pág. 38 Conflictos de intereses Pág. 17 Medio ambiente Pág. 40 Donaciones a partidos políticos Pág. 42 Hacer lo correcto Ser responsable Pág. 44 Resolver conflictos: hacer lo correcto Pág. 45 Pág. 4

5 Nuestra forma de trabajar: lo que significa Nuestra forma de trabajar refleja la manera en que desarrollamos nuestras actividades empresariales en BT. Se aplica a usted y a todas las personas que trabajen para BT de todo el mundo, en todo lo que hacemos. Cumpla Nuestra forma de trabajar y actúe en consonancia con la misma y con nuestros valores. También esperamos que los terceros, como contratistas, proveedores y agentes, observen los mismos en todas sus operaciones con BT o que realicen en su nombre. A veces, las cosas son complicadas. Debe quedar claro que: si una legislación local entra en conflicto con una política de Nuestra forma de trabajar y exige que se cumplan criterios más estrictos, deberá cumplir con la ley. si una costumbre o política local entra en conflicto con Nuestra forma de trabajar y establece criterios menos estrictos, deberá cumplir Nuestra forma de trabajar. Nuestra forma de trabajar establece nuestros principios y normas empresariales. No contempla cada una de las políticas de BT que ponen en práctica nuestros principios y normas empresariales. Es usted responsable de: Conocer y cumplir la ley y los pormenores de las políticas de BT que guarden relación con su ámbito de trabajo, sus funciones y todas las personas que están a su cargo realizar la formación obligatoria que establecemos para que pueda conocer y cumplir nuestros principios y normas empresariales informar de cualquier incumplimiento de la ley, de Nuestra forma de trabajar o de cualquier otra política de BT. Para los empleados de BT, hemos incluido enlaces a la intranet para que puedan tener acceso a más información y asesoramiento sobre dónde pueden obtener ayuda. Su legislación local puede afectar a la manera en que puede hacerlo. Las consecuencias del incumplimiento de Nuestra forma de trabajar pueden ser muy graves y pueden llegar a perjudicar nuestra buena imagen, a la imposición de multas y sanciones importantes e incluso puede usted, su director(es) o BT incurrir en responsabilidad. Si trabaja para BT y no cumple Nuestra forma de trabajar, investigaremos a fondo y adoptaremos medidas disciplinarias que podrían llegar al despido. En Nuestra forma de trabajar no podemos contemplar todos los aspectos y en algunas situaciones deberá utilizar su sentido común para actuar de la manera más conveniente. En caso de que se le plantee alguna duda, pregunte. En la página 17, encontrará orientación sobre la resolución de conflictos y a dónde dirigirse para asesorarse mejor. En la página 10 encontrará una sección en la que se explica cómo informar sobre cualquier aspecto que le preocupe. Si cree que usted u otra persona está infringiendo Nuestra forma de trabajar, la ley o una de las políticas de BT, hable sin reservas. (Nota: los hiperenlaces introducidos en este documento pretenden remitir al personal de BT a lugares específicos del documento o a nuestra intranet corporativa. En las versiones externas del documento, estos están deshabilitados) Pág. 5

6 Principios empresariales de BT Todas las personas que trabajan con BT deben actuar con integridad, trabajar con ética y actuar de acuerdo con los valores de BT. Nuestras normas empresariales y políticas de personal se sustentan en estos principios. Actuar con integridad Esto significa comprometernos con nuestros principios y normas empresariales. La integridad realmente importa ya que queremos de forma natural hacer lo correcto. La integridad también es un buen negocio para BT. Gracias a ella la gente confía en nuestra empresa, lo que nos ayuda a continuar creciendo y obtener buenos resultados para nuestros accionistas de forma duradera. Actuar con integridad nos ayuda a trabajar juntos en todo el mundo y también contribuye a que nuestra planificación y ejecución sean más efectivas, a prevenir los problemas y a desarrollar unas relaciones mucho más sólidas con nuestras partes interesadas. Trabajar con ética Los principios en Nuestra forma de trabajar son en este contexto los de asegurarnos de que todas las personas que trabajan para BT cumplen los mismos criterios de exigencia. Al mismo tiempo, se han concebido para que respeten las costumbres y tradiciones locales. Como empresa queremos siempre hacer lo correcto, pero esto no siempre es sencillo. A veces, hemos de tomar decisiones difíciles, sopesando problemas e intereses complejos y conflictivos. Creemos en ser transparentes, abiertos y honestos en todas las maneras en que informamos sobre nuestros resultados: tanto desde el punto de vista financiero, ambiental como social. Hemos de estar dispuestos a justificar nuestras acciones y a explicarnos a las personas a las que afectan nuestras decisiones. Actuar de acuerdo con nuestros valores Nuestros valores constituyen la esencia de la forma en que hacemos las cosas en BT. Recopilan lo que todos tenemos en común, y establecen de forma pormenorizada los comportamientos que esperamos unos de otros. Todo el personal de BT debe sopesar los valores junto con los demás principios empresariales de Nuestra forma de trabajar y preguntarse: "Lo que estoy haciendo se ajusta a la manera de hacer las cosas de BT?" Pág. 6

7 Normas empresariales de BT Cómo encaja todo? Las normas empresariales de BT aplican nuestros principios empresariales. Se exponen en este documento y todos los que trabajan para BT o en su nombre deberán cumplirlas. Nuestras políticas de personal establecen las normas detalladas para los empleados de BT que se aplican a nuestras normas empresariales. Principios empresariales ` Actuar con integridad Trabajar con ética Actuar de acuerdo con los valores de BT Nuestras normas empresariales Integridad personal y empresarial cumplimiento de la legalidad (Pág. 14): cumplimos la ley, nuestras obligaciones de autorización/concesión de licencias y otras normativas soborno y corrupción (Pág. 15): no toleramos ningún tipo de soborno conflictos de intereses (Pág. 17): evitamos tener un interés o situación que entre en conflicto o supuestamente entre en conflicto con nuestras obligaciones con BT. Protección de la información y los activos Normas empresariales Políticas de personal Integridad personal y empresarial Proteger la información y los activos Trabajar juntos Nuestro lugar en el mundo Normas detalladas para el personal de BT que se aplican a nuestras normas empresariales información y datos (Pág. 21 ): nuestro objetivo es proteger los datos confidenciales y privados de nuestra empresa, de nuestro personal y de los clientes nuestros activos (Pág. 25): protegemos nuestra marca y nuestros activos físicos, financieros e intelectuales gestión de riesgos (Pág. 27): gestionamos los riesgos de nuestra empresa y sopesamos el riesgo en la toma de decisiones. Pág. 7

8 Normas empresariales de BT (cont.) Trabajar juntos realizamos el trabajo de la manera más adecuada (Pág. 30): nos respetamos mutuamente. Queremos un entorno de trabajo que ayude a cada uno de nosotros a conseguir mucho más. Disfrutamos trabajando en una organización plural y nos beneficiamos de tener una perspectiva diferente. Tratamos a todo el mundo en términos de igualdad y no toleramos ningún tipo de acoso ni de prejuicios. Hacemos que BT sea un lugar en el que nos orgullecemos de trabajar derechos humanos (Pág. 32): respetamos la dignidad, libertad e igualdad de todas las personas con las que trabajamos. Nuestras políticas y procedimientos se basan en la Declaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones Unidas Nuestro lugar en el mundo velar por la salud y la seguridad (Pág. 38): nos preocupamos y protegemos a nuestro personal y a otras personas a quienes les puedan afectar nuestras actividades y velamos por su salud, seguridad y bienestar el medio ambiente (Pág. 40): apostamos por la prevención de la contaminación y en minimizar el impacto en el medio ambiente de nuestras operaciones en todo el mundo donaciones a partidos políticos (Pág. 42): no hacemos donaciones a ningún partido político, a ninguna campaña de un candidato a ocupar un cargo público ni en apoyo de un funcionario electo. comunicaciones (Pág. 34): nuestro propósito es ser fiables, útiles y precisos en todo lo que escribimos o decimos. Hablamos honestamente y escuchamos cumplimos nuestros compromisos (Pág. 35): no hacemos promesas que sabemos que no vamos a poder cumplir; siempre obtenemos la debida autorización antes de contraer compromisos importantes competencia leal (Pág. 36): competimos con determinación pero lealmente, siendo honestos y fiables en todas nuestras operaciones. Pág. 8

9 Dónde dirigirse Índice Informar sobre aquello que le preocupa Cómo asesorarse Pág. 9

10 Informar sobre aquello que le preocupa Aunque BT goza de una buena reputación de hacer negocios de forma ética, nunca podemos estar totalmente satisfechos. Como parte de nuestro empeño en asegurarnos que mantenemos los criterios más exigentes, disponemos de "Speak Up": una línea directa gratuita y confidencial que pueden utilizar todas las personas que trabajan para BT, independientemente del país en el que trabajen. Encontrará el número de su país en el enlace que se incluye más abajo. Normalmente, la mejor manera de abordar un problema es hablar de ello con su superior directo o poniéndose en contacto con el Equipo de Ética (o enviando un correo electrónico a ethics@bt.com si no es un empleado de BT). Los asuntos relacionados con RR. HH. deben remitirse al superior directo. No obstante, en algunos casos es mejor y más seguro contactar con la línea directa de "Speak Up" para exponer un asunto de ética sensible con alguien que no esté relacionado con su equipo. Para informar sobre alguna cuestión, hay varias posibilidades. Puede hablar de ello con una persona física o dejar un mensaje en un buzón de voz seguro. También puede enviar un mensaje de correo electrónico. Sabemos que requiere cierta valentía denunciar. Haremos cuanto esté en nuestras manos para ayudarle y protegerle. No permitiremos que nadie tome represalias contra usted por informar de buena fe sobre lo que le preocupa. Si alguien intenta disuadirle para que hable, se considerará que se trata de una infracción disciplinaria grave que podrá tener incluso como consecuencia el despido en cualquier nivel de la organización. Para más información, visite el sitio web de línea directa confidencial. Casos especiales En algunos países en los que trabajamos: no está permitido dejar mensajes anónimos en las líneas directas deberá intentar resolver las cosas en el ámbito local (p. ej., con su superior directo) antes de llamar a la línea directa "Speak Up" solo puede informar sobre ciertos problemas a través de la línea directa, como fraudes contables, casos de soborno o delitos ambientales. Antes de llamar: consulte la página web de la línea directa confidencial para conocer el número de teléfono desde el que tiene que llamar en su país y cualquier otra indicación especial. Pág. 10

11 Cómo asesorarse Si no entiende algún aspecto de este documento o si desea más información: visite nuestro sitio web Nuestra forma de trabajar consulte las políticas y procedimientos de personal de su centro de trabajo en la intranet hable con su superior directo o con alguna persona de su entorno laboral próximo póngase en contacto con el Equipo de Ética. (Si no trabaja en BT, puede contactarle enviando un correo electrónico a ethics@bt.com). llame a una de nuestras líneas de ayuda: Seguridad: (Reino Unido): (otros países) Adquisiciones y cadena de suministro: +44 (0) Póngase en contacto con ASK HR (PREGUNTE A RR. HH.) o al n.º de teléfono de personal: (Reino Unido) o (otros países) o bien póngase en contacto con "Speak Up", nuestra línea directa confidencial si desea informar sobre algún problema. Pág. 11

12 No está seguro de cómo debe actuar? En ocasiones, no está claro. Hágase la siguiente pregunta: " Se ajusta a Nuestra forma de trabajar y a nuestros Valores?" " Me gustaría verlo publicado en la prensa?" " Es legal?" " Me siento cómodo con esta decisión?" " Podría explicar mi decisión a mis colaboradores o a mi familia?" Pág. 12

13 Integridad personal y empresarial Índice Cumplimiento de la ley Soborno y corrupción Conflictos de intereses Pág. 13

14 Cumplimiento de la ley Cumplimos la ley, nuestras obligaciones de autorización/concesión de licencias y todas las demás normativas. Cumplir con la ley es la base sobre la que se diseñan nuestras normas éticas. Somos honestos y respetuosos. Siempre cumplimos la legislación, las normativas y demás disposiciones reglamentarias de las ciudades, estados y países en los que operamos. Su obligación es cumplir la legislación local. Cabe tener en cuenta que otra legislación puede aplicarse en el ámbito internacional (como la Ley contra el soborno del Reino Unido o la Ley estadounidense de Prácticas Corruptas en el Extranjero de 2010) o ciertos requisitos para la concesión de licencias. Como empresa internacional, BT debe tener presente en qué país opera y con quién mantiene relaciones comerciales, así como cumplir los embargos y sanciones impuestos a determinados países, grupos de países o particulares. La ley nos exige cumplir estas sanciones y embargos en todo el mundo y su incumplimiento podría exponer tanto a BT como a usted a sanciones administrativas y penales graves además de perjudicar la buena imagen de nuestra marca. A quién consultar Aunque no es espera que conozca en detalle cada una de las leyes, normas y reglamentaciones en esta materia, se espera que tenga suficientes conocimientos como para entender cuando debe buscar asesoramiento. Si desea formular alguna pregunta sobre la legislación que afecta a su trabajo, póngase en contacto con el Departamento Jurídico de BT. Informe Si trabaja para BT y cree que usted, un compañero de trabajo u otra persona relacionada con BT puede haber incumplido la ley, informe de ello a su superior directo, al Departamento Jurídico de BT, al de Seguridad de BT o a nuestra línea directa confidencial. Preguntas y respuestas P La legislación local de mi país contradice lo establecido en Nuestra forma de trabajar. Cuál de ellas es la correcta? R La ley tiene prioridad. Si una ley local entra en conflicto con una de las políticas de Nuestra forma de trabajar y exige que se cumpla una norma más estricta, debe cumplir lo dispuesto en la ley. Si cree que existe un conflicto, consúltelo con el Departamento Jurídico de BT. P Quién es legalmente responsable si infrinjo la ley mientras hago mi trabajo? R Puede ser usted o BT, o ambos, y podría dar lugar a la imputación de cargos civiles y penales. Si tiene alguna duda, consulte al Departamento Jurídico de BT antes de hacer algo que cree que puede ir en contra de la ley. Si infringe la ley en el ejercicio de sus funciones, también podemos adoptar medidas disciplinarias. P Qué ocurre si un cliente me pide que haga algo que implica flexibilizar un poco las disposiciones legales? R Busque alguna otra manera de ayudarle. Por ejemplo, en el Reino Unido, el régimen de autorizaciones de Ofcom nos da la libertad de desarrollar actividades comerciales dentro de ciertos límites. Ser íntegro significa respetar estos límites. Si no está seguro de cómo manejar una situación, hable con su superior directo o pida asesoramiento a Asuntos normativos o al Departamento Jurídico de BT. Pág. 14

15 Bribery and corruption No toleramos ningún tipo de soborno. Qué es el soborno? BT tiene tolerancia cero con respecto al soborno. Si soborna, pide o acepta cualquier tipo de oferta, regalo, comisión indebida o pago para obtener o conservar una ventaja desleal, se trata de un soborno. No necesariamente tiene que ser en forma de dinero. En el Reino Unido, Estados Unidos y muchos otros países existe una legislación de lucha contra el soborno o el cohecho tanto para el sector privado como para el público. Leyes como la Ley contra el soborno del Reino Unido de 2010 y la Ley estadounidense de Prácticas Corruptas en el Extranjero son de ámbito mundial y se aplican a BT allí donde desarrollemos nuestras actividades empresariales. También tenemos nuestra propia política contra el soborno y la corrupción. Si trabaja para BT su obligación es leer, conocer y cumplir esta política que se aplica a escala mundial. En este enlace podrá consultar la política y orientación en el sitio de la intranet Nuestra forma de trabajar. La corrupción puede adoptar muchas formas y no podemos enumerarlas todas. Pero, entre otras cosas, preste atención a: pagos en efectivo anómalos regalos suntuosos recibidos decisiones inesperadas o ilógicas en la aceptación de proyectos o contratos un proceso de contratación inusualmente llano en casos en que alguien no tiene el nivel esperado de conocimiento y competencia eludir el procedimiento de licitación o de contratación normal cuando no se observan los procedimientos, controles financieros o directrices de la empresa. Si infringe la ley en materia de lucha contra la corrupción, se le podría imponer una pena civil o penal a usted, a BT o a nuestros socios. Si tiene alguna duda, póngase en contacto con el Equipo de ética o con el Departamento Jurídico de BT. Dar y recibir regalos y hospitalidad Nunca ofrecemos ni aceptamos regalos, pagos u hospitalidad para alentar o premiar una decisión. Los regalos y la hospitalidad pueden ser una forma normal y saludable de construir relaciones empresariales. Solo son un problema si tienen el propósito de influir en nuestra toma de decisiones, concedernos una ventaja desleal frente a nuestros competidores o limitar nuestro derecho como cliente de elegir con plena libertad. Distintas culturas reaccionan de forma diferente sobre lo que es aceptable o no. Como empresa internacional, debemos respetar estas diferencias pero, al mismo tiempo, tenemos que ser fieles a nuestros principios. Tenemos una política de regalos y hospitalidad para ayudarle a diferenciar lo que es adecuado de lo que no lo es. Cada vez que da o recibe un regalo u hospitalidad de cualquier tipo, debe cumplir la política. No debe dar ni recibir ningún regalo ni hospitalidad si lo que se pretende es influirle o influir en la persona que lo recibe y no debe dar ni recibir regalos u hospitalidad extravagantes o suntuosos que puedan ser o parecer que son inapropiados ateniéndose a las circunstancias. Los regalos y la hospitalidad que superen ciertos límites deben registrarse para su aprobación. Pág. 15

16 Soborno y corrupción (cont.) A quién consultar Si desea formular alguna pregunta relacionada con el soborno y la corrupción, hable con su superior directo o póngase en contacto con el Equipo de Ética. (Si no trabaja en BT, contacte con el equipo enviando un correo electrónico a ethics@bt.com). Informe Si trabaja para BT, siempre que tenga una duda sobre una cuestión ética: informe de ello a su superior directo, al Equipo de Ética o a nuestra línea directa confidencial tan pronto como pueda registre todos los pormenores consulte al Equipo de Ética antes de decidir lo que va a hacer. Si tiene algún motivo para sospechar que alguien que trabaja para BT o en su nombre puede estar participando en un caso de soborno o de corrupción, por insignificante que este sea, debe denunciarlo. Actúe rápidamente si algo le preocupa en este sentido. Preguntas y respuestas P Tengo todos los documentos correctos en regla pero aduanas está reteniendo la mercancía. Creo que una pequeña propina ayudaría a acelerar los trámites. Esto es correcto? R No, se trata de un soborno. Aunque en algunos territorios se permiten los denominados "pagos de facilitación", nuestra empresa no los admite. También son ilegales en virtud de la Ley contra el Soborno de 2010 del Reino Unido que se aplica en BT en todo el mundo. P Tenemos un socio comercial que a menudo invita a los ejecutivos de BT a cenas y a actividades que se considerarían suntuosas en algunos países, pero que es algo normal en este país. No parece que exista ninguna razón o expectativas ocultas sino es la de establecer una buena relación comercial. Qué debo hacer? R Lo mejor que puede hacer es preguntar al Equipo de Ética. No queremos ofender pero tampoco queremos dar una falsa impresión. Las apariencias cuentan, incluso si está seguro de que no hay ninguna agenda oculta. Los regalos y la hospitalidad deben ser transparentes y proporcionados. Si se le plantea alguna duda, rechácelos educadamente. Recuerde registrar y obtener la aprobación con antelación por el regalo o la hospitalidad si supera el umbral de registro. P En nuestra empresa de nueva creación, la cuota de mercado cuenta. Con un pago, puedo conseguir la adjudicación de un contrato. De no ser así, perderemos el trabajo. Si dejo que se escape esta oportunidad, no pondré contra las cuerdas a nuestra empresa y a mi carrera profesional? R Efectuar un pago supondría infringir la ley, así como nuestra política de lucha contra el soborno y la corrupción. También socavaría su integridad y perjudicaría la buena imagen de BT. Ningún contrato por grande que sea justifica infringir la ley o incumplir Nuestra forma de trabajar. Los negocios éticos son los únicos en los que estamos interesados. Respaldaremos a todas las personas que se nieguen a recibir un pago, un regalo o un favor, incluso si esto significa perder un negocio. Pág. 16

17 Conflictos de intereses Evitamos tener un interés o crear una situación que entre o supuestamente entre en conflicto con nuestras obligaciones con BT. Si no se pueden evitar, los declaramos y resolvemos. Qué es un conflicto de intereses? Un conflicto de intereses es una situación en la que sus lealtades parecen estar en contradicción con sus obligaciones con BT. Podría existir un conflicto entre los intereses de BT y los suyos propios. Si un interés personal interfiere o incluso parece que interfiere con sus obligaciones con BT, podría dar lugar a un conflicto de intereses. Existe un conflicto de intereses cuando, por ejemplo, se tiene una participación accionarial importante en una empresa de la competencia de BT o cuando se trabaja para un competidor o proveedor de BT, o se tiene otro empleo que haga que perjudique su trabajo para BT; o de tipo no financiero, como los que se derivan de un familiar o de otras relaciones personales. Si no está seguro de si tiene un conflicto de intereses, hágase la siguiente pregunta: Repercute en cómo ejerce sus funciones para BT? Si otros conocieran su interés o relación, podría cuestionar su capacidad de ejercer sus funciones con la lealtad, integridad e imparcialidad que estas exigen? Podría sentirse avergonzado si alguien descubriera su otro interés? Cómo se sentiría usted o su superior directo si esto se publicara en la prensa? Cuáles son las implicaciones más amplias para BT en su conjunto? Le influye de alguna manera su función/el interés externo? Pueden otros pensar que su función/interés le pueden influir, incluso si esto no es así? Declare su interés Esperamos que todas las personas que trabajan para BT sean imparciales y francas, cualquiera que sea el lugar o nivel de nuestra organización en el que trabaje. No debe utilizar su cargo en BT (ni ninguna información privilegiada) para su beneficio personal o de modo que pueda perjudicar a nuestra empresa ni dar motivos para que alguien crea que esto es así. A quién consultar Siempre puede evitar conflictos, pero incluso si solo se trata de un problema potencial debe informar inmediatamente de ello a su superior directo, para poder estudiar cómo abordarlo de una manera abierta y honesta. Si no está seguro de si existe un conflicto de intereses o no quiere hablarlo con su superior directo, póngase en contacto con el Equipo de Ética. Si no trabaja en BT, contacte con el equipo enviando un correo electrónico a ethics@bt.com). Informe Si trabaja para BT y cree que otra persona de la empresa puede tener un conflicto de intereses, dígaselo a esta persona o a su superior directo. Si cree que alguien que trabaja para un proveedor de BT o un agente de BT puede tener un conflicto de intereses con BT, informe de ello a su superior directo. Si no se siente con ánimo para exponerles directamente el tema, informe de ello al Equipo de Ética o a Speak Up, la línea directa confidencial de BT (consulte "Informar sobre asuntos que le preocupan" para más información). Pág. 17

18 Conflictos de intereses (cont.) Preguntas y respuestas P Trabajo a tiempo parcial para BT en un puesto de trabajo relacionado con las ventas. También trabajo a tiempo parcial para otra empresa. Qué debo hacer? R Debe ponerse en contacto con su superior directo y registrar esta situación como un conflicto de intereses potencial para su revisión ya que, por ejemplo, desempeñar una función para un proveedor o un competidor no está permitido. P Mi pareja dirige una pequeña imprenta y estoy seguro de que podrían imprimir nuestros folletos o por algo menos. Puedo adjudicarle el contrato? R No. Imagine qué pensaría la gente si se diera cuenta de que ha adjudicado el contrato a su pareja. Si su pareja prevé presentar una oferta para obtener un pedido, debe declarar inmediatamente su relación y otra persona debe supervisar el proceso de adjudicación. P Soy un empleado de BT, pero se me ha trasladado temporalmente a una empresa conjunta. Qué intereses son los prioritarios? R Cabe esperar que no exista ningún conflicto de intereses entre BT y una empresa conjunta. Su integridad profesional personal debe ser el aspecto más importante en todo momento y debe cumplir siempre este Código y la política de lucha contra el soborno y la corrupción de BT. Sin embargo, asume una responsabilidad con la empresa conjunta durante el tiempo que trabaje para ella. Si cree que su interés personal interfiere o puede interferir con los intereses de la empresa conjunta, debe informar de ello a su superior directo. P No es aún del dominio público, pero sé por mi trabajo que ahora es un buen momento para comprar acciones de BT. Puedo hacerlo? Puedo decirlo a mi familia y a mis amistades? R Rotundamente no. Es lo que se llama "operaciones con información privilegiada" y es un delito muy grave. Si tiene alguna duda, consulte al Equipo de Ética. P Un miembro de mi familia quiere entrar a trabajar en BT e incluso en el mismo departamento que el mío. Sería esto un problema? R Estaría bien si la política local del país en el que trabaja lo permite y existe una separación adecuada entre su función y el puesto de trabajo que su familiar solicita cubrir. No debe en modo alguno participar en la toma de decisión relativa al proceso de contratación de otra persona, ni siquiera en el proceso de solicitud y las entrevistas. Si entra a trabajar para BT, debe asegurarse de que no es responsable de ninguna de las decisiones en relación con el puesto de trabajo o el salario, para evitar cualquier tipo de insinuación de favoritismo. Pág. 18

19 Conflictos de intereses (cont.) P R Un familiar de un cliente quiere trabajar para BT. Me pide que ayude a este familiar a encontrar un empleo. Será esto un problema? Puede informales de puestos vacantes que se publiquen externamente, pero no debe participar en modo alguno en el proceso de selección y contratación. Hay que seguir este proceso establecido y seleccionar al mejor candidato. No se dará un trato especial al familiar del cliente. En caso de que se le plantee alguna duda, póngase en contacto con el Equipo de Ética enviando un correo electrónico a ethics@bt.com. Si, después de seguir un proceso de selección abierto y equitativo el familiar del cliente es contratado por BT, no se le dará ningún trato especial. Asimismo, no debe desempeñar funciones que puedan influir en las decisiones relacionadas con el cliente. P R Es admisible mantener una relación personal con alguien de la empresa? Sí, si la situación se trata con delicadeza, aunque la política varía dependiendo del país en el que trabaje. Las relaciones personales no deben afectar negativamente en las actividades empresariales, el entorno laboral ni en otras personas que trabajen para BT. Si cree que puede tener un conflicto de intereses, deberá declarar esta situación a su superior directo (o a su interlocutor de RR. HH. local si su relación es con alguien de su misma jerarquía) y cumplir la política local sobre este tema. Si desea formular más preguntas, póngase en contacto con el Equipo de Ética. Pág. 19

20 Protegemos la información y los activos Índice Información y datos Nuestros activos Gestión de riesgos Pág. 20

21 Información y datos Nuestro objetivo es proteger los datos privados y confidenciales de nuestra empresa, de nuestros empleados y de nuestros clientes. A menudo necesitamos utilizar datos de carácter personal para hacer nuestro trabajo, que pueden ser de nuestros propios compañeros de trabajo, de nuestros clientes residentes o de personas que pertenecen a nuestros clientes comerciales. Siempre debe tratar estos datos como si fueran los suyos propios: manténgalos seguros y protegidos y piense cómo le gustaría que se hiciera si se tratarán de sus propios datos personales. Cumplimiento de la política de privacidad y de protección de datos La información sobre las personas es también conocida como datos de carácter personal como pueden ser el nombre y apellidos de una persona, su dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico personal, número de cuenta corriente, fecha de nacimiento, cuenta bancaria o información relativa a la facturación. Incluye datos mantenidos en los sistemas de BT, en soporte papel, correos electrónicos, registros de llamadas, lápices USB, dispositivos móviles u otros medios de almacenamiento. El tratamiento apropiado de los datos personales es fundamental para ganarse la confianza tanto de nuestros clientes como de nuestros colaboradores. Los datos personales se consideran tan importantes que muchos países tienen sus propias leyes sobre privacidad que establecen cómo debe ser tratados y protegidos y debemos cumplirlas. Por lo tanto, asegúrese de que puede reconocer lo que son y lo que no son datos personales; entienda cómo se espera que utilice esta información en el desempeño cotidiano de sus funciones y esté atento a lo que puede fallar. BT gestiona también un gran volumen de información facilitada por las empresas y organizaciones del sector público que son nuestros clientes. Alguna de esta información consistirá en "datos personales" según se describe más arriba. Alguna no serán datos personales pero seguirá siendo muy importante para nuestros clientes del sector público y privado. Así pues, a menudo estos grandes clientes nos indicarán específicamente cómo quieren que utilicemos y protejamos sus datos, como por ejemplo, mediante un contrato en el que se estipulen sus términos y condiciones. Deberá tener presente lo que hemos acordado en el contrato, así como las normas generales para trabajar con datos personales cuando esto sea así. La sección de la página 23, Firmar contratos con clientes comerciales, explica lo que necesita hacer. Principales puntos que todo el mundo debe recordar cuando trabaje con datos personales: Debe solo recoger y mantener datos de carácter personal para fines comerciales legítimos o cuando la ley así nos lo exija: Recoja y utilice únicamente tantos datos personales como necesite para la tarea que está realizando y para las funciones de su puesto de trabajo, y no más Esté preparado para enfrentarse a sus compañeros de trabajo cuando pidan acceso a datos personales. Disponen de la autoridad necesaria y son realmente necesarios para realizar sus tareas? Cuando tenga acceso a datos personales, estos deberán ser solo utilizados para los fines para los que se han recogido No utilice datos personales para fines nuevos o diferentes, como puede ser para sistemas de pruebas, a menos que obtenga la aprobación del Departamento Jurídico de BT. Nunca hable o revele datos a compañeros de trabajo a menos que exista una necesidad empresarial para hacerlo. Pág. 21

22 Información y datos (cont.) Asegúrese de que todos los datos de carácter personal que mantenemos son fiables y están actualizados Tómese su tiempo para asegurarse de que recoge e introduce los datos personales de las personas correctamente, p. ej., al tomar un pedido Los errores pueden salir muy caros y hacer que parezcamos poco profesionales Compruebe siempre los datos de contacto y de facturación de los clientes Si alguien dice que no quiere recibir marketing directo de BT, asegúrese de que pone al día sus datos inmediatamente en el sistema de BT. Conserve los datos personales seguros y protegidos para garantizar que nadie puede tener un acceso no autorizado a los mismos, ni cambiarlos, destruirlos o perderlos sin la debida autorización Siga las orientaciones y políticas sobre seguridad de BT: se han establecido para ayudarle a hacer lo correcto Compruebe siempre que alguienque afirma que es un cliente o un colaborador de otro país de BT es quien dice ser Considere siempre el contenido de los datos y documentos con los que esté trabajando y clasifíquelos debidamente; comparta solo aquellos datos que sean necesarios para conseguir su objetivo Recuerde tener presente dónde se encuentra y quien puede estar escuchándole o ver aquello sobre lo que está trabajando. No hable de negocios de BT que sean confidenciales en lugares públicos Antes de enviar información fuera de la empresa, pregúntese: " Es adecuado enviarla?" y " La he protegido de acuerdo con lo establecido en nuestros políticas sobre seguridad? Guarde bajo llave los documentos en soporte papel y utilice trituradoras o contenedores para residuos confidenciales cuando quiera eliminarlos. Mantenga solo los datos personales durante el tiempo necesario para la finalidad original para los que se obtuvieron, a menos que la ley lo disponga de otra forma. BT ha establecido unos plazos para la conservación de los datos, que encontrará aquí Hágase siempre la siguiente pregunta: " Necesito realmente conservar estos datos? Nunca guarde datos personales en ordenadores portátiles, lápices de memoria u otros dispositivos de almacenaje durante más tiempo del necesario Haga una limpieza periódica y elimine/destruya/ "triture" los datos que ya no son necesarios. Los particulares pueden solicitar ver cuáles son los datos personales que BT mantiene con lo que en el Reino Unido se denomina una Subject Access Request (una Solicitud de Acceso a la Información Personal) Es importante que sepa qué debe hacer cuando reciba este tipo de solicitudes. Para más información sobre el proceso del Reino Unido, haga clic aquí. Si recibe una solicitud de fuera del Reino Unido, solicite información al Equipo de Privacidad de Datos. También existen normas adicionales sobre lo que se conoce como "datos personales sensibles". A modo de ejemplo cabe citar información sobre la salud, raza, creencias religiosas, opiniones políticas, afiliación a sindicatos, antecedentes penales o la sexualidad de una persona Si su función requiere que gestione datos personales sensibles, debe solicitar orientación al Equipo de Privacidad de Datos antes de hacerlo. Pág. 22

23 Información y datos (cont.) En función de su puesto de trabajo, también deberá tener en cuenta lo siguiente Existen normas estrictas sobre la transmisión de datos personales entre países y, por ejemplo, para enviarlos fuera del Espacio Económico Europeo. Estas normas pueden aplicarse incluso cuando una persona en un país puede solo tener acceso a datos a un sistema ubicado en otro país: seguiría tratándose de una transmisión de datos Asesórese siempre con su equipo del departamento jurídico o de cumplimiento si cree que estaría transmitiendo datos o permitiendo el acceso entre países Asegúrese que ha entendido bien las normas aplicables a lo que está haciendo y que se han establecido las protecciones contractuales y de seguridad pertinentes. Al firmar contratos con clientes comerciales estos pueden tener requisitos específicos sobre cómo sus datos, incluso los personales, se gestionan. Asegúrese de que entiende cómo el cliente quiere que tratemos sus datos Documente siempre todos los requisitos relacionados con los datos que se hayan pactado con el cliente en el contrato; solicite el debido asesoramiento jurídico y de cumplimiento en este tipo de situaciones Confirme, antes de que se suscriba un contrato, que podemos realmente ofrecer el servicio de conformidad con los requisitos relacionados con los datos del cliente Nuestros productos, sistemas y procesos deben gestionar datos de acuerdo con los requisitos del cliente durante toda la vigencia del contrato Al contratar a proveedores o subcontratistas ponga en su conocimiento los requisitos relacionados con los datos del cliente, especifíquelos en nuestros contratos y compruebe regularmente que se cumplen. A quién consultar Compruebe que sabe a quién debe dirigirse para obtener asesoramiento especializado. Recuerde que BT dispone de un Equipo de Privacidad de Datos que puede ayudarle a hacer correctamente el tratamiento de datos personales. Los coordinadores de protección de datos para su centro de trabajo se indican en el sitio de intranet Jurídico, Gobernanza y Cumplimiento. Para más información sobre nuestro enfoque sobre la privacidad de datos, consulte el sitio de intranet, junto con la política de protección de datos de BT y la política sobre privacidad de los empleados de BT aquí. Informe Si hacemos las cosas mal cuando se trata de datos personales, las consecuencias pueden ser muy graves. La buena reputación de BT puede verse gravemente perjudicada y podría tener que enfrentarse a acciones legales o multas de las autoridades. Corremos el riesgo de perder la confianza de nuestros clientes e incluso llegar a perder sus operaciones. Para los empleados, toda acción deliberada o negligente podría derivar en la aplicación de medidas disciplinarias y, en el peor de los casos, a su enjuiciamiento. Si tiene conocimiento de una infracción relacionada con datos personales, por insignificante que pueda parecer, debe informar de ello en el plazo de 24 horas al Centro de Control de Seguridad de BT al número de teléfono o al +44(0) o por correo electrónico a security@bt.com. La política de notificación de infracciones de datos de BT está disponible en el sitio de intranet. Pág. 23

24 Información y datos (cont.) Preguntas y respuestas P Mantengo datos sobre personas que son clientes de BT pero en realidad no hago nada con ellos. Está esto contemplado en las normas sobre Protección de Datos? R Cuando recoge, obtiene, almacena, mantiene, accede, revela o destruye datos personales (de clientes o empleados) debe cumplir la política sobre Protección de Datos del Grupo BT. Dado que existe una legislación en materia de protección de datos en Europa, el Pacífico Asiático y en el Continente Americano, debe comprobar que está cumpliendo también la legislación local y solicitar orientación a los expertos de BT. Además, debe reflexionar sobre lo que realmente necesita para continuar conservando datos si no son de utilidad para usted. Debe mantener datos de acuerdo con los plazos establecidos en los Programas y política de retención de datos del Grupo BT y asegurarse también de que aplica las normas de seguridad de BT relacionadas con la información. P Un cliente comercial quiere que BT se comprometa a cumplir determinados requisitos y restricciones en el tratamiento de sus datos, es esto posible? R A menudo, los clientes quieren restricciones que regulen qué podemos hacer, dónde, cómo y quién puede participar en el tratamiento de sus datos. También pueden querer dar un sentido muy amplio al término "datos del cliente". BT puede tener en cuenta estas peticiones cuando podemos realmente aplicar las restricciones que el cliente nos solicita y cuando su inclusión en su contrato con BT haya recibido la debida autorización. Deberá asesorarse con la persona de contacto apropiada de BT en caso necesario. Para más información, consulte los principios y directrices. P He oído decir que a los asesores de ventas a menudo sus amigos les piden información relacionada con los clientes, como números de teléfono y direcciones. Pueden facilitar este tipo de información? R No. Es un delito grave y un incumplimiento importante de la Política de Protección de Datos del Grupo BT. La revelación no autorizada de los datos de los clientes o de los empleados estará sujeta a la adopción de medidas disciplinarias que podrán incluir el despido. Pág. 24

25 Nuestros activos Protegemos nuestra marca y nuestros activos físicos, financieros e intelectuales. Cada uno de nosotros es personalmente responsable de proteger los activos de BT, ya se trate de nuestro equipo, de nuestros bienes, de la información, conocimiento o de las ideas, por lo que es de suma importancia que mantengamos registros adecuados de todos los recursos que utilizamos y cumplamos nuestras políticas de seguridad. El robo, la dejadez, el desperdicio, los daños o el uso indebido de los bienes, así como la modificación deliberada de los registros tienen un efecto directo en la rentabilidad de BT. No debemos hacer un uso indebido de la intranet o de Internet. Todos los activos de BT deben ser utilizados para fines legítimos de BT. BT podrá acceder y controlar los archivos informáticos y las comunicaciones electrónicas almacenadas en los servidores, ordenadores y otros aparatos electrónicos de nuestra empresa. Lo hacemos con fines de mantenimiento, con fines empresariales o para cumplir nuestras obligaciones legales y lo hacemos en consonancia con nuestras políticas de privacidad y de protección de datos y de conformidad con lo dispuesto por la ley. No actuamos fraudulentamente, ni engañamos a nadie ni sostenemos afirmaciones falsas. A quién consultar Si reside en el Reino Unido y ha sufrido un incidente de seguridad o necesita asesoramiento sobre si un incidente debe ser notificado, póngase en contacto con el Centro de Control de Seguridad de BT (SCC) al número de teléfono Si prefiere no ponerse en contacto con el SCC por teléfono, puede hacerlo a través de su sitio web o enviando un correo electrónico a security@bt.com. Si no reside en el Reino Unido, llame al +44 (0) Informe Todo supuesto incidente relacionado con un fraude o un robo debe ser notificado inmediatamente a los números de teléfono anteriores o a la línea directa confidencial. Respeto a nuestra marca La marca BT, incluido el símbolo Connected World, es uno de nuestros activos más valiosos. Una marca fuerte es esencial para el éxito duradero en los mercados en constante cambio y extremadamente competitivos en los que operamos. Nuestra capacidad de competir se debilita si la marca de nuestros productos, servicios o comunicaciones no cumple los criterios mínimos establecidos o si hacemos un uso indebido de nuestro logotipo. Lo mismo se aplica a la mala prensa o publicidad, incluido el uso de sitios de medios de comunicación social como Facebook o Twitter. Los comentarios en sitios de medios de comunicación social que uno cree que son privados pueden a menudo ser visualizados por otras personas ajenas al medio. Debe reflexionar con mucho cuidado antes de colgar comentarios que puedan perjudicar inadvertidamente a la marca de BT. Como empresa responsable, respetamos la propiedad intelectual de otras personas de la misma manera. Pág. 25

26 Nuestros activos (cont.) Preguntas y respuestas P Los activos físicos son cosas como los edificios, los ordenadores y los automóviles. Qué son los activos intelectuales? R Los activos intelectuales abarcan mucho más de lo que usted cree. Incluyen nuestros conocimientos técnicos, las invenciones y los nombres de nuestros productos y servicios; el diseño físico de nuestros productos y software; nuestros dibujos técnicos, nuestro diseño gráfico y material escrito; la información confidencial de todo, desde nuestros procesos y planes empresariales a los datos de clientes y fechas de salida al mercado. Algunas de estas cosas están protegidas legalmente con patentes, registros de marcas registradas, registros de diseño o derechos de autor, ya sea en soporte papel, en formato electrónico en nuestros ordenadores o en la intranet. Puede ayudar a protegerlos siendo cuidadoso con el uso que les dé y con quien los intercambia. P Por qué nuestra marca es tan importante? Se trata realmente de un "activo"? R Sí. La marca BT es uno de nuestros más activos valiosos, pero su valor puede subir o bajar en función de cómo nos percibe el mundo. Es por este motivo que es tan importante que la protejamos. Pág. 26

27 Gestión de riesgos Gestionamos los riesgos de nuestra empresa y sopesamos el riesgo en la toma de decisiones. La manera en que una empresa gestiona sus riesgos es vital para su éxito. Una gestión de riesgos efectiva crea estabilidad, contribuye a generar beneficios, protege su buena reputación y permite a BT aprovechar las oportunidades que se le presentan. Disponemos de una política y de un marco para la Gestión de Riesgos Empresarial (ERM) diseñados para ayudar a nuestro Grupo en su conjunto, así como a cada una de nuestras Líneas de Negocio, a gestionar todas las categorías de riesgos de forma uniforme (comerciales, financieros, de explotación, jurídicos y otros). Gestionamos nuestros riesgos acorde con nuestro apetito para asumir riesgos, y lo que creemos que son los mejores intereses comerciales de BT. Nuestros empleados deben tener presente los riesgos en el desempeño de sus funciones cotidianas. Piense en los riesgos e implicaciones de sus acciones y asesoramiento. Sea responsable de los mismos y de las repercusiones que tendrán en sus compañeros de trabajo, comunidades y en la empresa. A quién consultar Consulte las páginas de intranet de Gestión del riesgo empresarial de BT si desea más información o hablar con uno de los miembros del equipo de Gestión de riesgos del Grupo. Informe Si le preocupa algún riesgo, hable con su superior directo. Preguntas y respuestas P Qué se considera un riesgo? R Toda incertidumbre que pueda amenazar nuestra capacidad por alcanzar nuestros objetivos. Puede ser algo que ocurra dentro de nuestra empresa o un factor externo que pueda afectar a nuestros objetivos. P Por qué necesitamos la gestión de riesgos? R Nuestras partes interesadas esperan que gestionemos nuestros riesgos con efectividad y responsabilidad. Una buena gestión de riesgos: nos ayuda a lograr nuestros objetivos mantiene segura a nuestra organización (y a nuestras partes interesadas) nos da confianza para ser más ambiciosos nos permite cumplir nuestros requisitos de gobernanza corporativa. P A qué grado de riesgo debe exponerse una empresa? R Todas las empresas deben asumir algún tipo de riesgo para generar beneficios. Lo importante es asumir riesgos sensatos y gestionarlos de la forma adecuada. Tenemos que gestionar todos los riesgos con cautela ya que nuestro apetito por el riesgo, la ley y nuestra posición comercial cambian con el tiempo. Debemos ser libres para asumir riesgos calculados. La idea es asumir riesgos que nos compensen, no evitar todos los riesgos. Pág. 27