CARTILLA GUIA PARA INFORMES 1 LINEA ASESORIA PROGRAMA PROYECTO SOCIAL UNIVERSITARIO

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1 CARTILLA GUIA PARA INFORMES 1 LINEA ASESORIA PROGRAMA PROYECTO SOCIAL UNIVERSITARIO FACULTAD DE INGENIERIA CARRERA ING. INDUSTRIAL PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CARTILLA GUIA Esta cartilla está dirigida a los estudiantes que como Proyecto Social Universitario dirijan sus esfuerzos a la asesoría organizacional. Los objetivos de esta cartilla son: a. Explicar y estandarizar la presentación de los informes escritos. b. Brindar recomendaciones generales que faciliten la presentación de informes. 1

2 INFORMES 1. INFORME INICIAL: Diagnostico y Plan de Trabajo 2. INFORME FINAL: Resultados y Continuidad del Proyecto Normas y Recomendaciones para la presentación de los informes: Imprima por lado y lado de las hojas. Utilice espaciado sencillo entre los párrafos. La carátula de los informes debe ser transparente (un acetato). Debe citar siempre al pie de la página lo que no es de su autoría (Libros, revistas, trabajos de compañeros, otros) No redacte en primera persona. Tenga presente el tiempo de los verbos, el informe debe estar en pasado o preferentemente en presente, sólo las recomendaciones y el trabajo de continuidad estarán en futuro. No debe citar nombres, solo mencionar dependencias o cargos. No use lenguaje coloquial. El informe debe ser agradable a la vista, con esquemas y cuadros, entre otros (las tablas deben tener un título que especifique su contenido, deben estar debidamente organizadas las filas, columnas, tamaño de letra adecuado, en lo posible limitar cada tabla en una sola página). No presente información o datos que no puedan sustentar y carezcan por lo tanto de soportes. Los formatos que se proponen deben ir acompañados de los instructivos para su diligenciamiento. Las convenciones o símbolos utilizados en los diagramas deben explicarse. Sin excepción, todas las cartillas e instructivos, son anexos del Informe Final. Las cotizaciones son obligatorias en caso de requerirse; presentar mínimo tres. Presentar el documento teniendo en cuenta las Normas APA INFORME INICIAL: 1. DIAGNOSTICO EMPRESARIAL Qué es? Corresponde al análisis que refleje la situación actual de la organización asesorada. Para qué sirve? Para conocer la organización y diagnosticarla objetiva y sistemáticamente recurriendo al criterio del estudiante de Ingeniería Industrial y NO a la visión pragmática del interlocutor de la institución. 2

3 ESTRUCTURA Portada La portada debe corresponder con el siguiente esquema: PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL ASIGNATURA PROYECTO SOCIAL UNIVERSITARIO LINEA DE ACCION: ASESORÍA PROGRAMA: ASOCIACION COLOMBIANA DE MICROEMPRESAS PRODUCTIVAS DE CIUDAD BOLIVAR * NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN ASESORADA: QUIPUS INFORME INICIAL. DIAGNOSTICO Y PLAN DE TRABAJO INTERLOCUTOR DIRECTO EN LA INSTITUCIÓN: DIRECCION Y TELEFONOS DE LA INSTITUCION: BARRIO: LOCALIDAD: PROFESOR: ESTUDIANTE ASESOR: TELÈFONOS: SANTAFÉ DE BOGOTÁ FECHA COMPLETA **Si la entidad pertenece a un programa, por ejemplo, Sociedades Bolívar- Apoyo Procesos Productivos diligencie este campo. Segunda hoja TABLA DE CONTENIDO Se explica qué contiene el informe en el orden en que se abordan los temas del mismo y la numeración de las páginas correspondientes. Tercera hoja 1. Reseña histórica o Antecedentes Descripción actualizada de la historia de la institución desde su inicio hasta la fecha. Establezca las líneas de producción, referencias, número de empleados actuales, nivel de ventas actual. 2. Situación Legal Verificar si está inscrito en la Cámara de Comercio, averiguar el NIT, si registró su marca y las patentes del caso. Hojas siguientes 3. Análisis de la situación Permite al asesor conocer los diferentes aspectos de la institución a asesorar mediante un estudio exhaustivo. 3

4 PROYECTOS NUEVOS Y DE CONTINUIDAD: Elaboración del diagnóstico. Para este análisis de la situación se requiere que el estudiante de Ingeniería analice todas las áreas de la institución. Con el fin debe diseñar los instrumentos de recolección de información y debe aplicarlos. Finalmente, con esta información primaria, procederá a realizar el análisis respectivo y elaborar el diagnostico empresarial con toda la creatividad y el ingeniero de su disciplina. Como herramienta de diagnóstico, en el primer informe es opcional presentar la NORMA DE DIAGNOSTICO diseñada por la Coordinación de Práctica Social. Esta herramienta será explicada en clase por cada profesor. A partir del periodo , será obligatorio el uso de la Herramienta de Diagnóstico y Análisis, llamada PPI (Paradigma Pedagógico Ignaciano), tanto en el primer informe como en el informe final. Esta herramienta será explicada en clase por cada profesor. En el caso de los proyectos de continuidad presente la información que considere relevante del informe del semestre inmediatamente anterior, recordando indicar mediante pie de página la fuente correspondiente. 4. Análisis de la Intervención de la Pontificia Universidad Javeriana Relacione el semestre, los estudiantes y los aportes que estudiantes de la universidad hayan realizado en la organización a partir de la información que le provea la institución. Determine el grado de aplicación de las soluciones planteadas por los asesores anteriores y en caso de no estar actualmente aplicando las propuestas indique las causas. Semestre Estudiantes Propuestas Porcentaje de aplicación actual de las propuestas Observaciones 5. Definición del problema Después de conocer la situación actual de la institución a asesorar, debe realizarse un análisis de los problemas actuales de la siguiente forma: - Listar todos los problemas (Si es la primera asesoría es el listado total resultado de la aplicación de la norma de diagnóstico; si es una asesoría de continuidad comprende los temas recomendados para la continuidad de la asesoría así como aquellos que no se cubrieron en la asesoría anterior y los nuevos si han surgido en este momento y que no se hubieran identificado previamente. - Elaborar una lista en la que se coloque en orden de importancia los problemas encontrados, comenzando con aquel que necesita una atención prioritaria seguido de los demás. - Comparar los problemas analizando la dependencia de unos con otros (cuáles son causa y efecto). - Describir en forma detallada el análisis que se hizo para obtener el listado anterior. - Seleccionar el problema que se va a atacar durante la presente asesoría y justificar con un soporte teórico la elección. 4

5 2. PLAN DE TRABAJO Qué es? Corresponde al planteamiento de posibles soluciones a partir del análisis del diagnóstico y a la elaboración del plan de trabajo Para qué sirve? ESTRUCTURA a. Para proponer las herramientas que permitan implementar las posibles soluciones. b. Para delimitar y planear el proyecto y los resultados durante el semestre. 1. Objetivos - Objetivo General. Es lo que se quiere lograr con la asesoría y debe ser la solución al problema seleccionado. Se escribe en infinitivo y con una frase muy corta. Debe responder a dos preguntas qué se pretende lograr con el trabajo? Y para qué se va a realizar? Ejemplo: Diseñar un sistema de Mercadeo de los productos ofrecidos por la Microempresa Alimentos Topito. No debe agregarse mediante qué. - Objetivos Específicos. Son los elementos que componen y delimitan el objetivo general, por lo tanto son logros que se alcanzarán con la asesoría prestada. Son las tareas concretas, fines inmediatos y señalan los aspectos que se van a tratar de acuerdo con la naturaleza del tema. Al formularlos use lenguaje claro, preciso, libre de términos ambiguos. También van en infinitivo. Siguiendo el ejemplo anterior podrían ser: - Identificar las Fortalezas y Debilidades de los productos que se ofrecen actualmente - Evaluar el posicionamiento y nivel de ventas de los productos - Definir estrategias efectivas de Mercadeo - Definir Indicadores de gestión que evalúen el comportamiento de las ventas en forma periódica Como puede observarse son resultados que se alcanzarán al finalizar la asesoría y que unidos conforman el objetivo general. 2. Metodología 5

6 Aquí se explica cómo se lograrán los objetivos. Son los pasos a seguir para lograr cada objetivo específico, por lo tanto se deben presentar en forma secuencial mencionando las herramientas de Ingeniería a utilizar. La metodología es la operacionalización de los objetivos específicos. Objetivos Específicos Herramientas Cómo y Para qué? Cada uno de los Objetivos Específicos utiliza una herramienta particular. Por lo tanto, el cuadro se desarrollará con cada uno de estos. Existen infinidad de herramientas de Ingeniería y/o disciplinas afines en las cuales se puede apoyar para alcanzar los objetivos. Menciónelas brevemente. No son asignaturas. Se explica cuál es el objetivo de la aplicación de cada herramienta 3. Cronograma de Actividades Una vez se tiene clara la metodología, deben definirse las tareas que se realizarán en cada uno de los pasos definidos. Las tareas son muy concretas, es decir que son actividades ubicadas en el tiempo. Para definirlas debe utilizarse un diagrama de Gantt o presentadas en Project. Ver anexo 1. El cronograma de actividades es el documento fundamental para la ejecución, seguimiento y evaluación de su gestión. Su firma es prueba de su compromiso con la organización beneficiada de cumplir a cabalidad el objetivo y la firma del interlocutor indicando que conoce y aprueba la propuesta de trabajo. 4. Bibliografía Referencia de los documentos consultados para desarrollar el informe diagnóstico, y las propuestas para apoyar la asesoría. ANEXO No. 1. 6

7 Linea de Acción: ASESORÍA TÉCNICA PLAN DE TRABAJO PROYECTO SOCIAL UNIVERSITARIO. Ingeniería Industrial Proyecto Social: (Nombre de la institución) Estudiante Ing. Industrial Pontificia Universidad Javeriana: Nombre del profesor: Mes Mes1 Mes2 Mes3 Mes4 Nombre Interlocutor Directo: N.O.E.* Tema de la clase Semana Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha 1 Conocer situación actual 2 Realizar balanceo de línea Planeado x x x Planeado x x x x x 3 4 Calcular programación de producción Planeado x x x x Realizar capacitación para Planeado x x x x x personas involucradas en el proyecto 5 Presentar Informe Final Firma Estudiante Universidad Javeriana Firma Interlocutor/Beneficiario Planeado x x x x x Acuerdo Horario Dia: Hora: N.O.E.* Corresponde al Número del Objetivo Especifico Espacio Uso del Profesor Area(s) trabajo del Gerencia proyectoy Administración Contabilidad y Finanzas Este plan de trabajo requiere ajustes? Si No Producción y Procesos Vo.Bo. Del Profesor Calidad Otra. Cual? 7