MANUAL DE PREPARACIÓN DE ARCHIVOS PARA LA CARGA DE FACTURAS Y ACREDITACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA

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1 MANUAL DE PREPARACIÓN DE ARCHIVOS PARA LA CARGA DE FACTURAS Y ACREDITACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA MECANO JULIO MECANISMO EXTRAORDINARIO DE FINANCIACIÓN PARA EL PAGO A LOS PROVEEDORES DE LAS COMUNIDADES AUTÓNOMAS Versión julio 2013

2 ÍNDICE Nº Pág. 1 Introducción Formato de los ficheros de envío Campos para el envío por parte de entidades públicas: Generación del fichero Cuestiones a tener en cuenta Pasos para la generación del fichero Acreditación Rellenar la acreditación Remisión de la credencial firmada Comunicación del usuario y clave de activación Acceso a la aplicación Atención y Soporte a usuarios... 14

3 1 Introducción El objetivo del presente documento es servir de guía en la confección y carga de los archivos por parte de las Entidades incluidas en el sector Administraciones Públicas subsector Comunitat Valenciana (entidades SEC), así como en la acreditación dentro del sistema de carga de archivos. 2 Formato de los ficheros de envío. El fichero que se cargará en el sistema se obtendrá a partir un fichero excel similar al de fases anteriores, cuyo formato se adaptará a la estructura de campos que se definen en el apartado 2.1. Los pasos a seguir se detallan en el Apartado Campos para el envío por parte de entidades públicas: A continuación se describe cada uno de los campos del fichero a cargar por parte de las entidades: Entidad de Carga: Habrá de incluirse el código de entidad de acuerdo con la relación de códigos y entidades que se recoge en el documento anexo de Entidades. El campo es obligatorio. Código o número de identificación fiscal del contratista: Será el CIF del contratista, cuyo formato es una letra seguida de 7 dígitos y, en la última posición, una letra o un dígito. Sin espacios ni ningún otro carácter entre ellos. También pueden tratarse de NIF s para el caso de contratistas autónomos. En ambos casos se validarán. El campo es obligatorio. Por ejemplo: o V o F E o H Denominación social del contratista: Un texto libre de 50 caracteres como máximo que contenga la denominación social del contratista. El campo es obligatorio. Código o número de identificación fiscal del cesionario: Será el CIF del cesionario, cuyo formato es una letra seguida de 7 dígitos y, en la última posición, una letra o un dígito (total 9 caracteres). Sin espacios ni ningún otro carácter entre ellos. Se validará el formato. El campo no es obligatorio. Por ejemplo: o V o F E o H Denominación social del cesionario: Un texto libre de 50 caracteres como máximo que contenga la denominación social del cesionario. El campo es obligatorio. Fecha Impresión: 12/07/2013 Página 3 de 14 Fecha Modificación: 11/07/2013

4 Identificativo de factura: Número de factura (emitido por el contratista). 40 caracteres alfanuméricos. Este número de factura tiene que ser único para cada CIF, es decir, un mismo contratista no puede emitir dos facturas con el mismo número de factura. En el caso de obligaciones pendientes de pago que no requieran de la emisión de factura por el acreedor (transferencias, subvenciones, entre otras) se consignará en este campo, como mínimo, el número de expediente, respetando siempre el número máximo de caracteres. Cumplidas las condiciones señaladas, el texto es libre El campo es obligatorio. Importe de la obligación de pago (bruto): El importe total de la factura o documento justificativo. En euros, con dos decimales separados por coma y sin punto para los miles. Este importe incluirá el IVA, en su caso. El campo es obligatorio. Importe Líquido: En euros, con dos decimales separados por coma y sin punto para los miles. Será el resultado de minorar del importe bruto de la obligación los descuentos que sean aplicables (por ejemplo: retenciones por IRPF, tasas, etc.). El importe líquido incluirá los pagos a cuenta que, en su caso, se hayan realizado. El campo es obligatorio. Fecha de entrada: Formato: dd/mm/aaaa. El campo es obligatorio. Si la obligación está soportada por la emisión de factura: en este campo se consignará la fecha con que la factura ha entrado en el registro administrativo de la entidad. Se podrá incluir facturas con registro de entrada hasta el 30 de junio de 2013 siempre que correspondan a gastos realizados y debidamente conformados a 31 de mayo de Si la obligación no requiere de la emisión de factura del acreedor: en este campo se incluirán las obligaciones pendientes de pago que sean vencidas, líquidas y exigibles a 31 de mayo de 2013, con la excepción de las obligaciones correspondientes a transferencias a Entidades locales, (tipo TREL) en cuyo caso se considerarán las obligaciones vencidas líquidas y exigibles a 31 de diciembre de Tipo de contrato o relación jurídica: Campo alfanumérico de 4 posiciones, con los siguientes valores posibles El campo es obligatorio: CTOB: Los contratos de obras, concesión de obras públicas, gestión de servicios públicos, también en su modalidad de concesión, incluyendo la subvención que se hubiere pactado a cargo de las Comunidades Autónomas o Entidades Locales, servicios, suministros, de colaboración entre el sector público y el sector privado, y los contratos privados de Fecha Impresión: 12/07/2013 Página 4 de 14 Fecha Modificación: 11/07/2013

5 creación e interpretación artística y literaria o espectáculos, de acuerdo con lo previsto en el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público aprobado por el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre (Art3.a). CTSU: Los contratos previstos en la Ley 31/2007, de 30 de octubre, sobre procedimientos de contratación en los sectores del agua, la energía, los transportes y los servicios postales (Art3.b). CTAR: Contratos de arrendamiento sobre bienes inmuebles (Art3.c). SBBT: Subvenciones otorgadas en el marco de la contratación pública, en concepto de bonificación de las tarifas pagadas por los usuarios por la utilización de un bien o servicio, en la parte financiada por la Comunidad Autónoma o Entidad Local (Art3.d). CCSE: Conciertos suscritos en materia sanitaria, educativa y de servicios sociales incluidos los suscritos con una entidad pública que no se encuentre incluida en la definición de Comunidad Autónoma ni Entidad Local en el ámbito de sus respectivos subsectores (Art3.e). COCL: Convenios de colaboración, siempre que su objeto sea la realización de actuaciones determinadas a cambio de una contraprestación (Art3.f). ENGE: Encomiendas de gestión en las que la entidad encomendada tenga atribuida la condición de medio propio y servicio técnico de la Administración y no se encuentre incluida en la definición de Comunidad Autónoma ni Entidad Local en el ámbito de sus respectivos subsectores (Art3.g). CSAD: Concesiones administrativas (Art3.h). IDEX: Indemnizaciones por expropiaciones reconocidas por resolución judicial firme por el concepto ya liquidado judicialmente, siempre que la Administración sea la beneficiaria de la expropiación (Art3.i). TRAS: Transferencias de las Comunidades Autónomas o de las Entidades Locales a asociaciones e instituciones sin fines de lucro y con fines sociales que desarrollen sus actividades principalmente en el ámbito de los colectivos a los que aluden los artículos, 39,49 y 50 de la Constitución española. Estas obligaciones de pago lo serán hasta el límite de las obligaciones pendientes de pago por parte de la Comunidad Autónoma o la Entidad Local, a 31 diciembre de 2012, a las citadas entidades (Art3.j). SBII: Subvenciones investigación, desarrollo e innovación (Art3.k). TREL: Transferencias de las Comunidades Autónomas a Entidades Locales hasta el límite de las obligaciones pendientes de pago por parte de la Comunidad Autónoma a 31 diciembre de 2012, a las citadas Fecha Impresión: 12/07/2013 Página 5 de 14 Fecha Modificación: 11/07/2013

6 Entidades, y siempre que la Entidad Local se haya adherido a esta nueva fase del mecanismo (Art9). Nota: De acuerdo con el articulo 12.1 del RDL en este primer tramo de la tercera fase del mecanismo de pago a proveedores SÓLO podrán incluirse las obligaciones pendientes de pago derivadas de los siguientes tipos de contrato o relaciones jurídicas: CCSE, COCL, TRAS, SBII y TREL. La anterior restricción no aplica a las Universidades ni a sus entes dependientes, que podrán incluir las obligaciones pendientes de pago con sus proveedores derivadas de cualquiera de los tipos de contrato o relación jurídica anteriormente relacionados. Partida presupuestaria: Campo alfanumérico de 18 posiciones, con el siguiente formato nn#nnn#nnnn#nnn#nn. Donde n representa número, A una letra Se identifican 5 dígitos para la orgánica, 4 para el programa funcional y 5 para el subconcepto económico separados estos tres campos por el carácter #: Posiciones de la 1 a la 6: nn#nnn 5 dígitos para identificar la orgánica, separados mediante el carácter # Posición 7: separador # Posiciones de la 8 a la 11: nnnn 4 dígitos para el programa funcional Posición 12: separador # Posiciones de la 13 a la 18: nnn#nn 5 dígitos para identificar el subconcepto económico, separados mediante el carácter # De no alcanzar las posiciones correspondientes a cada una de las citadas clasificaciones, se completará con ceros. El campo es obligatorio para aquellos entes que deban aplicar contabilidad presupustaria. Cuenta contable: Campo alfanumérico de 3 ó 4, posiciones, con un valor de los recogidos en el cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad, con el siguiente formato nnn o nnnn, teniendo en cuenta que no debe aparecer ningún espacio ni otro signo de separación entre los dígitos. Se indicará la cuenta a la que se imputa la obligación pendiente de pago, ya sea de gasto (grupo 6) o de activo (grupo 2), y no la cuenta de contrapartida de los grupos 40/41. El campo es obligatorio En el caso de que la relación de obligaciones pendientes de pago incluya deuda de entidades que se hayan extinguido y cuya titularidad haya pasado a la entidad declarante, la cuenta contable deberá ir precedida de la letra E, a la que se adicionarán a continuación los tres o cuatro dígitos identificativos de la cuenta contable; así, en este caso, el formato del campo será Ennn o Ennnn. Fecha Impresión: 12/07/2013 Página 6 de 14 Fecha Modificación: 11/07/2013

7 Fecha de reclamación: Si la deuda se ha instado por el contratista ante los tribunales de justicia, fecha de la reclamación. Esta fecha debe ser anterior a 01/06/2013. Si la factura no ha sido exigida ante la Justicia, el campo tiene que existir, pero tiene que estar vacío. Ejercicio de contabilización: Año, según el formato AAAA (cuatro dígitos). El ejercicio debe estar comprendido entre 1980 y Campo obligatorio. Estado de contabilización: toma los valores T (contabilizada con ámbito objetivo del RDL 8/2013) o C (contabilizada) Nota: En el envío de la Relación Inicial del 19 de julio se enviará el valor T para todos los registros. Indicador Embargo1: Alfanumérico de 1 posición con los siguientes valores El campo es obligatorio: N (No embargada) A (Agencia Tributaria) S (Seguridad Social) J (Juzgados y Tribunales,) E (Entidades Locales) C (Comunidades Autónomas) Importe Embargo1: Importe. Si el indicador de Embargo 1 es distinto de N el campo es obligatorio. Diligencia de Embargo ó Expediente Judicial 1: Alfanumérico de 35 posiciones. Si el indicador de Embargo 1 es distinto de N el campo es obligatorio. El formato depende del órgano embargante: AEAT: 12 números seguidos de una letra (se valida la oficina y el año). Seguridad Social: número de expediente (14 posiciones) que figura en la propia diligencia de embargo. Juzgados: 16 dígitos con la siguiente codificación de posiciones: 4 primeras: Código del Juzgado que tramita el expediente; 5-8: Código del Juzgado origen (suele estar a ceros); 9-10: Código de procedimiento; 11-14: nº de expediente; 15-16: año Órgano Embargante 1: Alfanumérico de 35 posiciones. Si el indicador de Embargo 1 es distinto de N el campo es obligatorio. Cuenta Corriente del Órgano1: Alfanumérico de 20 posiciones. Si el indicador de Embargo 1 es distinto de N el campo es obligatorio. Cuando el órgano embargante sea la AEAT y en la diligencia no se identifique la cuenta corriente, se deberá consignar la cuenta bancaria siguiente: Nota: Se puede remitir un máximo de 3 embargos por factura. Fecha Impresión: 12/07/2013 Página 7 de 14 Fecha Modificación: 11/07/2013

8 Importe total pendiente de pago: será el importe total pendiente de pago al proveedor que sea vencido, líquido y exigible a 31/05/2013 (excepto en el concepto de transferencias a entidades locales, en cuyo caso la fecha de referencia es 31/12/2012). Éste coincidirá con el importe líquido, excepto en los casos en los que se hayan efectuado pagos parciales o a cuenta del importe total de la obligación. En consecuencia, este importe será siempre igual o menor que el importe líquido. Campo obligatorio. En el caso de obligaciones con pago fraccionado, se cumplimentarán los campos siguientes, si no hay fraccionamientos, los campos se dejan vacíos. Nota: En la relación inicial, no se enviarán fraccionamientos, por lo que estos campos no se cumplimentarán en este primer tramo. Fecha de vencimiento: límite hasta 12 fraccionamientos Importe vencimiento: límite hasta 12 fraccionamientos Fecha de vencimiento/ importe vencimiento: Se introducirá en tramos posteriores. Fecha Impresión: 12/07/2013 Página 8 de 14 Fecha Modificación: 11/07/2013

9 3 Generación del fichero Los ficheros que se cargan en el sistema serán con formato de texto ascii plano, en los que cada campo se separa mediante el carácter ;. Hay que asegurarse de que en los campos de texto suministrados en el fichero no haya ningún ; embebido dentro del texto, ya que confundirá al proceso de validación. El fichero tendrá la extensión CSV, con una línea por cada factura. 3.1 Cuestiones a tener en cuenta. Con el fin de intentar evitar problemas en el envío de los ficheros, se recomienda que se tengan en cuenta las siguientes consideraciones: El proceso de envío de ficheros consta de dos fases. o En la primera fase, se introducen los datos de validación (numero de filas y suma de importe líquido) y se adjunta el fichero CSV. Si el proceso de envío del fichero a los servidores de la Conselleria es correcto, el programa emitirá un informe indicándolo. o Una vez recibido el fichero en los servidores de la Conselleria, queda encolado a la espera de que se ejecute el proceso de validación. Cuando esto ocurra, se generará un informe indicando que la validación del fichero ha sido correcta o indicando los errores que se han detectado. Hay que tener en cuenta que los servidores de la Conselleria tienen que validar ficheros más o menos extensos de varias entidades, por lo que la respuesta puede que se demore. Será necesario revisar el estado del envío periódicamente hasta que se tenga la respuesta del proceso de validación. Una vez validados los datos correctamente, el sistema emitirá un justificante que deberá ser firmado por el responsable de la entidad, preferentemente con firma electrónica y ser remitido a la Intervención General en el plazo máximo de dos días desde la fecha de validación a la siguiente dirección de correo audctagnral_ig@gva.es. En el caso de que la firma sea manuscrita, se remitirá el justificante original en papel. Cuando se genera el fichero con extensión CSV desde una hoja Excel, puede ocurrir que se incluyan, al final del fichero, una o varias líneas sin contenido o con uno o varios puntos y comas. Estas líneas sin valor, pueden producir errores en el proceso de validación del fichero, por lo que es recomendable revisar que no se incluyan líneas sin contenido al final del fichero CSV. Si las hubiera habría que eliminarlas. Hay que asegurarse de que los importes están formateados correctamente con una coma y dos decimales, aunque éstos sean 00. Fecha Impresión: 12/07/2013 Página 9 de 14 Fecha Modificación: 11/07/2013

10 El número de factura de un proveedor debe ser único. Algunos proveedores no incluyen el año de la factura en la numeración, por lo que puede ocurrir que se tenga el mismo número de factura para documentos en dos ejercicios distintos. Es recomendable que en estos casos, se incluya como parte del campo Referencia de factura, el año de expedición de la factura. Por ejemplo, una factura de número 127 del 28/03/2012, sería aconsejable que en el campo Referencia de factura se rellenase con 2012/127 en lugar de sólo 127. Como el carácter ; es el utilizado para separar los campos dentro del fichero CSV, hay que revisar que el contenido de los campos de texto que se van a incluir en el fichero, como por ejemplo, la Denominación Social, no contengan ningún ;. La forma de asegurarse es sustituir el carácter ; de los textos si es que aparece utilizando las opciones de buscar y reemplazar de Excel. 3.2 Pasos para la generación del fichero. Una vez cumplimentado el fichero Excel, abrirlo y seguir los pasos que a continuación se detallan: El primer paso tal como se indica en la imagen, consistirá en eliminar la cabecera y el pie dejando sólo la información de las líneas de factura, y muy importante sustituir el carácter ; de los textos si es que aparece (utilizando las opciones de buscar y reemplazar de Excel). A continuación se muestran distintas pantallas a título orientativo. (El contenido de las columnas no tiene porqué ajustarse al de todos los campos definidos en el apartado 2.1. de este documento). Fecha Impresión: 12/07/2013 Página 10 de 14 Fecha Modificación: 11/07/2013

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14 4 Acreditación. El acceso a la aplicación de carga de archivos se realizará mediante usuario/password. Si ya estaba acreditado para el MECANO del ejercicio 2013, no debe volver a acreditarse. El procedimiento de acreditación es el siguiente: 4.1 Rellenar la acreditación. Se deben rellenar los siguientes datos de la Solicitud de credencial de usuario del sistema MECANO que se anexa: - En el apartado A, Conselleria u Organismo, sólo se cumplimentará la denominación de la Entidad y se marcará el campo para el que se solicita el alta: Envío Telemático de Facturas. - En el apartado B se consignarán los siguientes datos: o Nif del usuario que cargará el archivo. o Nombre y apellidos del mismo. o Correo electrónico, al que comunicar la clave de activación. o Teléfono de contacto. o Empresa o empresas sobre las que se solicita la carga de archivos. 4.2 Remisión de la credencial firmada. Dicha credencial, deberá ser firmada por la misma persona que se acredita, así como por el responsable de la entidad. Será escaneada y remitida por a la IG, a la cuenta de correo ig_contabilidad@gva.es. 4.3 Comunicación del usuario y clave de activación. La clave de activación, así como la página web de acceso al aplicativo (donde estará la información necesaria del funcionamiento del mismo) se comunicará al usuario por correo electrónico o por vía telefónica. 4.4 Acceso a la aplicación La aplicación MECANO está ubicada en la siguiente URL: 5 Atención y Soporte a usuarios. Para cualquier incidencia relacionada con la aplicación informática MECANO deberán enviar un al siguiente correo electrónico admin_mecano@gva.es. En el deberán indicar los siguientes datos de contacto: nombre y apellidos, entidad, teléfono y de contacto. Fecha Impresión: 12/07/2013 Página 14 de 14 Fecha Modificación: 11/07/2013