COOPSERVIANDINA COOPERTIVA MULTIACTIVA DE SERVICIOS ANDINA

Transcripción

1 COOPSERVIANDINA COOPERTIVA MULTIACTIVA DE SERVICIOS ANDINA MANUAL PARA LA PREVENCION Y EL CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO Bogotá D.C - Noviembre de 2014

2 Tabla de contenido Acuerdo del Consejo 5 TITULO I APROBACIÓN, CONSIDERACIONES GENERALES 6 Artículo 1.Aprobación 6 Artículo 2. Consideraciones generales 6 TÍTULO II DEFINICIONES 11 Artículo 3. Definiciones Organización de segundo nivel Conocimiento del mercado Segmentación del mercado Control del riesgo de LA/FT Debida diligencia Evento Factores de riesgo Financiación del terrorismo Grupo de acción financiera internacional GAFI Gestión del riesgo de LA/FT Herramientas Lavado de activos Listas nacionales e internacionales Máximo órgano social Monitoreo Omisión de denuncia de particular Operación inusual Operación sospechosa Personas expuestas públicamente (PEP`S) Prevención de riesgo LA/FT en el sector de Economía Solidaria Políticas Reportes externos Reportes internos 14

3 24. Riesgo de LA/FT Riesgo Reputacional Riesgo Legal Riesgo Operativo Riesgo de Contagio Señales de alerta Unidad de Información y análisis financiero UIAF 15 TITULO III ALCANCE 15 Artículo 4. Alcance 15 TITULO IV PROCEDIMIENTOS GENERALES 15 Artículo 5. Procedimientos Generales 15 TITULO V FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 16 Artículo 6. Funciones y responsabilidades Funciones y responsabilidades del órgano permanente De Administración Funciones y responsabilidades del Representante Legal Funciones y responsabilidades de la Revisoría Fiscal 18 TITULO VI MECANISMOS 18 Artículo 7. Mecanismos Acreditar procesos de debida diligencia Conocimiento de los asociados Conocimiento de personas expuestas públicamente Conocimiento de las personas jurídicas y naturales con las que COOPSERVIANDINA establece y/o mantiene Una relación contractual (asociado y/o proveedor) Conocimiento de trabajadores o empleados Establecer herramientas para identificar operaciones 7. inusuales o sospechosas 21

4 TITULO VII INSTRUMENTOS 22 Artículo 8. Instrumentos Oficial de cumplimiento Señales de alerta Capacitación 24 TITULO VIII REPORTES 25 Artículo 9. Reportes Reportes internos Reportes externos Reporte de operaciones sospechosas (ROS) Reporte de ausencia de operaciones sospechosas Reporte de transacciones en efectivo Reporte de transacciones múltiples en efectivo Reporte de transacciones individuales en efectivo Periodicidad de los reportes 26 TITULO IX DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIPLAFT 27 Artículo 10. Documentos y registros del SIPLAFT Manual de procedimientos Código de conducta 28 TITULO X REGLAS PARA LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS 28 Artículo 11. Reglas para la conservación de documentos 28 TITULO XI PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 30 Artículo 12. Procedimientos administrativos Suministro de información entes judiciales Detección de operaciones inusuales Reporte interno sobre operaciones sospechosas Sanciones 31

5 TITULO XII PROCESOS PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS ASOCIADOS 31 Artículo 13. Procesos para el conocimiento de los asociados Conceptos generales Requisitos para ser asociado Cómo conoce la Cooperativa al asociado Selección e identificación del asociado y conocimiento de sus actividades económicas Asociados personas naturales Asociados personas jurídicas Verificación de la información 34 Artículo 14. Otras disposiciones 34 Artículo 15. Vigencia y divulgación 35

6 COOPSERVIANDINA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE SERVICIOS ANDINA A C U E R D O Nº. 015 (Noviembre 15 de 2014) POR EL CUAL SE EXPIDE Y APRUEBA EL MANUAL PARA LA PREVENCION Y EL CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO El Consejo de Administración de la COOPERATIVA COOPSERVIANDINA, en cumplimiento de las funciones Legales y Estatutarias, y CONSIDERANDO: a. Que la Superintendencia de Economía Solidaria, con fecha marzo 25 de 2014, expidió la circular externa nro. 006 en la cual da instrucciones para la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo en las organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera. b. Que la citada circular determina que COOPSERVIANDINA deberá diseñar e implementar los controles y procedimientos para la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT), a más tardar el 30 de septiembre del año c. Que la misma circular dispone que la implementación de los controles y procedimientos para la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT), deberá estar a disposición de la

7 Superintendencia de Economía Solidaria en COOPSERVIANDINA a partir de la fecha de su implementación, para su verificación en una carpeta que se denominará Instrumentos de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo d. Que las directivas de COOPSERVIANDIA, adoptan e implementan a partir de la fecha el Manual para la prevención y el control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, acatando las disposiciones de la circular nro. 006 expedida por la Superintendencia de Economía solidaria y por encontrarse la Cooperativa en el segundo nivel de supervisión y control por parte de la misma entidad; además para dar cumplimiento a las distintas normas legales expedidas por el gobierno nacional relacionadas con esta materia. e. Que las disposiciones establecidas en el presente Manual para la prevención y el control del lavado de activos y la financiación del terrorismo tendrán aplicación y cumplimiento tanto para asociados como para los integrantes de los organismos administrativos de control y vigilancia. f. Que el Artículo No. 82 de los Estatutos de COOPSERVIANDINA, fija las funciones del Consejo de Administración, y que el numeral tercero de este artículo, lo autoriza para expedir las Normas que considere convenientes y necesarias para la dirección y organización de la Cooperativa. ACUERDA: TÍTULO I APROBACIÓN, CONSIDERACIONES GENERALES Artículo 1. Aprobación. Aprobar el Manual para la prevención y el control del lavado de activos y la financiación del terrorismo para el desarrollo de la actividad financiera de la Cooperativa Multiactiva de Servicios Andina COOPSERVIANDINA, el cual es de estricto cumplimiento por parte de los asociados, organismos de administración, de vigilancia y de fiscalización.

8 Artículo 2. Consideraciones generales. El marco legal existente en Colombia sobre prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, tiene como base fundamental el desarrollo de herramientas que permitan a los distintos sectores de la economía, prevenir que a través de las organizaciones que los integran, sean utilizadas directamente o por intermedio de sus operaciones, como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la financiación de actividades terroristas, ( en adelante LA/FT) o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Este tipo de operaciones se vinculan al riesgo legal, de contagio operativo y reputacional a que se expone el Sector de la Economía Solidaria, con el consecuente efecto económico negativo que ello pueda representar para su estabilidad y la del Sector en su conjunto, al ser utilizados entre otros, para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros, bienes provenientes de actividades delictivas o destinadas a ellas, o para dar apariencia de legalidad a los mismos. Es por esto que la Superintendencia de la Economía Solidaria, en su calidad de ente de supervisión, es responsable de velar porque las organizaciones de Economía Solidaria del país que se encuentran bajo su inspección, vigilancia y control, adopten esquemas de prevención y control de LA/FT y que tales esquemas operen correctamente dentro de una organización vigilada. Lo anterior, enmarcado dentro del cumplimiento de diferentes normas nacionales e internacionales tales como la Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes del año 1988, el Convenio Internacional de las Naciones Unidad para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000 y las 40 recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional GAFI-, las cuales fueron actualizadas en el año 2012 y que determinan la importancia y la necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las practicas relacionadas con LA/FT. Además de lo anterior, en la actualización de las 40 recomendaciones, el GAFI ratificó las actividades sin fines de lucro como profesiones susceptibles de LA/FT dentro de la recomendación 8, toda vez que las organizaciones de Economía

9 Solidaria prestan un servicio sin ánimo de lucro y presumen la buena fe del origen lícito de los recursos movilizados a través de estos canales, convirtiéndolo en Sector vulnerable para LA/FT, al ser posible que las organizaciones criminales ingresen en este Sector, recursos provenientes de sus actividades delictivas. Por lo expuesto y en uso de las facultades señaladas, se considera que los fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, Multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, administraciones publicas cooperativas y demás organizaciones solidarias que no ejercen actividad financiera vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, en cumplimiento a las recomendaciones del GAFI, deben establecer en desarrollo de su autonomía y autodeterminación, controles y procedimientos para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) y él envió de reportes de operaciones sospechosas, de transacciones en efectivo a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF en los términos que a continuación se exponen; consideraciones que los asociados, directivos y funcionarios de COOPSERVIANDINA están de acuerdo en acatar todo lo dispuesto en la legislación y reglamentación contra el lavado de activos y financiación del terrorismo, mediante la implementación de los manuales correspondientes. El Manual para la Prevención y Detección de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, constituye una guía para el desarrollo normal de las actividades de todos los funcionarios al servicio de COOPSERVIANDINA. Se encuentra fundamentado en las disposiciones legales que el Gobierno Nacional ha establecido, a través de los diferentes organismos que regulan y controlan las operaciones de Lavado de dinero y Financiación del Terrorismo. El Manual debe convertirse en un medio de consulta y de permanente capacitación para los funcionarios y directivos de la Cooperativa, por consiguiente se debe dar a conocer desde el mismo momento en que se vincula nuevo personal a la entidad. El Lavado de activos, también denominado lavado de dinero, blanqueo o legitimación de capitales, constituye uno de los fenómenos ilícitos más graves, que pueden afectar al sistema financiero, la economía o la seguridad nacional.

10 Tradicionalmente el Lavado de Dinero ha sido abordado desde la perspectiva del negocio del narcotráfico, considerándolo como el mecanismo a través del cual las ganancias ilícitas del negocio son invertidas en negocios lícitos, para darles apariencia de legalidad. Sin embargo, constituye un procedimiento que se puede extender a otras modalidades delictivas, como por ejemplo: el secuestro, el hurto, el asalto bancario, etc. Colombia por lo tanto, ha adoptado el camino de la regulación de ciertas conductas o pautas que de ser observadas, permiten razonablemente prevenir y detectar el lavado de dinero. El SIPLAFT se compone de dos fases a saber: la primera corresponde a la prevención y su objetivo es prevenir que se introduzcan al sistema cooperativo recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo; la segunda, corresponde al control y su propósito consiste en detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT o para financiarlas. Elementos del SIPLAFT Las entidades obligadas deberán implementar un Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SIPLAFT el cual debe contener como mínimo los siguientes elementos: Las políticas que asumirá la entidad en relación con el cumplimiento de las normas legales sobre prevención y control de LA/FT. Los procedimientos que se desarrollaran para llevar a cabo el SIPLAFT, los cuales deben contemplar las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección, administración y control de la entidad en el adecuado cumplimiento del SIPLAFT. Los mecanismos e instrumentos que se aplicaran para implementar el SIPLAFT. Los órganos con funciones de control con los cuales contará la Cooperativa para implementar el sistema y vigilar su correcto funcionamiento. Los reportes relacionados con el SIPLAFT. Documentación, requisitos y conservación de la misma.

11 Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente efectivo y oportuno funcionamiento del SIPLAFT y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad, sus funcionarios y la de los asociados. Las políticas que se adopten deben considerar los siguientes presupuestos: El SIPLAFT que implementen deberá atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de COOPSERVIANDINA y abarcar todas las actividades que realice. El deber de los órganos de administración, de los órganos de control, del oficial de cumplimiento y de todos los funcionarios de la entidad, de verificar el cumplimiento de los reglamentos internos y de todas las disposiciones relacionadas con el SIPLAFT. Abstenerse de considerar como asociados y de celebrar operaciones con personas que no estén plenamente identificadas. El SIPLAFT debe contener procedimientos más estrictos para la vinculación de asociados que por su perfil o por las funciones que desempeñan podrían exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de la LA/FT. La obligación de los directivos y de los funcionarios de la cooperativa de colaborar con la administración de justicia, atendiendo de manera oportuna los requerimientos expresos de las autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha contra los delitos de LA/FT, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 95 de la Constitución Nacional. Garantizar la reserva a la información recaudada y reportada atendiendo lo señalado en el artículo 105 del EOSF modificado por el artículo 2 de la ley 1121 del La Cooperativa, sus administradores y funcionarios, no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que se ha remitido a la UIAF información sobre las mismas y deberán guardar reserva sobre dicha información. Fijar políticas para prevenir y resolver los conflictos de interés que puedan presentarse en el desarrollo del objeto social de la Cooperativa.

12 La obligación de la administración de establecer las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SIPLAFT así como los procedimientos para su imposición. El SIPLAFT, deberá estar acorde con los estándares internacionales sobre la materia, particularmente, los pronunciados por GAFI y GAFISUD, según lo dispuesto en el literal del numeral 2 del artículo 102 del EOSF. Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de prevención y control de LA/FT. Fijar políticas de control y canales de comunicación entre las distintas dependencias a instancias de reporte y consulta entre el oficial de cumplimiento y personal de la cooperativa. Fijar las políticas para la conservación de documentos. COOPSERVIANDINA que es una Cooperativa Multiactiva de Servicios con sección de APORTE Y CREDITO, en cumplimiento de las normas y pautas establecidas por los organismos de control externo, debe implementar un sistema integral para la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo (SIPLAFT), que consiste en la adopción de medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que la realización de cualquier operación en efectivo, documentaria, de servicios o productos financieros y otras, sean utilizadas como instrumento para ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas. Existe una importante responsabilidad social que recae sobre todos los individuos en la lucha contra el delito, frente al lavado de dinero en sus diferentes modalidades y la financiación del terrorismo; COOPSERVIANDINA, en su conjunto juega un importante papel al lado del que corresponde a las autoridades de supervisión en la valoración idónea y apropiada de los mecanismos que permiten a las entidades del Sector Solidario prevenir y detectar mecanismos idóneos para el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

13 Con miras a perfeccionar los sistemas jurídicos contra los delitos mencionados y fortalecer la cooperación internacional, COOPSERVIANDINA debe apuntar hacia los siguientes aspectos substanciales: 1. Conocimiento del asociado. 2. Conocimiento del mercado. 3. Control de operaciones 4. Detección de operaciones inusuales y determinación de operaciones sospechosas. 5. Control de transacciones en efectivo Teniendo en cuenta las normas legales vigentes, incluyendo las reglamentaciones administrativas y particularmente las normas de naturaleza penal, lo mismo que el estatuto anti corrupción mediante la ley 190 de 1995 y las contenidas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, es de carácter obligatorio que los funcionarios vinculados a la Cooperativa, apliquen las normas de conducta y procedimientos, buscando siempre la colaboración con las entidades competentes. Para evitar que la COOPERATIVA MULTIACTIVA DE SERVICIOS ANDINA COOPSERVIANDINA, sea utilizada por la delincuencia organizada en el blanqueo de activos y la financiación del terrorismo, todos los funcionarios vinculados a ella, deben tener claro dentro de sus funciones particulares del día, cuál es su participación para evitar que se lleven a cabo actos delictivos. El incumplimiento de lo normalizado en este manual, conlleva a la aplicación de sanciones disciplinarias, administrativas y aun penales, según lo contemplado en el Reglamento Interno, las contempladas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, Código Penal y las demás normas estipuladas. El lavado de activos consiste en el proceso de ocultación de dineros de origen ilegal y los subsiguientes actos de simulación respecto de tal origen, para hacerlos aparecer como legítimos.

14 Así como la financiación del terrorismo y la administración de recursos relacionados con actividades terroristas. A través del lavado de activos se reciclan, utilizando negocios de aparente o real licitud, grandes volúmenes de efectivo o bienes muebles adquiridos con recursos de origen ilícito. En virtud de lo anterior y dado que el sector financiero canaliza a diario la casi totalidad de los recursos del país, las Cooperativas Multiactivas sin sección de ahorro y crédito son especialmente vulnerables a este tipo de actividades. Para atender lo anterior, se hace necesario implementar medidas de control para la prevención de actividades delictivas no solo con respecto a las transacciones en efectivo en moneda legal o extranjera, sino también con respecto a las documentarias y frente a toda clase de servicios o productos financieros. TITULO II DEFINICIONES Artículo 3. Definiciones. Para la interpretación y aplicación de las Legislaciones, Reglamentos expedidos por las entidades de los niveles Nacional e Internacional y el manual de COOPSERVIANDINA para la prevención y el control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: 1. Organización de Segundo Nivel: Para COOPSERVIANDINA que no adelanta actividades de ahorro y crédito, sino la actividad de APORTE Y CREDITO con sus asociados y poseer activos mayores a tres mil millones de pesos ($ ) al 31 de Diciembre de 2013, se encuentra dentro del segundo nivel de supervisión y control por parte de la Superintendencia de Economía Solidaria y con la obligación de implementar el manual para la prevención y el control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, que será de obligatorio cumplimiento por parte de los asociados, miembros del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia, Gerente Representante Legal, Revisor Fiscal, Oficial de Cumplimiento y demás funcionarios de la Cooperativa.

15 Anualmente el valor de los activos se ajustara acumulativamente a partir del año 2015 mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total nacional que calcula el DANE. 2. Conocimiento del mercado. COOPSERVIANDINA debe diseñar y poner en práctica metodologías y procedimientos que le permitan alcanzar un conocimiento apropiado del mercado correspondiente a cada uno de sus productos o servicios que ofrezca, para determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y poder así compararlas con las transacciones que realicen quienes negocien con esos productos o servicios. Este procedimiento se desarrolla con base en un mercado objetivo y según las propias políticas de mercado de la Cooperativa. 3. Segmentación del mercado. Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que se realizan a través de la Cooperativa, ésta debe adoptar criterios de segmentación, y cualquier otro instrumento de similar eficacia que le permita identificar las operaciones inusuales. Segmento es el rango de mercado dentro del cual se inscribe cada uno de los factores LA/FT de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos. Son factores de riesgo como mínimo los siguientes: a) asociados. b) productos / servicios. c) canales de distribución. d) jurisdicciones. Los instrumentos elegidos para la adecuada aplicación del SIPLAFT y la segmentación adoptada, deben permitirle a la Cooperativa, determinar el rango en el cual se desarrollan normalmente las operaciones que realizan los asociados y las características del mercado. 4. Control del Riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en COOPSERVIANDINA.

16 5. Debida Diligencia: Para efectos de consolidar la información necesaria en relación con el conocimiento del asociado y proveedores, y con el fin de prevenir y controlar las actividades de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, debida diligencia es el conjunto de procesos que debe realizar COOPSERVIANDINA para la incorporación de los documentos e información exigidos por la ley y suministrados por los asociados y proveedores, que hace posible el desarrollo del objeto social en cumplimento de los controles de constitucionalidad y legalidad. 6. Evento: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en la Cooperativa durante un intervalo particular de tiempo. 7. Factores De Riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT, que aplican de acuerdo con la naturaleza de la actividad que desarrolla COOPSERVIANDINA como es el APORTE Y CREDITO. 8. Financiación Del Terrorismo: Delito que comete toda persona vinculada a COOPSERVIANDINA de manera interna y externa en algunas de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal y demás disposiciones inherentes al tema de lavado de activos y financiación del terrorismo. 9. Grupo de Acción Financiera Internacional GAFI: Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. 10. Gestión Del Riesgo De LA/FT: Consiste en la adopción de políticas y procedimientos establecidos por COOPSERVIANDINA que permiten prevenir y controlar el riesgo de LA/FT, las cuales son de riguroso acatamiento por parte de asociados, integrantes de los Organismos Administrativos, de Control, Fiscalización, empleados y usuarios de los servicios que presta la Cooperativa en cumplimiento de su objetivo social y económico. 11. Herramientas: Son los medios que utiliza COOPSERVIANDINA para prevenir y controlar que se presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones inusuales o sospechosas de los asociados y proveedores.

17 Dentro de dichas herramientas se deben mencionar, entre otras, las señales de alerta y aplicativos tecnológicos. 12. Lavado De Activos: Delito que cometen los asociados, proveedores y personas vinculadas a la Cooperativa para dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del código penal y demás, leyes, decretos y reglamentaciones expedidas por las diferentes entidades, sobre lavados de activos y financiación del terrorismo. 13. Listas Nacionales e Internacionales: Relación de personas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente pueden ser consultadas por internet u otros medios técnicos, las listas OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, entre otras. 14. Máximo Órgano Social: El artículo 27 de la ley 79 de 1988 y el artículo 58 de los Estatutos de COOPSERVIANDINA, establecen que la Asamblea General de Asociados y/o de Delegados es el órgano máximo de administración de la Cooperativa, y sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, directivos y trabajadores de la misma, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, reglamentarias o estatuarias. 15. Monitoreo: Es la evaluación periódica por parte del Consejo de Administración, la Gerencia, Revisoría Fiscal y Oficial de Cumplimiento de las políticas y procedimientos empleados en la Cooperativa, para optimizar la eficiencia en la aplicación del presente manual y de los reportes ordenados por las entidades de Vigilancia y Control, relacionados con el lavado de activos y financiación del terrorismo. 16. Omisión de Denuncia De Particular: Consiste en tener conocimiento de la comisión de delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no

18 Denunciarlos ante las autoridades competentes por parte de los asociados, integrantes del Consejo de Administración, la Gerencia, la Junta de Vigilancia, Revisor Fiscal, Oficial de Cumplimiento, personal Administrativo y demás Empleados de COOPSERVIANDINA. 17. Operación Inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los asociados, proveedores o inversionistas, que por su número de operaciones transadas con la Cooperativa, o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos en los Estatutos y Reglamentos. 18. Operación Sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o característica no se enmarcan dentro de los sistemas y practicas normales de los negocios de COOPSERVIANDINA, además que de acuerdo con los usos y costumbres de las actividades normales de la Cooperativa, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF. 19. Personas Expuestas Públicamente (PEP`S): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan de reconocimiento público. 20. Prevención de Riesgo LA/FT en el Sector De Economía Solidaria: Es la implementación de políticas y procedimientos que incluyen mecanismos y controles de información, relacionados con la actividad de lavado de activos y financiación del terrorismo, con lo cual la gestión de COOPSERVIANDINA genera una disuasión mediata, como prevención general dirigida a los asociados, organismos de Administración y de Control, involucradas en todas las actividades que desarrolla la Cooperativa. 21. Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos establecidos por el Consejo de Administración que fundamentan la prevención y control del riesgo de LA/FT que deben ser cumplidos en su totalidad por asociados, miembros del Consejo de Administración, personal administrativo y vigilados por los organismos de control social y fiscal de la Cooperativa.

19 22. Reportes Externos: Son los reportes que debe presentar COOPSERVIANDINA, ante la UIAF, entidad de control externo, en los tiempos y procedimientos establecidos en el presente manual por encontrarse en el segundo nivel de supervisión designado por la Superintendencia de Economía Solidaria. Tales reportes son: reporte de operaciones sospechosas (ROS) dirigido a la UIAF y reporte de transacciones en efectivo tanto múltiples como individuales, bien sea positivos o negativos. 23. Reportes Internos: Son aquellos que se manejan al interior de la Cooperativa, según el caso, dados por los asociados, miembros de los organismos de administración y de control, Oficial de Cumplimiento y empleados, sobre todo aquello que se relacione con el lavado de activos y financiación del terrorismo, los cuales pueden ser en forma verbal o por escrito y con carácter confidencial. 24. Riesgo De LA/FT: Es el posible impacto negativo que puede sufrir COOPSERVIANDINA por razón de la comisión de los delitos LA/FT por parte de asociados, proveedores, miembros del Consejo de Administración, la Gerencia, Junta de Vigilancia, Oficial de Cumplimiento, y demás empleados, por el hecho de no efectuar los reportes correspondientes ante la UIAF. 25. Riesgos Asociados a LA/FT: Son infracciones relacionadas con en LA/FT que pueden cometer los asociados, miembros de los organismos de administración, control y fiscalización, tanto en lo operativo, legal, reputacional y de contagio. 26. Riesgo Reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre COOPSERVIANDINA por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto a sus prácticas de negocios, ocasionados por el no cumplimiento de las normas establecidas en las legislación contra lavado de activos y el presente manual, que causa perdida de asociados, proveedores e inversionistas, disminución de ingresos o procesos judiciales.

20 27. Riesgo Legal: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la Cooperativa al ser sancionada, a suspender actividades u obligada a indemnizar daños como resultado del incumpliendo de normas o regulaciones sobre el lavado de activos, obligaciones contractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. 28. Riesgo Operativo: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la Cooperativa al incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. 29. Riesgos De Contagio: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la Cooperativa directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una persona natural o jurídica que posee vínculos con la misma. 30. Señales De Alerta: Son circunstancias particulares relacionadas con el proceso de los actos propios advertidas al interior de la Cooperativa y que pueden ameritar un reporte ante la UIAF 31. Unidad De Información Y Análisis Financiero UIAF: Es una Unidad Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la ley 526 de 1999, modificada por la ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que pueden ser utilizadas por el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos. TITULO III ALCANCE Artículo 4. Alcance. Las instrucciones contenidas en el presente manual se refieren exclusivamente a la prevención y el control del lavado de activos y de la

21 financiación del terrorismo; COOPSERVIANDINA por ejercer la actividad de APORTE Y CREDITO, con asociados y estar bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a las disposiciones que esta entidad dicte y en especial las que regulan la prevención y el control de lavado de activos. TITULO IV PROCEDIMIENTOS GENERALES Artículo 5. Procedimientos Generales. Para dar cumplimiento a las normas legales establecidas con el fin de regular la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, COOPSERVIANDINA, por estar bajo la vigilancia y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria y ejercer la actividad financiera a través del APORTE Y CREDITO, establece dentro del presente manual los procedimientos de ejecución y de control que permitan la implementación y funcionamiento de instrumentos, que deben ser cumplidos en forma estricta por los asociados, miembros del Consejo de Administración, Gerencia, Junta de Vigilancia, Revisor Fiscal, Oficial de Cumplimiento y empleados de la Cooperativa, para lo cual deben tener en cuenta lo siguiente: Definir e implementar el procedimiento para atender oportunamente las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes. Definir e implementar los procedimientos que se aplicaran para: a) La detección de operaciones inusuales. b) La determinación de las operaciones sospechosas c) El reporte de estas últimas a la Unidad de Información y Análisis Financiero. Definir e implementar los procesos que deberán realizarse para el conocimiento de los asociados y proveedores actuales y potenciales, así como para la verificación y actualización de la información suministrada por ellos. Estos procedimientos deben permitirle a la cooperativa tener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los asociados y proveedores.

22 Fijar los procedimientos para aplicar las sanciones por incumplimiento de las normas para controlar el riesgo de LA/FT. Definir e implementar los procesos que permitan dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con las listas internaciones vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional. Fijar los procedimientos para la conservación de documentos. Definir el cargo de Oficial de Cumplimiento, quien será la persona responsable entre otros, del tema de prevención y control de LA/FT al interior de la COOPSERVIANDINA. El Consejo de Administración debe prever mecanismos y procedimientos adecuados de prevención y control de riesgos asociados al Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. TITULO V FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Artículo 6. Funciones y responsabilidades. Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades asignadas en la ley, Circular Básica Jurídica y las consagradas en sus propios estatutos de COOPSERVIANDINA, los órganos de Administración, Vigilancia y Fiscalización tienen las siguientes funciones especificadas en relación con la prevención de LA/FT: 1. Funciones y responsabilidades del Órgano permanente de Administración: Al Consejo de Administración, como Órgano permanente de Administración de COOPSERVIANDINA, le corresponde entre otras las siguientes funciones, además de las establecidas en el Artículo 82 de los Estatutos:

23 Fijar las políticas, definir los mecanismos, instrumentos y los procedimientos que se adelantarán en la Cooperativa relacionadas con La prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Nombrar al Oficial de Cumplimiento de conformidad con lo que se señal en el presente manual Pronunciarse sobre los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento y la Revisoría Fiscal, y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las Actas. Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención de LA/TF, teniendo en cuenta las características y el tamaño de las operaciones de COOPSERVIANDINA. Designar el funcionario o la instancia responsable de verificar la información suministrada en el formulario de vinculación de asociados. 2. Funciones y responsabilidades del Representante Legal El Representante Legal, como ejecutor de las decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administración, tiene a su cargo las siguientes funciones relacionadas con el riesgo de LA/FT: Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen las políticas aprobadas por el Consejo de Administración. Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención de LA/FT, según la aprobación impartida por el Consejo de Administración. Brindar el apoyo que requiera el Oficial de Cumplimiento.

24 Coordinar y programar los planes de capacitación, sobre prevención de riesgos asociados a LA/FT, dirigido a todas las áreas y funcionarios de COOPSERVIANDINA, incluyendo los Órganos de Administración, de Control y la Revisoría Fiscal. Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con la prevención de riesgos de LA/FT y garantizar la confidencialidad de dicha información. 3. Funciones y responsabilidades de la Revisoría Fiscal De conformidad con la Ley 79 de 1988 y el Artículo 103 de los Estatutos, COOPSERVIANDINA, está obligada a tener Revisor Fiscal, y a este le corresponde entre otras obligaciones, además de las establecidas en el Artículo 105 de los mismos Estatutos, velar por el cumplimiento de la Ley y colaborar con la autoridades de conformidad con lo señalado en el numeral tercero del Artículo 107 del Código de Comercio. En consecuencia, la Revisoría Fiscal, deberá establecer los controles que le permitan el cumplimiento de las instrucciones contenidas en este manual, sobre prevención y control de LA/FT, y presentar un informe trimestral al Consejo de Administración sobre el resultado de su evaluación, del cumplimiento de las normas e instrucciones sobre esta materia; igualmente deberá poner en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, las deficiencias e incumplimientos detectados. TITULO VI MECANISMOS Artículo 7. Mecanismos. COOPSERVIANDINA, que no ejerce la actividad financiera de ahorro y crédito, sino el APORTE Y CRÉDITO, entre otras, debe contar con un conjunto de mecanismos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre LA/FT, entre los cuales deben incluirse los siguientes:

25 1. Acreditar procesos de debida diligencia. COOPSERVIANDINA, debe solicitar a sus asociados y a las personas jurídicas y naturales, con las que la entidad establece y/o mantiene una relación contractual, el diligenciamiento del formato de conocimiento del asociado y/o proveedor, sin perjuicio de los requisitos de información y documentación adicionales que se establezcan, de acuerdo con las características particulares, de sus asociados, y/o proveedores, de los productos y servicios que ofrezca. COOPSERVIANDINA, realizará las diligencias necesarias para confirmar y actualizar por lo menos una vez al año, los datos suministrados en el formulario de vinculación del asociado y/o proveedor, que por su naturaleza pueda variar. Para tal propósito en el formulario se debe informar al asociado y/o proveedor la obligación de actualizar sus datos por lo menos anualmente, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos. En lo posible, la vinculación de los asociados debe realizarse personalmente y dejar constancia de ello con fecha y hora en el formato de asociado y/o proveedor. Así mismo se deben dejar consignadas en el citado documento las observaciones sobre el potencial asociado y/o proveedor, por parte de la persona que realizo dicho trámite. Si bien, el diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos pueden efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 y demás normas reglamentarias, el empleo de dichos procedimientos no puede sustituir la entrevista al asociado solicitante o al Representante Legal, si se trata de personas jurídicas. En este evento COOPSERVIANDINA deberá contar con los procedimientos de control que garanticen la adecuada utilización de los medios contemplados en la citada Ley. 2. Conocimiento de los Asociados La debida diligencia en el conocimiento de los Asociados será implementada, según las características particulares de los servicios que presta COOPSERVIANDINA; esta deberá contemplar herramientas que permitan

26 Establecer plenamente la identidad de los asociados, confirmar sus datos y tenerlos actualizados permanentemente. Así mismo debe permitirle conocer la procedencia de los aportes en dinero o en especie. Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del asociado y cuando la transacción así lo permita, COOPSERVIANDINA deberá recaudar y conservar información (formato conocimiento del asociado y/o proveedor) que permita identificar a la persona natural o jurídica y deberá contener como mínimo la siguiente información, la cual debe ser diligenciada por el asociado y/o proveedor. PN: Identificación requerida del asociado persona natural. PJ: Identificación requerida del asociado persona jurídica. Descripción PN PJ Nombres y apellidos completos o Razón Social según el caso X X Número de identificación: Cédula de ciudadanía, tarjeta de X X identidad, cédula de extranjería, carné diplomático, pasaporte o NIT Nombre y apellidos completos del representante y número de X identificación para el asociado persona jurídica Ciudad, dirección y teléfono del representante para el asociado X persona jurídica Lugar y fecha de nacimiento para el asociado persona natural X Ciudad, dirección y teléfono residencia para el asociado X persona natural Ocupación, oficio o profesión para el asociado persona natural X Declaración voluntaria de origen de los fondos para el caso del X X asociado Declaración del asociado de si tiene o no la condición de X Persona Políticamente Expuesta (PEP), es decir, si es servidor público Firma y huella del asociado. Será del representante en el caso X X de las personas jurídicas Fecha de diligenciamiento del formulario y nombre e X X identificación del funcionario de la empresa que lo diligencie

27 La información suministrada por el asociado, así como el nombre de la persona que la verifico debe quedar debidamente documentada, con fecha y hora, para efectos probatorios de debida y oportuna diligencia. Para el análisis de las operaciones con asociados, la Cooperativa debe construir una base de datos que le permita consolidar e identificar señales de alertas presentes o futuras. 3. Conocimiento de personas Expuestas Públicamente Si COOPSERVIANDINA, celebra operaciones con personas Expuestas Públicamente, como aquellas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, se debe indagar sobre la autorización, para contratar o negociar, otorgada por el órgano competente para el caso en el que los servicios adquiridos no sean para su beneficio personal, así como establecer el origen de los recursos. En todo caso, los procesos para el conocimiento de esta clase de personas, deben ser más estrictos y en lo posible la negociación, ser aprobada por una instancia superior al interior de la Cooperativa. En este tema lo importante es que se tomen las medidas necesarias para no ser utilizada COOPSERVIANDINA en la canalización de recursos provenientes de actos de corrupción, del lavado de activos y de la financiación del terrorismo. La Cooperativa debe acoplar como mínimo la información relacionada en el presente manual. 4. Conocimiento de las personas jurídicas y naturales con las que COOPSERVIANDINA establece y/o mantiene una relación contractual (asociado y/o proveedor) La Cooperativa, debe contemplar herramientas que permitan establecer plenamente la identidad de personas jurídicas y naturales con las que establece y/o mantiene una relación contractual sobre bienes, servicios y de recursos financieros, confirmar sus datos y tenerlos actualizados permanentemente y construir una base de datos que le permita consolidar e identificar señales de alerta presente o futuras. Así mismo, debe permitirle conocer la procedencia de los recursos del dinero o en especie, como también de los recursos financieros destinados al apalancamiento del negocio, para lo cual se deberán requerir los documentos que garanticen el origen licito de los mismos. La Cooperativa debe tener como mínimo la información mencionada en este manual.

28 5. Conocimiento de trabajadores o empleados. COOPSERVIANDINA, debe verificar los antecedentes de sus trabajadores o empleados antes de su vinculación y realizar por lo menos una actualización anual de sus datos. Cuando se detecten operaciones inusuales en cualquier persona que labore en la Cooperativa, se debe analizar tal conducta con el fin de aclarar la situación presentada, la cual deberá quedar documentada. La Cooperativa debe acoplar como mínimo la información mencionada anteriormente en el presente Manual. En todo caso COOPSERVIANDINA debe diseñar y poner en práctica metodologías y procedimientos que le permitan alcanzar un conocimiento apropiado de los diferentes asociados, el mercado correspondiente a cada uno de los productos o servicios que ofrezca, para determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y poder así compararlas con las transacciones que realicen quienes negocien con esos productos o servicios. Este procedimiento se desarrolla con base en el formato de conocimiento del asociado y/o proveedor y según las propias políticas de mercadeo. 6. Establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas COOPSERVIANDINA, establecerá herramientas que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas. Dichas herramientas pueden consistir en aplicativos tecnológicos que generen alertas, hojas electrónicas cuya información pueda ser consolidada periódicamente o indicadores a partir de los cuales se puede inferir la existencia de situaciones que escapan al giro ordinario de sus operaciones. Estas herramientas deben diseñarse de acuerdo con la naturaleza específica, teniendo en cuenta sus características particulares, tamaño, ubicación geográfica, las diversas clases de servicios que ofrece COOPSERVIANDINA, o cualquier otro criterio que a su juicio resulte adecuado para controlar el riesgo de LA/FT.

29 Para adelantar operaciones inusuales o sospechosas es necesario conocer el día a día las operaciones, así como a sus asociados y proveedores con el fin de identificar lo que no se ajusta a circunstancias normales. Una vez identificada y analizada una operación inusual o sospechosa, deben conservarse los soportes que dieron lugar a calificarla en una u otra categoría. TITULO VII INSTRUMENTOS Artículo 8 Instrumentos. COOPSERVIANDINA, debe soportarse en instrumentos que permitan ejecutar en forma efectiva, eficiente y oportuna los mecanismos previstos para la prevención y control de LA/FT. Entre ellos los que se señalan a continuación: 1. Oficial de Cumplimiento. El Oficial de Cumplimiento debe ser una persona de confianza y con poder de decisión en la Cooperativa, con conocimientos básicos en prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, debidamente certificados y será designado por el Consejo de Administración. En este punto se hace la salvedad que no podrá contratarse con terceros las funciones asignadas a este cargo. Así mismo, para efectos de reporte de operaciones a través del sistema SIREL. Al Oficial de Cumplimiento y el Representante Legal le corresponde desempeñar como mínimo las siguientes funciones: Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones que realiza COOPSERVIANDINA. Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo LA/FT en las operaciones, trámites o contratos que se realizan ante la Cooperativa.

30 Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de los mecanismos establecidos. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo de LA/FT en COOPSERVIANDINA. Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento. Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y enviar a la UIAF, el reporte de las operaciones sospechaos y de transacciones en efectivo. Realizar la inscripción ante la UIAF, a través de la página web en la siguiente ubicación: reportantes- nuevos usuarios- solicitud de código en línea. Deberá solicitar el usuario, clave y matriz de autenticación, información necesaria para ingresar al sistema de reporte en lineal SIREL- a través de la página web en la siguiente ubicación: reportantes- nuevos usuariossolicitud de acceso a SIREL. Mantener actualizados los datos de la Cooperativa con la UIAF. Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del sistema de reportes en línea- SIREL, opción informes- certificado de cargue. Revisar periódicamente como fuente de consulta la página IUAF donde se publicaran los anexos técnicos, manuales y/o documentos de interés para la Cooperativa. La designación de estas funciones al Oficial de Cumplimiento o Representante Legal según corresponda, no exime a los demás empleados sobre la obligación de comunicarle internamente a este, de acuerdo con el procedimiento que se haya establecido, la ocurrencia de operaciones inusuales o sospechosas.