Guía para solicitar Diseño e Impresión Personalizados

Transcripción

1 Guía para solicitar Diseño e Impresión Personalizados Introducción Esta guía se dirige a los clientes del servicio de adquisiciones del UNFPA cuyos proyectos requieran determinados diseños o trabajos de impresión en el empaque de los productos. En el presente documento se resumen la información necesaria para solicitar este tipo de servicios de valor añadido que el UNFPA puede ofrecer en una orden. La guía se centra en los condones masculinos y femeninos, si bien el UNFPA facilita otros productos para los cuales se pueden solicitar impresiones personalizadas. Para resolver cualquier duda que no se cubra en la presente guía, por favor contacte a la Oficina de Servicios de Adquisiciones de UNFPA. Información de contacto Si tuviese alguna pregunta, por favor contacte a su punto focal de UNFPA. ASIA Y EL PACÍFICO Sr. Andres Blasco Blasco@unfpa.org ÁFRICA ANGLOFONA Sr. Udara Bandara Bandara@unfpa.org ÁFRICA FRANCOFONA Sr. Hamza Abdou Abdou@unfpa.org Índice Qué es el diseño e impresión personalizada?...2 Cómo solicitar el diseño e impresión personalizada?...4 El Diseño e impresiones incrementan los plazos de entrega y costos...5 Costos de diseño, impresión y embalaje personalizados para condones...6 ESTADOS ÁRABES Sr. Andres Blasco Blasco@unfpa.org ASIA CENTRAL Y EUROPA ORIENTAL Sr. Andres Blasco Blasco@unfpa.org AMÉRICA LATINA Y EL CARIBE Sra. Monica Lay Lay@unfpa.org Oficina de Servicios de Adquisición del UNFPA Marmorvej Copenhage Ø Dinamarca La Oficina de Servicios de Adquisición del UNFPA cuenta con el certificado Mayo de 2012

2 Qué es el diseño e impresión personalizada? El diseño e impresión personalizada comprenden la inclusión de determinados textos o imágenes en el empaque, así como textos y/o traducciones de los prospectos. En algunos casos es posible utilizar pegatinas en lugar de impresiones, pudiéndose adherir en el envase del producto (esto no es posible para los prospectos). Hay tres categorías principales de empaques en las que se puede incluir un diseño o impresión personalizada: los EMPAQUE EXTERNO, INTERNO y los PROSPECTOS. EMPAQUE EXTERNO ENVASE INTERNO PROSPECTOS EMPAQUE EXTERNO Por lo general, el empaque externo o embalaje de exportación para los productos a embarcar. En este empaque externo se puede imprimir un determinado texto y/o el logotipo de la organización correspondiente. Si no se especifica lo contrario, el UNFPA incluye un texto estándar en el envase de los pedidos, tal y como se muestra en el ejemplo a continuación: 2

3 ENVASE INTERNO Hay dos tipos de empaques internos en los que se puede incluir material personalizado: El empaque primario es el empaque de aluminio del condón masculino y la bolsita del condón femenino. Se trata del empaque o envoltorio que contiene el producto y que está en contacto directo con él. El empaque secundario es la caja de una gruesa que contiene 144 condones, es decir, cualquier empaque en el que se guarde el producto dentro del empaque externo. (Véase la imagen de la página anterior). El UNFPA puede facilitar el diseño y la impresión personalizada para diversas clases de empaques primarios y secundarios. Se pueden incluir pegatinas o bien crear diseños únicos adaptados a las necesidades del cliente. Generalmente, los proveedores no pueden personalizar los pedidos de cantidades pequeñas. Asimismo, se puede solicitar impresiones en los empaques secundarios pero generalmente no es posible en los empaques primarios. ENVASES PERSONALIZADOS PARA LOS CONDONES MASCULINOS Y FEMENINOS Los proveedores pueden personalizar los envases de los condones masculinos; por ejemplo, el proveedor puede preparar cajas individuales con dos o tres condones, o bien con dos condones y un lubricante en sobre. Asimismo, también es posible solicitar empaques personalizados para los condones femeninos tales como una caja de tres unidades. Personalizar los empaques, como en los ejemplos anteriores, resulta caro e implica plazos de entrega más prolongados (véase la página 5). Asimismo, hay que tener en cuenta que los fabricantes de condones para el UNFPA solo fabrican empaques de condones (empaque principal) de tamaño estándar, tal y como se muestra a continuación. MARCAS DE CORTE 55MM X 55MM TAMAÑO EXACTO DEL CONDÓN EN EL EMPAQUE 59,4MM X 59,4MM TAMAÑO EXACTO DEL EMPAQUE 4,5MM ESPACIO PARA EJERCER PRESIÓN 3,05MM ESPACIO PARA DESGLOSAR O CORTAR (ÁREA DE SANGRADO) PROSPECTOS En cada empaque se puede insertar prospectos tales como instrucciones de uso. Puesto que los productos se distribuyen en diversos países, existe la posibilidad de facilitar las instrucciones en un determinado idioma. El texto y las traducciones correspondientes los debe facilitar el cliente. 3

4 Cómo solicitar el diseño e impresión personalizada * Nótese que UNFPA no facilita directamente el diseño e impresión, sino que este servicio es facilitado por los proveedores. Cada proveedor cuenta con su propio equipo de producción, por lo que algunos proveedores podrán satisfacer ciertos requisitos (por ejemplo, centrar el logotipo) mientras que otros no podrán adaptarse a todas las solicitudes. ** En algunos casos, es posible que el proveedor pueda colaborar en el diseño y la impresión especial. La mayor parte de proveedores trabajan con programas gráficos como I-Mark, Adobe, Illustrator, Intaglio, CorelDRAW, etc. La siguiente tabla de codificación de colores corresponde a los sobres de condones que aparecen en la página 6. Se pueden solicitar el diseño e impresión personalizada* para condones masculinos y femeninos, DIUs y, en algunos casos, anticonceptivos hormonales. El UNFPA debe evaluar los casos individualmente. Por favor, siga los siguientes pasos a fin de solicitar un diseño o impresión especial. A fin de agilizar el proceso, rogamos enviarnos sus instrucciones de manera clara y precisa. El UNFPA mantendrá contacto con el cliente a fin de definir claramente los requisitos exactos del pedido. 1. Al planificar su pedido, tenga en cuenta que el cliente tiene la responsabilidad de facilitar las traducciones y de contratar a un diseñador para elaborar el material gráfico que necesite.** 2. Incluya el requerimiento de diseño de impresiones especiales en el Formato de Solicitud de Requerimiento disponible en el sitio web de AccessRH ( Facilite instrucciones claras sobre el diseño Indique si desea utilizarlo una única vez o si es para uso continuado Determine los colores y elabore una tabla de codificación de colores indicando claramente qué colores solicita (es decir, colores de Pantone; véase el diagrama de la izquierda) Indique el tamaño y las especificaciones del diseño a imprimir Indique la ubicación del diseño en el empaque: empaque externo o interno y/o empaque primario o secundario Envíe al UNFPA todos los archivos necesarios, tales como: Texto (incluyendo traducciones correspondientes) Diseño definitivo (en el formato especificado por UNFPA y/o el proveedor) Imágenes y logotipos (en el formato especificado por UNFPA y/o el proveedor) Tabla de colores 3. El UNFPA hará llegar los requisitos al proveedor para su revisión, aceptación y confirmación e indique el tiempo necesario para la producción. 4. Las muestras con el diseño solicitado serán enviadas a UNFPA y al cliente para su revisión y posible aprobación. Las muestran se envían normalmente en formato PDF de Adobe Acrobat. Para pedidos de gran tamaño se enviará una muestra física al cliente para su revisión y aprobación. 5. El cliente aprueba el material gráfico y transfiere el importe del pedido (si no ha sido transferido con anterioridad). 6. Cuando las muestras están debidamente aprobadas y la orden ha sido pagada, UNFPA emitirá una orden de compra al proveedor, quien iniciará la producción. 4

5 El diseño e impresión personalizada implican un incremento en los plazos de entrega y los costos La personalización del producto implica a su vez un tiempo de producción mayor (con lo que se amplía el plazo de entrega) y un costo más elevado. El plazo de entrega es el periodo desde que el UNFPA confirma la solicitud del cliente hasta la entrega del producto al cliente, de acuerdo con los Incoterms que se utilicen al procesar el pedido. Personalizar los elementos gráficos y de impresión suele retrasar la producción entre una y seis semanas a partir del momento en que el cliente aprueba la muestra. También supone un incremento del precio debido al empaque. El costo aproximado de diseño e impresión personalizada se detalla en las páginas 6 a 8. Tome en consideración que es difícil calcular el plazo de entrega exacto antes de conocer todas las especificaciones requeridas. El proveedor solamente confirmará el plazo de entrega cuando el cliente apruebe el diseño final. El impacto en el plazo de entrega y el precio dependerán de la complejidad del requerimiento. Los siguientes aspectos resultarán en un incremento del tiempo de entrega y costos: Número de colores a ser impresos Cantidad de textos a ser impresos Ubicación del diseño Uso de empaques no estándar El tipo de impresión especial más sencillo es la inclusión de un texto a un solo color; p. ej. un aviso de «prohibida la venta» o similar. Añadir colores a la solicitud influye tanto en el precio como en el plazo de entrega. Del mismo modo, solicitar empaques no estándar aumenta la complejidad y, por tanto, el precio del producto. 5

6 Costo de diseño, impresión y empaque personalizados para condones Todos los precios se expresan en dólares americanos. Los precios son aproximados y pueden variar en función de la complejidad del pedido. El tiempo adicional de producción se cuenta a partir del momento en que el cliente apruebe el diseño de la muestra (véase el paso 6 que se describe en la página 4). DISEÑO EN EMPAQUE PRIMARIO DE CONDONES MASCULINOS $0.00~$0.20 por gruesa de 144 1,000-8,000 gruesas de 144 De 1 a 6 semanas A continuación se muestran imágenes de dos empaques de condones masculinos con diseño e impresión personalizada. DISEÑO EN EMPAQUES SECUNDARIOS DE CONDONES MASCULINOS $0.00~$0.02 por gruesa de 144 unidades 1,000-20,000 gruesas De 1 a 2 semanas A continuación se muestra un empaque secundario en el que caben tres condones. En este caso el diseño es más complejo de lo habitual, lo que implica un costo más elevado. 6

7 DISEÑO EN EMPAQUE EXTERNOS DE CONDONES MASCULINOS $0.00 ~ $0.01 por gruesa de 144 unidades 1,000-10,000 gruesas De 1 a 2 semanas PEGATINAS EN EMPAQUES PRIMARIOS DE CONDONES MASCULINOS Coste adicional $0.00 ~ $1.50 por gruesa de 144 unidades 500-2,500 gruesas De 1 a 6 semanas PEGATINAS EN EMPAQUES SECUNDARIOS DE CONDONES MASCULINOS $0.00 ~ $0,21 por gruesa de 144 unidades ,000 gruesas De 1 a 4 semanas PEGATINAS EN EMPAQUES EXTERNOS DE CONDONES MASCULINOS $0.00 ~ $0.22 por gruesa de 144 unidades ,000 gruesas De 1 a 2 semanas A continuación se muestra un ejemplo de una pegatina con impresión personalizada, colocada en la caja de exportación. 7

8 DISEÑO E IMPRESIÓN EN EMPAQUES PRIMARIOS DE CONDONES FEMENINOS Tiempo de producción adicional $0.01 por unidad (bolsa con tres colores y pedido de 500,000 unidades) Negociable Se pueden imprimir hasta siete colores diferentes. El coste varía en función de la cantidad de condones y de los colores que se utilicen. Pantone 109 C Pantone 2593 C Marca: PRESERVATIVO FEMININO EM BORRACHA NITRILICA Fabricante: THE FEMALE HEALTH COMPANY (M) SDN BHD MALÁSIA Origem: Malásia AO Consumidor: EMPAQUE PERSONALIZADO PARA CONDONES FEMENINOS Tiempo de producción adicional Depende del tamaño (si se incluyen tres condones, el costo será de unos $0,08 por unidad) 100,000 unidades Depende de la complejidad y de la aprobación del cliente. 8