BASES Y CONDICIONES PARA LA SELECCIÓN DE EMPRESAS PATROCINADORAS Y COLABORADORAS DE LA ASTE NAGUSIA 2014

Transcripción

1 BASES Y CONDICIONES PARA LA SELECCIÓN DE EMPRESAS PATROCINADORAS Y COLABORADORAS DE LA ASTE NAGUSIA OBJETO DE LAS BASES El objeto de las presentes bases es definir las condiciones de selección de patrocinadores oficiales, patrocinadores de actividades, proveedores oficiales, colaboradores oficiales, media partners u otro tipo de colaboradores, que trabajen con el Ayuntamiento de Bilbao para organizar las fiestas de Aste Nagusia Para ello se realiza un llamamiento público, a través de la web municipal y prensa local a presentar ofertas de colaboración y patrocinio, conforme a las sedes, espectáculos y actividades que se recogen en estas bases. Una vez seleccionadas las ofertas se seguirá con los oferentes un procedimiento negociado con el objeto de armonizar los intereses de los distintos colaboradores, que culminará en la firma de los distintos contratos privados de patrocinio y colaboración. Como regla general no habrá patrocinio exclusivo de sedes, espectáculos o actividades, pero se intentará que no coincidan en los mismos espacios colaboradores cuyos productos pertenezcan a la misma gama. Se creará un grupo de trabajo para cada sede, espectáculo o actividad que sea susceptible de aglutinar más de un colaborador o patrocinador. En caso de que resulte conveniente se podrá crear un Comité de Patrocinadores y Colaboradores. Quedan fuera del objeto de este pliego el patrocinio de las actividades que las Comparsas o Txosnas autorizadas puedan organizar para animar los recintos festivos donde se ubican, así como el patrocinio de las actividades festivas cuya gestión no corresponde al Área de Fiestas y Atención Ciudadana, como son los eventos taurinos. 2. LUGAR Y PLAZO DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS Con objeto de disponer de tiempo suficiente para definir las colaboraciones, el plazo de presentación de ofertas finalizará el día 2 de junio de No obstante, se podrá abrir un plazo extraordinario si desde la Concejalía Delegada se estima conveniente; la ampliación de plazo, si se produce, será objeto de publicación en la página web del Ayuntamiento de Bilbao, en el apartado del Perfil del Contratante. Página 1 de 12 1

2 Las ofertas se presentarán en las oficinas del Área de Fiestas y Atención Ciudadana del Ayuntamiento de Bilbao, Plaza Venezuela nº 2, 5ª Planta, Bilbao, conforme al modelo de Solicitud que se recoge en el anexo I de estas Bases, acompañando a la solicitud, una Memoria en la que se recojan de forma sucinta las condiciones de la propuesta de colaboración o patrocinio. 3. BENEFICIOS GENERALES DE LOS COLABORADORES Sin perjuicio de los términos en que se acuerden los distintos contratos de colaboración, se prevén los siguientes beneficios generales: a. Publicidad Los colaboradores podrán utilizar la marca Aste Nagusia en su publicidad. Los colaboradores podrán aparecer en la publicidad de los medios que el Ayuntamiento gestione en torno a la Aste Nagusia. b. Publicaciones Los colaboradores podrán aparecer en folletos y programas que se editen sobre la Aste Nagusia. c. Presencia en Actos protocolarios. d. Comunicación Se le enviará información sobre los eventos de la Aste Nagusia. Se incluirá logotipo en dosieres de prensa. e. WEB Presencia con el logotipo en la página de ASTE NAGUSIA Por regla general no se contemplan sedes, espectáculos o actividades que tengan un patrocinador exclusivo, pero se intentará que no coincidan en los mismos espacios colaboradores cuyos productos pertenezcan a la misma gama o con objetivos comerciales análogos. 4. SEDES, ESPECTÁCULOS Y ACTIVIDADES DEFINIDAS Se recoge en este apartado la previsión de sedes y actividades, así como de las magnitudes de afluencia de público en la edición de Las cifras de asistencia pasadas no garantizan que en 2014 se alcancen o superen las Página 2 de 12 2

3 mismas, por lo que las variaciones que se puedan producir en este aspecto, así como otras que afecten a los demás datos que se recogen en este apartado, no podrán servir de base a reclamación alguna. A) SEDES a. Parque Europa- Astegazte Descripción de la Sede: Se trata de una gran explanada habilitada para conciertos, que se celebran de miércoles a sábado de la Aste Nagusia, empezando a las 12 de la noche. En el 2013 esta sede tuvo una asistencia media de espectadores por noche. Programación: Para esta sede están previstos 4 conciertos de artistas y grupos de reconocido prestigio. El aforo de este nuevo espacio festivo es de aproximadamente espectadores por noche. Posibilidades previstas de colaboración: (Las posibilidades que se señalan no están cerradas, podrían estudiarse otras nuevas o no realizarse alguna de las enunciadas, todo ello en función de las necesidades de la actividad patrocinada y de la compaginación de los intereses de los colaboradores) 1) Instalación de una pantalla audiovisual Se instalará una pantalla audiovisual junto al escenario, que ofrecerá antes y después del concierto imágenes o logotipos de los patrocinadores y colaboradores mientras que durante el concierto serán las propias imágenes del concierto. La explotación de publicidad en la pantalla (la explotación estará supeditada a las necesidades de colaboradores). 2) Patrocinio de los conciertos o alguno de ellos Página 3 de 12 3

4 instalados en el recinto (vallas de publicidad, peas de sonido, pantalla,...) instalados en el recinto (vallas de publicidad, pantalla, totems...) 3) Publicidad en pantalla sobre locales abiertos Se pretende que al final del concierto aparezcan en la pantalla locales abiertos donde pueda continuar la fiesta, que tengan servicio de comidas, cenas o desayunos. b. ABANDOIBARRA Descripción de la Sede: Se trata de una explanada junto a la ría y el Museo Guggenheim habilitada para conciertos, que se celebran todos los días de la Aste Nagusia. Programación: Para esta sede están previstos 8 conciertos de artistas y grupos de reconocido prestigio. En el 2013 esta sede tuvo una asistencia media de espectadores por noche. La programación de este año está sin cerrar, pero se moverá en la misma línea que el año pasado. Posibilidades previstas de colaboración: (Las posibilidades que se señalan no están cerradas, podrían estudiarse otras nuevas o no realizarse alguna de las enunciadas, todo ello en función de las necesidades de la actividad patrocinada y de la compaginación de los intereses de los colaboradores) 1) Instalación de una pantalla audiovisual Se instalará una pantalla audiovisual junto al escenario, que ofrecerá antes y después del concierto imágenes o logotipos de los patrocinadores y colaboradores mientras Página 4 de 12 4

5 que durante el concierto serán las propias imágenes del concierto. La explotación de publicidad en la pantalla (la explotación estará supeditada a las necesidades de colaboradores). 2) Patrocinio de los conciertos o alguno de ellos instalados en el recinto (vallas de publicidad, peas de sonido,...) instalados en el recinto (vallas de publicidad, peas de sonido, totems...) c. PLAZA NUEVA Descripción de la Sede: Se trata de una plaza porticada en el Casco Viejo de la ciudad, donde, entre otros actos festivos, se celebran conciertos todos los días de la Aste Nagusia. Programación: Para esta sede están previstos 8 conciertos de artistas de reconocido prestigio. En el 2013 esta sede tuvo una asistencia media de espectadores por noche. La programación de este año está sin cerrar, pero se moverá en la misma línea que el año pasado. 1) Patrocinio de los conciertos o alguno de ellos Página 5 de 12 5

6 instalados en el recinto (vallas de publicidad, peas de sonido, tótems,,...) instalados en el recinto (vallas de publicidad, peas de sonido, tótems,...) d. PERGOLA Descripción de la Sede: Se trata de un especio abierto en el Parque de Doña Casilda protegido bajo carpa de 25 X 15 mtrs, donde, entre otros actos festivos, se celebran conciertos de Bilbainadas al mediodía y guateques y actuaciones a la noche todos los días de la Aste Nagusia. Programación: Para esta sede están previstos 16 conciertos repartidos durante el mediodía y la noche. En el 2013 esta sede tuvo una asistencia media de espectadores por noche. La programación de este año está sin cerrar, pero se moverá en la misma línea que el año pasado. La explotación de publicidad en la pantalla (la explotación estará supeditada a las necesidades de colaboradores). 1) Patrocinio de los conciertos o alguno de ellos instalados en el recinto (vallas de publicidad, tótems,...) 2) Comunicación Se pretende que un medio de comunicación local a través de cuñas publicitarias y programas específicos sobre los artistas que van a participar en los conciertos con el fin de Página 6 de 12 6

7 hacer más conocida su música y animar a la gente a acudir a los conciertos. instalados en el recinto (vallas de publicidad, tótems,...) e. PROGRAMA DE FIESTAS Se trata de la edición de ejemplares de programa de mano de 10,5 X 16,5 cms. de 38 páginas que se reparte en los domicilios de Bilbao, en los Distritos y en la propia Aste Nagusia, en cuatro idiomas: Euskera-Castellano y Francés-Inglés. Posibilidades previstas de colaboración: En la parte posterior del programa de mano podrá ir el logotipo del patrocinador a todo color. La explotación de publicidad en el programa (la explotación estará supeditada a las necesidades de colaboradores). B) ACTIVIDADES Y ESPECTÁCULOS Se señalan aquí otras actividades festivas y lúdicas organizadas por el Ayuntamiento durante la Aste Nagusia, que son susceptibles de patrocinio o colaboración. Todas las actividades son gratuitas.. a. TXIKIGUNE/GAZTEGUNE Descripción de la actividad: Un gran espacio junto al Parque de Doña Casilda, sobre el Paseo Don José Anselmo Clavé, donde se organizan múltiples actividades para niños (hinchables, talleres, juegos,...), todas ellas con monitores. Alrededor de personas disfrutaron de esta actividad cada día de la Aste Nagusia Página 7 de 12 7

8 b. FUEGOS ARTIFICIALES Descripción de la actividad: Concurso Internacional de Fuegos Artificiales, este año concurso campeón de campeones, ganadores de ediciones anteriores. La actividad que con gran diferencia atrae a más gente a las fiestas. c. ACTIVIDADES DEPORTIVAS Descripción de la actividad: Durante la realización de la Aste Nagusia se realizan diversas pruebas deportivas en la zona del Arenal y entorno de la Ría: pelota, regatas, deporte rural. d. CONCIERTOS DE MÚSICA CLÁSICA Descripción de la actividad: Conciertos de música clásica que se celebran diariamente en la Iglesia de la Encarnación, Plaza de Atxuri. En el 2013 tuvieron una afluencia superior a 800 personas diarias. e. TEATRO DE CALLE Descripción de la actividad: representaciones de teatro que se llevan a cabo en la Plaza del Arriaga. En el 2013 tuvieron una afluencia de alrededor de personas diarias. f. CONCURSO POR-ROCK Descripción de la actividad: 8 conciertos dobles de grupos del panorama del rock emergentes que se llevan a cabo en Bilborock. En el 2013 tuvieron una afluencia de alrededor de 500 personas diarias. g. TEATRO FAMILIAR Descripción de la actividad: representaciones de teatro para el público infantil en la Plaza del Gas. En el año 2013 tuvieron una afluencia de alrededor de personas diarias. h. BERTSOLARIS Descripción de la actividad: representación de bertsolaris en la Plaza de Santiago y un día en los arcos de la Plaza Nueva. En el año 2013 tuvieron una afluencia de público de personas diarias. i. DEPORTE RURAL Descripción de la actividad: muestra de las distintas modalidades de deporte rural en el Paseo del Arenal. En el año 2013 tuvieron una afluencia de público de personas diarias. Página 8 de 12 8

9 j. PUNTOS ESTÁTICOS Tótems estáticos por diversos puntos de afluencia de gente en la ciudad en los que aparecería la imagen publicitaria de los patrocinadores. (Astegaztea-Parque de Europa, Abandoibarra, Pza. Nueva, Pérgola, Txikigune, Teatro de calle- Arriaga) 5. MEDIA PARTNERS Los medios de comunicación reciben un tratamiento diferenciado, porque desempeñan un papel muy importante a la hora de dar a conocer al público los eventos festivos y los eventos culturales en general, su desarrollo, su valoración e incluso su repercusión. Esta circunstancia se suele acentuar con los medios locales, en los que se presta una atención considerable a los acontecimientos que tienen lugar en su entorno. Sin olvidar que, además de medios de información, son soportes de publicidad. a. Prensa escrita: Se busca en la prensa diaria el patrocinio consistente en la cesión de espacios de publicidad para anunciar la programación de las fiestas, sin descartar otras formas de colaboración u otros patrocinios con prensa no diaria. b. Radio: Se busca el patrocinio consistente en la cesión de espacios de publicidad para anunciar la programación o aspectos relativos a las fiestas, sin descartar otras formas de colaboración, por ejemplo para facilitar grabaciones en directo, informar sobre los espectáculos y eventos festivos, etc. c. Televisión: Se busca el patrocinio consistente en la cesión de espacios de publicidad para anunciar la programación o aspectos relativos a las fiestas, sin descartar otras formas de colaboración, por ejemplo para facilitar grabaciones en directo, informar sobre los espectáculos y eventos festivos, facilitar el acceso de vehículos a zonas de circulación restringida, etc. 6. REQUISITOS Y OBLIGACIONES DE LOS COLABORADORES a. Requisitos Quienes deseen tomar parte en el proceso de selección deberán reunir los siguientes requisitos en el momento de presentar la oferta: Página 9 de 12 9

10 Ser persona natural o jurídica con plena capacidad para obrar, solvencia económica, financiera y técnica y no estar incursa en las prohibiciones para contratar con las Administraciones Públicas. Disponer de una organización con elementos personales y materiales suficientes para la debida ejecución del contrato. Estar dado de alta en el impuesto de actividades económicas. Estar al corriente de las obligaciones tributarias, de seguridad social y de seguridad, salud en el trabajo y prevención de riesgos laborales impuestas por las disposiciones vigentes. Si se es persona jurídica estar inscrita en el Registro Mercantil. b. Obligaciones Sin perjuicio de las obligaciones que se señalen en cada Convenio de Colaboración, los colaboradores deberán cumplir las siguientes obligaciones: Los colaboradores designarán un interlocutor con el Ayuntamiento. Los colaboradores aportarán, a solicitud del Ayuntamiento, la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos para tomar parte en el presente proceso de selección. Toda la información a la que se acceda como consecuencia de las negociaciones para celebrar convenios de colaboración tendrá carácter confidencial, no pudiendo las empresas utilizar ni proporcionar a terceros información alguna sin autorización escrita del Ayuntamiento. Los colaboradores quedarán obligados a poner todos los medios a su alcance para cumplir la legislación vigente sobre la confidencialidad de los datos de la documentación custodiada. 7. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PATROCINADORES Los criterios que han de servir de base para la selección de patrocinadores y colaboradores, serán los siguientes: Oferta económica Calidad de los proyectos Adecuación de la imagen del patrocinador al espíritu de los eventos patrocinados Haber patrocinado anteriormente eventos festivos de la Aste Nagusia Página 10 de 12 10

11 Dicha selección se efectuará por el Área de Fiestas y Atención Ciudadana, que podrán desechar las ofertas de colaboración que no consideren adecuadas para el desarrollo de la Aste Nagusia. El proceso de selección de patrocinadores no está sometido a la regulación de la Ley de Contratos del Sector Público; las decisiones que en él se adopten no serán susceptibles de recurso ni reclamación alguna. Su publicación en la web del ayuntamiento de Bilbao. se realiza únicamente a efectos de lograr su mayor difusión. 8. DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR Los licitadores deberán presentar una Solicitud de colaboración o patrocinio conforme al modelo de Solicitud que se recoge en el anexo I de estas Bases, acompañando a la solicitud, una Memoria en la que se recojan de forma sucinta las condiciones de la propuesta de colaboración o patrocinio en la que se señalen las sedes, espectáculos o actividades que quieran patrocinar y la oferta económica, para poder valorar así los distintos aspectos de cada oferta. Bilbao, 28 de Abril 2014 Página 11 de 12 11

12 ANEXO I Modelo de Solicitud de Colaboración o Patrocinio para la Aste Nagusia 2014 AL ÁREA DE FIESTAS Y ATE CIO CIUDADA A DEL AYU TAMIE TO DE BILBAO D/oña con D.N.I. nº, domicilio en, calle nº, actuando en su propio nombre / o en nombre de la Sociedad, que tiene su sede en y N.I.F. nº, ante el Área de Fiestas y Atención Ciudadana del Ayuntamiento de Bilbao comparezco y DIGO: Que mediante el presente escrito, presento solicitud de colaboración y/o patrocinio para la Aste Nagusia 2014, aceptando las bases publicadas al efecto y declarando cumplir cada uno de los requisitos y obligaciones exigidos en las mismas, para lo cual adjunto al presente escrito, Memoria en la que se recogen las condiciones de la propuesta de colaboración o patrocinio en la que se señalan las sedes, espectáculos o actividades que deseamos patrocinar, y la oferta económica, a los efectos de que sean valorados para su selección. Bilbao, a de de 2014 Firmado: Página 12 de 12 12