GESTIÓN DE LECTORES EN ABSYSNET

Transcripción

1 GESTIÓN DE LECTORES EN ABSYSNET ALTAS A. Comprobar que no existe en la base de datos de lectores. Para ello desde gestión de lectores buscamos por apellidos o por DNI. Las búsquedas han de ser exactas. Si el lector ya existe no se le da otra vez de alta. B. Cuando el lector tiene DNI, tanto si es infantil como adulto, se anotará obligatoriamente el número del DNI (sin letra) en el campo nº de lector, y en el campo DNI. Por tanto, el número de lector es el mismo que el DNI. C. Cuando el lector es infantil sin DNI, biblioteca o colectivo, se pondrá un cero en el campo nº de lector. De este modo, al validar el registro, el sistema genera automáticamente el número de lector. Siempre que se trate de un lector infantil y queramos relacionarlo con sus padres, podemos colocar los datos de éstos (nombre y DNI, pasaporte u otro documento de identificación) en el campo Notas de la pestaña Otros. No debemos colocar estos datos en el campo Nº alternativo. D. Cuando el lector sea extranjero pondremos un cero en el número de lector y el sistema genera automáticamente el número de lector. El pasaporte o número del documento de identificación que presente (NIE, etc.), se pondrá en el campo Notas de la pestaña Otros. Se pone el número y las letras, sin dejar espacios. E. Cuando el lector posea Tarjeta Ciudadana, se anotará en el campo Nº alternativo, el número CMC que aparece en la tarjeta y que se utilizará posteriormente para identificar a dicho lector. Recordad que el nº de lector y el CMC sirven, indistintamente a los lectores, para los préstamos. Las consultas estadísticas por lector deberán hacerse exclusivamente con el nº de lector de Absysnet. F. Se seleccionará la biblioteca que emite el carnet. G. El nombre irá en minúscula, excepto la primera letra. Sólo se rellenará el tercer casillero del nombre, correspondiente al nombre de pila, pero no los otros dos que se reservan para tratamientos. H. Los apellidos irán en mayúsculas, debidamente acentuados. I. Para las Bibliotecas (tipo de lector B) se pondrá la localidad en el campo de los apellidos y en el campo para el nombre, la denominación concreta de la biblioteca si la tiene o el tipo de biblioteca (BPM, ALM, BPE, etc.) J. La fecha de nacimiento se rellena siguiendo el siguiente formato de fecha: 21/03/1968 1

2 K. El password nunca se borra. Se puede cambiar por otro que indique el usuario. Mucho cuidado en este apartado, ya que si se elimina el password estamos destruyendo el sistema de protección de datos. L. La casilla asignado a biblioteca no debe marcarse, la dejamos en blanco, con la excepción del lector colectivo, por la existencia de distintas políticas de préstamo colectivo. M. La casilla adulto la marcamos si el lector es adulto. N. A continuación rellenamos el tipo de lector, código 1, código 2 y código 3 (optativo). O. Luego vamos a la pestaña de direcciones para poner su dirección, teléfono, correo electrónico si tiene. En la pestaña otros podéis poner alguna anotación importante sobre el lector. Si rellenáis el mensaje de circulación, lo que pongáis se visualizará cuando se le haga un préstamo o devuelva un documento. Para añadir un lector, vamos a lectores, gestión de lectores y pinchamos en el botón: Para buscar un lector, vamos a lectores, gestión de lectores, ponemos los criterios de búsqueda y clicamos en el botón de validar. 2

3 BAJAS Tener presente que el fichero de lectores está compartido por toda la Red, así que para dar de baja a un lector tendremos presente: A. No es moroso. B. Es un lector que ha sido dado de alta en nuestra biblioteca. C. El lector ha manifestado su deseo de causar baja como usuario de la Red. D. El lector no ha utilizado los servicios de préstamo en un período de 5 años. Para borrar un lector, lo buscamos y luego pinchamos en el botón: MODIFICACIONES Se efectuarán modificaciones cuando haya cambios del siguiente tipo: A. Domicilio B. Teléfono C. Tipo de lector: pasa de infantil a adulto. D. Un lector que no tenía DNI y pasa a tenerlo. Para modificar un lector, primero lo buscamos y luego pinchamos en el botón : TRANSFERENCIAS Se utilizará la opción de transferencias de usuarios en los siguientes casos: A. Pérdida o robo de carnet de usuario. B. Cuando un usuario tenga dos o más carnets de bibliotecas de la Red. Se dará por válido el de la biblioteca de la localidad de residencia habitual del lector. C. Carnets sin DNI, ya que en el momento en que tenga DNI cambiará el número de lector. Para transferir tenéis que buscar al lector y luego pinchar con el ratón en el botón que pone transferir: A continuación cambiáis el código del lector: - Si tenéis que poner un DNI, lo tecleáis. 3

4 - Si queréis que el sistema os de un número currens ponéis 0. RENOVACIONES Para renovar el carnet de un lector clicaremos en el botón que pone renovar: IMPRESIÓN DE CARNETS Hacemos la consulta más adecuada y seleccionamos la impresora que está más a la derecha: ** Como veis podéis seleccionar la posición de la etiqueta, imprimir sólo los que están pendientes o, si no marcáis la casilla de pendientes, imprimís todos los de la consulta, y también podéis indicar el número de veces que queréis que os imprima una o varias etiquetas (opción duplicados). Los lectores con código de lector manual (los que ponéis el DNI) no se quedan como pendientes en el sistema). Por ello, para imprimirlos hay que buscar por fecha de alta y biblioteca. Os aconsejamos que utilicéis este sistema para imprimir los lectores nuevos ya que en la misma consulta os los recupera todos (los de DNI y los que tienen un número currens). Podéis buscar por fecha de alta, entre dos fechas. En este caso desmarcáis la casilla pendientes: 4

5 clicar aquí para seleccionar el período de la consulta. También podéis imprimir, listados (la impresora de la izquierda): y cartas informativas (la impresora que está en el centro): 5

6 Para imprimir las cartas de reclamación tenéis que ir al árbol jerárquico y seleccionar la opción impresos de lectores, cartas de lectores: MOROSOS Procedimiento a aplicar sólo en caso de que exista la necesidad de dar de baja el ejemplar ya que el préstamo está sobrepasado mucho tiempo. 1. Anotar todos los datos del ejemplar o ejemplares pendientes de devolución y los datos del lector moroso. Imprimir la pantalla de relación del lector con los préstamos pendientes. Archivar esta información en un fichero, ordenado alfabéticamente por lectores. 2. Devolver los documentos. 3. Dar de baja los ejemplares. 4. Ponerle al lector una sanción hasta el 1 d e enero de 2050 y tipo de lector M (Moroso). 5. Poner una nota en el mensaje de circulación del lector: MOROSO EN BIBLIOTECA X. De este modo si se dirige a otra biblioteca se le puede indicar que tienen préstamos pendientes de devolución en esa biblioteca o contactar con ella para aclarar la incidencia. 6