Departamento de Lenguajes y Sistemas Informáticos E.T.S. Ingeniería Informática. Universidad de Sevilla

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1 Departamento de Lenguajes y Sistemas Informáticos E.T.S. Ingeniería Informática. Universidad de Sevilla Avda Reina Mercedes s/n Sevilla Tlf/Fax lsi@lsi.us.es Web E.T.S. Ingeniería Informática Práctica 1: TABLAS 1 INTRODUCCIÓN CREACIÓN DE TABLAS VISTA DISEÑO Tipos de datos Propiedades del campo LA CLAVE PRIMARIA Establecer una clave principal DATOS EXTERNOS INTERRELACIONES INTEGRIDAD REFERENCIAL MANIPULACIÓN DE DATOS BÚSQUEDA DE DATOS FILTRAR REGISTROS Introducción La tabla es la unidad básica de una base de datos relacional. Las tablas permiten almacenar datos sobre un determinado tema, por ej. empleados, facturas, etc. Una base de datos suele contener múltiples tablas, cada una de las cuales guarda información sobre un tema. Al crear una tabla en Access se tiene un contenedor de datos vacío, y es necesario indicar a Access qué atributos o campos es necesario almacenar en cada tabla. La tabla que diseñe contendrá el tipo de datos específico que desee almacenar.

2 2 Creación de tablas Para añadir una nueva tabla en la base de datos existen varias posibilidades: 1. Vista Hoja de Datos: Para comenzar a introducir datos en la tabla. 2. Vista Diseño: Permite ver o modificar la estructura de la tabla, insertando campos en ésta y determinando las propiedades de cada campo uno a uno. 2.1 Vista diseño La vista diseño permite diseñar o modificar la estructura de una tabla. Para agregar campos es necesario especificar el nombre del campo y tipo de dato, la descripción es opcional. Pág. 2 de 11

3 2.1.1 Tipos de datos Los tipos de datos permitidos en Access son: Texto. Almacena caracteres alfanuméricos. Memo. Caracteres alfanuméricos. Se utiliza para comentarios. Numérico. Valores numéricos. Fecha/hora. Fechas y horas. Moneda. Valores de moneda. Autonumérico. Valores numéricos que se incrementen de forma automática. Sí/No. Valores booleanos. Hipervínculo: Referencias a direcciones web Datos Adjuntos: Ficheros adjuntos Objeto OLE. Objeto OLE, gráficos u otros datos binarios. Asistente para búsqueda El campo toma un valor incluido en una lista de valores predeterminada. Pág. 3 de 11

4 Con algunas limitaciones, Access puede convertir cada tipo de datos a otro tipo, con la excepción del tipo de datos objeto OLE. La siguiente tabla muestra las posibilidades de conversión Propiedades del campo Una vez asignado el tipo de datos a un campo se puede especificar las propiedades para éste en la parte inferior de la ventana. Así por ejemplo, para los tipos de datos texto y numérico puede especificarse el tamaño del campo. Además, en vista diseño, es posible establecer propiedades de los campos para controlar la apariencia de los datos, evitar su introducción incorrecta, especificar valores predeterminados y acelerar la búsqueda y la ordenación de la tabla. A continuación se muestra el significado que tiene cada propiedad de campo según el tipo de dato. Propiedades del campo Tamaño del campo Formato Lugares decimales Máscara de entrada Utilidad Ajusta el tamaño. Presenta fechas y números en un formato predeterminado. Ej. fecha larga. Para campos numéricos y monedas determina el número de decimales. Presenta caracteres de formato que no es necesario escribir. Pág. 4 de 11

5 Título Valor predeterminado Regla de validación Texto de validación Requerido Permitir longitud cero Indexado Etiqueta del campo que aparecerá en formularios e informes. Valor por defecto del campo Condición lógica que debe cumplir el valor introducido en dicho campo. Mensaje mostrado cuando no se cumple la regla de validación Campo de relleno obligatorio. Permitir que se guarden cadenas de longitud cero en un campo Texto o memo (en caso contrario almacenará nulo). Para acelerar las búsquedas. 2.2 La clave primaria La clave principal o primaria de una tabla consta de uno o más campos que identifican de forma exclusiva cada registro almacenado en la tabla. No es posible agregar registros con el mismo valor de la clave primaria que otro registro existente. Los campos que forman parte de la clave primaria no pueden ser nulos, es decir tienen que estar rellenos. Cuando se guarde una tabla nueva sin establecer una clave principal Microsoft Access pide que se cree una. Si elige "Sí" Microsoft Access creará un campo ID que utiliza el tipo de datos autonumérico para asignar un valor único a cada registro. Si la tabla ya incluye un campo cuyo tipo de datos sea autonumérico, Microsoft Access lo designará como clave principal Establecer una clave principal. Teniendo la tabla abierta en vista Diseño es posible indicar cual es la clave principal de la tabla. Para ello hay que seleccionar con el selector de fila (que aparece a la izquierda de cada campo) el campo oportuno. Una vez seleccionado existen varias posibilidades: a. Mediante el menú contextual: pulsando el botón derecho del ratón. b. En el menú Edición, escogiendo Clave principal. c. Mediante el icono que aparece en la barra de herramientas. En caso de que la clave primaria esté formada por varios campos, se pueden seleccionar manteniendo presionada la tecla CTRL y haciendo clic en el selector de la fila de cada campo que se desea incluir. Una vez identificada la clave principal, Microsoft Access colocará un indicador de clave (llave) a la izquierda del campo o campos que la forman. Pág. 5 de 11

6 EJERCICIO 1 a) Crear una tabla de EMPLEADOS que incluya los siguientes campos: Nombre del campo Tipo Validación Id_empleado Autonumérico Clave primaria Nombre Texto Relleno obligatorio Apellidos Texto Fecha_nacimiento Fecha/hora Menor que la fecha actual Observaciones Memo Teléfono Texto Máscara (000) Nacionalidad Asistente para búsqueda Lista de valores: español, francés, italiano y portugués. b) Una vez creada la tabla añada varios registros. 3 Datos externos. Permite utilizar tablas existentes en otra base de datos. Importar tabla: Realiza una copia de una tabla existente en otra base de datos (tabla origen) y la inserta en la base de datos actual (tabla destino). La tabla destino se crea como tabla independiente de la tabla origen. Vincular tabla: Enlaza la base de datos actual a una tabla de otra base de datos. La diferencia entre Importar tabla y Vincular tabla es que al vincular una tabla los cambios que se realicen en la tabla origen sí se ven reflejados en la tabla destino y viceversa. Se puede decir que es la misma tabla pero accesible desde dos bases de datos distintas. Pág. 6 de 11

7 4 Interrelaciones. Mediante las interrelaciones se utilizan simultáneamente datos procedentes de más de una tabla. Por ej. una tabla que almacena pedidos puede incluir un campo que identifique el empleado que recibió cada pedido. Para relacionar ambas tablas los números ID de empleado de la tabla pedidos deben coincidir con los números de ID de empleado de la tabla empleado (la clave principal). Para mostrar la ventana de relaciones: En la ventana de la base de datos, elija Relaciones en el menú Herramientas (o bien, en la barra de herramientas, pulsando el botón Bases de Datos). de la pestaña Herramienta de Para seleccionar las tablas a interrelacionar en la ventana de relaciones: Seleccionar la opción Mostrar tabla del menú Relaciones, y seleccionar las tablas que se desea relacionar pulsando el botón Agregar. En el menú contextual escoger Mostrar tabla. Para crear una relación: Se arrastran con el ratón los campos que se desea relacionar desde la lista de campos de una tabla hasta el campo coincidente en otra tabla (la clave principal aparece en negrita). Pág. 7 de 11

8 Se establecen las características particulares de la relación seleccionando la línea que aparece mostrando la interrelación con Modificar relaciones. 4.1 Integridad referencial Para poder seleccionar la opción Exigir integridad referencial es necesario que: El campo coincidente de la tabla principal es clave o tiene un índice único. Los campos relacionados son del mismo tipo o compatibles. Ej. autonumérico es compatible con numérico entero largo. Qué ocurre cuando se exige la integridad referencial? Cuando se agregue un registro a la tabla relacionada, el valor del campo coincidente es nulo o es un valor que previamente existía en la tabla principal. Ej. Cuando se añade un registro a la tabla pedidos el valor de ID de empleado es nulo o existía previamente en la tabla de empleados. No es posible eliminar registros de la tabla principal cuando en la tabla relacionada existan registros coincidentes. Ej. No se puede eliminar un registro de empleados cuando existan pedidos correspondientes a dicho empleado. No obstante si se quiere borrar o modificar en cascada los registros, utilice la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los campos relacionados. Mediante dichas opciones, cuando elimine registros o cambie valores de la clave principal en una tabla, Access hará los cambios necesarios en las tablas relacionadas para conservar la integridad referencial. Visualización de las relaciones existentes. Para ver las relaciones definidas para todas las tablas se selecciona Mostrar todo. Para ver todas las relaciones definidas para una tabla concreta, hay que marcar dicha tabla y en el menú contextual escoger Mostrar directas Para eliminar una relación existente entre dos tablas: Seleccionar la línea correspondiente a la relación a eliminar y escoger Eliminar. Pág. 8 de 11

9 EJERCICIO 2 a) Crear una nueva tabla DEPARTAMENTOS que contenga el código y la denominación de cada departamento. Nombre del campo Tipo Validación Cod_depart Texto (4) Clave primaria Denominación Texto Relleno obligatorio b) Añadir un campo Cod_depart a la tabla EMPLEADOS creada en el ejercicio 1 (indica el código del departamento donde trabaja un empleado determinado). c) Interrelacionar ambas tablas. d) Comprobar que sólo es posible grabar empleados con un Cod_depart que sea nulo o que previamente exista en la tabla de departamentos. e) Añadir una restricción para que cuando se borre un departamento se borren en cascada sus empleados. EJERCICIO 3 a) Crear una tabla de CARGOS que incluya los siguientes campos: Nombre del campo Tipo Validación Id_cargo Autonumérico Clave primaria Nombre_cargo Texto Relleno obligatorio b) Introducir datos en la tabla, como por ej. presidente, secretario, comercial, etc. c) Añadir un nuevo campo a la tabla de EMPLEADOS que indique el identificador del cargo que tiene dicho empleado en la empresa. Dicho campo tomará valores de la tabla de CARGOS mediante el tipo de dato asistente para búsquedas. d) Compruebe qué diferencias existen entre las opciones de limitar a la lista. Pág. 9 de 11

10 5 Manipulación de datos Desde la hoja de datos se permite visualizar y editar los datos contenidos en la tabla. A veces para buscar un dato en una tabla es suficiente con mostrar los datos ordenados según uno o varios de sus campos. Para ello: 1. Seleccionar las columnas por las que se desea ordenar. 2. Elegir el comando Ordenar del menú Registro, seleccionando Ascendente o Descendente (también se puede hacer pulsando ). Otros procedimientos más complejos son la búsqueda y filtrado de datos. 5.1 Búsqueda de datos Access proporciona una herramienta para buscar un registro determinado o ciertos valores dentro de los campos 1. Sitúe el cursor en el campo donde desee buscar el valor 2. Elija el comando Buscar del menú Edición o pulse de la pestaña Inicio Escriba el valor que desea encontrar Seleccione si desea buscar en todos los campos o sólo en el campo activo. Si el campo activo tiene índice, para que Access lo aproveche debe especificarse Campo activo y Hacer coincidir todo el campo Especifique si desea hacer coincidir parte de un campo, los primeros caracteres de un campo o todo el campo Active esta casilla para que busque incluyendo los caracteres de formato Active esta casilla para hacer coincidir exactamente mayúsculas y minúsculas Si desea buscar hacia arriba o abajo desde el registro actual o en todos. Pág. 10 de 11

11 Reemplazar datos Para buscar ciertos valores dentro de los campos y reemplazarlos por nuevos valores, sitúese en el campo donde desee buscar el valor, elija el comando Reemplazar del menú Edición Las opciones son similares a las de Buscar, salvo los botones Reemplazar (examinar el texto encontrado antes de hacer el cambio) y Reemplazar todos (que cambia todas las ocurrencias sin consulta previa) Uso de caracteres comodín Se pueden especificar los siguientes caracteres comodín al establecer la cadena de búsqueda:? Cualquier carácter # Cualquier carácter numérico * Cero o más caracteres [lista] Cualquier carácter de la lista [!lista] Cualquier carácter que no esté en la lista [rango] Cualquier carácter que esté en el rango [!rango] Cualquier carácter que no esté en el rango Ej.:#ero(1ero, 3ero),*ero(1ero,cartero),Paul[ao](Paula,Paulo), Paul[2-4] (Paul2) EJERCICIO 4 En la tabla Clientes de la base de datos Neptuno, sustituir los cargos Agente de ventas, Asistente de ventas, Gerente de ventas y Representante de ventas en el campo Cargo de contacto por Agente comercial, Asistente comercial, Gerente comercial y Representante comercial, respectivamente. 5.2 Filtrar Registros Si se desea ver sólo un subconjunto de registros y/u ordenados según unos criterios específicos es conveniente crear un filtro. Básicamente, hay tres tipos de filtros: 1. Filtro por formulario: Muestra un formulario de la tabla en el que escoger un valor por el que filtrar los datos. 2. Filtro por selección: Seleccionada una celda de la tabla, devuelve aquellos registros cuyo valor del campo coincida con el de la celda seleccionada 3. Filtro excluyendo la selección: Devuelve los registros que no coinciden con la celda seleccionada Se pueden hacer filtros más complejos con la opción de Filtro u orden avanzado. EJERCICIO 5 En la tabla Productos de la base de datos Neptuno, haga un filtro que devuelva solamente aquellos productos que pertenecen a la categoría de Condimentos. Elimine posteriormente el filtro pulsando el icono. Pág. 11 de 11