INGENIERÍA TELEINFORMÁTICA

Transcripción

1 INGENIERÍA TELEINFORMÁTICA Programas Utilitarios Sesión 26 Bases de Datos en Ms Access Docente: Ing. María Nícida Malca Quispe 1

2 AGENDA Interfaz de Usuario MS Access Objetos de la BD. Creación de una base de datos. Crear, cerrar y abrir una base de datos. El panel de exploración. 2

3 Entorno de Trabajo de MS Access 3

4 Formas de Ejecutar MS Access Desde el botón Desde el ícono de escritorio (acceso directo) Desde la barra de tareas de Windows (acceso directo) Desde una base de datos situada en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows. Opción Inicio/Ejecutar, escribiendo el nombre del archivo ejecutable msaccess.exe 4

5 Inicio del Trabajo Al iniciar una sesión en MS Access, se muestra una pantalla de bienvenida. Puede: Crear una una BD Abrir una BD existente 5

6 Bases de Datos en MS Access Una BD informatizada es un contenedor de diversos tipos de objetos, almacenados en un solo archivo, que constituye la BD. Ms Access es un Sistema Administrador de Base de Datos, (DBMS) que almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las BD creadas en Ms Access 2007 tienen la extensión de archivo.accdb Las BD creadas en versiones anteriores de Ms Access tienen la extensión de archivo.mdb Ms Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access ). 6

7 Crear una BD utilizando una Plantilla En la pantalla de bienvenida, o usando el botón Office/Nuevo, seleccione Plantillas locales, luego una plantilla a utilizar y 7

8 continua En el panel derecho, utilice el botón Buscar una ubicación Esto le permitirá indicar una carpeta en la cual se almacenará el archivo de la BD a crear en base a la plantilla seleccionada 8

9 Puede crear una carpeta o seleccionar una carpeta existente, como contenedora de la BD continua 9

10 continua Escriba el nombre de la BD a crear en base a la plantilla 10

11 Observe la configuración del panel derecho: continua Para terminar de crear la BD en base a la plantilla, pulse el botón Crear 11

12 continua 12

13 Elementos de la Interfaz de Usuario Elementos comunes a otras aplicaciones Office La barra de título y botones de control La barra de acceso rápido La banda de opciones El botón de Office La barra de estado Panel de Exploración Documentos con fichas 13

14 Panel de exploración Área situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos que contiene BD. Cuando se crea una BD en blanco sólo muestra Tabla1, creada por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar continua 14

15 Para abrir un objeto de la BD Doble clic en el objeto, ó también continua Clic con el botón secundario en el objeto y seleccione un elemento del menú contextual. Los comandos del menú contextual varían según el tipo de objeto. 15

16 Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma. continua 16

17 Documentos con Fichas continua Se pueden mostrar los objetos de la BD en documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas. Cada uno tiene su botón Cerrar independiente 17

18 Objetos de la Base de Datos Cuando se abre una BD o se crea una nueva, los nombres de los objetos aparecen en el panel de exploración. Los objetos de la BD son: Las tablas Las consultas Los formularios los informes Las macros Los módulos 18

19 Tablas continua Una tabla es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. 19

20 Consultas Objeto que proporciona una visión parcial de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Hacen el verdadero trabajo en una BD. continua Los datos suelen estar distribuidos en varias tablas y, gracias a las consultas, es posible verlos en una sola hoja de datos. Permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Sirven de origen de registros para formularios e informes. 20

21 continua Ejemplo: Tenemos una tabla de clientes, pero solo deseamos mostrar aquellos cuyos ingresos sean menores a

22 Informes continua Sirven para resumir y presentar los datos de las tablas, imprimirlos si es necesario Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible. Se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la BD. Suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico. 22

23 continua Ejemplo: un informe del listado de clientes registrados 23

24 Formularios Se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". continua Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una BD sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. 24

25 continua Ejemplo: formulario para ingresar los datos de la tabla Alumno 25

26 Macros continua Se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la BD. Contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe o ejecutar una consulta. Módulos Como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la BD. Mientras que las macros se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. 26

27 Crear una BD en Blanco Utilice el botón Office/Nuevo En el panel derecho, utilice el botón Buscar una ubicación Esto le permitirá indicar una carpeta en la cual se almacenará el archivo de la BD vacía 27

28 continua Puede crear una carpeta o seleccionar una carpeta existente, como contenedora de la BD. Ingrese el nombre de la BD 28

29 Observe la configuración del panel derecho: continua Para terminar de crear la BD vacía, pulse el botón Crear 29

30 continua MS Access crea una BD en blanco, con un objeto tabla vacío por defecto 30

31 Bases de Datos Existentes Cerrar una BD Utilice el botón Office/Cerrar base de datos Abrir una BD Utilice el botón Office/Abrir 31

32 Fin de Sesión 32