Introducción a MS Access Diapositiva 1

Transcripción

1 Introducción n a MS Access Métodos de Inicio Abrir una Base de Datos existente La Ventana de Base de Datos Abrir paneles de tareas y pasar de uno a otro Utilización de las Vistas Exploración de Tablas Exploración de Consultas Exploración de Formularios Exploración de Informes Creación de una Base de Datos Introducción a MS Access Diapositiva 1

2 Métodos de Inicio Acceso directo en el menú Inicio Inicio - Todos los programas Microsoft Office Ejecutar Abrir un archivo de Access Introducción a MS Access Diapositiva 2

3 Interfaz de usuario de Access Panel de Navegación Cinta de opciones Introducción a MS Access Diapositiva 3

4 Abrir una Base de Datos existente Panel de Tareas Archivos recientes Más Barra de herramientas Menú Archivo Ctrl + A Abrir un.mdb Introducción a MS Access Diapositiva 4

5 Abrir una Base de Datos existente Importante: cuando abre un archivo en Access, puede aparecer un cuadro de diálogo Advertencia de seguridad que indica que el archivo quizás no sea seguro. Access muestra esta advertencia para asegurarse de que el archivo que va a abrir procede de una fuente conocida o de confianza. Si ve esta advertencia cuando intenta abrir archivos de prácticas para cualquiera de las clases, haga clic en Abrir para cerrar el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad y abrir el archivo de prácticas. Introducción a MS Access Diapositiva 5

6 La ventana Base de Datos Al abrir una base de datos, aparece en pantalla la ventana Base de datos La barra Objetos y la barra Grupos aparecen a la izquierda de esta ventana Objeto es un término genérico que hace referencia a cualquier componente de una de base de datos de Access (tabla, consulta, formulario, informe, etc.) Puede pasar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana de Access presionando F11 Introducción a MS Access Diapositiva 6

7 Abrir Paneles de tareas y pasar de uno a otro El Panel de tareas que aparece al iniciar Access contiene opciones para crear o abrir una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access Puede mostrar u ocultar el Panel de tareas al iniciar Access desde el menú Herramientas En cualquier momento puede abrir el Panel de Tareas Menú Ver Ctrl + F1 Introducción a MS Access Diapositiva 7

8 Utilización n de las Vistas Access ofrece distintas formas de visualización de los objetos Cada vista muestra la información desde una perspectiva específica Vista Diseño Vista Hoja de Datos Vista Formulario Vista Preliminar Para abrir un objeto en una vista determinada: Barra de herramientas de la ventana Base de datos Menú contextual Para pasar de una vista a otra en un objeto abierto: Botón Vista Menú contextual Introducción a MS Access Diapositiva 8

9 Tablas Las tablas almacenan los datos que utilizan el resto de los objetos para llevar a cabo los procedimientos y las actividades del programa Una tabla está formada por los campos y los registros que se ven en un formato de columnas y filas, los campos corresponden a las columnas y los registros a las filas Campos Registros Introducción a MS Access Diapositiva 9

10 Abrir una Tabla en la vista Hoja de datos Hoja de Datos Para ver, introducir, buscar y filtrar datos en forma plana Introducción a MS Access Diapositiva 10

11 Elementos de la Tabla Registro actual sin cambios Registro en blanco Primer registro Registro actual Último registro Cantidad total de registros Registro anterior Registro siguiente Nuevo registro Introducción a MS Access Diapositiva 11

12 Desplazarse por los registros de una Tabla Con el mouse Haciendo clic en el registro correspondiente Mediante los botones correspondientes de la barra de navegación Con el teclado Con las flechas del cursor Escribiendo el número de registro correspondiente en la barra de navegación Introducción a MS Access Diapositiva 12

13 Ocultar y mostrar columnas en una Tabla Mientras ve una tabla en la vista Hoja de datos, puede manipular las columnas y filas de una tabla de Access sin que esto afecte a los datos subyacentes Menú Formato Menú contextual Introducción a MS Access Diapositiva 13

14 Ver la estructura de una Tabla en la vista Diseño Vista Diseño Para crear y modificar la estructura de la tabla Introducción a MS Access Diapositiva 14

15 Consultas Las consultas extraen datos específicos de una o varias tablas basados en los criterios de búsqueda También se pueden utilizar como origen para formularios, informes Las consultas permiten recuperar, combinar, reutilizar y analizar sus datos Crear una consulta es como hacer una pregunta a Access. Al ejecutar la consulta, Access da la respuesta Introducción a MS Access Diapositiva 15

16 Ver una Consulta en la vista Hoja de datos Hoja de Datos Cuando se abre una consulta de selección, Microsoft Access ejecuta la consulta automáticamente y muestra los resultados en la vista Hoja de datos Introducción a MS Access Diapositiva 16

17 Ver una Consulta en la vista Diseño Vista Diseño Permite crear, modificar y agregar criterios a una consulta Muestra las tablas o las consultas existentes en las que puede basar la consulta Introducción a MS Access Diapositiva 17

18 Ejecutar una Consulta Cuando termine de diseñar la consulta, ejecútela botón Ejecutar de la barra de herramientas Diseño de consulta Opción Ejecutar del menú Consulta Introducción a MS Access Diapositiva 18

19 Formularios Un formulario permite ingresar, modificar y eliminar datos en forma mucha más natural y cómoda Se pueden usar controles que ayudan al ingreso de datos según de qué tipo se trate Se utilizan datos relacionados para no tener que conocer códigos de memoria Se puede controlar la apertura y cierre de otros formularios y la impresión de informes Introducción a MS Access Diapositiva 19

20 Elementos de un Formulario Encabezado Título Etiqueta Imagen Detall e Controles Primer registro Etiquetas de control Registro actual Último registro Cantidad total de registros Registro anterior Registro siguiente Nuevo registro Introducción a MS Access Diapositiva 20

21 Desplazarse por los registros de un Formulario Con el mouse Mediante el scroll Mediante los botones correspondientes de la barra de navegación Con el teclado Con las teclas AvPág y Re Pág Escribiendo el número de registro correspondiente en la barra de navegación Introducción a MS Access Diapositiva 21

22 Ver la estructura de un Formulario en la vista Diseño Vista Diseño Para crear y modificar la estructura del formulario Introducción a MS Access Diapositiva 22

23 Informes Un informe puede tener distintos formatos para que la información sea más fácil de usar y su aspecto resulte más atractivo que el de una tabla Se obtienen datos de tablas, consultas y formularios Pueden agregarse gráficos e imágenes Se pueden emitir listados, resúmenes, facturas, etc. Introducción a MS Access Diapositiva 23

24 Desplazarse por las páginas p de un Informe Con el mouse Mediante los botones correspondientes de la barra de navegación Con el teclado Con las teclas AvPág y Re Pág Con las flechas de cursor Escribiendo el número de registro correspondiente en la barra de navegación Introducción a MS Access Diapositiva 24

25 Ver la estructura de un Informe en la vista Diseño Vista Diseño Para crear y modificar la estructura del informe Introducción a MS Access Diapositiva 25

26 Creación n de una Base de Datos Microsoft Access proporciona tres métodos para crear una base de datos Asistente para base de datos Utilizando una Plantilla Base de datos en blanco Introducción a MS Access Diapositiva 26