Uno de los problemas más cotidianos al que nos enfrentamos

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1 1. PARA QUÉ SIRVE ACCESS Uno de los problemas más cotidianos al que nos enfrentamos en nuestra actividad laboral es el poder administrar la distinta información que manejamos continuamente: información de los proveedores, de los pedidos realizados, de las facturas expedidas, de los clientes, etc. En muchos casos tenemos esa información bastante desperdigada: en la agenda nos apuntamos la dirección y teléfono de los proveedores de material; en una aplicación de contabilidad incluimos los detalles de las facturas que expedimos a los clientes; creamos una hoja de cálculo para apuntar los pedidos a los proveedores y otra para disponer de los detalles sobre nuestros clientes... La ventaja de utilizar una base de datos es disponer en un único sitio de toda esa información que manejamos cada día. Si necesitamos buscar o modificar cualquier cosa, sólo tenemos que hacerlo en la parte de la base de datos adecuada. Así, si necesitamos disponer de información sobre proveedores, consultaremos la base de datos; si lo que queremos es imprimir una factura o albarán de pedido, utilizaremos un informe de la base de datos... La misma idea también la podemos aplicar en casa. Seguro que tienes libros, compact discs y películas, y muchas veces no es fácil encontrar alguno de ellos. Podremos aplicar lo que aprenderemos sobre base de datos para centralizar toda la información de nuestro catálogo de libros y demás en una base de datos. Copyright Computer Aided Education, S.A. 1

2 De esta forma, podrás saber en qué estante está ese libro que buscas o la película que prestas a un amigo e incluso también será interesante apuntar qué amigo se la lleva, para tenerlo controlado. Todo esto se podrá guardar y gestionar desde una base de datos. Access es la aplicación adecuada para crear bases de datos. A lo largo de las lecciones iremos viendo cómo organizar la información que queremos guardar en la base de datos, por lo que irán apareciendo conceptos como tabla, campo, tipo de datos, etc. Además, también aprenderemos a extraer resultados de la información almacenada. Por ejemplo, ya que hemos hecho el trabajo de introducir todo nuestro catálogo de películas, por qué no aprovecharlo y disponer de un listado dividido por directores, actores, géneros, etc.? A la hora de estudiar cómo extraer información útil de la base de datos iremos conociendo conceptos como los de consulta, informes, campos calculados, etc. Todo esto no es sencillo, pero Access hace que lo sea un poco más proporcionando asistentes, plantillas, analizadores y muchas otras herramientas. Te acuerdas de cuando hablábamos de Microsoft Office 2007? Office 2007 es un grupo de aplicaciones o programas que sirven para distintas cosas. 2

3 Access pertenece a este conjunto de programas de Microsoft Office 2007, por lo que tiene aspectos similares al resto de aplicaciones: la manera de crear, abrir y guardar documentos, la utilización del sistema de ayuda, algunos de los elementos de su entorno, etc. Además, como integrante de Office 2007, en Access tendremos la posibilidad de compartir la información con el resto de aplicaciones. Así, por ejemplo, podremos preparar un documento en Word para invitar a la presentación de nuestro último producto a los clientes de la base de datos que tenemos en Access. Aunque Access se ejecuta desde el menú Inicio, si lo usas habitualmente, es una buena idea crear un acceso directo en el escritorio. Así podrás acceder a este programa más rápidamente. 2. INICIAR ACCESS Como cualquier otra aplicación de Windows, Access 2007 se puede ejecutar a través de la opción del programa que está en el menú Inicio de Windows. Recuerda que en el menú Inicio están los programas que tienes en el ordenador y que puedes ejecutar o poner en marcha. En concreto, para poner en marcha Access, despliega la opción Todos los programas - Microsoft Office y selecciona este programa. Al poner en marcha Access 2007 (a partir de ahora, para hacerlo más corto, lo llamaremos simplemente Access), aparece su ventana inicial. Copyright Computer Aided Education, S.A. 3

4 Lo que se muestra por defecto se llama página de introducción a Microsoft Office Access. Los enlaces del panel de la izquierda permiten seleccionar lo que quieres mostrar en la sección central de esta ventana inicial. Por ejemplo, desde la opción Destacado puedes crear una nueva base de datos en blanco, acceder a algunas de las plantillas disponibles en Microsoft Office Online y acceder a alguna ayuda e información sobre el funcionamiento de este programa. En la categoría Plantillas locales puedes ver las plantillas que tienes instaladas en tu ordenador, desde las que puedes crear nuevas bases de datos. Más adelante veremos con más detenimiento lo que son las plantillas y cómo utilizarlas. En el panel derecho aparecen las bases de datos recientes con las que has trabajado, de forma tengas un acceso rápido a ellas por si quieres abrirlas. Desde el enlace Más se abrirá el cuadro de diálogo Abrir, desde el que podrás abrir o buscar cualquier otra base de datos. Este cuadro es el mismo que en los otros programas de Office, por lo que no tendrás problemas en utilizarlo. Desde el campo Buscar puedes buscar archivos, mientras que con el menú del botón puedes indicar cómo se deben mostrar los archivos y carpetas en el cuadro (en forma de lista, de iconos, etc.). Recuerda que, desde este cuadro Abrir, puedes acceder a las ubicaciones que uses más frecuentemente (sección Vínculos favoritos) y a las carpetas de tu equipo (sección Carpetas). Fíjate que la extensión de las bases de datos de Access es accdb (que viene de Access Database). 4

5 Al abrir una base de datos aparecerá la ventana principal de Access. En este entorno trabajaremos a lo largo del curso. Siempre que se abre una base de datos, Access te muestra un aviso, indicándote de que puede darse el caso de que tenga código capaz de dañar el equipo, como podría ser que contuviera un virus informático. Si pulsas el botón Opciones de la Advertencia de seguridad se abrirá un cuadro de diálogo desde el que podrás indicar lo que debe hacer Access. Esto sólo es una advertencia que debes tener en cuenta si la base de datos que estás abriendo no es de confianza (por ejemplo, la has obtenido de un sitio de Internet que no conoces bien o te la ha enviado algún desconocido por correo electrónico). Normalmente abrirás tus bases de datos u otras provenientes de alguna fuente de confianza, por lo que puedes obviar la advertencia que hace Access, seleccionando la opción Habilitar este contenido. De esta forma, Access ya estará preparado para realizar cualquier tarea de gestión de la base de datos abierta. 3. PARTES PRINCIPALES DEL PROGRAMA Veamos los principales elementos de la ventana de Access. En la parte de arriba de la ventana aparece la barra de título, en la que aparecerá el nombre de la base de datos con la que estamos trabajando. Copyright Computer Aided Education, S.A. 5

6 Debajo del título puedes ver la Cinta de opciones, donde están los botones y controles que puedes utilizar, organizados en distintas fichas o pestañas. La ficha Inicio de la Cinta de opciones tiene controles para hacer acciones básicas, como copiar y pegar, el establecimiento del formato del texto (fuente, tamaño, color, negrita...), opciones de ordenación o filtrado, etc. El Panel de exploración sustituye a la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access, que ya no existe en esta nueva versión del programa. El nombre de las distintas fichas de la Cinta de opciones te indica para qué sirven sus botones: para crear distintos objetos en la base de datos, para importar datos externos o exportar los datos de la base de datos, etc. Si pulsas en una ficha de la Cinta de opciones, se verán los controles que hay dentro de ella. Dentro de cada ficha, los controles están organizados por grupos, según para qué sirvan estos controles. Además de las fichas que aparecen inicialmente en la Cinta de opciones, recuerda que también existen herramientas contextuales, que son fichas que sólo aparecen al seleccionar el objeto sobre el que tienen efecto. Por ejemplo, al abrir una tabla se mostrará una ficha con comandos que se pueden aplicar sobre ella, al abrir un formulario se mostrarán las fichas que permiten modificarlo, etc. En la parte izquierda de la ventana de Access figura el Panel de exploración. En este elemento aparecen todos los objetos de la base de datos, agrupados en categorías. La ventaja que tienen las bases de datos de Access es que todos sus elementos se almacenan en un único archivo de extensión accdb. El contenido de dicho archivo es el que puedes ver en este Panel de exploración. 6

7 A medida que abrimos elementos de la base de datos actual, se irán colocando en el área de trabajo de la ventana de Access, en forma de documentos con fichas. Por ejemplo, puedes abrir una o varias tablas simplemente haciendo doble clic en ellas, en el Panel de exploración. En la imagen anterior puedes ver cómo tenemos abiertas dos tablas; fíjate en las dos fichas que se ven en la parte superior de las dos tablas abiertas. De esta forma puedes situarte en cualquiera de los elementos abiertos de la base de datos simplemente seleccionando su ficha. Al cerrar un objeto abierto, el resto de objetos abiertos siguen estando presentes en el área de trabajo del programa. En la parte inferior de la ventana está la barra de estado, en la que irá apareciendo información que puede serte de utilidad para la tarea que estés realizando. También se muestran botones que permiten cambiar la vista. 4. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO Vamos a seguir viendo otros elementos del entorno de trabajo del programa Access. Office En la parte superior izquierda de la ventana está el Botón de, desde el que puedes desplegar un menú para acceder a opciones de trabajo con documentos: crear una nueva base de datos o abrir alguna existente, guardar la actual con otro nombre, opciones de impresión... Copyright Computer Aided Education, S.A. 7

8 También puedes ver las bases de datos recientemente usadas en la parte derecha de este menú del Botón de Office. Si quieres abrir una de estas bases de datos, sólo tienes que seleccionarla en esta lista. Mediante el cuadro de diálogo que aparece al seleccionar Opciones de Access, en la parte inferior derecha de este menú, podemos configurar distintos aspectos de Access. 8

9 Desde la sección izquierda puedes seleccionar la categoría de la que quieres ver o modificar sus opciones. De esta forma, puedes acceder a las opciones más comunes de Access, a las relacionadas con la apariencia de las hojas de datos, a las relacionadas con el diseño y creación de los objetos o a opciones avanzadas de personalización. Desde las opciones de la categoría Base de datos actual puedes indicar si quieres que se muestre la barra de estado, el panel de exploración, si quieres mostrar los objetos abiertos en forma de dichas o como ventanas superpuestas, etc. Para ocultar o mostrar el Panel de exploración mientras trabajas en Access también puedes pulsar el botón, que está en la esquina superior derecha de este panel, o utilizar la tecla. A la derecha del Botón de Office está la Barra de herramientas de acceso rápido, que tiene comandos de uso frecuente, para que puedas acceder a ellos rápidamente. Recuerda que puedes añadir a esta barra los botones que quieras o que uses más a menudo, para que se adapte a tu forma de trabajo. Otro elemento que puedes usar son los menús contextuales. Un menú contextual aparece cuando se pulsa con el botón derecho del ratón sobre un determinado objeto. Se llama contextual precisamente porque, dependiendo del objeto sobre el que hemos pulsado, el menú puede ser distinto. Éste es un modo rápido de acceder a las tareas más comunes de un determinado elemento. Copyright Computer Aided Education, S.A. 9

10 Por ejemplo, en el caso del menú contextual del nombre de una columna de una tabla, puedes ordenar la tabla según los valores de este campo, buscar un determinado elemento, añadir una nueva columna o eliminar la actual, etc. En el menú contextual de una tabla, visible al hacer clic en ella desde el Panel de exploración, se muestran distintas opciones relativas al trabajo con este objeto de tipo tabla. En función de sobre dónde pulsemos con el botón derecho, dispondremos de un menú distinto. Los menús contextuales son muy útiles, ya que en muchos casos utilizarlos es la forma más rápida de realizar una tarea. De todas formas, no todos los objetos que ves en pantalla disponen de un menú contextual, sólo aquellos en los que tiene sentido. 5. SALIR DE ACCESS Una vez has terminado de trabajar con una base de datos, puedes cerrarla. También puedes cerrar Access con el botón Cerrar de la parte superior derecha de la ventana del programa. Office Con la opción Cerrar base de datos del menú del Botón de cerrarás la base de datos en la que estás trabajando. Con el botón Salir de Access, que está en la parte inferior derecha de este menú, cerrarás el programa, cerrando también la base de datos que tengas abierta. A diferencia de otros documentos de Office, en Access los cambios en los datos de la base de datos se almacenan en el momento en que se realizan, no así los cambios en el diseño de los objetos, como ya veremos. 10