Trabajo con documentos

Transcripción

1 1. ABRIR DOCUMENTOS V amos a continuar con la introducción a los distintos programas de la suite informática Microsoft Office 2010, viendo algunas de sus características comunes. Recuerda que lo que veamos se puede aplicar a cualquiera de los programas de Office (Word, Excel, PowerPoint...). De esta forma es más fácil el uso de los distintos programas, porque comparten el entorno, la manera de abrir y guardar documentos, el sistema de ayuda, etc. En esta lección nos centraremos con el trabajo y las opciones básicas en el trabajo con los documentos de estos programas. Lo primero que vamos a ver es cómo abrir documentos que tengamos guardados en el disco duro (o en cualquier otro sitio). Recuerda que pulsando en la ficha Archivo accederemos a la vista Backstage. Los archivos recientes con los que has trabajado, es decir, los últimos archivos que hayas abierto en el programa, aparecen en la sección Reciente de esta vista Backstage. Si quieres abrir alguno de estos documentos recientes, simplemente tienes que seleccionarlo en esta lista. En la sección Reciente de la vista Backstage irán apareciendo los documentos más recientes con los que vayas trabajando, desapareciendo de esta lista los documentos antiguos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 Puedes hacer que el acceso a un determinado documento reciente no desaparezca de esta lista, a pesar de que trabajes con otros documentos. Para esto, pulsa en el icono de la chincheta que aparece a la derecha de su nombre ; de esta forma, este icono cambiará a una chincheta clavada, para indicarte que dicho archivo aparecerá siempre en esta lista, como si lo "fijaras" en este menú; además, el archivo pasará a mostrarse en la parte superior de la lista. Si vuelves a pulsar en el icono de la chincheta clavada se desclavará, con lo que el acceso al archivo puede desaparecer de la lista de Documentos recientes al ir trabajando con otros documentos. De la misma forma, en la lista Lugares recientes se muestran los directorios recientes con los que has trabajado, de forma que, al seleccionar alguno de esta lista, aparecerá el cuadro de diálogo de Abrir en este directorio, mostrando los documentos que se encuentren en él. Al seleccionar la opción Abrir aparecerá el cuadro de diálogo Abrir, que es uno de los más utilizados en Office, y funciona exactamente igual en cualquiera de las aplicaciones de Office, permitiéndote abrir un documento que ya esté creado. Desde este cuadro de diálogo puedes abrir rápidamente cualquier documento, sin importar dónde se encuentre: en tu disco duro, en alguna carpeta compartida de tu red local o incluso en Internet. Los campos y botones de la parte superior del cuadro son los mismos que puedes encontrar en el Explorador de archivos de Windows, desde los que puedes organizar el contenido de la carpeta, la forma de ver el contenido, etc. 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

3 Desde los botones de la parte superior puedes ir hacia atrás o hacia adelante, recorriendo las distintas carpetas que has ido mostrando en el cuadro de diálogo. También aparece un campo con la ubicación actual y un cuadro de búsqueda para buscar archivos en la vista actual. El botón permite crear nuevas subcarpetas en la carpeta actualmente seleccionada. Entre otras opciones, desde el menú del botón puedes copiar, cortar y pegar documentos de una carpeta a otra, cambiar el nombre de las carpetas o de los documentos, eliminarlos y establecer varias opciones de diseño, para mostrar o no ciertos elementos en este cuadro. El menú del botón Vistas sirve para indicar cómo se deben mostrar los archivos y carpetas en este cuadro (en forma de lista, viendo sus detalles, en forma de icono, etc.). En principio se muestra el contenido de la biblioteca Documentos del usuario actual de Windows, aunque puedes ponerte en cualquier otra carpeta para ver qué hay en ella. En la parte izquierda del cuadro puedes ver y acceder a las distintas carpetas de tu equipo. Para ver el contenido de una carpeta solo tienes que seleccionarla en esta lista de carpetas. Puedes acceder a las subcarpetas de una carpeta haciendo doble clic en ella o pulsando el triángulo que aparece a la izquierda de su nombre. Desde el botón que se encuentra a la derecha del campo Nombre de archivo, en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puedes indicar el tipo de documentos que quieres ver en esta ventana. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Desde la lista del tipo de archivo puedes indicar que se muestren documentos de versiones anteriores de Office e incluso los creados con otras aplicaciones. Por ejemplo, en el caso de Word, desde esta lista puedes indicar que sólo aparezcan en el cuadro los documentos de Word, plantillas, los archivos de texto, archivos en formato RTF o XML... Con la opción Todos los archivos (*.*) podrás ver todos los archivos de la carpeta seleccionada, aparte de los documentos de Word (por ejemplo, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint, bases de datos de Access, imágenes, programas, etc.). Después de seleccionar el archivo adecuado, puedes pulsar el botón Abrir para abrirlo. Fíjate que este botón tiene una flecha en su parte derecha. Si haces clic en esta flecha se abrirá un menú con otras opciones relacionadas con la manera de abrir el documento. Por ejemplo, puedes abrir el documento como de sólo lectura, con lo que te aseguras de que no podrás modificarlo, o abrirlo como una copia, trabajando con una copia del documento y dejando el documento tal como está en el disco sin modificar. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

5 Otra manera de abrir un documento es hacer doble clic en él. Esta acción es equivalente a seleccionar el archivo y pulsar el botón Abrir. La opción Abrir y reparar puede ser útil para reparar y recuperar el contenido de un archivo que te haya causado problemas o errores, que esté dañado o que no se pueda abrir normalmente. Al abrir un archivo en la Vista protegida tendrá las funciones de edición del documento deshabilitadas, lo que te puede servir para aumentar la seguridad en caso de que no conozcas de manera fiable el origen del documento o proceda de una fuente potencialmente no segura, por ejemplo, de Internet o como contenido adjunto en un mensaje de correo electrónico. Como has visto, el cuadro de diálogo de Abrir tiene muchas cosas. Este cuadro es estándar en el sistema operativo Windows, por lo que también aparece en otros programas. 2. CREAR NUEVOS DOCUMENTOS O tra de las cosas que más se suelen hacer relacionadas con los documentos es crear nuevos documentos. Puedes hacer esto utilizando la vista Backstage. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Si te sitúas en la sección Nuevo de esta vista Backstage, puedes seleccionar el tipo de documento en blanco y pulsar el botón Crear de la parte derecha de esta vista, con lo que se creará un nuevo documento preparado para empezar a escribir en él e introducir los elementos que quieras (imágenes, tablas, etc.). En lugar de crear un documento en blanco, podemos utilizar alguna plantilla, que es como un modelo o patrón que se utiliza al crear un documento, para que te sirva de ayuda. Para esto, desde el apartado de creación de nuevos documentos de la vista Backstage, selecciona la opción Plantillas de ejemplo. Aunque utilices una plantilla, siempre puedes modificar el documento, añadiendo o eliminando elementos del mismo, cambiando el formato de la forma que quieras, etc. Es decir, que el utilizar una plantilla no te limita a la hora de crear y modificar documentos. Puedes elegir el tipo de plantilla o modelo de documento que más se adapte a lo que quieres hacer: boletines, cartas, faxes, informes, etc. Al seleccionar una plantilla podrás ver una vista previa en la parte derecha del cuadro, para que te hagas una idea del aspecto que tendrá el documento. Como las plantillas ya tienen muchos elementos (textos en el formato adecuado, dibujos, fondos, etc.), con solo hacer unos pequeños cambios e introducir el texto adecuado lograrás tener un documento con un aspecto profesional. De esta forma, Office hace la mayor parte del trabajo. Tras crear un documento basado en una plantilla puedes completarlo, introduciendo los textos y otros elementos particulares del documento. Los tipos de letra, formatos, colores, etc., serán los de la plantilla. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

7 Ten en cuenta que, aunque hayas utilizado una plantilla para crear un nuevo documento, todos los cambios que hagas se aplican sobre el documento, sin que cambie para nada la plantilla. Así la podrás utilizar en otros documentos. Además de las plantillas instaladas en tu ordenador por Office, también puedes utilizar las plantillas que te ofrece Microsoft a través de Internet, en el sitio web de Microsoft Office. Puedes seleccionarlas desde la sección Plantillas de Office.com del apartado Nuevo de la vista Backstage. Las plantillas de este sitio están clasificadas por categorías, para que te sea más fácil el buscar la plantilla que quieres utilizar (algunas categorías están divididas, a su vez, en subcategorías). El botón te permite volver a la pantalla inicial de la sección Nuevo, mientras que a la derecha de este botón aparece la ruta en la que te encuentras, dentro de las categorías de plantillas. Puedes utilizar el campo de búsqueda de la parte superior del cuadro para escribir una o varias palabras y ver las plantillas que contengan esas palabras, así como los botones Atrás y Adelante para desplazarte por las distintas categorías que has visitado. Existe una gran cantidad de plantillas que puedes utilizar para crear tus documentos. Además, los usuarios también pueden crear sus propias plantillas y enviarlas al sitio web de Microsoft Office, así como puntuar o valorar las plantillas, información que puedes ver en la vista previa de la plantilla que se muestra a la derecha. Con las plantillas podrás hacer documentos con un aspecto profesional en muy poco tiempo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 3. GUARDAR DOCUMENTOS U na vez has acabado de trabajar con un documento, el siguiente paso es guardarlo, para conservar los cambios que hayas hecho y poder recuperarlo y seguir trabajando con él en otro momento. El botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido hace lo mismo que la opción Guardar de la vista Backstage, por lo que es lo mismo ir a esta opción que pulsar este botón. Este botón se suele utilizar para guardar el documento de una manera rápida. Con la opción Guardar de la vista Backstage guardarás el documento. Si es la primera vez que guardas el documento, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como, para que indiques el nombre y la ubicación donde lo vas a guardar. Si ya habías guardado el documento antes (es decir, que ya tiene un nombre), esta opción Guardar guardará el documento automáticamente, sin pasar por el cuadro de diálogo Guardar como. La combinación de teclas + es equivalente a este comando Guardar. El cuadro de Guardar como es muy parecido al de Abrir: panel de navegación con las carpetas de tu ordenador, botones y campos de la parte superior del cuadro... Igual que antes, por defecto el documento se guarda en la biblioteca Documentos del usuario, pero puedes elegir cualquier otra carpeta para guardarlo. Después de ponerte en la carpeta adecuada, tienes que indicar el nombre del documento y el formato con el que quieres que se guarde, a través de la lista Tipo. Dependiendo del programa de Office de que se trate, desde esta lista Tipo podrás elegir distintos formatos para guardar el documento: RTF, página web... 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

9 En el caso del programa Word, en principio el documento se graba con el formato de Documento de Word, con extensión docx. Otros programas utilizarán sus propios formatos; por ejemplo, en Excel los documentos se guardan por defecto en formato de Libro de Excel (xlsx), mientras que en PowerPoint se guardan como Presentación de PowerPoint (pptx). Las extensiones de los formatos predeterminados en Word, Excel y PowerPoint añaden una x o una m a las extensiones utilizadas en las versiones anteriores de Office. La letra x indica que el formato del archivo es XML, mientras que la m indica un archivo XML que además tiene macros. De esta forma, las extensiones de archivo de los formatos de documentos más comunes en los programas de Office 2010 son: Word: Documento: docx Documento con macros: docm Plantilla: dotx Plantilla con macros: dotm Excel: Libro: xlsx Libro con macros: xlsm Plantilla: xltx Plantilla con macros: xltm PowerPoint: Presentación: pptx Presentación con macros: pptm Plantilla: potx Plantilla con macros: potm La opción Guardar miniatura del cuadro Guardar como permite guardar una vista en miniatura del documento, que se puede ver, por ejemplo, en el Panel de detalles del Explorador de archivos de Windows al seleccionar el archivo. Tras guardar el documento, el nombre que le has dado al mismo aparecerá en la barra de título del programa de Office de que se trate, en la parte de arriba de su ventana. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Si es la primera vez que guardas un documento, el acceder a la opción Guardar (o pulsar el botón Guardar ) es lo mismo que acceder a Guardar como: aparecerá el cuadro Guardar como para darle un nombre. Si ahora continúas trabajando con el documento, haciendo más cambios, podrás guardarlo cuando quieras pulsando el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido o con la opción Guardar de la vista Backstage. Ya no tendrías que volver a indicar el nombre ni la carpeta donde guardar el archivo a través del cuadro Guardar como. Si, una vez has guardado un documento, quieres guardarlo con otro nombre o en otra carpeta distinta, puedes utilizar la opción Guardar como de la vista Backstage para volver a ver el cuadro de diálogo e indicar los datos adecuados. Desde la categoría Guardar y enviar de esta vista Backstage tienes más opciones en cuanto al guardar el documento: guardarlo en la Web, de forma que puedan acceder a él otras personas o tú mismo desde otro ordenador, guardarlo en otro formato, exportarlo en formato PDF o XPS... Otras posibilidades son enviarlo por correo electrónico, a través del fax o incluso publicar el documento como una entrada en un blog. 4. DOCUMENTOS DE VERSIONES ANTERIORES DE OFFICE L os formatos de los archivos de los programas de esta versión de Office son distintos a los formatos de alguna de las versiones anteriores. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

11 Office 2010 usa los formatos de archivo basados en XML que ya se usaban en la versión Office Por lo tanto, los documentos creados con Word 2010 o Excel 2010, por ejemplo, pueden abrirse directamente con las versiones En esta versión se utiliza el formato Microsoft Office Open XML, lo que significa que los documentos se guardan utilizando XML, lo que reduce el tamaño de los archivos, mejora la recuperación de datos en los archivos dañados y facilita el compartir datos entre programas, entre otras características. De esta forma, el formato predeterminado de los documentos de Word es docx, en Excel es xlsx y en PowerPoint es pptx. Si quieres compartir un documento con alguna persona que tiene una versión anterior de Office (por ejemplo, mandárselo por correo electrónico), puedes guardar el documento con el formato anterior. Para esto, selecciona la sección Guardar y enviar en la vista Backstage y haz clic en el botón Cambiar el tipo de archivo. En realidad, estas opciones son equivalentes a acceder al cuadro Guardar como y seleccionar el formato en la lista Tipo; además, desde este cuadro de diálogo tienes acceso a alguna posibilidad más en cuanto a formatos de almacenamiento. Desde aquí puedes seleccionar la opción adecuada para guardar el documento con el formato de una versión más vieja o incluso en otros formatos (como texto sin formato o RTF, por ejemplo). Por ejemplo, en el caso de Word, puedes elegir la opción Documento de Word Al guardar un archivo con un formato de una versión anterior, aparece un comprobador de compatibilidad, que te dice las cosas de esta versión de Word que se van a perder o que van a cambiar de aspecto. Tras pulsas el botón Continuar, se guardará finalmente el documento con el formato de la versión anterior. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

12 De esta forma, las personas que tengan una versión anterior de Office podrán abrir y modificar el documento, aunque perderemos las características especiales de la versión 2010 que no aparecen en las versiones antiguas. De todas formas, no es necesario convertir un documento a una versión anterior para que los usuarios con esta versión puedan verlo. Si el usuario tiene una versión actualizada de Office 2000, Office XP u Office 2003 (es decir, con todos los parches y service packs proporcionados por Microsoft), al abrir un documento que está con el formato de la versión de Office 2010, aparecerá un mensaje indicando que el documento se creó con una versión posterior de la aplicación. También se les preguntará si quieren descargar un convertidor para abrir y trabajar con este tipo de documento. Este convertidor es gratuito y está disponible en los sitios web de Microsoft Office y Microsoft Update. Por otro lado, en el título de la ventana de la aplicación, además del nombre del documento podrás ver el texto [Modo de compatibilidad]. Al abrir un documento creado con una versión anterior de Office, aparece este texto [Modo de compatibilidad] en el título de la ventana, indicando que el archivo se ha creado con una versión anterior y que, por lo tanto, no podrás usar todas las características de esta nueva versión. 12 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

13 Si guardas el documento se seguirá guardando con el formato de la versión anterior. Si quieres guardarlo con el formato de esta nueva versión, utiliza la opción Documento de Word (*.docx) dentro de la opción Guardar y enviar de la vista Backstage (o selecciona este tipo de formato en el cuadro Guardar como). En el programa Access no aparece el texto [Modo de compatibilidad] al abrir un documento de una versión anterior, sino que aparece el nombre del programa en la barra de título: Formato de archivo de Access o Formato de archivo de Access 2000, según sea el tipo de documento que has abierto. Desde este programa puedes guardar los documentos en el formato predeterminado o en cualquiera de estos formatos de versiones anteriores. Sin embargo, en este caso, solo puedes abrir los documentos con el nuevo formato utilizando la versión Access 2010 o Access Por otro lado, el formato de los documentos de Publisher 2010 es el mismo que el de las versiones 2007, 2003 y 2002 (aunque alguna de las nuevas características no estarán disponibles si abres el documento con una versión anterior del programa). Para utilizar versiones anteriores del programa, puedes guardar los documentos para las versiones 2000 y 98. En esta lección hemos visto las opciones básicas relacionadas con el trabajo con los documentos de Office. Además de estas, hay otras características comunes que es útil conocer (vista previa e impresión, propiedades de los documentos...). Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13

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