RESUMEN EJECUTIVO. Introducción

Transcripción

1 Introducción El Resumen Ejecutivo hace referencia a un documento donde de manera breve pero muy clara, se contextualiza a su lector, con respecto al contenido de un proyecto o tema en particular. Generalmente el resumen ejecutivo se presenta en las reuniones de gerencia donde se toman decisiones, cuando un proyecto es demasiado largo y las tomas de decisiones son apremiantes, el resumen ejecutivo juega un papel fundamental ya que todo el contenido del proyecto debe estar resumido en este documento y posiblemente sea el único documento que revisen las partes negociadoras, o inversionistas interesadas. 1

2 2. Estructura de contenidos 1. Introducción 2. Estructura de Contenidos 3. Mapa Conceptual 4. Desarollo de Contenidos 4.1. RESUMEN EJECUTIVO Requisitos de un Resumen Ejecutivo Elementos de un Resumen Ejecutivo. 5. Glosario 6.Bibliografía 2

3 3. Mapa 3

4 4. Desarrollo de Contenidos 4.1 RESUMEN EJECUTIVO El resumen ejecutivo es la forma abreviada de presentar un plan de negocio o proyecto; generalmente la información de un proyecto puede llegar a ser demasiado larga o densa para ser revisada, por ejemplo en una reunión de gerencia, o en una asamblea de socios donde el objetivo de dicha reunión es la toma de decisiones, por ende el documento estrella a revisar es este y por esta razón es muy importante tener en cuenta al escribirlo ya que puede ser la única oportunidad que se tiene para involucrar al inversionista o lector, y hacer que éste se interese por el proyecto o negocio Requisitos de un Resumen Ejecutivo Un resumen ejecutivo debe cumplir mínimo con unos requisitos: La brevedad: como su nombre lo indica es un Resumen ejecutivo, debe ser breve, pero no debe dejar vacíos de información, debe ser preciso y conciso y a su vez debe tener claridad en la lectura. La forma de narrarlo debe evitar tecnicismos, que solo entenderá el ingeniero de desarrollo de la empresa inversionista y no el inversionista como tal. La narrativa de este documento debe ser muy amigable, entendible para personas neutrales en una negociación, que pueda ser comprendido tanto por la parte técnica, como comercial y administrativa. Es recomendable no usar tecnicismos ni palabras que a la larga confundan al lector. De igual forma la narrativa, es el camino para crear el interés del lector, desde el mismo instante en que un actor del proyecto recibe el resumen ejecutivo, debe sentirse atraído por su contenido e interesado en el tema del proyecto o negocio. Se recomienda escribir las ideas de manera global en párrafos cortos y de corrido, sin títulos ni numerales, encabezados etc., más sin embargo escuelas modernas europeas adoptan los títulos y sectores de contenido en el documento, argumentando que se puede 4

5 encontrar de una manera más fácil los puntos importantes que cada parte negociadora quiere leer. Por ejemplo el inversionista querrá ver la idea del proyecto o negocio e irá rápidamente a la sección de inversión y por supuesto rentabilidad, la parte ejecutora del proyecto en cambio querrá ver la idea del proyecto o negocio e irá al grupo de trabajo, y ver los perfiles profesionales de su equipo ejecutor. En ninguno de los casos existe un estándar para realizar el resumen ejecutivo, es cuestión de crearlo y adaptarlo de acuerdo a como se crea sea más conveniente. Se sugiere tener las dos versiones y realizar una evaluación del formato antes de ser presentada al cliente, o inversionista. Como su nombre lo indica debe ser un resumen del negocio o proyecto, y por ser resumen debe contener por lo menos un 10% del contenido final del proyecto, en ocasiones resulta complicado resumir un proyecto de 80 páginas en 1 o 2, algunos orientadores acerca del tema sugieren que un resumen ejecutivo no contenga más de 2 páginas, más sin embargo cuando un proyecto o negocio es demasiado largo en 2 páginas por más que queramos no va a ser suficiente para desarrollar nuestro documento y estaremos fallando en algunos de los requisitos primordiales, pero si lo estructuramos de acuerdo al porcentaje de la información de seguro tendremos un poco más de páginas para plasmar nuestro resumen ejecutivo Elementos de un Resumen Ejecutivo Sea cual sea la forma que se haya elegido para presentar el resumen ejecutivo, es indispensable que contenga los siguientes elementos: Los datos básicos del proyecto: como nombre del proyecto, ubicación, tipo de empresa, lugar de ejecución del proyecto, tiempo estimado de ejecución, entre otros. Revelar de manera idónea la actividad que se pretende realizar en el proyecto o negocio, describirlo con las palabras adecuadas que sean descriptivas y brinden cualidades a las cuales no pueden ser ajenos los lectores. El factor diferenciador: lo que hace esta idea de negocio o proyecto mejor que otro, más viable, de mayor rentabilidad, de mayor permanencia en el mercado. 5

6 En la administración de empresas es bastante importante tener clara la misión y la visión de la empresa, esto hace que cada proyecto apunte a cumplir estos dos parámetros empresariales, así que es bueno tenerlos en cuenta y por supuesto mencionarlos en el resumen ejecutivo. Justificar el Qué?, Por qué?, Para qué?, Cómo?, Cúando? y Dónde? del negocio o proyecto. Esto le garantiza al lector tener una visualización completa del negocio o proyecto. Revelar las estrategias con las cuales se van a conseguir los objetivos deseados, es bueno contextualizar al lector tanto en el negocio o proyecto, como en la manera como se procederá para obtener el éxito planteado en el resumen ejecutivo. El estudio financiero es uno de los pilares más importantes dentro de la estructura del proyecto o negocio, ya que todas las partes involucradas querrán tener conocimiento acerca de la inversión requerida, el tiempo de retorno de inversión, la rentabilidad, el punto de equilibrio, y por supuesto la viabilidad, de acuerdo con los resultados de este estudio financiero. En la actualidad, más que una tendencia se ha convertido en obligación, informar acerca del impacto ambiental del proyecto; por mínima que sea la intervención con el medio ambiente dentro del proyecto debe estar explícita, tanto así que las estrategias a desarrollar deben tener en cuenta el impacto ambiental para minimizarlo. Por último dentro de la estructura del resumen ejecutivo no puede faltar las conclusiones del proyecto. 6

7 5. Glosario Diferenciador: Distinto a cualquier otro. Posee características que lo hacen distinto. Impacto Ambiental: Es el efecto que produce una acción sobre el medio ambiente en sus distintos aspectos. Inversión: La inversión se refiere al empleo de un capital en algún tipo de actividad o negocio, con el objetivo de incrementarlo. Dicho de otra manera, consiste en renunciar a un consumo actual y cierto, a cambio de obtener unos beneficios futuros y distribuidos en el tiempo. Inversionista: Es aquella persona natural y/o jurídica que coloca o aporta recursos financieros en otra empresa para obtener una rentabilidad a futuro, Generalmente el inversionista obtiene unos derechos para revisar la información contable, percepción de intereses y distribución de utilidades de la empresa. Misión: Es la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza la empresa para conseguir los propósitos fundamentales, indica de manera concreta donde radica el éxito de nuestra empresa. Puede construirse tomando en cuenta las preguntas: Quiénes somos? = identidad, legitimidad. Qué buscamos? = propósitos. Por qué lo hacemos? = valores, principios, motivaciones. Para quienes trabajamos? = clientes. Resumen: El resumen es una reducción de un texto cualquiera, en la que se expresan las ideas del autor siguiendo un proceso de desarrollo. El resumen favorece la comprensión del tema, esto facilita entender mejor el texto y la atención. 7

8 Rentabilidad: La rentabilidad es la capacidad de producir o generar un beneficio adicional sobre la inversión o esfuerzo realizado. Visión: Es realizar el proceso de formular el futuro. Visualizar el futuro implica un permanente examen de la organización frente a sus clientes, su competencia, su propia cultura, y por sobre todo discernir entre lo que ella es hoy, y aquello que desea ser en el futuro, todo esto frente a su capacidades y oportunidades. Los aspectos a revisar son: Lo que la empresa aspira a ser y no lo que tiene que hacer, Qué tipo de empresa queremos ser?. 8

9 6. Bibliografía Arboleda, Daniel Montes - Arenas Blum, Guillermo José (PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS 2009) Recuperado 2013, 23 de Mayo. Disponible en: Departamento Nacional de Planeación (Banco de programa y proyectos de Inversión Nacional BPIN) Guía para la elaboración de resúmenes ejecutivos de proyectos de inversión. Recuperado en 2013, 23 de mayo. Disponible en co/portals/0/archivos/documentos/difp/difp_seguimiento_proyectos_ Inv/Guía Resúmenes Ejecutivos.pdf En Wikipedia, la enciclopedia libre. Recuperado en 2013, 20 de mayo. Disponible en En Wikipedia, la enciclopedia libre. Recuperado en 2013, 20 de mayo. Disponible en En Wikipedia, la enciclopedia libre. Recuperado en 2013, 20 de mayo. Disponible en En Wikipedia, la enciclopedia libre. Recuperado en 2013, 20 de mayo. Disponible en 9

10 Desarrollador de contenido Experto temático Asesor pedagógico Producción Multimedia Programador Líder expertos temáticos Líder línea de producción Control de documento Construcción Objeto de Aprendizaje Resumen Ejecutivo John Fredy Garavito Luis Antonio Suárez Martínez Maria Teresa Camargo Serrano Claudia E. Monsalve Gamboa William Fernando Ramírez Víctor Hugo Tabares Carreño Roberto Chajin Ortíz Tatiana Acosta Patiño Santiago Lozada Garcés 10