miércoles, julio 6, 2016 E-INVOICING Preguntas más Frecuentes Tungsten Network

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1 miércoles, julio 6, 2016 E-INVOICING Preguntas más Frecuentes Tungsten Network

2 Contenido Qué es la Red Tungsten?... 3 Cuál es la expectativa de Unilever por parte de los proveedores con respecto a la Facturación electrónica obligatoria?... 3 Existe alguna forma alternativa para la presentación de facturas que no sea la Facturación electrónica?... 3 Cuál es la última fecha límite para registrarse en la Red Tungsten?... 3 Quién puede usar el servicio?... 3 Cómo funciona?... 3 Cómo empiezo?... 3 Qué sucede si ya estoy suscrito a la Red Tungsten?... 4 Es la facturación a través de la Red Tungsten un requisito para realizar negocios con UNILEVER?.. 4 Cuáles son los beneficios de usar la Red Tungsten?... 4 Preciso instalar hardware o software adicional?... 4 Precisaré usar este servicio si se le paga a mi cuenta a tiempo en la actualidad?... 4 Qué sucede si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas?... 4 Qué sucede si continúo enviando facturas en papel?... 4 Qué opciones de facturación electrónica ofrece Tungsten a los proveedores que usan su red?... 5 Podemos adjuntar documentos de respaldo en Tungsten cuando presentamos las facturas? Y cómo? 5 Cuáles son los costos asociados con el registro en la Red Tungsten?... 5 Qué cubre la tarifa de membresía para la Solución integrada?... 6 Abonará Unilever las tarifas?... 6 Preciso firmar un acuerdo con la Red Tungsten?... 6 Aplica el requisito de facturación electrónico a todas las entidades de UNILEVER?... 6 Incluyen el Contrato y los Términos y condiciones de la PO (Orden de compra) la facturación electrónica?... 6 A quién puedo contactar en UNILEVER?... 6 Qué sucede si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas?... 6

3 Ya envié algunos datos de facturación directamente a otros clientes; Puedo enviar Facturas EDI/XML directamente a Unilever?... 7 Ya tengo la aplicación para realizar facturas disponible para mis clientes a través de Internet, les permite ver una imagen de una factura en la Web. Puedo usar esta aplicación en vez de la Red Tungsten?... 7 Realizará Unilever pagos utilizando la Red Tungsten?... 7 Cómo se maneja el cambio del papel a la Facturación electrónica?... 7 Puedo enviar facturas electrónicas usando la Red Tungsten a todos mis clientes?... 7

4 Preguntas realizadas de modo frecuente Qué es la Red Tungsten? La Red Tungsten es una red de facturación electrónica global. La Red Tungsten es una plataforma de facturación electrónica que les permite a los proveedores enviar datos de facturas directamente desde sus sistemas de contabilidad en cualquier formato a los clientes inscritos en la Red Tungsten. Cuál es la expectativa de Unilever por parte de los proveedores con respecto a la Facturación electrónica obligatoria? Unilever tiene facturación electrónica obligatoria para todos nuestros proveedores que facturan a Univeler Europa, América del Norte y las entidades de la Cadena de proveedores. Esperamos y recomendamos firmemente a todos los proveedores que se registren con la facturación electrónica para mejorar y optimizar el proceso de pago de facturas. Existe alguna forma alternativa para la presentación de facturas que no sea la Facturación electrónica? No. La Facturación electrónica es la única opción para presentar facturas a Unilever a partir del 1 de octubre de 2016 Cuál es la última fecha o fecha tope para registrarse en la Red Tungsten? Dado el beneficio que implica tanto para el proveedor como el cliente, la Facturación electrónica será la ruta de facturación predeterminada y se eliminará la facturación en papel. Una vez recibido el paquete de comunicación, se esperará que los proveedores de Univeler de América del Norte, Europa y de las entidades de la Cadena de suministro estén listos para enviar las facturas electrónicas a partir del 1 de octubre de Por lo tanto, Unilever le alienta a adoptar esta iniciativa cuanto antes. Quién puede usar el servicio? Los proveedores de Unilever a quienes se les emitan Órdenes de compra abonables. No se contempla el pago de las facturas y honorarios por tarjeta de crédito. Cómo funciona? Tungsten recibe los datos de la factura de su parte a través de la Internet y verifica ciertos campos de datos de parte de Unilever para el direccionamiento y aprobación de AP, y envía un informa de confirmación a un contacto (o correo electrónico grupal) de su elección. Tungsten creará una factura en PDF a partir de dichos datos y hará que los datos y la imagen en PDF sean entregados al sistema de pago de cuentas de Unilever. El oficial certificante en la estación puede hacer que los datos y la imagen estén disponibles para la certificación. Este proceso normalmente no toma más de 30 minutos. Cómo empiezo? Unilever ha creado su cuenta en Tungsten de su parte. Después de esta comunicación, Tungsten se pondrá en contacto para presentarle el programa y configurar su cuenta en la red Tungsten. Si no sabe de Tungsten o

5 desea acelerar el proceso, envíe un correo electrónico a e-invoicing@unilever.com con el nombre de su empresa para que le demos prioridad. Luego de la configuración, recibirá un correo electrónico indicando que "Está listo para realizar transacciones" de Tungsten en cual se le indica que puede comenzar a facturarle a Unilever. Qué sucede si ya estoy suscrito a la Red Tungsten? Si ya tiene una cuenta con Tungsten, inicie sesión con sus credenciales, y registre un ticket de soporte solicitando que Unilever sea añadido como un comprador nuevo a su cuenta. Luego Tungsten actualizará la cuenta para permitir la facturación después de la verificación de Unilever. Es la facturación a través de la Red Tungsten un requisito para realizar negocios con UNILEVER? UNILEVER está eliminando de modo activo el proceso de facturación en papel para aprovecharse de los beneficios que proporciona la facturación electrónica a nuestro negocio y a nuestros proveedores. Cuáles son los beneficios de usar la Red Tungsten? Entrega de facturas de modo seguro y garantizado: no habrá más facturas perdidas Usted puede comprobar el estado de su factura en línea: desde la entrega hasta el pago Tiempo de procesamiento reducido: recibimos sus facturas más rápido lo que significa que podremos abonarle a tiempo Validación de la factura instantánea: menos retrasos debido a falta información Tecnología de formateo de datos de cualquier tipo a cualquier tipo: sin software o hardware adicional Una mayor transparencia de procesamiento y un mejor manejo del flujo de efectivo debido a un acceso y presentación de informes 24 horas al día, los 7 días de la semana Cumple con la normativa sobre el IVA: indistintamente de desde dónde se envían o reciben las facturas Fácil y eficiente desde el punto de vista del costo: envíe facturas en cualquier momento Preciso instalar hardware o software adicional? La Red Tungsten tiene una base sólida, por lo que todo lo que requiere para acceder a la plataforma de Facturación electrónica es un navegador y acceso a Internet. Precisaré usar este servicio si se le paga a mi cuenta a tiempo en la actualidad? Su uso de la Red Tungsten garantizará que continuemos pagándole a tiempo. Además, recibirá la notificación cuando su factura haya sido recibida por nosotros con el estado de su factura. Qué sucede si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas? Todo lo que precisa es una conexión a Internet y un navegador de Internet estándar. Qué sucede si continúo enviando facturas en papel? Unilever no aceptará más facturas en papel a partir del 1 de octubre de 2016

6 Una vez que comience a enviar facturas a través de la Red Tungsten, deberá dejar de enviar copias en papel. Qué opciones de facturación electrónica ofrece Tungsten a los proveedores que usan su red? La Red Tungsten ofrece opciones electrónicas flexibles para la presentación de facturas electrónicas que admiten una variedad de tamaños de proveedor, sistemas y necesidades de procesamiento. Además, los proveedores no precisan instalar hardware o software o cambiar la forma en que sus sistemas están configurados. Existen dos métodos/opciones principales para el envío de facturas y notas de crédito a través de la Red Tungsten: la Solución integrada y el Formulario web: Solución integrada: Esta opción es la mejor para los proveedores que presentan una gran cantidad de facturas y les permite enviar un archivo de datos de facturación (factura o nota de crédito) de su sistema financiero directamente a Tungsten. Formulario Web: Esta opción es la mejor para los proveedores que presentan un número menor de facturas y les permite crear sus facturas y/o notas de crédito directamente en el portal de Tungsten en línea y enviarlas electrónicamente a sus clientes. Podemos adjuntar documentos de respaldo en Tungsten cuando presentamos las facturas? Y cómo? Los requisitos para la certificación de la factura son determinados por el oficial certificante local. En algunos casos, se requerirá que documentación de respaldo acompañe la factura. Esto puede ser proporcionado creando un archivo electrónico utilizando las unidades de impresión en la computadora o de escaneado el papel. En la actualidad, los archivos admitidos se limitan a archivos TIF (o TIFF). Sin embargo, en el futuro, Unilever admitirá archivos en PDF generados por cualquier número de unidades de impresión de PDF gratis en la web, o como producto de un escáner. Una vez cargada, la factura se ingresa en Tungsten, la documentación de respaldo se adjunta de modo permanente a la factura electrónica y se envía al oficial certificante de Unilever. Cuáles son los costos asociados con el registro en la Red Tungsten? La Red Tungsten ofrece dos tipos de presentación de factura; una solución integrada y una solución de formulario web. La Solución integrada les permite a los proveedores enviar los datos de su factura en cualquier formato directamente a nuestro sistema de contabilidad. Esto integra su sistema de facturación actual en la red de Facturación electrónica de Tungsten para que los datos sean transferidos sin intervención manual. Esta solución tiene una tarifa de suscripción anual además de una tarifa de transacción si usted excede el número de facturas gratis que ofrece esta solución. La solución del Formulario web le permite ingresar datos manualmente en el formulario en línea seguro de la Red Tungsten. Si usted escoge usar la solución del formulario web, no se le requiere que abone una tarifa de configuración o registro para comenzar a usar este servicio. Recibirá 52 transacciones gratis al año. Si sus requisitos de facturación exceden las transacciones gratis, podrá adquirir más. Consulte el enlace de precios de la Red Tungsten:

7 Qué cubre la tarifa de membresía para la Solución integrada? La tarifa de suscripción cubre el costo a la Red Tungsten para registrarlo en la red y los costos generales de mantenimiento de la red. La tarifa de suscripción es un costo anual indistintamente del numero de clientes que usted factura a través de la red. Abonará Unilever las tarifas? Unilever no abona tarifas de parte de proveedores. Los estudios de evaluación comparativa han demostrado que el cambio a la Facturación electrónica ofrece costos competitivos para la administración de la factura. La Red Tungsten lo asistirá con la selección de la opción de costo más efectiva para su negocio en base al tamaño, complejidad y volumen y frecuencia esperados de las facturas. Preciso firmar un acuerdo con la Red Tungsten? Si usted selecciona la Solución integrada, usted firmará un acuerdo específico del proveedor con la Red Tungsten. Si usted selecciona la solución de Formulario Web, se requerirá que acepte los términos y condiciones estándar de la Red Tungsten. Aplica el requisito de facturación electrónico a todas las entidades de UNILEVER? La facturación electrónica aplica a todos los países en Europa (excluyendo a Grecia), América del Norte (EE. UU. y Canadá) y la Cadena de suministro (UASCC y USCC). Incluyen el Contrato y los Términos y condiciones de la PO (Orden de compra) la facturación electrónica? Sí, todos los contratos del proveedor y los Términos y condiciones de la Orden de compra serán enmendados para enviar solamente las facturas electrónicas a partir del 1 de octubre de 2016 A quién puedo contactar en UNILEVER? La implementación de la facturación electrónica será administrada de parte de UNILEVER por la Red Tungsten. En primera instancia, usted debe contactar a la Red Tungsten para conversar acerca de sus dudas sobre la Solución integrada. Si la Red Tungsten no puede solucionar sus dudas, entonces puede contactar al equipo del programa de Facturación electrónica de Unilever: e-invoicing@unilever.com Qué sucede si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas? Si usted imprime las facturas generadas por cualquier sistema de facturación, puede enviar los archivos de datos de la factura a la Red Tungsten utilizando la Solución integrada. Si usted ingresa facturas de modo manual (Word, Excel, etc.), usted puede acceder a la plataforma de Facturación electrónica de Tungsten a través del sitio web seguro y crear facturas en línea utilizando el Formulario Web. No se requiere la instalación de software; todo lo que precisa es una conexión a Internet y un navegador estándar.

8 Ya envié algunos datos de facturación directamente a otros clientes; Puedo enviar Facturas EDI/XML directamente a Unilever? No. EDI y XML son solamente formatos de datos en lo que respecta a Tungsten. Por lo tanto, usted puede usar este formato preferido para entregar los datos a Tungsten. Unilever no puede aceptar facturas electrónicas directamente del proveedor (aún si fuesen proveedores que ya han intercambiado información de otros programas de integración del proveedor como e4us). Ya tengo la aplicación para realizar facturas disponible para mis clientes a través de Internet, les permite ver una imagen de una factura en la Web. Puedo usar esta aplicación en vez de la Red Tungsten? No. La Red Tungsten garantiza que todos los datos que usted envía puedan subirse al Sistema de procesamiento de pagos de Unilever (DCIW) y cuando corresponda pueden hacerse coincidir con un registro de recibo de mercaderías. Ofrecerle a Unilever una imagen de la factura o una opción de descarga de datos en un formato fijo no cumple con este requisito. Realizará Unilever pagos utilizando la Red Tungsten? La Red Tungsten no es una plataforma de pago. Unilever continuará usando su proceso de pago actual. Cómo se maneja el cambio del papel a la Facturación electrónica? Una vez que configura y está listo para realizar transacciones a través de la red, la Red Tungsten le enviará un alerta para notificarle que está listo para presentar las facturas a nuestro departamento de cuentas. Puedo enviar facturas electrónicas usando la Red Tungsten a todos mis clientes? La Red Tungsten le permite enviar facturas electrónicas a cualquier otro cliente que está usando la red una vez que se haya registrado. Puedo enviar transacciones a más de un cliente en un archivo? Para la Solución integrada, la Red Tungsten puede aceptar archivos de datos en cualquier formato cubriendo tantos clientes como sean necesarios. La Red Tungsten estará de acuerdo con usted sobre cómo se identifica cada cliente en su archivo de datos y entregará después cada transacción a su cliente correcto. Cuál será la duración del contrato que se ofrecerá y qué pasa si usted deja de brindar suministros a Unilever en dicho momento? La Red Tungsten ofrecerá un contrato estándar durante 3 años. También puede solicitar un contrato de una duración más corta de 1 año. En el caso de que su relación comercial con Unilever finalice, entonces usted puede cancelar su contrato con la Red Tungsten en cualquier momento. Una vez que deja de realizar transacciones, no se cobrarán más tarifas de transacción ni tarifas de suscripción a partir del punto de cancelación.

9 Mi organización planifica cambiar su software de facturación pronto: debería esperar antes de suscribirme? La Red Tungsten acepta cualquier formato de datos entrantes por lo que debe unirse a la red ni bien pueda y enviar sus facturas ahora para asegurarse sus pagos no se interrumpan. Puede simplemente informar a Tungsten acerca de los cambios cuando esté listo para usar el software. Realizarán los cambios necesarios sin interrumpir la entrega de la factura. Funciona la Red Tungsten sin personal técnico de habla inglesa? Si precisa asistencia con el idioma para obtener su cuenta, llame al +44(0) /7430 y solicite asistencia para los siguientes idiomas: francés, alemán, holandés y español. La Red Tungsten también tiene números de asistencia al cliente locales para los siguientes países: Francia Alemania Países Bajos España Irlanda Suecia Finlandia Dinamarca Si en la actualidad presento facturas en consignación: podré seguir haciéndolo electrónicamente a través de la Red Tungsten? Sí, siempre y cuando siga el proceso de consignación europeo de Unilever estándar. Pregunte al administrador de implementación de la Red Tungsten o al servicio de atención al cliente para obtener detalles específicos. Si en la actualidad uso un sistema de facturación propio como parte de mi proceso del negocio para facturarle a Unilever: podré hacerlo electrónicamente a través de la Red Tungsten? No. Todavía no se admite la facturación propia en la configuración de la Red Tungsten de Unilever. Cuándo y cómo abono la tarifa de Suscripción? Solución integrada: El pago de la tarifa de suscripción anual inicial para la Solución integrada se abona a la firma del contrato. Tungsten no comenzará la implementación del Proveedor hasta que la tarjeta de crédito, ACH u otro pago sea confirmado. El cargo anual incluye la configuración, mapeo, mantenimiento y soporte del servicio cubierto. Los precios están sujetos al cambio con una notificación previa por escrito de 30 días. Todas las tarifas excluyen impuestos, que son responsabilidad exclusiva del Proveedor integrado. Formulario Web: Una vez completado el registro en el Formulario web, se acreditará la cuenta de cada proveedor con 52 transacciones iniciales sin cargo. Estas 52 transacciones serán revisadas después de 12 meses desde la fecha de registro, a menos que sean usadas por completo y se precisen transacciones adicionales dentro de un periodo de 12 meses. En dicho momento, un conjunto de 25 será la cantidad mínima que pueda adquirir

10 Existe más información disponible sobre el servicio de la Red Tungsten? Sí, visite Tiene la Red Tungsten algún tutorial en video para entender el proceso? Sí, consulte los enlaces a los videos debajo. Cómo registrarse en el portal de la Red Tungsten? Cómo conectarse con Unilever? Cómo crear una Factura y una Nota de crédito? Cómo abrir un ticket de soporte y realizar un seguimiento de su progreso? Cómo ver el estado de su factura en el Portal de Tungsten?