Estimado proveedor: Schneider Electric México eliminará gradualmente las facturas en papel!

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1 Estimado proveedor: Schneider Electric México eliminará gradualmente las facturas en papel! Schneider Electric México ha implementado un programa de facturación electrónica que usted utilizará para enviar sus facturas. Esta iniciativa se enfoca en la recepción garantizada de facturas, el procesamiento exacto y el pago puntual. Hasta la fecha, Schneider Electric USA, Inc. tiene más de 600 proveedores que procesan sus facturas electrónicamente. Como un proveedor valioso de Schneider Electric México, usted ha sido identificado como un proveedor que actualmente envía facturas en papel que deben conver tirse a facturas electrónicas. Los proveedores tendrán la capacidad, a través de OB10, de recibir órdenes de compra para convertirlas en facturas, o de enviar facturas electrónicamente mediante la entrega de un archivo estructurado de datos. Hoy en día, OB10 procesa facturas electrónicas para más de 120,000 proveedores de todo el mundo, lo cual permite a los clientes incrementar sus márgenes operativos y mejorar el rendimiento, algo esencialmente importante durante estos difíciles tiempos económicos. Todos los proveedores pueden participar fácilmente sin la necesidad de cambiar sus formatos de facturación actuales. Su participación es fundamental para garantizar que Schneider Electric México pueda ofrecer el procesamiento de facturas más eficaz y de la mejor calidad posible. Necesitamos que participe en este proceso. Tenga en cuenta que el procesamiento de facturas en papel será incluido en las decisiones futuras de contratación como un costo total por hacer negocios. Si aún no es miembro de la red de OB10, suscribirse es muy sencillo. No debe instalar ningún hardware ni software costoso. Además, una vez que esté establecido en la red puede enviar facturas electrónicas a todos los clientes que están utilizando OB10, lo cual le permitirá responder a soli citudes de facturas electrónicas en forma inmediata. Un representante de OB10 se comunicará con usted para facilitarle su suscripción a la red. OB10 se encargará de todos los pasos técnicos y comerciales necesarios para abrir su cuenta. Si prefiere, puede comunicarse con OB10 a schneidermx.registration@ob10.com o al , opción 2. Si necesita comunicarse con Schneider Electric México sobre esta solicitud, dirija su consulta a Cuentas por pagar al (+52) o al (+52) x De antemano le agradecemos por apoyar esta importante iniciativa. Esperamos recibir sus facturas a través de OB10 y brindarle el servicio de procesamiento de pagos de la mejor calidad disponible. Atentamente, Jean-Francois Masson Vicepresidente de Compras de la cadena global de suministro Schneider Electric USA, Inc. Lesley Strietelmeier Vicepresidente del Centro compartido de servicios financieros de Norteamérica Schneider Electric USA, Inc.

2 Preguntas frecuentes para proveedores de México Qué es la facturación electrónica? La facturación electrónica elimina por completo el papel del proceso de facturación. En otras palabras, se elimina el papel, el escaneo y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR); solo hay procesamiento directo sin contacto físico desde sus sistemas hasta los sistemas de cuentas por pagar de sus clientes. Quién es OB10? OB10 es la red global de facturación electrónica que conecta a miles de proveedores con sus clientes con el fin de agilizar el proceso de envío de facturas. Con más de 120,000 proveedores en todo el mundo que envían facturas a muchas compañías que integran la lista Fortune 500 y multinacionales, OB10 es la solución en la que confían las compañías para simplificar el envío de facturas. Para conocer más sobre OB10, visite su sitio web. Por qué Schneider Electric ha decidido utilizar la facturación electrónica? Estamos agilizando nuestros procesos de cuentas por pagar con la facturación electrónica, lo cual además nos ayuda a pagarle a usted y a nuestros otros proveedores a tiempo. Luego de una minuciosa revisión, decidimos que la red global de OB10 ofrecía la mejor solución para nosotros y nuestros proveedores. Los beneficios que obtendrá son: Entrega garantizada de facturas Las facturas se envían directamente a nuestro sistema de finanzas, por lo que no pueden perderse en el correo Estado de pago de las facturas Sepa cuándo se procesarán, aprobarán y pagarán sus facturas Pagos más predecibles Podemos procesar las facturas electrónicas mucho más rápido que las de papel Menos excepciones OB10 valida las facturas antes de que nos lleguen, por lo que se le avisa a usted de cualquier problema en forma inmediata Administración mejorada del flujo de dinero Nuestro proceso es más transparente; puede consultar el estado de su factura y la fecha en que recibirá su pago. La habilidad de almacenar y recuperar facturas Gracias al archivo en línea de OB10 Cómo entregará OB10 facturas legales en México? OB10 se ha asociado con el proveedor de facturas electrónicas más importante de México, Buzón e (Proveedor autorizado de comprobantes fiscales digitales, PAC), el cual actualmente genera y firma documentos fiscales conforme a los requisitos más actuales de las autoridades tributarias (Servicio de Administración Tributaria, SAT). Cómo interactuará Buzón e conmigo? Una vez que se haya registrado, ya sea mediante el formulario web o la solución integrada a través de OB10, un representante de Buzón e se comunicará con usted y le pedirá que suba su certificado de sello

3 digital (CSD) a su portal seguro. Este certificado estará incluido en cada factura para garantizar el cumplimiento. Si aún no lo tiene, Buzón e le ayudará con este sencillo proceso Por qué no puedo utilizar mi propio proveedor de comprobantes fiscales digitales? OB10 le garantiza a usted y a su comprador que toda la información más actual, tal como lo exigen las autoridades tributarias, este incluida en las facturas que usted presenta. Las autoridades tributarias permiten explícitamente la utilización de varios proveedores de comprobantes fiscales digitales con el fin de crear facturas electrónicas. Puedo utilizar mi propia configuración de factura electrónica? No. No necesita ningún software ni hardware adicional. Para enviar una factura a través de OB10, lo único que necesita es una conexión a Internet. Puedo adjuntar archivos a las facturas electrónicas? Sí. Puede adjuntar archivos si necesita enviar información adicional con su factura. OB10 entrega la información que nuestros sistemas contables necesitan. La red convertirá los datos que usted proporcione en una imagen legible. Este proceso garantizará que se pueda autorizar la mayoría de las facturas sin la necesidad de información adicional. Puede adjuntar un archivo si necesita enviar información adicional con la factura. Puede adjuntar el archivo a la factura seleccionándolo en el ingreso de la factura y enviándolo a través del Menú principal.

4 1 / 4 Facturación electrónica y un resumen de las opciones Únase a OB10 y benefíciese de: Una entrega segura y garantizada de sus facturas: Nunca más perderá facturas en el correo. Pago puntual: sus clientes podrán procesar sus facturas con mayor rapidez. No más retrasos: será imposible que las facturas se envíen con información incorrecta, no podrán caer sobre la mesa equivocada y no habrá necesidad de intervención manual. Conexión segura en línea: envíe sus facturas con facilidad, sin necesidad de software o hardware adicional Acceso e informes, las 24 horas al día y 7 días a la semana: disfrute de mayor transparencia al procesar facturas y gestione mejor su flujo de fondos. Cumplimiento de obligaciones fiscales: cumplimiento garantizado de requisitos legales y fiscales. Facturación fácil y rentable en cualquier momento. OB10 ofrece dos principales métodos para el envío de facturas y transacciones de crédito. Puede elegir entre enviar un archivo de datos directamente a OB10 usando nuestra Solución Integrada o generar facturas en línea usando nuestro Formulario Web a través del portal de OB10. Este documento explica cómo funciona la facturación electrónica y las opciones que puede elegir.

5 2 / 4 Cómo funciona Proveedor Comprador Al verificar que no haya facturas duplicadas y asegurarnos de que éstas contengan toda la información que precise su cliente, garantizamos un tratamiento automatizado y directo de sus facturas, permitiendo además que los pagos se realicen a tiempo. A través del Portal de OB10 tendrá acceso al archivo de OB10 y a una variedad de funciones para la elaboración de informes. Lea detenidamente este documento antes de elegir entre la Solución Integrada y la entrega mediante Formulario Web en el Portal OB10, ya que así podrá valorar cual de las dos es la mejor opción para su empresa. 1. Solución integrada: enviar un archivo con datos extraídos Esta es la opción que más conviene a organizaciones con un alto volumen de facturas. La Solución integrada le ofrece un proceso completamente automatizado en el que los datos de las facturas se extraen directamente de su sistema de facturación y se entregan directamente a los sistemas contables de sus compradores. Esto significa que: Procesamos facturas recibidos en archivos consistentes de cualquier formato y llevamos a cabo la transformación de datos tal como lo requieren sus clientes. No es necesario instalar ningún software ni hardware adicional. Puede enviar un único archivo con datos consolidados para todas sus facturas. Una vez que forme parte de la red, podrá conectarse de forma sencilla y enviar facturas a otros clientes.

6 3 / 4 Coste de la solución integrada Cuota anual 10,600 MXP* Coste de transacción por factura 1 20 facturas por mes 7.90 MXP facturas por mes 6.50 MXP facturas por mes 5.30 MXP facturas por mes 4.00 MXP facturas por mes 2.60 MXP * Se aplicarán cargos de conexión para el comprador. La cuota anual cubre la creación y mantenimiento de su cuenta, válida para una única entidad fiscal. Introducción a la Solución Integrada Una vez que un cliente le haya invitado a unirse a OB10, uno de nuestros expertos de integración le guiará a través del proceso de registro. 2. Formulario Web: enviar facturas electrónicas a través del Portal OB10 El Formulario Web de OB10 está diseñado para empresas que envían un pequeño volumen de facturas a sus clientes cada año. El portal dispone de conexión segura y garantiza le entrega de facturas a sus clientes en un plazo de horas, lo que les permite procesar su factura y realizar el pago sin demora. Coste del Formulario Web Dispone de varias opciones de precios para la entrega de facturas a través del Formulario Web. Al registrarse, todos los proveedores que utilicen esta opción recibirán 12 transacciones gratuitas. Al cumplirse su primer aniversario, si no ha utilizado todas sus transacciones gratuitas, volveremos a llenar su cuenta con otras 12 facturas que podrá utilizar durante los siguientes 12 meses. Si ha usado la totalidad de las 12 facturas gratuitas y necesita más facturas dentro de dicho periodo de 12 meses, deberá adquirir su primer lote de transacciones (un mínimo de 25 facturas). A partir de ese momento, ya no tendrá acceso a la opción de facturación gratuita.

7 4 / 4 Tarifas pre pago para el Formulario Web* Cuota anual 2,000 MXP* Nivel de transacciones Transacciones MXP 1 12 Gratuitas* ,200 * Opciones de pago: Puede realizar sus pagos a través de PayPal o tarjeta de crédito. Aceptamos Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo y American Express. También podemos pasarle factura, pero en tal caso deberá adquirir un mínimo de 125 transacciones y pagar una tasa administrativa del 15%. Introducción a la entrega de facturas a través del Formulario Web en el Portal OB10 Como parte de su invitación a formar parte de la red OB10, recibirá un correo electrónico con instrucciones para registrarse. Una vez completado el registro, le enviaremos un correo electrónico con sus credenciales de inicio, para que pueda empezar a enviar facturas electrónicas a través de OB10. Para más información sobre OB10, la facturación electrónica y las opciones que tiene a su disposición, visite o envíenos un correo electrónico a info@ob10.com.