Preguntas que debe formular a su proveedor

Transcripción

1 ELEGIR UNA PLATAFORMA ECM Preguntas que debe formular a su proveedor Una guía para identificar no solo qué hace el producto sino también cómo lo hace

2 Enhorabuena por dar el primer paso para que su organización funcione mejor, más rápido y de manera más eficaz. Es muy probable que más de un proveedor de gestión de contenido empresarial (ECM) cumpla los requisitos funcionales que usted ha descrito en su Solicitud de propuesta (RFP). Este documento contiene un conjunto de preguntas diseñadas para ayudarlo a saber con exactitud qué va a comprar y así poder elegir de manera informada. Adoptar un punto de vista integral para el precio de la solución Esta adquisición es un compromiso a largo plazo, no solo con el proveedor sino también con los productos que se utilizan para crear su solución. Debe tener la seguridad de que la decisión que tome siga siendo la decisión adecuada en el futuro. Una manera de conseguirlo es asegurarse de que el costo total de propiedad (TCO) de la solución cumpla con sus expectativas. Las siguientes preguntas tratan sobre tres áreas que contribuyen al TCO: el costo de creación, el costo de mantenimiento y el costo de cambio de la solución. La información que recopile de los proveedores a través de estas preguntas lo ayudará a tomar la mejor decisión para su organización.

3 El costo de creación Costos iniciales La cantidad de código o scripts personalizados necesarios Piense más allá del precio inicial del software. Cada proveedor aplica una estrategia exclusiva en los modelos de otorgamiento de licencias, opciones de suscripción y tarifas de implementación, aspectos que afectan a su rendimiento de la inversión (ROI). Cuáles son los costos de implementación y cómo los calcula? Cuanto más código personalizado necesite para crear su solución, más costosa y compleja será su propiedad a largo plazo. Mi solución necesitará código personalizado o scripts? De ser así, qué función específica del software requiere codificación o scripts? Quién creará la documentación y ofrecerá capacitación? Ofrece distintas opciones de otorgamiento de licencias, como licencias de usuario designado (dedicadas) o licencias concurrentes (compartidas)? Quién es responsable del mantenimiento y soporte del código personalizado? De estas opciones, cuáles cree que se adaptan mejor a las necesidades de mi organización y por qué? Qué nivel de experiencia necesitará mi personal para ofrecer soporte? Ofrece una opción para suscribirse o arrendar el software y el soporte técnico correspondiente? Cómo se maneja el código personalizado durante una actualización? 3

4 El costo de mantenimiento Costos de mantenimiento Soporte técnico ofrecido por el proveedor Si va a comprar el software en su totalidad, deberá pagar costos de mantenimiento de forma continuada. Asegúrese de comprender el valor de lo que va a recibir. Cuál es la tasa de mantenimiento obligatoria y qué valor tiene pagar mantenimiento? Aunque todos los proveedores ofrecen soporte técnico, la calidad, la experiencia y la capacidad de respuesta varían enormemente. Qué cubre y qué no cubre el soporte técnico? Qué incluye específicamente el mantenimiento? Se nos asignará un equipo de soporte dedicado? Qué porcentaje de sus clientes actuales renuevan el mantenimiento cada año? Qué soporte recibiremos durante las actualizaciones? s puede ofrecer referencias de clientes en relación con su soporte técnico? 4

5 El costo de mantenimiento (CONTINUACIón) Nivel de experiencia del personal Entornos de pruebas y desarrollo Toda solución necesita recursos internos, pero los conjuntos de habilidades pueden variar de gran manera según el diseño del producto. Qué nivel de experiencia necesitaremos internamente para mantener la solución? Necesitará entornos que no sean de producción para probar actualizaciones, experimentar con nuevas funciones y diagnosticar problemas técnicos. Hay que pagar por licencias adicionales o duplicadas de entornos de pruebas y desarrollo? Qué grado de propiedad tendremos sobre la solución? Se aplican tarifas de soporte y mantenimiento para los entornos de pruebas y desarrollo? Podemos hacer cambios en la solución por nuestra cuenta? Software de terceros obligatorio para proteger y encriptar los datos todo el software tiene la capacidad nativa de proteger los datos de forma adecuada. Tendremos que adquirir o instalar software adicional para proteger y encriptar nuestra información? 5

6 El costo de cambios Costos de actualizaciones Número de productos que se utilizan para crear esta solución Para garantizar que posee las características más actualizadas, que son compatibles con sus entornos de TI y que su información está protegida, deberá aprovechar las actualizaciones del sistema. Debemos pagar por las actualizaciones? Si es así, por qué? Algunos proveedores crean soluciones a partir de un portafolio de productos adquiridos. Con frecuencia, estos productos presentan infraestructuras de servidor exclusivas y ciclos de lanzamiento de desarrollo, y necesitan código personalizado para pasar datos entre sí. Esto afecta directamente al proceso de actualización. Cuántos productos distintos conforman la solución propuesta? A veces, los proveedores vuelven a escribir por completo o rediseñan el software del producto entre versiones. Cuando esto sucede, una "actualización" a la nueva versión implica una nueva implementación, instalación y una migración de los datos. Cada uno de estos productos tiene consideraciones de despliegue exclusivas? Cuántas veces ha exigido una actualización que ha supuesto una nueva implementación? Qué volumen de código personalizado se necesita para pasar datos entre estas aplicaciones? Qué debo esperar de las actualizaciones en el futuro? Existen planes para rediseñar este producto? Todos estos productos están en el mismo ciclo de lanzamiento de desarrollo? Podemos mitigar los riesgos durante el proceso de actualización si se ejecutan dos versiones del software simultáneamente (por ejemplo, actualizar un departamento cada vez)? 6

7 El costo de cambios (CONTINUACIón) Innovación y ciclo de vida de desarrollo Capacidad para adaptarse a más usuarios y departamentos La tecnología está en continua evolución. Debe tener la seguridad de que los productos que adquiera se mantendrán al día con los avances de la industria y de las innovaciones en tecnología y, al mismo tiempo, serán compatibles con los nuevos sistemas operativos, navegadores y dispositivos. A medida que su organización crece y cambia, su solución debe poder crecer. Con qué facilidad es posible añadir nuevos usuarios tanto en otorgamiento de licencias como en administración? Cuánto tiempo transcurre entre los lanzamientos de las nuevas versiones del producto? Cuál es el umbral superior de uso y de usuarios conectados en el sistema? Puede ofrecer ejemplos de mejoras principales recientes o innovaciones (por ejemplo, servicios en la nube, gestión de casos, funciones para dispositivos móviles, uso compartido y sincronización de archivos e integraciones)? Recibiré información sobre la hoja de ruta del producto? Puede compartir algún ejemplo sobre cómo ha incorporado los comentarios del cliente en las nuevas versiones? 7

8 Obtenga más información sobre ECM y sobre cómo elegir el mejor proveedor para usted en OnBase.com» 2016 Hyland Software, Inc. Todos los derechos reservados