TEMA 3: INICIACIÓN A LAS TÉCNICAS y DOCUMENTOS ELEMENTALES DE OFICINA.

Transcripción

1 TEMA 3: INICIACIÓN A LAS TÉCNICAS y DOCUMENTOS ELEMENTALES DE OFICINA. 1.-LA MAQUINA DE ESCRIBIR - EL ORDENADOR PROGRAMA MECA: Todos/as hemos conocido alguna máquina de escribir, de hecho alguna de ellas todavía sigue en casa. La realidad es que la máquina de escribir ha sido sustituida por el ordenador que junto con las impresoras hacen esta función que hasta algunos años desarrollo la máquina de escribir. Actualmente es fundamental ser rápido y eficaz en la preparación y confección de todo tipo de documentos, por ellos se hace fundamental tener cierta rapidez en la utilización del teclado del ordenador. Vamos a intentar ayudarte a adquirir esta velocidad con uno de los programas de aprendizaje de la mecanografía; el programa MECA. Es muy importante sentarse correctamente, sentándonos frente al ordenador sin necesidad de girar el cuerpo. También es importante poner la espalda recta y bien apoyada en el respaldo de la silla. Al igual que no se debe estirar las piernas, ni cruzarlas. Situaremos los dedos de las teclas correspondientes, pero de tal forma que el antebrazo esté paralelo al suelo. Por último, para copiar de un texto giraremos levemente el cuello para ir leyendo. 2.- LA CARTA COMERCIAL: Entre las comunicaciones escritas, la carta comercial tiene gran importancia dentro de la empresa, ya que es el medio más utilizado para comunicarte con todas las personas, empresas e instituciones con las que has de relacionarte para llevar a cabo su actividad. Cuando una empresa envía una carta comercial cuida especialmente su redacción y su presentación, ya que quien la recibe se hará una idea de la empresa a partir de las características que presente la carta. Por ello, quien envía una carta procura dar una buena imagen a través de la misma. Una vez confeccionada la carta, dependiendo de la naturaleza de la misma y de la urgencia con que deba estar en manos del receptor, la empresa que la va a enviar utilizará medios de envío más o menos rápidos. Así, el envío de una carta comercial puede hacerse por: correo ordinario, correo urgente, fax o como actualmente se suele hacer que a través de correo electrónico. La carta comercial puede ser de muchos tipos: - De petición de ofertas. - De pedidos. - De acuse de recibo. - De reclamaciones. - Circulares. - Otras. 1

2 ESTRUCTURA DE LA CARTA: Entendemos por estructura de una carta comercial el orden en el que aparecen en la misma los distintos apartados que la componen, y que son: A.- Encabezamiento: Está formado por el membrete, que suele estar ya impreso en la parte superior del papel que las empresas utilizan para sus cartas. Aparece situado indistintamente a la izquierda, en el centro o a la derecha de la hoja, y consta de: o Nombre de la empresa. (Suele aparecer resaltado). o Domicilio. o Localidad, código postal y provincia. o Teléfono, fax, correo electrónico, etc. o Apartado de Correos. o Logotipo. B.- Destinatario: Indica los datos del receptor de la carta: o Nombre y dos apellidos, o razón social. o Domicilio. o Localidad, código postal y provincia. o En ocasiones se indica el nombre de la persona o departamento a quien va dirigida la carta con la expresión: a la atención de Normalmente va situado a la izquierda del papel, por debajo del membrete y la fecha, aunque a veces, si se utilizan sobres de ventanilla, habrá que ajustar los datos del destinatario en la carta para que, al doblarla y guardarla en el sobre, estos datos se vean a través de la ventanilla del sobre. C.- Fecha: Suele ir situada por debajo del membrete y a la derecha del papel. Indica la localidad, el día (en cifras), el mes (en letra) y el año (en cifras). D.- Referencias: Son combinaciones de letras, o de letras y números, que identifican a quien ha redactado y escrito la carta. Estas referencias aparecerán o no, según los criterios de cada empresa. Las referencias van situadas debajo del destinatario, por encima de la línea de saludo. 2

3 E.- Asunto: Resume con una o dos palabras el tema del que trata la carta. P.e.: ASUNTO: Pedido. El asunto podrá aparecer o no y, en caso de aparecer, irá situado debajo de las referencias. F.- Saludo: Es la expresión con la que empezamos a dirigirnos al destinatario de la carta. Lo habitual es decir: Estimado señor, Estimados señores, Señor, Distinguido cliente, etc. G.- Cuerpo: Es la parte principal del escrito. Comienza con una breve introducción que explica el motivo o finalidad de la carta y, a continuación, se desarrollan todos los asuntos que se quieren tratar. H.- Despedida o cierre: Sirve para concluir el cuerpo de la carta. Para despedirse se suelen usar expresiones como: Atentamente. Sin nada más que comunicarles, atentamente. Atentos saludos. En espera de sus noticias, atentamente. Quedamos a su disposición. I.- Antefirma y firma: Tras despedirnos en la carta debemos firmarla. Antes de estampar la rúbrica pondremos la antefirma, que contiene los siguientes elementos: Nombre de la empresa. Indicación del concepto por el que se firma, si es que quien lo hace no es la persona que debería firmar la carta; en cuyo caso pondremos: o Por orden (P.O.) o Por ausencia o por autorización (P.A.) o Por poder (P.P.) Nombre y apellidos de la persona que firma. Cargo que ocupa o departamento al que pertenece. J.- Anexos o postdata: Si junto a una carta enviamos otro documento (letra, cheque, catálogo, etc.) o muestra, lo indicaremos como anexo. Van situados en la parte inferior del escrito. 3

4 Si tras escribir una carta, hemos olvidado algún detalle en la redacción del cuerpo, lo indicaremos al final del escrito con una postdata. En este caso, también podemos emplear la palabra Nota. 3- LA INSTANCIA: Es un documento mediante el que se solicita algo al organismo, institución o persona que lo puede conceder. Instancia es, por tanto, sinónimo de solicitud y de petición. El formato correcto de una instancia es el folio, sobre el que redactaremos su contenido dejando un margen izquierdo de aproximadamente un tercio de la anchura total del folio ESTRUCTURA DE LA INSTANCIA: A.- Encabezamiento: Consta de los siguientes datos personales de quien formula la petición: - Nombre y dos apellidos. - D.N.I. - Domicilio. - Localidad. - Profesión. - Opcionalmente: - Fecha de nacimiento. - Estado civil. - Otros datos que puedan interesar. B.- Cuerpo: Va precedido de la expresión EXPONE: O EXPONGO:, según redactemos en primera o tercera persona. Estas expresiones deben destacar del resto del escrito, lo que conseguiremos escribiéndolas en mayúsculas y espaciadas y situándolas centradas sobre el texto del cuerpo, o bien rompiendo las líneas de margen y desplazándolas a la izquierda. También podemos emplear letra negrita y con tamaño algo superior al resto del escrito. En el cuerpo detallaremos ordenadamente los hechos o motivos por los que solicitamos algo. Si tenemos que utilizar varios párrafos, para explicar distintos hechos o motivos, los separaremos con un punto y aparta y cada párrafo comenzará con la expresión Que. El cuerpo finaliza con expresiones como: por lo que, por lo cual, por todo lo expuesto, o por cuyo motivo. Estas expresiones sirven para das entrada a la petición, que comienza con la indicación de: SOLICITO o SOLICITA, que, al igual que el EXPONE o EXPONGO, resaltaremos en el documento. 4

5 C.- Petición: Como consecuencia de los hechos o motivos indicados en el cuerpo de la instancia se formulará la petición de aquello que se pretende conseguir. D.- Pie: Va situado en la para inferior del escrito y, rompiendo la línea de margen, se escribe a lo largo del ancho del folio. En el pie indicaremos los datos del organismo o persona a quien se dirige la instancia. 4.- EL OFICIO: El oficio es el documento escrito que los organismos públicos utilizan para comunicarse con otros organismos públicos y con las personas particulares. El tamaño del papel en los oficios es la cuartilla (DIN A-5). Al igual que en las instancias se deja un gran margen izquierdo, aproximadamente entre la mitad y un tercio de la anchura total del papel. Las partes del oficio son las siguientes: a) Escudo y datos del organismo público que redacta el escrito. b) Referencias. Hacen alusión al contenido que se va a desarrollar en el oficio, o indican el número de expediente de que se trate. Por ejemplo: Ref. Citación. c) Cuerpo. Es el texto que desarrolla lo que se comunica. d) Fecha. e) Firma y sello del organismo, con indicación del nombre y cargo que ocupa la persona que lo firma. f) Visto Bueno. Se usa en los casos en que quien escribe un oficio no es el cargo más alto de la sección o departamento del organismo público, por lo que éste firmará dando el visto bueno al documento. g) Pie. Está formado por los datos y dirección del destinatario. 5.- EL CERTIFICADO: El certificado se puede definir como un documento escrito mediante el que una persona (expedidor) da fe o certifica algo de otra persona. Se utiliza tanto en las empresas privadas como en los organismos públicos. No existe un formato determinado para el certificado. Dependiendo de lo extenso que sea su contenido, se puede emplear una cuartilla (DIN A- 5) o un folio (DIN A-4); ambos documentos se pueden escribir en sentido vertical u horizontal. 5

6 En el certificado aparecen las siguientes partes: a) El encabezamiento. En el que la persona que lo expide escribe su nombre y dos apellidos, datos de la empresa u organismo en el que trabaja y cargo que ocupa. b) Cuerpo. Va precedido de la expresión CERTIFICO: o CERTIFICA:, de forma destacada en el escrito (como en la instancia: mayúscula, espaciado y negrita). A continuación, comenzando con la palabra Que, expresará aquello que se certifica o de lo que se da fe. c) Párrafo de cierre y fecha. El certificado finaliza con expresiones como: - Y para que conste y surta efectos oportunos, expido el presente certificado en - Y para que conste, a petición del/la interesado/a, expido este certificado en - Y para que así conste firmo el presente certificado en - Y para hacerlo constar se expide el presente documento en A continuación de estas expresiones aparece el lugar y la fecha. d) Firma y sello. Al igual que en los oficios se estampará la rúbrica del expedidor de este documento, el sello y, si procede, el visto bueno del superior jerárquico de la empresa u organismo. 6.- LAS ACTAS: Son escritos en los que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión, los acuerdos tomados en la misma y el resultado de las posibles votaciones que se lleven a cabo. Si son manuscritas se escribirán sobre un libro denominado Libro de Actas, obligatorio en las sociedades mercantiles, en los organismo públicos, en las asociaciones, etc. Si durante el transcurso de la reunión se escribe a mano un borrador de todo lo que acontece, después se debe mecanografiar o informatizar el contenido del borrador; posteriormente, los folios sueltos deben encuadernarse como cualquier otro registro de la sociedad organismo. En el margen izquierdo del folio donde se escriba el acta anotaremos el nombre y los apellidos de los asistentes a la reunión. Finalmente, la persona que actúe como secretario/a de la reunión dará fe de lo acontecido y firmará el documento. 6