UNIDAD 2: Tipos de comunicación en la empresa

Transcripción

1 Profesor: UNIDAD 2: Tipos de comunicación en la empresa Relaciones en el Entorno de Trabajo Profesor:

2 1. Las direcciones de la comunicación 1.1 Comunicación vertical 2 a) Comunicación vertical descendente - Órdenes, instrucciones e informaciones - Retroalimentación - Noticias a los empleados - Apoyo social

3 Mandos>>actitud positiva>>comunicación Sensibles 3 a las necesidades de los empleados (confianza) Obtener información constantemente Planear y preparar la comunicación Problemas: Sobrecarga>>mejor calidad que cantidad No aceptar el mensaje el receptor

4 b) Comunicación vertical ascendente Escucha por parte de los gerentes Reuniones 4 con los empleados Política de puertas abiertas Participación en grupos sociales Problemas: Demoras Filtración Pasar por alto algún nivel jerárquico Necesidad de dar respuesta rápida a los empleados

5 1.2. Comunicación horizontal Mismo nivel jerárquico Compañeros dentro de un mismo grupo de trabajo: 5 Coordinación Solución de problemas Soporte emocional Satisfacción Miembros de distintos departamentos: Coordinar Resolver problemas Solucionar conflictos Pueden surgir conflictos Linea y Staff: Puede haber problemas e introducir distorsión

6 D E S C E N D E N T E 6 A S C E N D E N T E HORIZONTAL

7 ACTIVIDADES PAG 40: 1, 2 Y 3 7 PAG 41: - Actividades de enseñanza aprendizaje:1 - Aplica tus conocimientos: 1 y 4

8 2. Comunicación verbal y no verbal 2.1. Comunicación oral. 8 - Más ágil - Facilita las relaciones interpersonales - Buen empleo del lenguaje (vulgarismos, pronunciación, tono...)

9 2.2. Comunicación escrita Revisable 9 Conservarse, evitando distorsiones Más tiempo que oral No feedback No hay seguridad de que llegue al destinatario y de que sea bien interpretada Necesario el uso combinado oral-escrita

10 2.3. Comunicación no verbal No emplea signos lingüísticos a) Lenguaje corporal 10 Intentar dominar los nervios Sonreir Relajar brazos Mirar a los ojos Postura erguida y cómoda Distancia aceptable Primera impresión (5 primeros seg. +imp que 5 minutos) Vestimenta Aspecto personal Postura Higiene

11 b) Imágenes 11 Proyector Pizarra, papelógrafo (pocos) Repartir notas, material visual

12 3. Comunicación formal e informal 3.1. Comunicación formal 12 Canales y medios establecidos por la empresa 3.2. Comunicación informal No establecida por la empresa.

13 ACTIVIDAD 13 EXAMEN SORPRESA!! Tienes 5 minutos para completar el cuestionario que te entrega el profesor

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15 ACTIVIDADES PAG test: 8 - Actividades de enseñanza aprendizaje: 2, 3, y 6 - Aplica tus conocimientos: 3

16 4. Documentos para asignar tareas Son diversos y dependen de cada empresa Frases 16 sencillas y precisas Evitar dobles negativas, jerga y terminología arcaica Utilizar pronombres personales Ejemplos, gráficos y figuras, pero sin abusar Oraciones y párrafos cortos Misma idea = mismo párrafo Corrección gramatical Presentación es importante

17 4.1. Memorándum o comunicaciones de carácter interno Recordar mensajes o información con referencia a instrucciones internas 17 Tambíen se llaman: nota interior, aviso, nota, orden, volante, roting slip, o memo Debe indicar: Quién lo envía A quién se destina Asunto Fecha No se usa el saludo, ni despedida

18 Ejemplo de memorandum Persona/departamento Que envía Membrete 18 Resumen Persona/departamento A quien va dirigido Firma de quien envía Contenido

19 4.2. Carta Medio más usado Objetivo 19 claro Incorporar toda la información que el destinatario necesita. Principios: No escribir demasiado (menos 1 página) Atraer la atención del destinatario (informarle porqué) Motivar al destinatario Convencer al destinatario de que la carta es veraz, introduciendo referencias o garantías Estimular la acción, explicando lo que se espera que haga

20 Partes de la carta Encabezamiento: 20 Datos del remitente: Logotipo Nombre o razón social Dirección completa Teléfono o correo electrónico Datos del desdinatario: Nombre o razón social Dirección completa Fecha Referencias Asunto

21 Cuerpo: 21 Saludo Introducción del motivo Desarrollo Conclusión final Cierre: Despedida Firma (con nombre y apellidos y cargo)

22 Ejemplo de una carta Membrete Destinatario 22 Saludo Fecha Introducción Contenido Despedida Firma, nobre, apellidos y cargo

23 ACTIVIDADES 23 PAG 34: 3

24 4.3. Circular Documento dirigido a un conjunto de personas 24 Normas de trabajo, funcionamiento de la organización, criterios de actuación, técnicos... Párrafos cortos

25 Ejemplo de circular 25

26 ACTIVIDAD 26 PAG 35: 4

27 4.4 Correo electrónico ( ) Confidencialidad, acuse de recibo y rápido 27 Archivo Ahorro papel Uso generalizado puede suponer aislamiento

28 4.5. Fax Enviar documentos que requieren entrega y respuesta rápida Informes Describe de forma detallada y ordenada la propuesta después de estudiar un problema y analizar una situación. Único tema, aportando alternativas y posibles soluciones. Evitar ambigüedades Evitar frases largas, comprensible, breve y concreto

29 4.7. Actas Acuerdos o resoluciones en una reunión 29

30 4.8. Otros documentos de asignación de tareas Tablón de anuncios: 30 Lugar estratégico Dividirlos en zonas por temas Manuales: Novedades o importante llamativo Retirar obsoleto Libros o folletos. Funcionamiento de máquinas, procedimientos, recepción, definición de funciones. Periódico de empresa: Realidad de la organización Crea sentimiento de pertenencia al grupo

31 5. Comunicación oral de instrucciones para la consecución de unos objetivos Preparar y ensayar el discurso 31 Plantear el tema, ralacionando los apartados Se pueden utilizar notas breves (no leer) Motivar a participar a los receptores Elementos audiovisuales, asegurarse de su funcionamiento y buena calidad Lenguaje claro, oraciones cortas y fluido Cuidar pronunciación, entonación, ritmo,...

32 ACTIVIDADES PÁG 40: 4, 6 y 7 32 PÁG 41: - Actividades de Enseñanza-Aprendizaje: 4 y 5

33 Profesor: IMÁGENES UTILIZADAS: Communication Autor: P. Chancás Licencia: Creative Commons Relaciones en el Entorno de Trabajo Profesor:

34 Profesor: Reconocimiento - NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa): No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original. Relaciones en el Entorno de Trabajo Profesor: