Índice PROCEDIMIENTO GENERAL. Gestión de un plan de comunicación interna RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA. Código PG-33 Edición 0

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2 Índice 1. TABLA RESUMEN OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES ENTRADAS SALIDAS PROCESOS RELACIONADOS DIAGRAMA DE FLUJO DESARROLLO ANÁLISIS PREVIO DE LA COMUNICACIÓN EXISTENTE REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN DE LA COMUNICACIÓN ESTABLECER LÍNEAS DE ACCIÓM DISEÑO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA COMUNICAR,SENSIBILIZAR Y CAPACITAR IMPLEMENTAR EL PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA EVALUACIÓN FINAL DEFINICIONES FORMATOS Y REFERENCIAS... 9 FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Realizado: Revisado y aprobado:

3 1. TABLA RESUMEN SECTORES TiPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE/S PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS SALIDAS TODOS, EN GENERAL GENERAL GESTIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA ALTA DIRECCIÓN, MANDOS INTERMEDIOS EVALUACIÓN Y MEJORA DEL CLIMA LABORAL NECESIDAD DE MEJORAR LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN FINAL DEL PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA 2. OBJETO El objeto de este procedimiento es definir los pasos que se siguen para obtener un plan de comunicación en la organización que permita, a través de los medios y soportes adecuados, cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos y grupos que componen la organización. 3. ALCANCE Este proceso concernirá a las actividades y recursos relacionados con la gestión de la comunicación de la organización. Actividades a las que afecta este proceso Todos los sectores, en general. 2

4 4. RESPONSABILIDADES Alta dirección: es la responsable del diseño, implantación y evaluación final del plan de comunicación. Mandos intermedios: son los encargados de la implantación y el seguimiento del plan de comunicación. 5. ENTRADAS Este proceso comienza con la identificación en la organización de la necesidad de mejorar la gestión de la comunicación de carácter interno a través de una planificación ordenada y adaptada a la organización. 6. SALIDAS Este proceso termina con la obtención de los resultados de la evaluación final del plan de comunicación diseñado e implantando en la organización. 7. PROCESOS RELACIONADOS Evaluación y mejora del clima laboral. 3

5 8. DIAGRAMA DE FLUJO 4

6 9. DESARROLLO 9.1. ANÁLISIS PREVIO DE LA COMUNICACIÓN EXISTENTE Una primera fase consiste en averiguar las necesidades de información/comunicación en la organización, intentando responder a las siguientes preguntas: Cuál es la sensibilización existente sobre la importancia de la comunicación en el trabajo? Están bien identificadas las demandas/ofertas informativas? Existe una implicación por parte de la dirección? Existen problemas en el sistema de comunicación actual (no llega a todo el mundo, se hace un mal uso del mismo, etc.)? Son adecuados los canales y medios existentes de comunicación? Para esto, se lleva a cabo una análisis inicial de los siguientes factores: Las ofertas/demandas de comunicación a través de la recogida de información del personal (métodos informales: diálogos en sesiones de formación, herramientas de feedback a partir de reuniones informativas, etc. y formales: sesiones/estudios específicos, estudios de clima/específicos). Los documentos generados en la organización (todo el material normativo o de difusión empleado). Los responsables de las tareas de comunicación. Las relaciones entre los grupos que existen en la organización. El contenido y la forma de los mensajes transmitidos. Los flujos y recursos de comunicación. La/s estrategia/s de la organización. La voluntad y capacidad de actuación de la dirección. 5

7 9.2. REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Una vez concluido el análisis anterior, se analiza el material obtenido, identificando cuales son: Los actores generadores y receptores de la información. Los flujos informativos. El volumen y tipo de información que reciben y generan dichos flujos. Las demandas potenciales de comunicación (personas implicadas). Puntos fuertes y débiles de la comunicación ESTABLECER LÍNEAS DE ACCIÓN Como respuesta a aquellos aspectos de la comunicación identificados como puntos críticos, se definen orientaciones que denotan la importancia y la necesidad de operar sobre determinados puntos, estableciendo una prioridad en función de su importancia DISEÑO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA La estructura del plan de comunicación debe incluir: Objetivos, metas y resultados esperados. Deben definirse los objetivos y metas concretas que se pretende conseguir a través del plan de comunicación así como los resultados que se quieren lograr con las medidas implementadas. Acciones previstas. Deben establecerse metodologías de actuación concretas encaminadas a: o Controlar los flujos de comunicación formal/informal. o Integrar la comunicación como un elemento de la estrategia de negocio. 6

8 o Apoyar el desarrollo de una cultura integradora que favorezca la comunicación y el intercambio de conocimiento. o Potenciar la comunicación cara a cara a través del desarrollo del liderazgo (entendiendo como líderes todas las personas que desempeñen un papel como gestores de equipo en la organización) y en particular, de las competencias de la comunicación. o Fomentar la comunicación multidireccional, aprovechando adecuadamente las oportunidades brindadas por la tecnología. o Acortar los canales de comunicación (evitando demasiados eslabones), para agilizar la transmisión de los mensajes y beneficiar su integridad. o Establecer canales de difusión (revistas, áreas de información, notas, etc.) y de escucha (estudios de clima/satisfacción/percepción/expectativas/etc. del personal) útiles. Responsables y roles asociados. Debe existir un sistema de dirección que canalice y regule la información al mismo tiempo que todas las personas deben tener definidas sus responsabilidades sobre la comunicación vertical (tanto descendente como ascendente) y horizontal, en función de su posición en la empresa. Recursos necesarios. Para elegirlos adecuadamente se tiene en cuenta la finalidad que se trata de conseguir con el mensaje comunicado (motivar o integrar, transmitir cuestiones relativas al trabajo, informar, etc.) y el tipo de información que se desea comunicar (hechos objetivos, sentimientos, temas controvertidos o delicados,...). Algunas herramientas de comunicación útiles pueden ser: cartas al personal, cuaderno de bienvenida, manuales de estilo, folletos, reuniones, línea abierta, buzón de comunicaciones, medios electrónicos ( , intranet, listas de distribución y foros de discusión por Internet, página web), etc. Temporalización. Con el fin de evaluar la evolución de las medidas diseñadas durante su puesta en marcha, se deben disponer plazos de consecución para las acciones propuestas. 7

9 Indicadores para la medida de los resultados. Es necesario establecer indicadores para realizar el seguimiento de las acciones propuestas. Pueden diseñarse indicadores de cambios de comportamiento y percepciones, de opinión de los destinatarios sobre las acciones de información/comunicación en las que participan, de grado de realización de las acciones según la planificación, de nivel de participación en las acciones de comunicación, de grado de cumplimiento de las especificaciones de calidad y plazo previstas para cada una de las acciones, etc COMUNICAR, SENSIBILIZAR Y CAPACITAR Es necesario sensibilizar, mentalizar y formar en comunicación a los empleados de todos los niveles para que tomen conciencia de su importancia. La difusión del plan a toda la organización persigue el cambio actitudinal y el compromiso de los distintos responsables implicados IMPLEMENTAR EL PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA Una vez diseñado, se pone en marcha el plan de comunicación en la organización a través de las acciones definidas en etapas anteriores Seguimiento y retroalimentación La implantación debe ir acompañada de un control periódico y una retroalimentación constante (mediante cuestionarios, entrevistas, etc.), con el propósito de identificar posibles desviaciones y poder introducir mecanismos de corrección si fuese necesario. Este seguimiento sirve además para medir la efectividad de las acciones de comunicación emprendidas y averiguar cuales son los canales más apropiados con el fin de mejorar las actuaciones diseñadas EVALUACIÓN FINAL La evaluación de resultados determina en que medida el plan logró su propósito, metas y resultados esperados, y cuales son los efectos secundarios del mismo 8

10 10. DEFINICIONES No aplica. 11. FORMATOS Y REFERENCIAS No aplica. 9

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