MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

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1 MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

2 Agradecimientos El desarrollo del presente manual no podría haber sido realizado sin el apoyo de la Embajada del Reino Unido en Chile, gracias al financiamiento otorgado mediante el Fondo de Prosperidad Agradecemos también los valiosos comentarios de Carlos Rungruansakorn y Claudia Jara (Departamento de Gestión Ambiental Local, Ministerio de Medio Ambiente) y de Gladys Santis (Oficina de Cambio Climático, Ministerio de Medio Ambiente). Referencia Este manual debiese ser referenciado como: Adapt-Chile, 2015: Manual para la generación de un Plan de Comunal MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

3 Contenido 1 Introducción 4 2 El Plan de 5 3 Pasos Iniciales Identificar y establecer el(los) responsable(s) y las responsabilidades relacionadas con el plan de Capacitar al equipo de trabajo Identificar los elementos básicos del Plan de Diseñar el Plan de 9 5 Anexos 12 3

4 1. Introducción Este documento se inserta en la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático (CCSCC), de aquí en adelante la Certificación, liderada por la Oficina de Gestión Ambiental Local del Ministerio de Medio Ambiente de Chile, y tiene como finalidad apoyar el proceso de certificación a través de la concientización ciudadana relacionada con los efectos del cambio climático. El presente manual ofrece una metodología de trabajo que busca apoyar a municipios de Chile en el proceso de de la información relevante al proceso de certificación. El manual entrega el marco conceptual y teórico para diseñar un plan para la de los avances relacionados con la Certificación y la difusión de información relacionada con los impactos del cambio climático en la comuna. Proporciona una guía estratégica que presenta paso a paso las herramientas básicas necesarias para lograr una efectiva de las necesidades, desafíos y avances del municipio durante su proceso de certificación; apoya la de información relacionada con los resultados de los diagnósticos, actividades e iniciativas desarrolladas en los manuales que forman parte del sistema de certificación, para que la comunidad comprenda de qué forma una municipalidad es y será afectada por el cambio climático, así como para conocer las herramientas disponibles que permiten mitigar y adaptarse a tales impactos a nivel local. Finalmente, cabe mencionar que el plan de representa un componente transversal a la Certificación, con acciones a desarrollar durante las cuatro etapas de la Certificación. 4 MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

5 2. El Plan de Qué es un Plan de? El plan de se refiere a los esfuerzos dedicados a crear conciencia sobre las vulnerabilidades, impactos y oportunidades que existen en el contexto de del cambio climático a nivel municipal, y a establecer mecanismos de difusión para la efectiva de éstos a la comunidad. El diseño e implementación de un plan de representa un componente transversal dentro de la Certificación, a ser desarrollado de forma continua y a lo largo del proceso con el fin de comunicar las actividades, resultados y necesidades relacionadas con la implementación de la Certificación. De esta manera, el plan de representa un elemento clave para asegurar el éxito de la implementación de la Certificación. Cuál es el objetivo principal del Plan de? Este plan tiene como objetivo general comunicar a la comunidad local las metas, líneas de acciones establecidas y el avance en relación a la Certificación. El diseño del plan debe contemplar un cronograma de actividades, con presupuestos y roles asociados, así como la estrategia de correspondiente a las distintas etapas de la Certificación. Este manual provee las nociones básicas para considerar en el diseño de un plan de. Cómo se incorpora a la Certificación? El plan de contempla elementos de difusión de información y actividades participativas durante cada etapa de la Certificación. Las distintas etapas tendrán algunos componentes en común; sin embargo, las actividades por desarrollar podrán variar dependiendo del estado de avance con que se encuentra la municipalidad dentro del marco de la Certificación, como también de la información disponible para difusión al público. 5

6 3. Pasos Iniciales Para poder desarrollar e implementar un plan de, se requiere como mínimo los siguientes pasos iniciales: 3.1: Identificar y establecer el(los) responsable(s) y las responsabilidades relacionadas con el plan de Se debe establecer un coordinador general para el plan de del municipio, como también se debe identificar a la(s) persona(s) cuyo apoyo será necesario para el proceso (según la realidad municipal) para así definir un equipo de trabajo que cuente con los recursos necesarios para realizar las tareas asociadas al Plan. La Tabla 1 a continuación puede ser modificada y/o complementada, y debe completarse según el contexto municipal. Tabla 1. Identificación de responsabilidades y responsables del Plan de. IDENTIFICACIÓN EQUIPO DE TRABAJO PLAN COMUNAL DE COMUICACIÓN Puesto: Responsabilidades: Responsable(s): Periodo: Coordinador del Plan de Desarrollo de elementos básicos del Plan; gestión, coordinación y supervisión de equipo de trabajo Asistente - medios de y desarrollo de materiales Manejo de bases de datos de contactos y medios de con la comunidad; desarrollo de materiales para difusión y coordinación Asistente -desarrollo de actividades participativas Coordinación de actividades participativas 6 MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

7 3.2: Capacitar el equipo de trabajo Como paso inicial, es fundamental que todas las personas que formen parte del equipo de trabajo se capaciten para manejar el contenido y la estructura de la Certificación misma. Para ello, cada integrante del equipo debe referirse a la Guía Conceptual sobre Cambio Climático para Municipios de Chile para familiarizarse con los principales temas y ámbitos asociados al cambio climático y sus impactos potenciales, a nivel global y municipal. Es muy importante que el equipo de trabajo de pueda responder en forma clara a la siguiente pregunta: Por qué es importante que la comuna y el municipio se integren al proceso de certificación? 3.3: Identificar los elementos básicos del Plan de Un plan de efectivo debe responder a lo siguiente: Por qué? Identificar los objetivos o finalidades de la Quiénes? Identificar los actores claves y partes interesadas (stakeholders) Qué? Definir mensajes claves Cómo? Identificar métodos y vehículos de específicos para cada propósito Por qué? El primer paso consiste en determinar el motivo que hace necesaria la ; es decir: Por qué es importante esta, y cuáles son los objetivos principales de esta? Una puede servir para: Proporcionar información Aumentar conciencia Promover consenso Cambiar comportamiento Promover acción o participación de la comunidad Resolver un conflicto Pedir comentarios, opiniones o feedback 7

8 Quiénes? Una vez identificados los objetivos de la, es necesario establecer el público objetivo de dicha y la forma de llegar a él. Se puede preguntar: Quién está involucrado, afectado o interesado? Hay otras personas o actores que puedan ser afectados de forma menos directa? Existen grupos o individuos que tienen menos o cero representación? Qué información tienen estos actores actualmente? Qué información deberían tener? Cuáles son sus principales preocupaciones? Cómo pueden reaccionar estos actores/público a esta información? Será necesario construir y mantener una base de datos de contactos para fines de dentro del marco del Plan. Se puede recurrir a los contactos con los que ya cuenta la administración de la municipalidad, y deben aprovecharse actividades realizadas dentro del marco de la Certificación para complementar dicha lista de contactos. Qué? Una vez identificados los objetivos y el público meta de la, se pueden desarrollar los mensajes claves para cada grupo de actores o grupo de público identificado. Es decir, cuáles de los objetivos identificados (del por qué? ) tendrán relevancia especial para cuáles de los actores ( quién? ) identificados? Cómo? Finalmente, con los objetivos, el público y los mensajes identificados, se determinan los medios de a utilizar. Se pueden aplicar distintos medios para cada grupo de actores (públicos). Algunas opciones incluyen: Medios tradicionales (folletos, boletines, pósters) Medios instalados (exposiciones, pendones) Medios electrónicos ( , página web) Herramientas de redes sociales (Facebook, Youtube, Twitter) Es importante considerar y determinar los medios más adecuados para comunicar un mensaje específico a un público específico. Durante la etapa preliminar del sistema de certificación, el equipo de trabajo debe identificar y establecer los mecanismos para la, considerando los recursos disponibles para este fin, tanto como los medios de utilizados con mayor frecuencia por miembros de la comunidad. En términos informales, la difusión de la información relacionada con la Certificación debiese considerar material publicitario (como por ejemplo boletines y posters) puestos en lugares públicos; puede aprovechar la infraestructura existente en la comuna y/o considerar la construcción de pequeña infraestructura (como por ejemplo exposiciones y pendones). 8 MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

9 Actividades participativas Además de la por los medios mencionados previamente, la Certificación contempla un componente de actividades participativas con el fin de informar e integrar a la comunidad dentro de los procesos llevados a cabo dentro del marco de la Certificación, que sirven para fomentar la generación de redes de contacto y apoyo entre vecinos de la comuna. Ejemplos tipo de actividades pueden ser charlas, talleres de capacitación, ferias, actividades orientadas a niños, caminatas, días de reciclaje u recolección de basura, entre otras. El equipo de trabajo puede organizar reuniones abiertas para compartir el rol y avance en la Certificación dentro de la comuna, y para recibir las opiniones, sugerencias y preocupaciones de la comunidad. También es posible organizar eventos como talleres o ferias para desarrollar proyectos verdes de distintas escalas (Ver el Portafolio de Proyectos Verdes) o de una Feria de Empleo para promover el conocimiento e integración de Empleos Verdes a la comuna (Ver Portafolio de Empleos Verdes). Para cada actividad, se debería establecer y registrar un mínimo de la información indicada por la Tabla 2: Tabla 2. Registro de Actividad Participativa REGISTRO DE ACTIVIDAD PARTICIPATIVA, CCSCC Etapa: Fecha de realización: Título de la actividad: Objetivo(s) de la actividad: Descripción de la actividad: Nº de participantes*: Observaciones: *Se debería anexar una lista de asistencia con firma de cada participante El principal objetivo de estas actividades es transmitir a todos los actores comunales la importancia de preocuparse por los impactos del cambio climático a nivel local y sobre las posibles acciones de respuesta que se pueden realizar al mismo nivel. 3.4: Diseñar el Plan de La Tabla 3 presenta un ejemplo de los elementos básicos contemplados por este manual y su distribución entre las distintas etapas de la Certificación. Este formato puede y debe ser modificado y adecuado a la realidad municipal. 9

10 Tabla 3. Planilla de Carta Gantt del proceso de diseño e implementación del Plan de Actividad APRESTO ETAPA I ETAPA II ETAPA III Identificar necesidades y responsables Concientización del equipo de trabajo Diseño de plan de de inserción a la Certificación de resultados de los diagnósticos de la Etapa I Desarrollo y distribución de informe de actividades y avance de resultados de repetición de los diagnósticos ETAPA IV Y MANTENCIÓN La Tabla 4 presenta un resumen de estas consideraciones y debe ser aplicada durante el desarrollo de los elementos de cada etapa de la Certificación. 10 MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

11 Tabla 4. Planilla - Resumen de Plan de EJEMPLO RESUMEN DE COMUNICACIONES Por qué? Quiénes? Qué? Cómo? Etapa Objetivo principal de o actividad Identificar contenidos básicos de cada Identificar público objetivo de cada Identificar el mensaje principal de cada Establecer la forma y los medios de a utilizar para cada Estimar los recursos (tiempo, dinero, etc.) a utilizar para cada I Generar concientización dentro de la comunidad con respeto la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático (CCSCC) y lo que implica para el Municipio en términos de compromisos, actividades, etc. Nº1 Nº2 Qué es la Certificación de Cambio Climático y por qué es importante que participe mi comuna? Cómo hemos avanzado durante la Etapa I de la Certificación? II Comunicar los resultados de la primera ronda de diagnósticos realizados dentro del marco de la Certificación para identificar las vulnerabilidades específicas de la comuna. Nº3 Dónde estamos más vulnerables, según los resultados de los diagnósticos realizados durante la Etapa I de la Certificación? Identificar áreas específicas para enfocar el trabajo y empezar a establecer la estrategia. Nº4 Dónde deberíamos enfocar nuestros esfuerzos ante estas vulnerabilidades? III Compartir resultados del desarrollo de las primeras acciones concretas bajo el marco de la Certificación. Apoyar el proceso de selección de acciones específicas de resiliencia y desarrollo bajo en carbono. Nº5 Nº6 Cuáles son nuestras prioridades para para lograr la mitigación y adaptación y responder a las principales vulnerabilidades identificadas? IV Informar actividades relacionadas con la Certificación. Entregar los resultados de la segunda ronda de diagnósticos. Nº7 Nº8 Cómo continuamos hacia el futuro? El plan de apunta a mantener a la comunidad al tanto de las actividades y avance relacionado con el proceso de Certificación. Por lo tanto, se exige generar un mínimo de dos (2) comunicaciones anuales y la realización de al menos una (1) actividad participativa. Por ejemplo, una vez que el municipio inicia el proceso de certificación, el equipo de trabajo debe informarlo a la comunidad (para un ejemplo, ver Anexo 1). Durante los últimos meses de la Etapa I, el equipo de trabajo debe distribuir un segundo comunicado, detallando las actividades realizadas y el avance logrado en relación a la Certificación durante esta primera etapa. 11

12 5. Anexos ANEXO 1. PLAN DE COMUNICACIÓN MODELO Ilustre Municipalidad de XXXXXXX N / / Materia: Plan de correspondiente a la Etapa Fecha: / / 20 El presente documento establece las actividades y productos básicos correspondientes al Plan de para la Etapa de la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático. El objetivo principal del plan de a lo largo de esta etapa de la Certificación es: En la siguiente tabla se identifica el equipo de trabajo que tomará responsabilidad para la Etapa para llevar al cabo las actividades relacionadas al plan de : IDENTIFICACIÓN EQUIPO DE TRABAJO PLAN COMUNAL DE COMUICACIÓN Puesto: Responsabilidades: Responsable(s): Periodo: Firma: Etapa: Coordinador del Plan de Asistente - medios de y desarrollo de materiales Desarrollo de elementos básicos del Plan; gestión, coordinación y supervisión de equipo de trabajo Manejo de bases de datos de contactos y medios de con la comunidad; desarrollo de materiales para difusión. Asistente - desarrollo de actividades participativas Coordinación de actividades participativas En la siguiente tabla se detallan las comunicaciones contempladas por esta etapa: Nº Objetivo principal de o actividad RESUMEN DE COMUNICACIONES CONTEMPLADAS Por qué? Quiénes? Qué? Cómo? Contenidos básicos Identificar público objetivo de cada Identificar el mensaje principal de cada Establecer la forma y los medios de a utilizar para cada Estimar los recursos (tiempo, dinero, etc.) a utilizar para cada Etapa: Fecha envío/ distribución: 12 MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

13 ANEXO 1. PLAN DE COMUNICACIÓN MODELO A continuación, se presentan las actividades contempladas por esta etapa de la Certificación: PLAN DE ACTIVIDADES PARTICIPATIVAS Fecha tentativa realización: Etapa: Título de la actividad: Objetivo(s) de la actividad: Descripción general de la actividad: Detalle pasos a desarrollar: Identificación de recursos requeridos para la actividad: Nº de participantes contemplado: Posterior a la realización de las actividades planificadas, se debería anexar el siguiente Registro de Actividad Participativa para cada una de estas. REGISTRO DE ACTIVIDAD PARTICIPATIVA, CCSCC Fecha de realización: Etapa: Título de la actividad: Objetivo(s) de la actividad: Descripción de la actividad: Nº de participantes*: Observaciones: *Se debería anexar una lista de asistencia con firma de cada participante 13

14 ANEXO 2. COMUNICACIÓN MODELO INSERCIÓN/CONTINUACIÓN PROCESO DE CERTIFICACIÓN Ilustre Municipalidad de XXXXXXX N / / Materia: Inserción a la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático Fecha: / / 20 Qué es el la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático (CCSCC)? El Ministerio del Medio Ambiente se encuentra implementando la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático (CCSCC), la cual se ajusta dentro del actual modelo Sistema de Certificación Ambiental Municipal (SCAM) como la continuación de trabajo para aquellos municipios que han alcanzado el nivel de Excelencia. Una vez que el municipio ha tomado la decisión de continuar con el proceso de certificación, deberá desarrollar acciones de diagnóstico durante el primer año, a través de las cuales se identificarán brechas y fortalezas de gestión territorial. Estas brechas o fortalezas permitirán al municipio definir una Ordenanza Climática Municipal y acciones específicas de resiliencia y desarrollo bajo en carbono. Al término de esos cuatro años, el municipio podrá repetir los diagnósticos y definir otras acciones específicas. De esta forma, el municipio podrá ir integrando consideraciones climáticas de forma transversal a las distintas áreas de trabajo que demanda una certificación de comuna sustentable. Dicha certificación se basa en un conjunto de requisitos mínimos que deben cumplir los municipios, permitiéndoles obtener la certificación. Lo anterior se desarrollará en cuatro etapas durante el lapso de cuatro años, posterior a un periodo Apresto de 6 meses, y previo a una etapa final de Mantención de 6 meses. La participación en esta Certificación contempla el cumplimiento con ciertos requisitos durante cada etapa, con el objetivo general de proporcionar una estrategia de progresión que permita a los municipios alcanzar mayores niveles de resiliencia y fomentar el desarrollo de senderos de desarrollo bajos en carbono, diseñando acciones hechas a la medida de su realidad y desafíos. Por qué es importante que participemos en esta Certificación? Ejemplos de impactos del cambio climático en la comuna de XXXXXXXXXXX incluyen: Para recibir más información y/o dejar alguna observación, contáctese con: Nombre Contacto, Correo electrónico XXXXXXX@XXXXXXX, Tel. XXXXXXXXX 14 MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

15 ANEXO 3. COMUNICACIÓN MODELO, RESULTADOS DE DIAGNÓSTICOS Ilustre Municipalidad de XXXXXXX N / / Materia: Informe de resultados de diagnósticos realizados durante la Etapa I de la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático Fecha: / / 20 Dentro del marco de la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático (CCSCC), a la cual la Ilustre Municipalidad de XXXXX se incorporó durante el mes XXX, del año XXXX, se ha empezado a trabajar en la temática de adaptación y mitigación al cambio climático. Un componente importante del sistema consiste en la realización de diagnósticos de vulnerabilidad y de huella de carbono. Durante la Etapa I del Sistema, se realizaron estos diagnósticos para la comuna de XXXXXX. Resumen de resultados diagnóstico de resiliencia: Resumen de resultados de la medición de la huella de carbono: Cuáles son nuestras prioridades para para lograr mitigación y adaptación y responder a estas vulnerabilidades identificadas? Dado las vulnerabilidades identificadas, la huella calculada y las prioridades establecidas para lograr la mitigación y adaptación y responder a las principales vulnerabilidades identificadas por el equipo de trabajo del Sistema de Certificación, se han establecido las siguientes acciones específicas: Resumen de acción específica para aumentar la resiliencia: Resumen de acción específica para promover el desarrollo bajo en carbono: Para apoyar al proceso de Certificación y la implementación de estas acciones específicas, la comunidad puede tomar los siguientes pasos y/o participar en las siguientes actividades: Para recibir más información y/o dejar alguna observación, contáctese con: Nombre Contacto, Correo electrónico XXXXXXX@XXXXXXX, Tel. XXXXXXXXX 15

16 ANEXO 4. COMUNICACIÓN MODELO, INFORME DE ACTIVIDADES REALIZADAS Ilustre Municipalidad de XXXXXXX N / / Materia: Informe de actividades realizadas bajo el marco de la Etapa: de la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático Fecha: / / 20 Dado que la Ilustre Municipalidad de XXXXX se integró a la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático, y que durante la Etapa I de este programa se recibieron los resultados de los diagnósticos desarrollados para determinar el, se ha podido avanzar en cuanto a la definición de las acciones específicas prioritarias para la comuna, ante los impactos potenciales y esperados del cambio climático. Actualmente, la municipalidad se encuentra en el proceso de desarrollo de las actividades asociadas a la Etapa de la Certificación. Resumen de acciones de resiliencia y desarrollo bajo en carbono, implementación y monitoreo: Resumen de actividades participativas desarrolladas durante las Etapas : Resumen de implementación y monitoreo proyectada de acciones de resiliencia y desarrollo bajo en carbono: Resumen de actividades de la Alianza Público-Privada ante el Cambio Climático: Para recibir más información y/o dejar alguna observación, contáctese con: Nombre Contacto, Correo electrónico XXXXXXX@XXXXXXX, Tel. XXXXXXXXX 16 MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNAL

17 ANEXO 5. PLANTILLA COMUNICACIÓN Nº8 Ilustre Municipalidad de XXXXXXX N / / Materia: Informe de resultados de repetición de diagnósticos; cómo hemos cambiado?, Etapa Mantención, Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático Fecha: / / 20 Dado que la Ilustre Municipalidad de XXXXX se integró a la Certificación de Comuna Sustentable ante el Cambio Climático, y que durante la Etapa I de este programa se recibieron los resultados de los diagnósticos desarrollados para determinar el, se ha podido avanzar en cuanto a la definición de las acciones prioritarias de la Comuna, ante los impactos potenciales y esperados del cambio climático. Resumen de acciones de resiliencia y desarrollo bajo en carbono, implementación y monitoreo: Resumen de actividades participativas desarrolladas durante las Etapas I, II, III y IV: Dentro del marco de la Certificación, se repitieron los diagnósticos de resiliencia y medición de huella de carbono. Resumen de resultados diagnóstico de resiliencia: Cómo hemos cambiado? Resumen de resultados diagnóstico huella de carbono: Cómo hemos cambiado? Para recibir más información y/o dejar alguna observación, contáctese con: Nombre Contacto, Correo electrónico XXXXXXX@XXXXXXX, Tel. XXXXXXXXX 17