CONVENIO PARA LA RECOLECCIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE EFECTIVO

Transcripción

1 CONVENIO PARA LA RECOLECCIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE EFECTIVO Entre los suscritos, mayor de edad y vecino de, identificado con la cédula de ciudadanía No. de, quien en su condición de obra en nombre y representación de BANCOLOMBIA S.A., quien también utiliza la razón social de BANCO DE COLOMBIA S.A., establecimiento bancario con domicilio principal en Medellín, en adelante EL BANCO; por una parte, y por la otra,, mayor de edad, vecino de, identificado con la cédula de ciudadanía No. de, quien en su condición de obra en nombre y representación de, constituida por medio de la escritura pública No. del de de, de la Notaría de, por otra parte, en adelante EL CLIENTE, se ha celebrado el presente convenio que se regula por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO. Teniendo en cuenta que EL BANCO tiene celebrado un contrato de transporte y consolidación de dinero en efectivo (billetes y/o monedas), con, en adelante LA TRANSPORTADORA, a través del cual, ésta le presta el servicio de transporte de valores, consolidación, clasificación y procesamiento de billetes y/o moneda, el objeto del presente convenio es regular en desarrollo del contrato de cuenta corriente y/o del reglamento de ahorros vigente entre EL BANCO y EL CLIENTE, lo relacionado con la recolección y consolidación del dinero en efectivo que haya de ser consignado en dichas cuentas o en otras cuentas que EL CLIENTE posea en EL BANCO, previamente inscritas, para lo cual EL CLIENTE deberá cumplir con los términos y condiciones establecidos más adelante. SEGUNDA: CONDICIONES DE EMPAQUE DE LOS VALORES A SER TRANSPORTADOS. LA TRANSPORTADORA recogerá los valores que le sean entregados por EL CLIENTE, empacados en Cargamentos Clara y Firmemente Sellados que para todos los efectos se consideran como unidades de carga en los términos del artículo 1027 del Código de Comercio. PARAGRAFO PRIMERO: El término Cargamento utilizado en éste convenio, se entenderá como uno o varios envases sellados recibidos por LA TRANSPORTADORA simultáneamente en un solo sitio y de un solo cliente, para ser entregado(s) a los centros de efectivo de LA TRANSPORTADORA. PARAGRAFO SEGUNDO: Se entenderá para los efectos del presente convenio como Cargamentos Clara y Firmemente Sellados, un conjunto compuesto por uno o varios envases que han sido previamente cerrados y asegurados por EL CLIENTE, mediante dispositivos de seguridad suministrados por LA TRANSPORTADORA. Dichos dispositivos han de estar unidos en tal forma a los envases, que no puedan ser removidos y vueltos a instalar sin dejar evidencia clara de esa violación y garantizando además, que los valores queden empacados en forma segura dentro de dichos recipientes. PARAGRAFO TERCERO: De acuerdo al contrato de transporte celebrado entre LA TRANSPORTADORA y EL BANCO, los funcionarios al servicio de LA TRANSPORTADORA se negarán a recibir para su transporte, sin responsabilidad alguna para ésta y para EL BANCO, los envases o recipientes aludidos, cuando al momento de su recepción éstos no se encuentren sellados en la forma exigida en esta cláusula, o presenten señales de haber sido violentados. 1

2 TERCERA: OBLIGACION DE DECLARAR EL VALOR DE LOS CARGAMENTOS CLARA Y FIRMEMENTE SELLADOS A SER ENTREGADOS A LA TRANSPORTADORA. EL CLIENTE se obliga a declarar a LA TRANSPORTADORA el valor de cada envase que conforme un Cargamento Clara y Firmemente Sellado a ser transportado, utilizando para ello los suministros y formas de que dispone LA TRANSPORTADORA para tal fin. CUARTA: PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE VALORES E IDENTIFICACION DEL PERSONAL QUE RECIBE LOS MISMOS POR PARTE DE LA TRANSPORTADORA. Los Cargamentos Clara y Firmemente Sellados deberán ser entregados por EL CLIENTE a un empleado de LA TRANSPORTADORA, teniendo en cuenta lo expresado a continuación: a) Será obligación del empleado que designe EL CLIENTE como responsable de entregar los Cargamentos Clara y Firmemente Sellados el verificar la identificación del funcionario que recibirá los valores por parte de LA TRANSPORTADORA, según el procedimiento descrito a continuación: - El empleado de EL CLIENTE designado, deberá constatar inicialmente la fisonomía del funcionario receptor de valores de LA TRANSPORTADORA contra la fotografía contenida en la Carpeta de Identificación a que se hace alusión en el parágrafo primero de la presente cláusula. - Hecho lo anterior, el mismo empleado de EL CLIENTE deberá exigir al funcionario de LA TRANSPORTADORA, el carnet de identificación suministrado por ésta última y la cédula de ciudadanía. - A continuación procederá el empleado de EL CLIENTE a comparar los datos contenidos en los documentos anteriores (números, nombre, firma autógrafa, etc.) contra aquellos reseñados en la Carpeta de Identificación ya mencionada. - Solamente llevado a cabo el procedimiento anterior y verificado que todos los datos coinciden con la información contenida en la Carpeta de Identificación, procederá el empleado designado por EL CLIENTE a hacer entrega de los Cargamentos Clara y Firmemente Sellados, en constancia de lo cual el funcionario de LA TRANSPORTADORA firmará y sellará los documentos requeridos para estos casos, los mismos que han debido ser diligenciados previamente por el funcionario designado por EL CLIENTE, de acuerdo con las instrucciones suministradas por LA TRANSPORTADORA al respecto. b) Cumplido el procedimiento anterior, se presumirá que quien firma el libro de recibo de EL CLIENTE es empleado de LA TRANSPORTADORA y como tal se obliga frente a EL BANCO, según contrato actualmente vigente y compromete la responsabilidad de LA TRANSPORTADORA. Así mismo se entenderá que una vez firmado dicho libro éste será prueba suficiente de la conformidad de LA TRANSPORTADORA con lo expresado en éste documento y del hecho de la entrega de valores efectuada por EL CLIENTE. PARAGRAFO PRIMERO: EL CLIENTE para control y seguridad en el transporte de los valores, solicitará a LA TRANSPORTADORA una relación de los empleados suyos autorizados para recibir y/o entregar valores, con sus correspondientes fotografías, firmas y documentos de identificación. Dicha relación estará contenida en la Carpeta de Identificación de funcionarios de LA TRANSPORTADORA que se utilizará en el procedimiento de entrega de valores por parte de EL CLIENTE descrito en la presente cláusula. 2

3 PARAGRAFO SEGUNDO: EL CLIENTE asumirá las pérdidas de valores entregados a personas cuya identificación no se haya llevado a cabo por parte de los empleados designados por EL CLIENTE siguiendo el procedimiento descrito en la presente cláusula. LA TRANSPORTADORA será responsable conforme al contrato celebrado, de mantener actualizadas las carpetas de identificación del personal autorizado para la recolección y/o entrega de valores. QUINTA: RECOLECCION Y TRANSPORTE DE CARGAMENTOS CLARA Y FIRMEMENTE SELLADOS CON DESTINO A LAS INSTALACIONES DE LA TRANSPORTADORA. De acuerdo al contrato celebrado, LA TRANSPORTADORA retirará de EL CLIENTE en los puntos de recolección previamente acordados entre EL BANCO y EL CLIENTE los Cargamentos Clara y Firmemente Sellados que se supone contienen dinero en efectivo en billetes y/o monedas y transportarlos a sus instalaciones de seguridad, con el objeto de llevar a cabo la consolidación de depósitos de dichos valores, adjuntando el(los) volante(s) de consignación sujeta a verificación en el(los) cual(es) se relacionan tipo de cuenta (corriente o de ahorros), el número(s) de la(s) cuenta(s) corriente(s) o de ahorro(s) a acreditar, el valor de cada uno de los abonos a realizar, valor total de la operación, de acuerdo a las especificaciones técnicas exigidas por EL BANCO. El recibo de los Cargamentos Clara y Firmemente Sellados quedará registrado en el documento que suministrará LA TRANSPORTADORA a EL CLIENTE y que identifican el cargamento a transportar, los responsables del transporte, el supuesto contenido y otros datos considerados importantes en la operación, teniendo en cuenta lo estipulado en las cláusulas anteriores de este convenio. SEXTA: AUTORIZACION ESPECIAL Y CONSOLIDACION DEL DINERO EFECTIVO EN BILLETES Y/O MONEDAS. Una vez recibidos los cargamentos clara y firmemente sellados en virtud del servicio de transporte y consolidación de depósitos, LA TRANSPORTADORA quedará facultada para llevar a cabo en sus instalaciones, las siguientes operaciones: a) Abrir los Cargamentos Clara y Firmemente Sellados bajo cámara de video e inmediatamente contar y verificar el dinero efectivo en billetes y/o monedas, Cargamento por Cargamento, para determinar la exactitud del contenido de cada uno de éstos, contra el valor declarado en las formas de remisión diligenciadas por los funcionarios de EL CLIENTE, que empacaron el efectivo y que sellaron los Cargamentos que los contienen. b) Si la totalidad del efectivo en billetes enviado por EL CLIENTE, corresponde a la suma declarada, proceder a: - Verificar los fajos de dinero en billetes por denominaciones. - Separar aquellas denominaciones de billetes, cuya cantidad no alcance a completar el número de 100 unidades, que se llamarán billetes remanentes. Si el valor en monedas consolidadas, corresponde al valor declarado, la transportadora procederá a efectuar el empaque de la misma, de acuerdo a lo establecido por el Banco de la República. c) Si la totalidad del efectivo en billetes y/o monedas enviado por EL CLIENTE y verificado por LA TRANSPORTADORA no corresponde a la suma declarada por los mismos, notificará vía fax y telefónicamente, de la anomalía presentada al funcionario coordinador de EL CLIENTE y de EL BANCO. 3

4 d) LA TRANSPORTADORA entregará el volante de consignación correspondiente y/o la certificación, en la oficina de EL BANCO designada. e) EL BANCO solo acreditará los dineros a la cuenta corriente y/o de ahorros de EL CLIENTE previamente inscritas, una vez reciba el volante de consignación o la certificación de LA TRANSPORTADORA, por los valores efectivamente recibidos. f) Si pasadas setenta y dos (72) horas de recibida la certificación y/o volante de consignación EL CLIENTE no ha efectuado ninguna observación al valor transportado y consolidado, no habrá lugar a reclamación posterior alguna. g) En caso de presentarse una reclamación, EL CLIENTE podrá, a través de EL BANCO o directamente, solicitar el video sobre el proceso de consolidación del efectivo en billetes y/o monedas hasta por el término de cinco (5) días calendario a partir de la emisión de la respectiva certificación. PARAGRAFO: EL BANCO y EL CLIENTE podrán pactar el envío periódico de información consolidada de los valores consignados a las cuentas inscritas. SEPTIMA: EL CLIENTE acepta que el conteo que realice LA TRANSPORTADORA en sus instalaciones, del efectivo en billetes y monedas contenido en los cargamentos clara y firmemente recibidos será aceptado como definitivo. No obstante lo anterior, y sin perjuicio de que el efectivo consignado en las cuentas de EL CLIENTE queda como definitivo, las partes acuerdan que en el evento en que se presente alguna diferencia durante la realización del conteo del efectivo en LA TRANSPORTADORA, esta informará inmediatamente a un funcionario autorizado de EL BANCO y de EL CLIENTE. Adicionalmente, LA TRANSPORTADORA, EL BANCO y EL CLIENTE llevarán a cabo una investigación dentro de las respectivas jurisdicciones. Si después de dichas investigaciones no se llegare a descubrir la razón de la discrepancia, se podrá determinar resolverla de común acuerdo. OCTAVA: El conteo, verificación y consignación de los valores por LA TRANSPORTADORA se realizará de lunes a viernes, el día siguiente hábil a la recolección de los valores, de acuerdo con la programación previamente acordada entre las partes. NOVENA: FONDO DE EFECTIVO. Los dineros transportados y consolidados por LA TRANSPORTADORA alimentarán el fondo de efectivo que EL BANCO posee en las instalaciones de LA TRANSPORTADORA. DECIMA: OBLIGACIONES DEL CLIENTE. Además de las obligaciones establecidas en este convenio, EL CLIENTE se obliga a: - Cumplir con los montos mínimos a transportar por cada servicio, los cuales le serán informados por EL BANCO. - Empacar el dinero efectivo en billetes y/o monedas utilizando únicamente los elementos de remesa suministrados por LA TRANSPORTADORA y remitirlo en las condiciones de fajado que le indique EL BANCO. - No incluir en los Cargamentos Clara y Firmemente Sellados moneda fraccionaria. 4

5 - No incluir en la misma tula billetes y monedas. - Avisar a LA TRANSPORTADORA, el cambio de personas o las personas que están autorizadas, para dar en forma escrita instrucciones. - Guardar absoluta reserva de las operaciones realizadas por LA TRANSPORTADORA y en virtud de este convenio. - En el evento que el servicio prestado sea en la modalidad de fajado, elaborar los respectivos fajos, colocar la fecha, el sello que identifique el establecimiento y/o cajero de EL CLIENTE y nombre completo del responsable de la elaboración de cada comprobante de contenido de valores, de cada consignación y la firma de los mismos. Enviar cada consignación en paquetes organizados por denominaciones y careados, en fajos de 100 billetes. Estos fajos deben venir con la fajilla suministrada por EL BANCO con su correspondiente denominación. - Solo incluir moneda legal, no habrá lugar a entregar moneda extranjera o títulos valores. - Enviar el efectivo remanente debidamente organizado y careado por denominaciones y con una banda de papel que indique la cantidad remitida, no remitir billetes sueltos. - No usar ganchos, clips, ni envolver en cinta pegante las fajillas. - No doblar el volante de consignación sujeto a verificación, ni el comprobante de contenido de valores, ni los billetes. - Declarar el valor de cada Cargamento Clara y Firmemente Sellado a ser transportado utilizando para ello todos los implementos de remesas que suministra LA TRANSPORTADORA. - Incluir dentro de los Cargamentos Clara y Firmemente Sellados a ser transportados los volantes de consignación sujeta a verificación y el documento en donde se declara el valor a transportar debidamente diligenciado, indicando el número de fajos por denominación y los billetes remanentes que conforman dicho cargamento. El documento deberá elaborarse según instrucciones de LA TRANSPORTADORA. - Cumplir con el procedimiento de entrega de valores e identificación del personal que recibe los mismos por parte de LA TRANSPORTADORA, teniendo en cuenta lo estipulado en la cláusula cuarta de este convenio. - No entregar Cargamentos Clara y Firmemente Sellados que contengan objetos ilícitos, con limitaciones y con restricciones provenientes de autoridad competente o material explosivo o inflamable. - Cumplir las instrucciones dadas por LA TRANSPORTADORA, con el fin de desarrollar el servicio en forma eficaz y segura. - Asumir las diferencias reportadas por LA TRANSPORTADORA por faltantes, fajos mixtos, etc., y/o lo informado por el Banco de la República respecto a faltantes, fajos mixtos, billetes de circulación restringida o los billetes del ilícito de Valledupar. 5

6 - En caso de siniestro presentar reclamación formal a EL BANCO, suministrando la documentación necesaria para la correspondiente reclamación de EL BANCO ante LA TRANSPORTADORA. - Diligenciar todos los documentos requeridos por LA TRANSPORTADORA de acuerdo con el procedimiento establecido. - Emplear un personal idóneo con reconocimiento moral, para entregar y/o recibir valores. - Dar aviso inmediato a la Oficina designada por EL BANCO, sobre los cambios que EL CLIENTE efectúe en sus cuentas corriente y/o de ahorros designadas. - EL CLIENTE autoriza a EL BANCO para debitar de la cuenta corriente y/o de ahorros designada o de cualquier depósito que tenga en EL BANCO, el costo de los servicios y los faltantes de cualquier índole ocasionados en desarrollo del presente convenio. - El presente servicio solo se prestará para la recolección y consolidación y posterior consignación a las cuentas de EL CLIENTE en EL BANCO, por tal motivo no aplicará para consignaciones en otro establecimiento o destinatario. PARAGRAFO: El incumplimiento a las anteriores obligaciones por parte de EL CLIENTE dará derecho a EL BANCO para terminar el convenio inmediatamente. DECIMA PRIMERA: OBLIGACIONES DE EL BANCO. Además de las obligaciones contenidas en el presente convenio, EL BANCO se compromete para con EL CLIENTE a: a) Informar a EL CLIENTE cuando se detecten billetes sobrantes, faltantes, billetes falsos, vallenatos, circulación restringida y/o fajos mixtos. b) Acreditar a las cuentas de EL CLIENTE previamente inscritas, los valores certificados por LA TRANSPORTADORA, según documento de certificación y/o volante de consignación. DECIMA SEGUNDA: RESPONSABILIDAD. Las partes acuerdan que EL BANCO y LA TRANSPORTADORA no asumen responsabilidad alguna por: - Billetes falsos no detectados durante la operación de conteo y consolidación del efectivo en billetes. - Billetes falsos detectados durante el proceso de conteo, verificación y clasificación, de los cuales se informará inmediatamente al coordinador de EL CLIENTE o de EL BANCO indicándole la cuantía o valor de dichos billetes. LA TRANSPORTADORA anulará tales billetes falsos en la forma como lo indica el Banco de la República, es decir, mediante la colocación en el billete de un sello con la leyenda de FALSO a efectos de que éste no pueda volverse a utilizar. Los fajos que contienen dichos billetes falsos se empacarán en un Cargamento Clara y Firmemente Sellados y se remitirán al sitio designado por EL BANCO. - Billetes deteriorados recibidos de EL CLIENTE. 6

7 - Fajos mixtos. - Billetes con restricción en su circulación y vallenatos. - Monedas Falsas DECIMA TERCERA: INDEMNIZACION POR PERDIDA. Según el contrato vigente suscrito entre EL BANCO y LA TRANSPORTADORA, LA TRANSPORTADORA en caso de pérdida de los Cargamentos Clara y Firmemente Sellados bajo su custodia y responsabilidad, se obliga a pagar a EL BANCO y éste a EL CLIENTE el daño emergente y el lucro cesante en los términos estipulados en el contrato. El pago de LA TRANSPORTADORA a EL BANCO se hará en un plazo de hasta noventa (90) días hábiles, el cual es conocido y aceptado por EL CLIENTE. Una vez recibida por EL BANCO la indemnización por pérdida, éste procederá a entregarle a EL CLIENTE el valor de la indemnización estipulada. PARAGRAFO PRIMERO: EL BANCO no pagará intereses ni asumirá otro tipo de compensaciones por el tiempo o término que dure la reclamación y el pago por parte de LA TRANSPORTADORA del respectivo siniestro de los valores. PARAGRAFO SEGUNDO: Queda entendido que EL BANCO, en ejercicio del presente convenio no asume responsabilidad alguna por el dinero una vez haya sido retirado de las instalaciones de EL CLIENTE y con destino al centro de efectivo de LA TRANSPORTADORA, debido a que la responsabilidad, queda únicamente, en cabeza de LA TRANSPORTADORA, la cual, en consecuencia responderá ante EL BANCO por cualquier siniestro que le ocurra con el dinero de propiedad de EL CLIENTE. DECIMA CUARTA: OBJETOS ILICITOS. EL CLIENTE se compromete a no entregar a la transportadora para su transporte, uno o varios Cargamentos Clara y Firmemente Sellados que contengan objetos ilícitos, con limitaciones, con restricciones provenientes de autoridades competentes o materiales explosivos o inflamables. En desarrollo de lo anterior, LA TRANSPORTADORA y EL BANCO no asumirán responsabilidad alguna cuando no pueda entregar dichos cargamentos a ella encomendados, por contener objetos ilícitos y/o mediar orden de autoridad competente que impida el transporte o la entrega de los mismos. Igualmente se obliga a indemnizar por los perjuicios que puede ocasionar por el incumplimiento de estos deberes. DECIMA QUINTA: LIMITE OPERATIVO. EL CLIENTE se obliga a no entregar para su transporte en un solo despacho a LA TRANSPORTADORA, Cargamentos Clara y Firmemente Sellados cuyo valor total declarado exceda el monto comunicado por la TRANSPORTADORA y EL BANCO. Cualquier valor adicional entregado por EL CLIENTE a LA TRANSPORTADORA, queda única y exclusivamente bajo la responsabilidad de EL CLIENTE PARAGRAFO. LA TRANSPORTADORA podrá negarse a recibir de EL CLIENTE para su transporte Cargamentos Clara y Firmemente Sellados que superen la suma mencionada en esta cláusula, salvando su responsabilidad por dicho hecho. 7

8 DECIMA SEXTA: CONTRAPRESTACION. El costo de los servicios pactados en el presente convenio, serán pagados por EL CLIENTE mensualmente. Las tarifas serán previamente acordadas entre las partes. Las tarifas y cada uno de los lugares o sitios para recolección de EL CLIENTE a los cuales se les prestará el servicio se indicarán en anexo adjunto que hará parte del presente convenio. DECIMA SEPTIMA: DURACION DEL CONVENIO. El presente convenio tendrá una duración indefinida hasta que cualquiera de las partes lo dé por terminado en cualquier tiempo, avisando a la otra con diez (10) días de anticipación, sin lugar a pago de indemnización de ninguna índole. En todo caso, este convenio terminará automáticamente sin necesidad de aviso, cuando el contrato de cuenta corriente y/o de ahorros que le sirven de fundamento terminen y hagan imposible su ejecución. DECIMA OCTAVA: SISTEMA DE OPERACIÓN. Cualquier adición, modificación o exclusión de algún punto de recolección de valores de EL CLIENTE, será atendida por EL BANCO por intermedio de comunicación escrita por el funcionario autorizado por EL CLIENTE para tal fin, y se tendrá como parte integral del presente convenio PARAGRAFO: Los horarios de recolección serán acordados en cada ciudad entre EL CLIENTE y LA TRANSPORTADORA, en este caso EL CLIENTE informará a EL BANCO, los días y horas acordados. DECIMA NOVENA: LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN. a) El presente convenio se regirá por las leyes de la República de Colombia. b) Los conflictos que surjan entre las partes en relación con el presente convenio se dirimirán ante los jueces competentes de la República de Colombia. VIGESIMA: IMPUESTO DE TIMBRE. El presente reglamento es una adición al contrato de cuenta corriente o ahorros que tienen celebrado EL CLIENTE, en consecuencia, está exento de impuesto de timbre. Para constancia se firma en dos ejemplares de un mismo contenido y valor, en del mes de de., a los EL CLIENTE BANCOLOMBIA S.A. 8