Práctico. Excel para la toma de decisiones. Ayudante : César Villalobos Luengo Profesora : Dra. Angélica Urrutia

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1 Práctico Excel para la toma de decisiones Ayudante : César Villalobos Luengo Profesora : Dra. Angélica Urrutia

2 Requisitos Para empezar, trabajaremos en esta ayudantía basados en ciertas aplicaciones, las cuales serán obligatorias para la ayudantía. Las aplicaciones serán las siguientes: SQL Server 2008 Base de datos ADVENTUREWORKS OFFICE 2007 específicamente Excel 2007 Ayudante: Cesar Villalobos Luengo 2

3 Excel para la toma de decisiones Caso: La empresa AdventureWorks nos solicita una pequeña tarea de gestión. Ella nos dice lo siguiente: Estamos interesados en poder saber cómo va nuestra empresa en el ámbito de las ventas, específicamente las ventas de nuestros vendedores en los distintos sectores geográficos en los cuales nosotros tenemos participación, por lo cual nuestra empresa le solicita un reporte dinámico en el cual podamos ver nuestras ventas por vendedores en los distintos sectores. El reporte dinámico se especifica que sea en EXCEL 2007, debido a que este es un medio común para los ejecutivos de AdventureWorks de ver la información y le es más fácil para ellos entender los indicadores de gestión de esta manera. Se proporcionara el modelo de base de datos para que puedan trabajar de forma adecuada para solucionar la información. El modelo se presenta en la siguiente hoja. Ayudante: Cesar Villalobos Luengo 3

4 Ayudante: Cesar Villalobos Luengo 4

5 Resolución del Problema La resolución será crear una Tabla Dinámica en Excel 2007, para realizar esto deberemos pasar por distintas fases, la cuales se detallan a continuación Crear una vista Lo primero es crear una vista, llamada ventas_por_vendedor, a partir del modelo anteriormente mostrado, esta vista tendrá que tener la información de las ventas por persona, y además deberá incluir información geográfica. Para ello ocuparemos el SQL Server Management Studio. La vista se crea en SQL Server, y se detalla a continuación. Imagen: Vista en SQL Server A continuación se muestra una imagen que enseña el diseño de la vista anteriormente mostrada. Imagen: Vista (mostrada por SQL server) Ayudante: Cesar Villalobos Luengo 5

6 Luego de tener la vista Realizada, pasamos a la segunda etapa de nuestra solución, la cual se desarrolla con EXCEL Crear la Tabla Dinámica Lo primero es crear una conexión desde Excel a SQL server 2008 y específicamente a nuestra vista ventas_por_vendedor, para ello nos vamos al menú Datos Creamos una conexión en la opción De otras Fuentes, y luego seleccionamos desde SQL Server como se muestra a continuación. Imágenes: crear una conexión Luego se eso colocamos el nombre del servidor de SQL Server 2008, que en mi caso es Alenn86, esto se muestra en la siguiente imagen. Ayudante: Cesar Villalobos Luengo 6

7 Imagen: Servidor de la base de datos A continuación, seleccionamos la vista que realizamos anteriormente. Imagen: Selección de vista Después de haber seleccionado la vista, finalizamos el proceso y la conexión estará creada. Imagen: finalizar la conexión Y cancelamos la importación de datos que no nos entereza, solo queríamos la conexión. Ayudante: Cesar Villalobos Luengo 7

8 Creación de la Tabla dinámica Ahora viene el proceso de creación de la Tabla Dinámica, para ello nos vamos al menú Insertar y seleccionamos la opción de Tabla dinámica, como lo muestra la siguiente imagen. Imagen: Creación de la Tabla Dinámica Luego de crear la tabla, debemos seguir los pasos para conectarla con la conexión que creamos recién, la siguiente figura muestra como. Imagen: elegir conexión Ayudante: Cesar Villalobos Luengo 8

9 Después elegimos la conexión que anteriormente creamos. Imagen: elegir la conexión Si todo sale bien, la conexión a nuestra vista ya estaría lista, y la tabla dinámica estaría en punto para armarse de acuerdo a nuestros propósitos. La siguiente imagen muestra como debería quedar. Imagen: Tabla dinámica lista Ayudante: Cesar Villalobos Luengo 9

10 Armado de la Tabla dinámica Ahora viene el proceso de armado de la tabla, colocar la columnas y filas de acuerdo a nuestro propósito. Para ello, colocamos los elementos que queremos ver o segregar en la parte de las filas, es decir, nosotros queremos ver las ventas de cada persona, y a la vez, estas ventas juntarlas en países, continentes, etc., por tanto colocamos, en la parte de las Filas los componentes que creamos necesarios, en cambio los campos de ventas ya sea actuales o las del último año se coloca en valores, y estos valores serán las columnas de nuestra tabla dinámica. Imagen: Detalle de los campos de la tabla dinámica Ayudante: Cesar Villalobos Luengo 10

11 Luego de haber realizado el armado de la tabla dinámica, entonces la tabla dinámica estará lista, la siguiente figura muestra la tabla lista y con los valores de nuestra vista y por ende de nuestra base de datos. Imagen: Tabla dinámica lista. Uno ve que están en las filas los continentes, luego los países, así hasta llegar a los vendedores, y al lado en las columnas se encuentran las cantidades vendidas, es decir, las ventas del último año, la venta actuales y además la diferencia entre lo vendido actualmente contra lo vendido el año pasado, para así saber cuán bien o mal vamos. La siguiente imagen muestra una desagregación más importante de los campos anteriores de la tabla dinámica. Imagen: Un nivel mayor de desagregación Por lo tanto la solución se encuentra lista para entregarse a la empresa, y se ve claramente que es muy efectiva y responde claramente al indicador que la empresa pidió. Ayudante: Cesar Villalobos Luengo 11

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