FISCALIA. Cómo Recibir Comprobantes Fiscales en 2011? Manual para la Recepción de Comprobantes Fiscales CENTRO DE INFORMACIÓN FISCAL.

Transcripción

1 FISCALIA CENTRO DE INFORMACIÓN FISCAL Cómo Recibir s Fiscales en 2011? Contenido Antecedentes 2 Contenido de Fiscalia 2 Costos y promociones 4 Proceso de suscripción 5 Manual para la Recepción de s Fiscales Febrero 2011

2 Fiscalia Manual para la Recepción de s Fiscales 2011 Contenido Esquemas de facturación vigentes en Requisitos de cada tipo de comprobante... 2 Leyendas particulares... 6 Validación de los comprobantes... 6 Obtención del XML Obligatoria?... 7 Almacenamiento de los comprobantes XML i

3 Fiscalia Manual para la Recepción de s Fiscales 2011 Introducción Iniciado el año 2011 los contribuyentes debieron definir la forma en que expedirían comprobantes fiscales, ya fuera de forma electrónica o en papel, ambas con sus distintas modalidades. Ahora el problema que se presenta es la recepción de los comprobantes, pues los contribuyentes estarán recibiendo distintas clases de documentos y es necesario saber cómo manejar cada uno de ellos. La finalidad de este trabajo es conformar un manual para conocer los distintos mecanismos que existen de comprobación fiscal, así como las obligaciones que se tienen como receptor de comprobantes, y las distintas problemáticas prácticas que se pueden presentar. Se resalta que en este trabajo no se analizan los requisitos para expedir comprobantes, o las obligaciones que tiene el contribuyente que los expide. Es un trabajo enfocado orientar a quienes reciben los comprobantes, sobre la forma de manejarlos, de revisarlos y de conservarlos. Esquemas de facturación vigentes en 2011 En 2011 existen varios esquemas de facturación, los cuales dependen de las características del contribuyente que los expide: ESQUEMA Factura electrónica versión 3.0 (CFDI) Posibilidad de emitir representación impresa Factura electrónica versión 3.0 (CFDI) a través de organizaciones Posibilidad de emitir representación impresa Factura electrónica versión 2.0 (CFD) Posibilidad de emitir representación impresa fiscal impreso fiscal impreso con Código de Barras Bidimensional (CBB) simplificado DESCRIPCIÓN Fiscal Digital por Internet timbrado por un tercero autorizado. Todos los contribuyentes están obligados a expedir este comprobante, salvo las excepciones que a continuación se señalan. Fiscal Digital por Internet timbrado por un tercero autorizado, expedido a través de organizaciones y asociaciones que reúnan a productores y comercializadores agrícolas, de conformidad con el esquema Sistema Producto previsto en la Ley de Desarrollo Rural Sustentable. Fiscal Digital expedido por medios propios. Opción para contribuyentes que desde antes de 2011 ya expedían CFD, sin importar el monto de sus ingresos. impreso en imprenta autorizada, que se utilizó hasta 2010, y que aún tienen vigencia. Cualquiera puede expedirlo. impreso que contiene un CBB impreso o adherido. Este comprobante lo pueden emitir los siguientes contribuyentes: Aquellos cuyos ingresos en el ejercicio 2010 no hayan superado los $4,000,000 de pesos, sin importar el monto que amparen. Contribuyentes que inicien actividades en 2011 y estimen que obtendrán ingresos iguales o inferiores a $4,000,000, sin importar el monto que amparen. Cualquier contribuyente independientemente de su nivel de ingresos, por operaciones inferiores a $2,000 pesos (antes de impuestos). Contribuyentes distintos a los anteriores podrán expedirlos únicamente durante los meses de enero a marzo de Este comprobante podrán emitirlo contribuyentes que expidan comprobantes en las modalidades anteriores (cumpliendo ciertos requisito), así como las personas físicas que tributen en el Régimen de Pequeños Contribuyentes (REPECO). 1

4 Fiscalia Manual para la Recepción de s Fiscales 2011 Requisitos de cada tipo de comprobante Aunque en general todos los comprobantes tienen los mismos requisitos, existen algunos puntos particulares que cada tipo de comprobante debe cumplir. En la siguiente matriz se muestra de forma gráfica cuáles son los requisitos que cada comprobante debe reunir. por fiscal impreso (Anterior a 2011 con vigencia) impreso con CBB CFD por Requisito CFDI CFD impresa de CFD 1 Timbrado por un tercero autorizado X X Señalar si el pago se hace en una sola exhibición o en parcialidades 3 Nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del RFC de quien los expida. Local o establecimiento en el que se expide (en caso de varios locales) simplificado X X X X X X X X X 4 Número de folio y, en su caso, la serie X X X X X X X X X 5 Lugar y fecha de expedición X X X X X X X X X 6 Clave del RFC de la persona a favor de quien se expida 7 Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen 8 Valor unitario consignado en número 9 Importe total consignado en número o letra 10 Impuestos que se trasladan, desglosados por tasa (cuando proceda) X X X X X X X X X 11 Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación 12 El certificado de sello digital del contribuyente que lo expide X X X X X X Cadena original (opcional cuando - X - X - X

5 Fiscalia Manual para la Recepción de s Fiscales 2011 Requisito proporcionen el XML) CFDI CFD impresa de CFD CFD por por fiscal impreso (Anterior a 2011 con vigencia) impreso con CBB simplificado 14 Sello digital X X X X X X Número de serie del certificado de sello digital 16 Referencia bancaria o cheque con el que se efectúe el pago (opcional) X X X X X X X - X - X La leyenda "Este documento es una representación impresa de un CFD (o - X - X - X CFDI)" 18 RFC genérico, cuando aplique X X X X X X Datos del PSGCFDSP, fecha de publicación de autorización, del oficio y el sello X generado por PSGCFDSP 20 Impuestos retenidos, en su caso 21 Unidad de medida X X X X X X Hora, minuto y segundo de expedición X X X X X X Fecha y hora de emisión y de certificación del CFDI X X Cadena original del complemento de certificación digital del SAT - X Serie que corresponderá a las siglas de identificación definidas para cada PSGCFDSP X Área para plasmar la firma autógrafa o huella digital del productor con la siguiente leyenda "Acepto de total conformidad y bajo protesta de decir X verdad que los datos asentados son verídicos" 27 Código de Barras Bidemensional, vigente X - 3

6 Fiscalia Manual para la Recepción de s Fiscales 2011 Requisito 28 El CBB reproducido con un mínimo de 200/200 dpi en un área de impresión no menor a 2.75 x 2.75 cm 29 El número de aprobación del folio asignado por SICOFI 30 La leyenda "La reproducción apócrifa de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales", impresa con letra no menor de 5 puntos 31 Impreso por impresor autorizado por el SAT 32 Fecha de impresión, vigencia para la utilización y datos de identificación del impresor autorizado 33 La cédula de identificación fiscal o cédula de identificación fiscal provisional reproducida en 2.75 cm. por 5 cm., con una resolución de 133 líneas/1200 dpi, la cual deberá estar siempre legible 34 La leyenda: "La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales", con letra no menor de 3 puntos 35 El RFC, nombre, domicilio y, en su caso, el número telefónico del impresor, así como la fecha en que se incluyó la autorización correspondiente en la página de Internet del SAT, con letra no menor de 3 puntos 36 La leyenda: "Número de aprobación del Sistema de Control de Impresores Autorizados" seguida del número generado por el sistema. CFDI CFD impresa de CFD CFD por por fiscal impreso (Anterior a 2011 con vigencia) impreso con CBB X X X - simplificado 4

7 Fiscalia Manual para la Recepción de s Fiscales 2011 Requisito 37 La leyenda: "Efectos fiscales al pago", en los casos en que ésta aplique 38 La leyenda: "Impuesto retenido de conformidad con la Ley del Impuesto al Valor Agregado", en los casos en que aplique CFDI CFD impresa de CFD CFD por por fiscal impreso (Anterior a 2011 con vigencia) impreso con CBB simplificado 5

8 Fiscalia Manual para la Recepción de s Fiscales 2011 Leyendas particulares Existen algunas leyendas que se deben incluir en los comprobantes, las cuales varían según la actividad o del tipo de contribuyente que los expide. En cada caso será necesario revisar que el comprobante contenga la leyenda que corresponda, según se indica, de forma enunciativa y no exhaustiva, en la siguiente tabla. LEYENDA Efectos fiscales al pago Impuesto retenido de conformidad con la Ley del Impuesto al Valor Agregado Impuesto sobre la renta causado conforme a la opción prevista en la regla I Número de cuenta predial En el caso de que los bienes donados hayan sido deducidos previamente para los efectos del impuesto sobre la renta, este donativo no es deducible Contribuyente del Régimen de Transparencia Ingreso percibido en los términos de la fracción XXVIII, del artículo 109 de la Ley del Impuesto sobre la Renta Por conducto de (RFC del contribuyente que realice la operación) Compra o Venta de divisas Validación de los comprobantes Cuando un contribuyente desee validar un comprobante fiscal, debe utilizar la herramienta disponible en la página de Internet del SAT. Las normas no aclaran si se tiene la obligación de validarlo o si es opcional. La Regla Miscelánea 2010 I , vigente actualmente, señala que la verificación de la autenticidad de los folios y la vigencia de los certificados de los sellos digitales, podrá llevarse a cabo utilizando la página electrónica del SAT, cuando los contribuyentes así lo consideren ; es decir, se puede entender que la validación del comprobante queda a discreción del contribuyente. CASO EN QUE APLICA Actividad empresarial o profesional de personas físicas. (Artículo 133 LISR) s de operaciones en las que existe retención de IVA. (Artículo 32 LIVA) s de personas físicas que realicen actividades empresariales al menudeo, que ejerzan la opción de tributar como asimilables a salarios. (Regla 2010 I ) s de ingresos de personas físicas por arrendamiento de bienes inmuebles. (Artículo 189 RISR) s que amparen donativos. (Artículo 46 RCFF) s de persona moral que cumpla las obligaciones fiscales por cuenta de sus integrantes. (Artículo 82 LISR) s de ingresos por derechos de autor. (Artículo 109 XXVIII LISR) Leyenda opcional para los casos en que se realizan erogaciones a través de terceros (Regla 2010 I ) Leyenda requerida para las operaciones de compra y venta de divisas en centros cambiarios. (Regla 2010 (I ) Ahora bien, para validar las facturas el SAT señala en las reglas misceláneas I , II , II y II , que se utilizará un servicio para llevar a cabo las validaciones correspondientes, a través de su página de Internet. El problema que se presenta con estas herramientas es que se requiere contar con el archivo XML de la factura electrónica, y como se ha indicado, existen facturas cuyo XML es altamente difícil de obtener, como es el caso de las facturas de servicios (agua, luz, teléfono, etc.) o de compras que se hacen de forma presencial en los establecimientos, donde no es 6

9 Fiscalia Manual para la Recepción de s Fiscales 2011 materialmente posible recibir un archivo electrónico. Existe una herramienta para validar los comprobantes impresos, pero no valida las representaciones impresas de las facturas electrónicas, sino comprobantes en papel o con CBB. En este, como en muchos otros temas relacionados con facturación electrónica, se hacen necesarias precisiones claras por parte de la autoridad. Para abundar en este tema, leer el artículo Estoy obligado a validar las facturas electrónicas que recibo? publicado por Fiscalia el 14 de enero de 2011 en la sección Actualidades. Obtención del XML Obligatoria? El Artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que los comprobantes fiscales digitales (archivo XML) deberán archivarse y registrarse en los términos que establezca el Servicio de Administración Tributaria. Lo anterior parece ser una obligación que aplica únicamente a quienes expidan comprobantes, ya que el citado artículo se refiere a esos contribuyentes. Ahora bien, la Regla Miscelánea 2010 I , establece que los contribuyentes que emitan y reciban comprobantes fiscales digitales, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, cumpliendo con los requisitos aplicables. Las reglas I y I , contienen exactamente esta misma redacción. Hasta aquí se tiene que el CFF obliga al emisor a conservar los archivos de los comprobantes fiscales electrónicos (formato XML), pero al parecer la Miscelánea obliga tanto a los contribuyentes que emitan como a los que reciban estos comprobantes. Facturas como las del recibo del teléfono y otros servicios que se reciben en el domicilio, así como de compras efectuadas en establecimientos comerciales, las cuales son recibidas en representación impresa, difícilmente podrán ser recibidas u obtenidas en formato electrónico. Hacerlo así representaría un problema de logística tanto para emisores como para receptores de estos documentos. En un documento difundido en página de Internet del SAT, plantean la siguiente pregunta obtenida a través del área de Atención al Contribuyente, y a la cual responden de la siguiente manera: P. Cómo se almacenan las facturas electrónicas? R. Las personas que entreguen, envíen o reciban una factura electrónica en su formato electrónico (XML), deberán almacenar los mismos, en medios magnéticos, ópticos o cualquier otro medio de almacenamiento informático (CD, DVD, DAT, Disco Duro, etc.), siempre que la tecnología del medio de almacenamiento sea vigente. Como se puede ver, la propia autoridad hace referencia a que el almacenamiento de los comprobantes es cuando se reciban en su formato electrónico (XML); sin embargo, no aclara la duda de si la persona a quien se expide el documento electrónico en su formato impreso debe obtener el documento electrónico (XML) para fines de archivarlo de conformidad con las disposiciones fiscales. La redacción de las disposiciones carece de claridad y genera inseguridad entre los contribuyentes, por lo que convendrá que la autoridad realice, también en este caso, las aclaraciones pertinentes. Para abundar en este tema, leer el artículo Recibí una factura electrónica impresa Debo obtener y conservar el XML? publicado por Fiscalia el 26 de noviembre de 2010 en la sección Actualidades. Almacenamiento de los comprobantes XML En algunos casos los contribuyentes sí recibirán el comprobante fiscal en formato XML; en estos casos, es necesario saber qué es lo que se debe hacer con ellos. Para el caso de los CFDI, la Regla Miscelánea 2010 I , establece que los XML recibidos 7

10 Fiscalia Manual para la Recepción de s Fiscales 2011 deberán almacenarse en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML. El SAT considerará que se cumple con los requisitos para almacenar los CFDI cuando se almacenen y conserven los citados comprobantes sujetándose estrictamente a lo dispuesto por la Secretaría de Economía en la Norma Oficial Mexicana No. 151 vigente (NOM- 151), publicada en el DOF, y mantengan en todo momento a disposición del SAT los elementos necesarios para su verificación y cotejo. Por su parte, para el caso de los CFD, la Regla Miscelánea 2010 I , señala que estos archivos se deberán conservar durante el plazo que las disposiciones fiscales señalen para la conservación de la contabilidad, así como tener y poner a disposición de las autoridades fiscales un sistema informático de consulta que permita a estas últimas localizar los CFD recibidos, así como la revisión del contenido de los mismos. Igualmente, prevé la aplicación de la NOM-151 de forma opcional. Por tanto, al recibir comprobantes en formato XML, se deben conservar en los términos indicados anteriormente, y se deberá contar con un software que permita la visualización de la información que éstos contienen, así como la búsqueda de datos en dichos archivos. Aunque la disposición no es clara, pareciera que si se recibe la representación impresa del comprobante digital, ya no sería necesaria la conservación del XML en los términos señalados, por lo que, dados los costos que puede implicar la conservación de los documentos XML, es probable que los contribuyente opten por solicitar y conservar la representación impresa. * * * Fiscalia MMXI Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra. Monterrey, Nuevo León, México Inicia ahora tu registro en Fiscalia visitando la siguiente dirección: Contáctanos en: clientes@fiscalia.com 8