DIRECTRICES PARA LA REALIZACIÓN DEL VISADO ELECTRÓNICO DIGITAL DE PROYECTOS

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1 DIRECTRICES PARA LA REALIZACIÓN DEL VISADO ELECTRÓNICO DIGITAL DE PROYECTOS

2 ÍNDICE 1. Objetivo 3 2. Requisitos Informáticos 4 3. La Firma Electrónica 5 4. Proceso de Obtención del Certificado Electrónico 7 5. Estructura del Proyecto 9 6. Acciones a Realizar por el Colegiado Acciones que realiza el Colegio Impresión de Documentos Visados Electrónicamente Bibliografía 16 EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 2 de 16

3 1. OBJETIVO El presente documento pretende ser una Guía de Referencia para todos aquellos colegiados que deseen acogerse a la modalidad de Visado Electrónico de proyectos. El visado electrónico de proyectos se pone en marcha a raíz de diversas iniciativas de adaptación por parte del Colegio para la utilización y fomento de las Nuevas Tecnologías. Es por tanto que el mencionado visado se plantea como alternativa al tradicional, y por tanto, serán de aplicación todas las normas y directrices establecidas para el mismo, con excepción de las indicaciones reseñadas en el presente documento. EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 3 de 16

4 2. REQUISITOS INFORMÁTICOS Al objeto de la elaboración y redacción de proyectos, se podrá utilizar cualquier tipo de software informático en cualquiera de sus versiones, desde las herramientas más típicas de ofimática tales como Microsoft Word en su versión 97, 2000, XP, 2003 o 2007, hasta software más específico tal como Autocad, Microstation, Project, Visio, etc. La única limitación a este respecto se centrará en la obligatoriedad de presentar la totalidad del contenido del proyecto en uno (preferentemente) o varios documentos de Acrobat (de extensión pdf). Para ello bastará con imprimir los diferentes apartados del proyecto a visar en archivos de las características mencionadas con anterioridad, y posteriormente, unirlos en uno. Será conveniente disponer del programa Adobe Acrobat Standard o Profesional, ya que, aunque existen herramientas gratuitas para la generación de los archivos pdf tales como PDF Creator, al objeto de poder firmar digitalmente se necesitará disponer de otra versión de Acrobat que no sea la de Acrobat Reader, ya que ésta no soporta los protocolos de Firma Digital. En el apartado referente al número de versión del programa, aunque se puede firmar digitalmente con versiones de Adobe Acrobat anteriores a la 6, se recomienda como mínimo tener instalada la versión v.6 aunque se aconseja utilizar la v.8 o la v.9, ya que tales versiones incorporan mayor versatilidad al proceso. Se deberá disponer a su vez de las plantillas para la presentación de documentos que se incorporan en la web del colegio Tales plantillas se podrán descargar directamente a través de la mencionada página o se podrán solicitar por . Al objeto de llevar a cabo la firma digital será necesario disponer de un certificado electrónico válido par la firma, que se solicitará previamente al primer visado de proyectos en la web del colegio siguiendo el procedimiento descrito en el apartado 4 de este mismo documento para la obtención del Certificado Electrónico. Finalmente como soporte para la presentación de los proyectos, se podrán utilizar CD s (de 650 Mb. o 700 Mb.) o DVD s (de 4.35 Gb o 9 Gb. del tipo DVD+R o DVD R). Para llevar a cabo la grabación del soporte, se deberá utilizar algún tipo de software de grabación tal como Nero Burning Room. También se podrá remitir el proyecto utilizando la plataforma de envío que se describirá posteriormente. EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 4 de 16

5 3. LA FIRMA ELECTRÓNICA Se puede definir la firma electrónica como un conjunto de datos asociados a un documento que permite asegurar la identidad del firmante y la integridad del mensaje (estableciéndose así la analogía con la firma manuscrita). En la actualidad la utilidad de la firma electrónica se centra en: Firmar Digitalmente Garantizando Integridad y Procedencia de los datos de un documento. Cifrar Datos para que solo el destinatario y el emisor puedan acceder al contenido del documento cifrado. Realizar Trámites de forma segura con los diferentes Organismos Administrativos. Identificarse en Internet Autentificar la identidad de un Usuario En apartado referente a normativa y legislación, hay que destacar que en materia de firma electrónica la legislación existente es la siguiente: Ley de Firma Electrónica 59/2003 Reconocimiento Legal: R.D. Ley 14/1999 de 17 de Septiembre Para poder firmar electrónicamente es necesario disponer de un certificado digital, el cual se podría definir como una identificación que expide una Autoridad Certificadora reconocida (CA) para poder firmar electrónicamente, y que consta de: Identidad del Titular Clave Pública Clave Privada Datos propios del Certificado: Código, Período de Validez, etc. Identidad y Firma de la Autoridad de Certificación EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 5 de 16

6 Entre las características que otorga la inclusión de una firma digital a un documento, se pueden citar: Integridad No Repudio Autenticidad Confidencialidad Los diferentes tipos de certificados digitales existentes hoy en día son los siguientes: 1. Certificados de Persona Física, que acreditan a una persona para poder firmar sus documentos personales, y serán los requeridos para los visados electrónicos. 2. Certificados de Persona Jurídica, que acredita a una entidad para poder firmar o certificar documentos (Firma de Empresa) 3. Certificados de Firma de Representante, que acreditan a una persona como representante de una empresa para firmar diversos tipos de documentos (válidos para Contratos, Facturas de empresa, etc.). En lo referente al estándar electrónico seguido por las Autoridades Certificadores se ha elegido el X-509 clase 3, siendo este tipo el expedido por: Las Cámaras de Comercio (en concreto la Cámara de Oviedo) El Ministerio del Interior en la expedición del DNI electrónico La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre En el caso del Colegio, se podrán utilizar tanto el emitido por la Cámara de Comercio, Industria y Navegación de Oviedo como el emitido por el Ministerio del Interior en el DNI, que cumplen ambos con todos los requisitos necesarios para el visado de proyectos, y cuyo proceso de obtención por parte de un colegiado se describe en el apartado 4. EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 6 de 16

7 4. PROCESO DE OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO ELECTRÓNICO El proceso de obtención del certificado digital válido para la firma de proyectos a visar consta de varias fases, que se deberán abordar con anterioridad a la primera presentación de un proyecto a visar: 1. Solicitud del certificado bien personándose en la sede del Colegio, bien a través de internet accediendo en la página y haciendo clic en el link de obtener la firma electrónica del Consejo. Posteriormente se cumplimentará el formulario de solicitud y se remitirá telemáticamente. 2. Una vez comunicada la aceptación de la solicitud por Camerfirma a tu correo electrónico, deberás presentarte físicamente en el punto de verificación de presencia que hayas seleccionado en el formulario con original y copia de tu DNI, para la firma del contrato de prestación de servicios de certificación digital y, abonar las tasas de la firma electrónica. Indicar a este respecto que el certificado al ser una certificación de pertenencia al Consejo Superior de Colegios de Ingenieros de Minas, dejará de tener validez y quedará revocado al causar baja como colegiado. 3. Posteriormente Camerfirma te contactará e indicará la web de descarga del certificado. 4. La instalación del Certificado se llevará a cabo pulsando doble clic sobre el archivo que lo contiene e iniciándose un asistente para la incorporación del mismo al gestor de certificados electrónicos de nuestro sistema operativo (caso de obtenerlo en formato de software) solicitándose en este momento la contraseña de instalación. Se recomienda que el nivel de seguridad asociado al uso del certificado sea el más alto posible. Posteriormente se podrá comprobar que el certificado ha sido instalado con éxito si abrimos el programa Internet Explorer y en el menú herramientas seleccionamos la opción Opciones de Internet, y en la pestaña contenido hacemos clic en el botón de certificados. Si el certificado se encuentra en formato de hardware, al introducir la llave en un puerto USB del ordenador reconocerá los certificados almacenados, solicitando la contraseña de acceso. Se podrán comprobar dichos certificados accediendo al mismo apartado del Internet Explorer comentado con anterioridad. EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 7 de 16

8 En el caso de desear utilizar los certificados del DNI electrónico, indicar que será necesario disponer de este documento oficial actualizado. Si nuestro DNI no dispone del chip criptográfico por ser de los antiguos, se deberá acudir a una oficina del DNI para renovarlo. En la web se puede descargar un video que muestra el proceso de instalación del certificado. Una vez se ha instalado el certificado en el sistema operativo, el colegiado podrá, si dispone de los medios adecuados, almacenarlo en una tarjeta criptográfica o en un token para alcanzar mayores niveles de seguridad en el manejo del mismo. Hay que recordar que si alguien consigue nuestro certificado electrónico, puede realizar una suplantación de nuestra identidad en Internet, o en la firma y acreditación de documentación (a modo de ejemplo, podría consultar los datos personales y firmar documentos con la identidad del propietario del certificado en el Ministerio de Hacienda). Es por esto que se recomienda poner a buen recaudo el archivo de instalación y la contraseña del certificado, así como impedir la exportación del mismo, utilizar los mayores niveles de protección en el manejo o acceso al certificado o evitar que otros usuarios utilicen nuestro ordenador. Indicar a este respecto que si dudamos de una posible sustracción o uso indebido del certificado por parte de otras personas podremos contactar con la entidad emisora al objeto de la revocación del mismo y emisión posterior de uno nuevo tras el abono de tasas correspondientes. La validez del certificado de Camerfirma será de dos años, trascurridos los cuales esta entidad contactará con el colegiado a través de al objeto de proceder a la actualización del mismo haciendo clic en el link de renovación correspondiente que aparecerá en el correo. La validez de los certificados del DNI electrónico es la misma que el período de vigencia de este documento. EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 8 de 16

9 5. ESTRUCTURA DEL PROYECTO El proyecto a visar deberá seguir las siguientes normas: En primer lugar, se deberá dejar un hueco en blanco en todas las páginas del documento, que irá ubicado en la esquina inferior izquierda del papel. En dicho hueco que deberá tener unas dimensiones mínimas de 6 cm. de ancho por 4 cm. de alto se situará el sello del Colegio. La estructura del documento será la siguiente: Portada e Índice (numerado con páginas consecutivas): que deberán figurar en el primer archivo (caso de que el proyecto se componga de varios). Memoria y Cálculos Técnicos Presupuesto Planos Documento de Seguridad y Salud (si fuese necesario) y Anexos En el apartado referente a los nombres de fichero a utilizar, se deberían nombrar de la siguiente manera: número de colegiado seguido del tipo de documento (se deben utilizar nombres cortos, de no más de diez caracteres, Ej: 1449_memoria.pdf). En caso de presentar varios archivos sería conveniente introducir un fichero en el que se indique el orden de los archivos y el cometido de los mismos. Para ello puede utilizarse la plantilla que se encuentra en la web. Por su parte sería conveniente que la caja en la que se entrega el soporte aparezca el título del proyecto, y el nombre y número de colegiado del autor. Para ello se puede utilizar la plantilla de la web y rellenarla con adobe Acrobat. EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 9 de 16

10 6. ACCIONES A REALIZAR POR EL COLEGIADO Las acciones que deberá realizar el colegiado con anterioridad a la entrega en el colegio de un proyecto a visar electrónicamente son: 1. Imprimir en formato PDF los diferentes documentos que componen el Proyecto: Para ello será necesario disponer de la versión de Adobe Acrobat Estándar o Profesional instalada o un software alternativo tal como se describe en el apartado Unir los Documentos en un único archivo, si es posible ya que archivos de tamaño superior al Gigabyte pueden ser difíciles de manejar en el PC. En el caso de que el proyecto tuviese un tamaño tan grande que un solo archivo fuese inmanejable por el ordenador, se podrá proporcionar el mismo dividido en varios archivos clasificados convenientemente. Hay que destacar, que él o los archivos deberían nombrarse de la siguiente manera: número de colegiado seguido del tipo de documento (se deben utilizar nombres cortos, de no más de diez caracteres, Ej: 1449_memoria.pdf). En caso de presentar varios archivos sería conveniente introducir un fichero en el que se indique el orden de los archivos y el cometido de los mismos. Para ello puede utilizarse la plantilla que se encuentra en la web. Por otra parte puede ocurrir que el proyecto esté compuesto por un único archivo, en tal caso este punto no sería necesario. 3. Agregar la portada oficial del Colegio y cubrirla con los datos del proyecto y del colegiado: Se procederá a agregar al archivo de Adobe Acrobat del proyecto la portada oficial del Colegio que se podrá descargar de la Web. Una vez insertada en la cabecera del proyecto, se rellenarán los diferentes campos de la misma tales como el título del proyecto, la fecha de presentación o el número del colegiado autor del documento. 4. Agregar la Firma Electrónica: Se firmará digitalmente el proyecto con el certificado del colegiado en el campo de firma correspondiente de la portada. Merece la pena destacar a este respecto que solamente será necesario introducir la firma una única vez en todo del documento (en la portada), no obstante, la firma personal manuscrita escaneada del colegiado se podrá introducir como imagen en cualquier lugar tantas veces como se desee. 5. Para presentar el proyecto a visar se podrá: EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 10 de 16

11 Grabar el proyecto en un CD y entregarlo en el Colegio: Finalmente se deberá introducir el archivo o los archivos del proyecto en un soporte a entregar en la sede del Colegio. Para personalizar la caja del CD se puede utilizar la plantilla de la web. Para ello bastará con rellenar los datos de los campos de formulario de la misma, imprimir en papel el documento, recortarlo e insertarlo en la caja del soporte (CD o DVD). Entregar el proyecto telemáticamente: Para ello, se deberá acceder al área de colegiados al objeto de obtener la dirección ftp válida que le permitirá al colegiado subir el proyecto al servidor del Colegio (dicha dirección ftp se cambia con frecuencia). Posteriormente, el colegiado abrirá en su ordenador la ventana de Mi Pc y escribirá en la barra de direcciones la mencionada dirección ftp. Indicar que si aparece en pantalla un error, éste no será importante, ya que solo avisará de que el colegiado podrá escribir datos en el servidor, pero no leer ni descargar los ya almacenados. Tener presente que si se utiliza algún explorador de internet en lugar de la ventana de Mi Pc probablemente no permita subir el archivo ya que suelen estar preparados únicamente para descargas. A su vez si el colegiado dispone de un gestor ftp, podrá utilizarlo más cómodamente para este cometido en lugar de la ventana de Mi Pc. Para subir el archivo bastará con arrastrarlo y soltarlo en la ventana abierta. Tras haber finalizado la copia, el colegiado remitirá un correo electrónico con sus datos de colegiación y los referentes al proyecto a visar a la dirección de secretaria@coimne.es al objeto de informar de la solicitud de visado. El colegiado posteriormente recibirá, vía correo electrónico, un acuse de recibo del mismo en cuanto se compruebe que el proyecto es conforme para visado. Caso de existir alguna anomalía se indicará ésta en el mencionado correo. En un segundo correo electrónico se informará al colegiado de la fecha de entrega, así como se proporcionará la factura del visado para su ingreso. Una ver confirmado el ingreso del importe del visado por parte del colegiado (éste puede remitir fotocopia del documento de ingreso por fax o para ello al Colegio), la secretaría del Colegio comunicará por correo electrónico al colegiado la dirección de descarga del proyecto visado. EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 11 de 16

12 El plazo que tendrá el colegiado para proceder a la descarga del mismo será de una semana contada desde el momento de su notificación. Transcurrido ese plazo, se deberá volver a solicitar la descarga del proyecto al Colegio. En la web se puede descargar un video que muestra el proceso a seguir por el colegiado. EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 12 de 16

13 7. ACCIONES QUE REALIZA EL COLEGIO Las acciones que realiza el Colegio con posterioridad a la recepción de un proyecto de visado electrónico son: 1. Comprobaciones generales: Se comprobará en primer lugar el buen estado de lectura del soporte así como la ausencia de virus en el mismo. Posteriormente se almacenará el proyecto de visado en disco duro. En caso de que surjan problemas a este respecto, se procederá a devolver el soporte al autor, al objeto de que subsane tales deficiencias. 2. Comprobación de validez de la Firma del Colegiado y del Proyecto: Se comprobará en primer lugar si el autor del proyecto tiene la capacidad para poder firmar el proyecto y si se encuentra colegiado. Posteriormente se abre el documento del proyecto y se comprueba la validez de la firma electrónica del colegiado. Tanto si el documento no se puede abrir, como si la firma no es válida o el proyecto ha sufrido modificaciones con posterioridad a su firma, se devolverá al autor al objeto de que subsane tales deficiencias. 3. Revisión del contenido, tal como se realiza en los visados tradicionales. 4. Sellado del Documento y Adición del Certificado Electrónico del Colegio: Se procederá a sellar el documento en todas las páginas en la esquina inferior izquierda, y a agregar el certificado electrónico del colegio. 5. Grabará el proyecto en un CD y entregará al Colegiado: Finalmente se grabará el documento en un soporte (CD o DVD) y se comunicará al autor que el proyecto se encuentra visado y puede pasar a recogerlo. El nombre del documento contendrá el número de visado y la fecha (Ej: VO_ _123_memoria.pdf). Finalmente el proyecto visado se recogerá en las oficinas del Colegio, una vez recibido y comprobado el pago del mismo. 6. Si el colegiado ha remitido telemáticamente el proyecto y así desea descargarlo, el Colegio le facilitará una dirección de descarga del mismo vía correo electrónico. El plazo para la descarga será de una semana contada desde el momento de su notificación al colegiado. Transcurrido ese plazo, se deberá volver a solicitar la descarga del proyecto al Colegio EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 13 de 16

14 En caso de que en el proyecto, debido a motivos de tamaño, no sea posible presentarlo en un único archivo, se procederá a realizar los pasos anteriormente descritos con cada uno de los ficheros. En la web se puede descargar un video que muestra el proceso a seguir por el colegio. EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 14 de 16

15 8. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS VISADOS ELECTRÓNICAMENTE Si al tratar de imprimir un documento visado no se llegan a visualizar los sellos en la copia impresa, es debido a que no hemos configurado correctamente el Adobe Acrobat, para que imprima todo el contenido del documento. Como se puede apreciar en la siguiente imagen, a la hora de imprimir, en la ventana de configuración de impresión del documento deberemos especificar la opción de Imprimir Documento y Marcas. (Esta opción puede cambiar según la versión y puede tener una expresión o traducción diferente). EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 15 de 16

16 9. BIBLIOGRAFÍA Web del Colegio Oficial de Ingenieros de Minas del Noroeste de España: Web del Visado Electrónico en el Colegio: Web de la Cámara de Comercio de Oviedo: Web de Camerfirma: Web del Boletín Oficial del Estado: EL VISADO ELECTRÓNICO DE PROYECTOS VERSIÓN 1.5 Pág.- 16 de 16