Colegio de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos. Manual de Gestión de correo electrónico y SMS

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1 Colegio de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos. Manual de Gestión de correo electrónico y SMS Versión 2.0 3/05/2010 Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 1

2 GESTOR DE CORREO ELECTRÓNICO y SMS Una vez hecho el filtro en Siges, generada la lista de destinatarios y seleccionado el remitente, el sistema pasa el control al gestor de correo electrónico. Es una aplicación basada en web y que se va a utilizar para crear el cuerpo del mensaje e incluir anexos al correo electrónico que se está componiendo. Descripción de los campos del Gestor de Correo Electrónico Asunto: Es el título del correo electrónico. Se rellena a mano Enviado por: Remitente del correo. Se selecciona automáticamente en función de la selección efectuada en Siges. Destinatarios: Personas a las que va dirigida el correo electrónico. Se incluye el nº de colegiado y la dirección . El campo se rellena automáticamente en función del filtro realizado en SIGES Total Correos: Número total de destinatarios. Se rellena automáticamente Contenido: Cuerpo del correo electrónico. Permite lenguaje HTML, es decir, el correo puede llevar imágenes, vínculos, colores, tipos y tamaños de letras y en general cualquier componente que forme parte de una página web. Ver el apartado Como componer el cuerpo del mensaje Ver Código HTML: Conmuta el modo de visualización/edición del campo Contenido Si está activado, se muestra el contenido HTML del mensaje y si está desactivado, se muestra el aspecto final que tendrá el que se quiere enviar. Anexo: Muestra el anexo que se ha seleccionado para añadir al correo electrónico. Solo se puede enviar un anexo con un tamaño máximo de 3 Mb Ver el apartado Como anexar un fichero al correo electrónico Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 2

3 Incluir Anexo: Zona de exploración para seleccionar ficheros de nuestro disco duro que serán anexados al correo electrónico que queremos enviar. Realizar el envío de correo electrónico Botón con el que se comienza el proceso de envío del correo electrónico a todos los destinatarios seleccionados. Como anexar un fichero al correo electrónico En algunas ocasiones, además de enviar el cuerpo del correo, puede ser necesario incluir algún tipo de documento. Esta versión de la aplicación del Gestor de correo electrónico permite enviar un anexo de 3 Mb como máximo en cada correo. Incorporación del anexo: La inclusión de los anexos se realiza a través de la zona azul de la aplicación Con el botón Examinar exploramos nuestro disco duro para encontrar el archivo que queremos anexar. Una vez seleccionado el archivo (máximo de 200 Kb), hacemos clic en el botón Anexar archivo. El proceso de anexión puede durar unos minutos si el archivo es muy grande, dependiendo de la velocidad de acceso a Internet disponible en cada momento. Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 3

4 Cuando el archivo se haya adjuntado, aparecerá el icono de un clip junto con el nombre del anexo. De esta manera se da por finalizado el proceso de anexión de archivos y se puede continuar con la composición del correo electrónico NOTA: Si el correo electrónico que se va a enviar lleva algún anexo, es necesario incluirlo al principio del proceso para evitar la pérdida de datos en el contenido del mensaje NOTA 2: En caso de necesitar adjuntar más de un archivo, se puede hacer un zip de todos los archivos necesarios, siempre que el conjunto no sobrepase los 200 Kb de capacidad total. NOTA 3: En el caso de necesitar adjuntar archivos muy grandes, ver el Anexo I, al final de este documento Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 4

5 Como componer el cuerpo del mensaje La barra de edición Para dar un aspecto más vistoso al correo electrónico, se ha dispuesto un formulario en el que directamente se puede editar y dar forma al cuerpo del mensaje, insertar fotografías, incluir tablas, cambiar colores y tamaños de letras, etc. La edición se realiza con una versión simplificada de una barra de botones similar a la que se puede encontrar en otros editores de texto. El manejo de esta barra se da por supuesto en cualquier persona con unos mínimos conocimientos de ofimática, así que no entraremos a explicar en este manual su funcionamiento. Código HTML Es posible que el correo tenga una complejidad tal que se excedan las posibilidades de edición de la barra de botones. En este caso, la aplicación permite copiar el código HTML generado por cualquier editor de páginas web como FrontPage, Dreamweaver, etc y utilizar de esta manera toda la potencia que nos brindan este tipo de aplicaciones en la creación de páginas web. Para ello, una vez realizada la composición del correo con cualquiera de estos editores, se copiará el código HTML en la ventana Contenido asegurándonos que la casilla Ver código HTML se encuentra activada Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 5

6 Una vez insertado el código, se puede desmarcar la casilla Ver código HTML para observar el aspecto final que tendrá nuestra correo electrónico. NOTA: Para que una fotografía sea visible en el correo electrónico, ha de estar situada en un servidor Web. Es decir, no se podrá visualizar nunca una foto que se encuentre en nuestro disco duro. Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 6

7 Como enviar el correo electrónico Una vez que tengamos el cuerpo del mensaje concluido, y opcionalmente archivos adjuntos, tan solo habrá que rellenar el campo Asunto, es decir, el título del . Por último, se hará clic en el botón Realizar envío de correo electrónico para comenzar con el proceso de envío. El tiempo utilizado para enviar el correo a todos los destinatarios variará desde unos segundos para unos 100 correos hasta algunos minutos para 2000 ó 3000 correos. El sistema conmutará a una página en dónde se irá mostrando el progreso del envío Cuando aparezca el mensaje Fin del Envío de Mensajes habrá finalizado el envío. Ya se puede cerrar el navegador NOTA: La aplicación lleva un histórico permanente del número de correos enviados, destinatarios, remitentes, contenido, anexos, etc, que puede ser consultado en cualquier momento Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 7

8 Descripción de los campos del Gestor de SMS De igual forma que se envían correos electrónicos, si también se decide en Siges, se pueden enviar mensajes cortos (SMS) a los destinatarios que tengan número de móvil disponible. Los campos de la pantalla son: Destinatarios: Personas a las que va dirigido el mensaje SMS. Se incluye el nº de colegiado y el teléfono móvil. El campo se rellena automáticamente en función del filtro realizado en SIGES. Contenido: Campo en dónde se escribe el mensaje de texto. Ha de ser texto plano y con un máximo de 160 caracteres. NOTA: El número máximo de destinatarios para envíos de SMS es de 25 Como enviar los mensajes SMS Una vez que tengamos el contenido del mensaje, tan solo habrá que hacer clic en el botón Realizar envío de SMS para comenzar con el proceso de envío. El tiempo utilizado para enviar el mensaje a todos los destinatarios es de unos segundos. El sistema conmutará a una página en dónde se irá mostrando el progreso del envío Cuando aparezca el mensaje Fin del Envío de SMS habrá finalizado el envío. Ya se puede cerrar el navegador. NOTA: El envío de SMS s es un proceso que tiene un coste para el Colegio. Por ello es importante hacer un uso racional del gestor de envíos de SMS y no utilizarlo más que cuando sea realmente útil y solo para un número reducido de destinatarios. Para envíos masivos de información, se recomienda usar el gestor de envíos de correo electrónico Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 8

9 ANEXO I Como subir archivos pesados al servidor del colegio para su uso en el gestor de correo En el caso en el que el archivo que haya que anexar al correo electrónico ocupe más de 200 Kb, lo que debemos hacer es subirlo al servidor Web del Colegio y después referenciarlo en el cuerpo del mensaje de correo electrónico que estemos componiendo Para ello, abriendo otra pestaña del navegador, tecleamos: El acceso a esta zona web, al estar expuesto desde Internet a cualquier persona, está protegido por usuario y contraseña. Quien quiera acceder a esta zona, deberá ponerse en contacto con el Departamento de Informática Tras logarnos en el sistema, nos aparecerá un menú como el siguiente: Hacemos click en Categorías Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 9

10 Y finalmente en el valor de la columna índice correspondiente al ENVÍO MASIVO (normalmente la única entrada que habrá será esta) No tenemos que conocer ni introducir ningún dato en la página y tan solo vamos a utilizar el Área de copia de archivos del disco duro al servidor web para poder enviar al servidor los anexos o imágenes que queramos incluir en nuestro correo electrónico Botón Examinar : Con este botón accedemos al contenido de nuestro disco duro y podemos seleccionar cada una de los elementos que queremos subir al servidor para después enlazarlos desde el correo electrónico. La selección deberá ser unitaria. Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 10

11 Botón Enviar archivos al Servidor Web : una vez hayamos seleccionado el archivo que queremos publicar, haremos clic sobre este botón. El archivo seleccionado se transferirá al servidor Web del Colegio. Dependiendo del tamaño del archivo transferido y de la conexión disponible en ese momento, este proceso puede llevar desde unos segundos a varios minutos. Una vez publicado el archivo, aparecerá la ubicación del mismo dentro de los servidores del Colegio. Esta ubicación se podrá seleccionar y copiar en el portapapeles para ser utilizada en el mensaje que estemos montando. Dirección web (URL) dónde se ha publicado el último archivo subido. Seleccionarla y copiarla con CTRL + C Las limitaciones de tamaño de archivos son las siguientes: Archivos gráficos: Se incluyen los archivos gráficos más utilizados en Internet como imágenes GIF, JPG, TIF, BMP. El tamaño máximo es de 500 Kb Resto de archivos: Aquí se incluyen archivos de tipo DOC, PDF, ZIP, XLS, etc con un tamaño máximo de 20 Mb Contenido de la Carpeta: Se visualizan los archivos subidos, y su tamaño en Kbytes a una determinada carpeta (la que aparece en el campo carpeta ) De esta manera, es más fácil comprobar el nombre de un archivo en el servidor, así como asegurarnos si un archivo determinado lo hemos subido correctamente. Una vez hayamos copiado la dirección URL en el portapapeles de Windows (Con CTRL+C o edición-copiar) podemos utilizarla en nuestra página del gestor de envíos Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 11

12 Para ello, marcamos el texto que queremos enlazar con el documento que acabamos de subir: Haciendo click en el icono de link se nos abrirá una pantalla para introducir el enlace que hemos copiado anteriormente en el portapapeles. Y de esta forma, nuestro texto subrayado se convertirá en un enlace que cuando se le haga clic, se accederá al documento asociado. Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 12

13 Ahora, cuando los destinatarios del envío reciban el correo electrónico, podrán hacer clic en el enlace y descargarse el documento que queremos que vean. Manual de Gestión de correo electrónico y SMS (v 2.0) 13

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