Septiembre de Teléfono ShoreTel IP 480/480g Guía de usuario

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1 Septiembre de 2016 Teléfono ShoreTel IP 480/480g Guía de usuario

2 Avisos legales Copyright de la documentación y del software Copyright ShoreTel Inc., Sunnyvale, California, EE.UU. Todos los derechos reservados. Impreso en los Estados Unidos de América. El contenido de esta publicación no se puede reproducir o transmitir en ningún formato y a través de ningún medio, ya sea electrónico o mecánico, para ninguna finalidad sin el previo consentimiento escrito de ShoreTel, Inc. ShoreTel, Inc. se reserva el derecho de realizar modificaciones sin previo aviso en las especificaciones y el material aquí contenido y no será responsable de ningún daño (incluidos los derivados) provocado por el material presentado, incluyendo (pero sin limitarse a) errores tipográficos, aritméticos o de enumeración. Marcas comerciales ShoreTel, ShoreTel (y el logotipo), Brilliantly Simple, Brilliantly Simple Communication, ShoreTel Connect, ShoreTel Connect ONSITE, ShoreTel Connect CLOUD y ShoreTel Connect HYBRID son marcas comerciales registradas de ShoreTel, Inc. en Estados Unidos y/o en otros países. El logotipo de ShoreTel es una marca comercial de ShoreTel, Inc. en Estados Unidos y en otros países. Todas las demás marcas comerciales y registradas mencionadas en este documento pertenecen a sus respectivos propietarios. Patentes El teléfono ShoreTel IP 480/480g está cubierto por las patentes que se enumeran en Información sobre la versión Guía de usuario del teléfono ShoreTel IP 480/480g Número de referencia del documento: Fecha: Septiembre de 2016 Información corporativa ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California EE.UU (fax) Teléfono ShoreTel IP 480/480g Guía de usuario 2

3 Índice Antes de empezar Acerca de este manual Organización Convenciones Documentos relacionados Capítulo 1 Primeros pasos Descripción general del teléfono ShoreTel IP 480/480g Pantalla del teléfono Botones de apariencia de línea y botones programables Teclas programables Retroiluminación de la pantalla del teléfono Ajuste del contraste de la pantalla Reducción de los reflejos en la pantalla del teléfono Configuración del teléfono Asignación de su extensión o número de teléfono al teléfono Registro de un teléfono en un sistema ShoreTel Connect CLOUD Conexión al sistema de correo de voz Anulación de la asignación de su extensión al teléfono Obtención de ayuda Funcionamiento del teléfono Realizar llamadas Contestar llamadas Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular Apagar el timbre del teléfono Silenciar una llamada Guía de los iconos que se visualizan en el teléfono Uso del correo de voz Uso del directorio Hacer una llamada desde el directorio Búsqueda de información de contacto detallada Uso del interfono a través del directorio Marcación de un número del buzón de correo de voz desde el directorio Envío de un interfono susurro a través del directorio Teléfono ShoreTel IP 480/480g Guía de usuario 1

4 Índice Uso del visor del historial de llamadas Ver una lista con todas las llamadas realizadas, recibidas o perdidas Realizar una llamada desde el visor del historial Uso del interfono a través del visor del historial Borrar una llamada del visor del historial Interacción con las llamadas Activar y desactivar llamadas en espera Contestar y cambiar entre varias llamadas Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número Transferir una llamada Aparcar y recuperar llamadas Contestar una llamada entrante para otra extensión Capítulo 2 Personalización del teléfono Descripción general de la personalización del teléfono Configuración de los botones programables Comprender los estados de disponibilidad Cambio de su estado de disponibilidad activo Especificación de opciones para estados de disponibilidad Cambio de la preferencia de descolgado automático Selección de un tipo de auricular Cambio del tono de timbre Cambio de la zona horaria del teléfono Personalización de la configuración de audio del teléfono Activación del timbre simultáneo Activación del modo manos libres para suprimir el tono de marcado en auriculares descolgados Modificación del estado de Workgroup Agent Activación/desactivación del timbre simultáneo en teléfonos adicionales Mover una llamada a otro teléfono Capítulo 3 Uso de las funciones avanzadas Realizar una llamada de conferencia Uso de la función Combinar en llamadas de conferencia activas Uso del interfono Busca Otras funciones avanzadas Capítulo 4 Uso del correo de voz Descripción general del correo de voz Uso del correo de voz visual Interacción con mensajes en el correo de voz visual Redacción de mensajes con el correo de voz visual Respuesta a mensajes con el correo de voz visual Reenvío de mensajes con el correo de voz visual Visualización de los mensajes guardados en el correo de voz visual Borrar mensajes del correo de voz visual Teléfono ShoreTel IP 480/480g Guía de usuario 2

5 Índice Uso del sistema de correo de voz Conexión al sistema de correo de voz Interacción con mensajes nuevos del sistema de correo de voz Escuchar mensajes guardados Enviar mensajes desde el correo de voz Dejar mensajes y usar las opciones de los mensajes Uso de las funciones del buzón de correo Capítulo 5 Solución de problemas Problemas y soluciones Visualización de la información del teléfono Reiniciar el teléfono Teléfono ShoreTel IP 480/480g Guía de usuario 3

6 Antes de empezar Las siguientes secciones proporcionan una descripción general del manual: Acerca de este manual... 5 Organización... 5 Convenciones... 5 Documentos relacionados... 5 Teléfono ShoreTel IP 480/480g Guía de usuario 4

7 Antes de empezar Acerca de este manual Acerca de este manual Este libro va dirigido a personas usuarias del teléfono ShoreTel IP 480/480g en un sistema ShoreTel Connect CLOUD o ShoreTel Connect ONSITE. Describe las funciones del teléfono y cómo utilizarlas. Organización Este documento está dividido en los siguientes capítulos: El Capítulo 1, Primeros pasos en la página 6, proporciona una descripción general del teléfono y describe cómo configurarlo y usarlo para las tareas más habituales. El Capítulo 2, Personalización del teléfono en la página 33, explica cómo personalizar el teléfono mediante funciones como los estados de disponibilidad o los tonos de timbre. El Capítulo 3, Uso de las funciones avanzadas en la página 45, describe cómo usar el teléfono para llevar a cabo tareas avanzadas, como realizar llamadas de conferencia. El Capítulo 4, Uso del correo de voz en la página 51, describe cómo utilizar el sistema de correo de voz visual para escuchar mensajes y realizar otras tareas relacionadas con el buzón del correo de voz. El Capítulo 5, Solución de problemas en la página 70, proporciona información sobre las opciones de los destinatarios en el teléfono. Convenciones En la redacción de este documento se han usado las siguientes convenciones tipográficas: Fuente Negrita Azul Descripción Teclas pulsadas en el teléfono Referencias cruzadas e hipervínculos. Haga clic en el texto azul para acceder a la sección indicada. Todos los capítulos tienen una lista con vínculos a las secciones en la primera página. Documentos relacionados Nota: Las entradas del índice también son vínculos, pero no son de color azul. También están disponibles los siguientes documentos: El documento Referencia rápida contiene accesos directos para realizar tareas habituales con el teléfono. La Guía rápida de instalación describe los puertos de la parte posterior del teléfono y cómo ajustar el ángulo de inclinación del teléfono cuando se usa sobre un escritorio. Para un público internacional, la Safe Installation Guide (Guía de instalación segura) proporciona la misma información mediante ilustraciones. En la IP480/480g/485g Wall Mount Safe Installation Guide (Guía de instalación segura para montaje en pared del IP480/480g/485g) se describe cómo montar el teléfono en una pared. En la 400-Series IP Phone Wall Plate Mount Safe Installation Guide (Guía de instalación segura de la montura para pared del teléfono IP 400-Series) se describe cómo montar el teléfono en una placa para pared. 5 Guía de usuario Teléfono ShoreTel IP 480/480g

8 CAPÍTULO Primeros pasos 1. En este capítulo se presenta el teléfono ShoreTel IP 480/480g. Contiene la siguiente información: Descripción general del teléfono ShoreTel IP 480/480g... 8 Pantalla del teléfono Botones de apariencia de línea y botones programables Teclas programables Retroiluminación de la pantalla del teléfono Ajuste del contraste de la pantalla Reducción de los reflejos en la pantalla del teléfono Configuración del teléfono Asignación de su extensión o número de teléfono al teléfono Registro de un teléfono en un sistema ShoreTel Connect CLOUD Conexión al sistema de correo de voz Anulación de la asignación de su extensión al teléfono Obtención de ayuda Funcionamiento del teléfono Realizar llamadas Contestar llamadas Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular Apagar el timbre del teléfono Silenciar una llamada Guía de los iconos que se visualizan en el teléfono Guía de usuario 6

9 1 Primeros pasos Uso del directorio Hacer una llamada desde el directorio Uso del interfono a través del directorio Marcación de un número del buzón de correo de voz desde el directorio Envío de un interfono susurro a través del directorio Uso del visor del historial de llamadas Uso del visor del historial de llamadas Ver una lista con todas las llamadas realizadas, recibidas o perdidas Realizar una llamada desde el visor del historial Uso del interfono a través del visor del historial Borrar una llamada del visor del historial Interacción con las llamadas Activar y desactivar llamadas en espera Contestar y cambiar entre varias llamadas Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número Transferir una llamada Contestar y cambiar entre varias llamadas Aparcar y recuperar llamadas Guía de usuario 7

10 1 Primeros pasos Descripción general del teléfono ShoreTel IP 480/480g Descripción general del teléfono ShoreTel IP 480/ 480g Le damos la bienvenida a su teléfono IP de ShoreTel. La Figura 1 muestra una descripción general de los componentes del teléfono IP480/480g. La Figura 2 en la página 9 muestra los puertos traseros del teléfono. Teléfono con reposadedos Pantalla Botones de apariencia de línea programables Ocho botones personalizables con indicadores LED de tres colores que muestran llamadas activas, entrantes y en espera. También se pueden configurar como extensiones supervisadas, como teclas de marcación rápida o para que realicen otras funciones. Altavoz Proporciona sonido de banda ancha y gran calidad Indicador LED La luz intermitente avisa al usuario de la existencia de llamadas entrantes y mensajes de voz no escuchados. Teclas programables Funciones contextuales definidas en la pantalla Teclas de navegación y botón de selección Selecciona las opciones en la interfaz. Teclado de marcación Teclas de control de audio El botón de volumen controla el volumen del teléfono, del auricular, del altavoz y del timbre. Los botones del auricular, de silencio y del altavoz se iluminan cuando las funciones están activas. Micrófono Teclas de función Llevan a cabo funciones básicas de telefonía (correo de voz, directorio, historial, transferir, conferencia y retener). Figura 1: Componentes del teléfono ShoreTel IP 480/480g Guía de usuario 8

11 1 Primeros pasos Descripción general del teléfono ShoreTel IP 480/480g La toma del teléfono es compatible con audífonos Toma de auricular Puerto de PC Puerto de red y de alimentación Figura 2: Puertos traseros del teléfono IP 480/480g Guía de usuario 9

12 1 Primeros pasos Pantalla del teléfono Pantalla del teléfono La pantalla del teléfono IP de ShoreTel muestra su nombre y extensión, el estado de disponibilidad, los botones de apariencia de línea, el estado de Workgroup Agent, los botones programables y otra información. La Figura 3 muestra los elementos de la pantalla del teléfono. Estado de disponibilidad actual Estado de Workgroup Agent Indicador de llamada perdida Indicador de mensaje del correo de voz Su extensión Los botones de apariencia de llamada muestran llamadas activas, entrantes o en espera Los botones programables proporcionan funciones personalizadas con marcación rápida o supervisión de extensiones. Teclas programables Teclas contextuales que permiten realizar acciones en función del estado del teléfono y del tipo de llamada. Figura 3: Elementos de la pantalla del teléfono IP 480/480g Guía de usuario 10

13 1 Primeros pasos Botones de apariencia de línea y botones programables Botones de apariencia de línea y botones programables El teléfono dispone de ocho botones de apariencia de línea que indican la presencia de llamadas entrantes, activas o en espera. Estos botones también se pueden programar para la marcación rápida de un número o para realizar funciones con una sola pulsación, como la supervisión silenciosa. Para obtener más información sobre cómo programar los botones para convertirlos en números de marcación rápida, consulte la sección Configuración de los botones programables en la página 34. Para saber más sobre las funciones que el administrador de ShoreTel Connect puede configurar para estos botones programables, consulte la sección Otras funciones avanzadas en la página 48. Teclas programables El teléfono incluye cinco teclas programables cuyas funciones dependen del estado en que se encuentre el teléfono. Por ejemplo, si el teléfono está inactivo, las teclas programables permiten modificar ajustes como el estado de disponibilidad o las opciones del teléfono. Durante una llamada activa, puede usar las teclas programables para realizar acciones como colgar, aparcar la llamada o combinar la llamada con otra para crear una llamada de conferencia. Si el texto de una tecla programable está subrayado con una línea de puntos, puede pulsar el botón de selección de las teclas de navegación para realizar la función identificada con dicha tecla programable. Retroiluminación de la pantalla del teléfono Para ahorrar energía, la retroiluminación de la pantalla del teléfono se atenúa tras un determinado tiempo si no se utiliza el teléfono. Si pasan varias horas y nadie ha utilizado el teléfono, la pantalla queda completamente en blanco. El administrador de ShoreTel Connect es quien configura el tiempo que debe pasar para que la retroiluminación se atenúe y las horas fuera del horario de trabajo que determinan cuándo se apaga por completo la pantalla. La pantalla del teléfono se iluminará tenuemente de forma automática al comenzar la jornada. En cualquier momento, si pulsa un botón del teléfono o si el dispositivo recibe una llamada entrante, la pantalla recuperará su iluminación total. Ajuste del contraste de la pantalla 1. Con el teléfono colgado, pulse el botón y manténgalo presionado. El LED no debe iluminarse ni debe escuchar ningún tono; si no es así, descuelgue y vuelva a colgar el teléfono. 2. Pulse la tecla de navegación o para aumentar o reducir el contraste. Reducción de los reflejos en la pantalla del teléfono Para reducir los reflejos en la pantalla del teléfono, puede ajustar el ángulo de inclinación de la base en la parte posterior del teléfono. Encontrará instrucciones detalladas en la Safe Installation Guide (Guía de instalación segura) incluida con el teléfono. Guía de usuario 11

14 1 Primeros pasos Configuración del teléfono Configuración del teléfono Para usar todas las funciones del teléfono ShoreTel IP, el teléfono debe estar asignado a usted y es preciso que conozca su contraseña para acceder al sistema de correo de voz. Para saber si el teléfono ya está asignado a usted: Si el teléfono muestra su nombre y extensión, el administrador de ShoreTel Connect ya le habrá asignado personalmente su teléfono y no tendrá que asignarse a él. Cuando el teléfono está en este estado, puede recibir llamadas, hacer llamadas y comprobar si hay mensajes nuevos mediante el correo de voz visual. Si en la pantalla del teléfono se visualiza Disponible y la fecha y la hora, siga el procedimiento descrito en Asignación de su extensión o número de teléfono al teléfono en la página 12 para asignarle su extensión al teléfono. Mientras el teléfono no está asignado, es posible hacer llamadas internas marcando un número o desde el directorio, pero no se pueden recibir llamadas ni usar el correo de voz visual. Además, es posible que no pueda hacer llamadas externas. Si en la pantalla del teléfono se visualiza Credenciales de la nube, siga el procedimiento indicado en Asignación de su extensión o número de teléfono al teléfono en la página 12 para asignar su extensión al teléfono. Si en la pantalla del teléfono se visualiza Anónimo y la fecha y la hora, esta extensión está asignada como teléfono principal a otro usuario con otro teléfono o terminal asignado actualmente. Siga el procedimiento descrito en Asignación de su extensión o número de teléfono al teléfono en la página 12 para asignar su extensión al teléfono. Con los permisos adecuados (asignados por su administrador o el contacto autorizado de ShoreTel Connect), puede conectarse a cualquier teléfono IP de ShoreTel del sistema ShoreTel Connect para asignar su extensión o número de teléfono a dicho teléfono. Consulte la sección Cambio de la asignación de extensiones de un teléfono en la página 24 para obtener más información. Si necesita registrar un teléfono en un sistema ShoreTel Connect CLOUD, consulte la sección Registro de un teléfono en un sistema ShoreTel Connect CLOUD en la página 13. Asignación de su extensión o número de teléfono al teléfono El procedimiento que debe seguir para asignar su teléfono depende de si el teléfono muestra Disponible, Anónimo o Credenciales de la nube. Si el teléfono muestra Disponible o Anónimo Si en la pantalla del teléfono se visualiza Disponible o Anónimo, siga este procedimiento para asignar su extensión al teléfono. 1. Pulse la tecla programable Asignar. 2. Introduzca el número de extensión que le ha facilitado el administrador de ShoreTel Connect y pulse la tecla programable Sig.. Guía de usuario 12

15 1 Primeros pasos Registro de un teléfono en un sistema ShoreTel Connect CLOUD 3. Introduzca una de las siguientes contraseñas: Si el administrador de ShoreTel Connect le ha facilitado una contraseña, introdúzcala y pulse la tecla programable OK. Si el administrador de ShoreTel Connect no le ha facilitado ninguna contraseña, utilice la contraseña predefinida 1234 y pulse la tecla programable OK. 4. Si el sistema se lo pide, introduzca una nueva contraseña y pulse la tecla programable Sig.. Sugerencia La contraseña debe tener una longitud mínima de seis números. 5. Vuelva a introducir la nueva contraseña y, a continuación, pulse la tecla programable OK. El teléfono mostrará su nombre y la extensión. Si el teléfono muestra Credenciales de la nube 1. En el campo Número de DID, introduzca su código de país más el código de área y el número de teléfono facilitados por su contacto autorizado de ShoreTel Connect CLOUD. Seguidamente, pulse la tecla programable Sig.. 2. Introduzca el PIN del teléfono que le facilitó el contacto autorizado de ShoreTel Connect CLOUD y luego pulse la tecla programable OK. El teléfono mostrará su nombre y la extensión. Registro de un teléfono en un sistema ShoreTel Connect CLOUD Si necesita registrar un teléfono en un sistema ShoreTel Connect CLOUD sin asignarle un usuario específico, siga este procedimiento. 1. En el campo Número de DID, introduzca el código de país más el código de área y el número de teléfono facilitados por su contacto autorizado de ShoreTel Connect CLOUD. Seguidamente, pulse la tecla programable Sig.. 2. Introduzca el PIN del teléfono que le facilitó el contacto autorizado de ShoreTel Connect CLOUD y luego pulse la tecla programable Regist. Unos segundos después, el teléfono se registra en el sistema y muestra Disponible. Conexión al sistema de correo de voz Si es un usuario nuevo en el sistema ShoreTel, debe conectarse al sistema de correo de voz para grabar su nombre y un saludo personal. Para obtener más información, consulte Conexión al correo de voz desde su teléfono en la página 61. Guía de usuario 13

16 1 Primeros pasos Anulación de la asignación de su extensión al teléfono Anulación de la asignación de su extensión al teléfono Si comparte el teléfono con otros usuarios (por ejemplo, es un empleado con movilidad que comparte una oficina) o si utiliza un teléfono de forma temporal por cualquier otro motivo, debe anular la asignación de su extensión cuando haya terminado de usar el teléfono. Para ello, puede usar la tecla programable Desasign (si el teléfono la muestra) o puede hacerlo desde el menú Opciones. Para anular la asignación de la extensión si el teléfono dispone de tecla programable Desasign: 1. Pulse la tecla programable Desasign. 2. Cuando el sistema se lo pida, vuelva a pulsar la tecla programable Desasign. Según se haya configurado el teléfono, se visualizará Anónimo, Disponible o el nombre y la extensión del usuario cuya extensión suela estar asignada al teléfono, a no ser que dicho usuario esté asignado actualmente a otro teléfono. Para anular la asignación de la extensión desde el menú Opciones: 1. Pulse la tecla programable Opciones. 2. Introduzca la contraseña del correo de voz y pulse la tecla programable OK. Se abrirá el menú Opciones. 3. Pulse la tecla de navegación para acceder a la opción Desasig usuario. 4. Con la opción Desasig usuario resaltada, pulse la tecla programable Desasign. 5. Cuando el sistema se lo pida, pulse la tecla programable Desasign otra vez. Su extensión ya no está asignada al teléfono. Nota También puede anular la asignación de un teléfono mediante el sistema de correo de voz. Para obtener más información, consulte la sección Asignación de una extensión a un teléfono en la página 66. Obtención de ayuda Si su teléfono está funcionando en un sistema ShoreTel Connect CLOUD, el teléfono incluye la tecla programable Ayuda, que le permite ponerse en contacto de inmediato con un miembro del equipo de soporte de ShoreTel Connect CLOUD. Esta función también podría estar habilitada para teléfonos de un sistema ShoreTel Connect ONSITE, dependiendo de si su administrador de ShoreTel ha configurado esta opción. Si la ha configurado, su llamada se dirigirá a la organización de soporte interna de su empresa. Guía de usuario 14

17 1 Primeros pasos Funcionamiento del teléfono Para realizar una llamada para obtener ayuda: 1. Pulse la tecla programable Ayuda del teléfono. Aparecerá una ventana de confirmación. 2. Pulse la tecla programable Sí para confirmar que desea realizar la llamada. Funcionamiento del teléfono En esta sección se ofrece una descripción general de las siguientes tareas básicas del teléfono: Realizar llamadas Contestar llamadas Enviar una llamada entrante al correo de voz Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular Apagar el timbre del teléfono Silenciar una llamada Cambiar la preferencia de descolgado automático Realizar llamadas Para realizar una llamada puede usar el teléfono, el altavoz o el auricular. Uso del teléfono para realizar una llamada 1. Para realizar una llamada, descuelgue el teléfono y marque un número de teléfono. 2. Para finalizar la llamada, cuelgue el teléfono. Uso del altavoz para realizar una llamada 1. Para realizar una llamada con el altavoz, pulse el botón y marque un número de teléfono. El LED del botón se iluminará en verde y se marcará la llamada. 2. Para finalizar la llamada, vuelva a pulsar el botón. El botón se apagará. Guía de usuario 15

18 1 Primeros pasos Contestar llamadas Uso del auricular para realizar una llamada 1. Para realizar una llamada con el auricular, pulse el botón y marque un número de teléfono. El LED del botón se iluminará en verde y se marcará la llamada. 2. Para finalizar la llamada, vuelva a pulsar el botón. El botón se apagará. Contestar llamadas Cuando se recibe una llamada, el teléfono emite un tono de timbre, se ilumina un botón de apariencia de línea verde intermitente o se ilumina un indicador rojo en la esquina superior derecha del teléfono. Si hay información disponible, el nombre y el número de la persona que llama aparecerá en una ventana de llamada entrante en la pantalla. Para contestar una llamada puede usar el teléfono, el altavoz o el auricular. Según haya configurado la preferencia de descolgado automático o según su administrador haya configurado esta opción en ShoreTel Director, también podrá contestar una llamada desde el altavoz o el auricular siguiendo uno de estos métodos: Pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente. Si se visualiza la llamada entrante en la ventana seleccionada de la pantalla del teléfono, pulse la tecla programable Contes. Para obtener más información sobre el manejo de varias llamadas, consulte la sección Contestar y cambiar entre varias llamadas en la página 29. Uso del teléfono para contestar una llamada 1. Para contestar una llamada, descuelgue el teléfono cuando suene. 2. Para finalizar una llamada, cuelgue el teléfono. Uso del altavoz para contestar una llamada 1. Para contestar una llamada, realice una de las acciones siguientes: Pulse el botón. Si su preferencia de descolgado automático está configurada para usar el altavoz, pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente o la tecla programable Contes. El LED del botón se iluminará en verde. 2. Para finalizar la llamada, vuelva a pulsar el botón. El botón se apagará. Guía de usuario 16

19 1 Primeros pasos Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular Uso del auricular para contestar una llamada Si piensa usar un auricular para contestar las llamadas, consulte Cambio de la preferencia de descolgado automático en la página 38 para saber cómo designar su auricular inalámbrico o con cable habitual como preferencia predeterminada de descolgado automático. 1. Para contestar una llamada con el auricular, lleve a cabo una de las acciones siguientes: Si utiliza un auricular con cable, pulse el botón. Si utiliza un auricular inalámbrico, descuelgue el teléfono con el auricular. Si su preferencia de descolgado automático está configurada para usar el auricular, pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente o la tecla programable Contes. (Si utiliza un auricular inalámbrico, el teléfono mostrará un mensaje solicitándole que pulse el botón de descolgado del auricular.) El LED del botón se iluminará en verde. 2. Para finalizar la llamada, realice una de las acciones siguientes: Si utiliza un auricular con cable, vuelva a pulsar el botón. Si utiliza un auricular inalámbrico, ponga el auricular en la posición de colgado. El botón se apagará. Ajustar el timbre de llamada y el volumen del auricular Para ajustar el volumen del teléfono, utilice los botones. Los ajustes de volumen del timbre, del teléfono, del altavoz y del auricular son independientes. Puede definirlos del modo siguiente: Ajuste el volumen del timbre del teléfono con el teléfono colgado. Ajuste el volumen de escucha del teléfono con el teléfono descolgado. Ajuste el volumen del altavoz con el LED del botón iluminado Ajuste el volumen de escucha del auricular con el LED del botón iluminado. Nota Si utiliza un auricular inalámbrico y advierte problemas de audio, asegúrese de que el auricular está configurado según las instrucciones del fabricante. Si la configuración no es correcta, pueden presentarse los siguientes problemas: No se escucha tono de marcado. El volumen no es suficientemente alto. Se escucha un zumbido o silbido. Guía de usuario 17

20 1 Primeros pasos Apagar el timbre del teléfono Apagar el timbre del teléfono 1. Pulse la tecla programable Opciones. 2. Introduzca la contraseña del correo de voz y pulse la tecla programable OK. Se abrirá el menú Opciones. 3. Pulse la tecla de navegación para acceder a la opción Timbre audible. 4. Para apagar el timbre, siga uno de estos métodos: Pulse la tecla programable Altern. para cambiar el valor del timbre entre Activado y Desactivado. Pulse el botón de selección de las teclas de navegación para alternar entre Activado y Desactivado. Utilice la tecla de navegación para cambiar el valor entre Activado y Desactivado. 5. Pulse la tecla programable Salir. Silenciar una llamada Para silenciar una llamada e impedir que su interlocutor pueda oírle, pulse el botón. El LED del botón se ilumina cuando el modo de silencio está activado. Para anular el silencio de una llamada para que el interlocutor pueda oírle, vuelva a pulsar. El botón no se ilumina cuando el modo de silencio está desactivado. Guía de los iconos que se visualizan en el teléfono El teléfono ShoreTel IP 480/480g muestra iconos de estado y de funciones del teléfono. Estos iconos se describen en las tablas siguientes: Los iconos de la barra de título de la pantalla principal del teléfono se describen en la Tabla 1. Los iconos de botones de apariencia de línea de la pantalla principal del teléfono se describen en la Tabla 2 en la página 19. Los iconos del historial se describen en la Tabla 3 en la página 22. Los iconos de presencia del directorio se describen en la Tabla 4 en la página 22. Los iconos del correo de voz se describen en la Tabla 6 en la página 53. Guía de usuario 18

21 1 Primeros pasos Guía de los iconos que se visualizan en el teléfono Tabla 1: Iconos de la barra de título de la pantalla principal Icono Descripción Estado de disponibilidad: Disponible Estado de disponibilidad: En una reunión Estado de disponibilidad: No molestar Estado de disponibilidad: Fuera de oficina Estado de disponibilidad: Vacaciones Estado de disponibilidad: Personalizado Llamada perdida Indicador de mensaje del correo de voz Llamada segura (este icono se visualiza en la ventana seleccionada de una llamada activa). Workgroup Agent - Conectado Workgroup Agent - Desconectado Workgroup Agent - Resumen Tabla 2: Iconos de botones de apariencia de línea, colores de indicadores LED y patrones de parpadeo Icono Color de indicador LED y patrón de parpadeo Naranja, fijo Descripción No molestar Desactivado Inactivo Verde, 1 segundo encendido/1 segundo apagado Llamada entrante Guía de usuario 19

22 1 Primeros pasos Guía de los iconos que se visualizan en el teléfono Tabla 2: Iconos de botones de apariencia de línea, colores de indicadores LED y patrones de parpadeo (Continuación) Icono Color de indicador LED y patrón de parpadeo Verde, fijo Descripción Marcando o descolgado Verde, fijo Llamada conectada Rojo, fijo Interfono susurro está activo Verde, fijo Llamada de conferencia conectada Naranja, 0,25 segundos encendido/0,25 segundos apagado Verde, fijo Llamada retenida localmente. Llamada retenida remotamente. Desactivado Botón programado (izquierda) Naranja, fijo Apagado La extensión designada para el botón programado (izquierda) tiene activado el estado de disponibilidad No molestar. Botón programado (derecha) Naranja, fijo Apagado Naranja, fijo Rojo, fijo Naranja, fijo La extensión designada para el botón programado (derecha) tiene activado el estado de disponibilidad No molestar. Extensión supervisada o Bridged Call Appearance La extensión supervisada tiene activado el estado de disponibilidad No molestar. La extensión supervisada tiene mensajes de correo de voz no escuchados. La extensión supervisada tiene mensajes de correo de voz no escuchados y tiene activado el estado de disponibilidad No molestar. Guía de usuario 20

23 1 Primeros pasos Guía de los iconos que se visualizan en el teléfono Tabla 2: Iconos de botones de apariencia de línea, colores de indicadores LED y patrones de parpadeo (Continuación) Icono Color de indicador LED y patrón de parpadeo Rojo, fijo Descripción La extensión supervisada está en una llamada de conferencia. Rojo, fijo La extensión supervisada está en una llamada conectada. Verde 0,8 segundos/naranja 0,2 segundos Verde 0,8 segundos/naranja 0,2 segundos/verde 0,1 segundos/naranja 0,2 segundos Naranja, 0,2 segundos encendido/0,1 segundos apagado/0,2 segundos encendido/0,5 segundos apagado Verde, 0,2 segundos encendido/0,1 segundos apagado/0,7 segundos encendido/1 segundo apagado Naranja, 0,5 segundos encendido/0,5 segundos apagado Rojo, fijo Rojo, fijo La extensión supervisada está en una llamada conectada y ha contestado una llamada entrante para la extensión supervisada. La extensión supervisada está retenida y ha contestado una llamada entrante para la extensión supervisada. La extensión supervisada está en una llamada conectada o tiene una llamada en espera. La extensión supervisada está en una llamada conectada o recibiendo otra llamada. La llamada se está grabando y la grabación se inició pulsando el botón programado. La llamada se está grabando y la grabación se inició a través del cliente de ShoreTel Connect; además, el buzón de correo de grabación no es el propio buzón de correo del usuario. El silencio de interfono susurro está activo. Cuando el silencio de interfono susurro está activo, se puede silenciar la llamada activa que no está silenciada (silencio de interfono susurro). La llamada silenciada mostrará este icono. Guía de usuario 21

24 1 Primeros pasos Guía de los iconos que se visualizan en el teléfono Tabla 3: Iconos del historial del llamadas Icono Descripción Llamada entrante Llamada saliente Llamada perdida Llamada transferida Los iconos del directorio indican la presencia o el estado de la persona a la que desea llamar. Estos iconos de presencia se muestran en la Tabla 4. Si la presencia de la persona o de la entidad es desconocida, no se visualiza ningún icono de presencia. Los iconos de presencia tampoco se visualizan en teléfono con estado Disponible o Anónimo. La Figura 4 en la página 22 muestra un ejemplo de los iconos de presencia del directorio. Figura 4: Directorio con iconos de presencia Tabla 4: Iconos de presencia del directorio Icono Descripción Disponible El usuario ha definido un estado de disponibilidad distinto de Disponible y no ha configurado este estado como No molestar para llamadas entrantes. Guía de usuario 22

25 1 Primeros pasos Uso del correo de voz Tabla 4: Iconos de presencia del directorio (Continuación) Icono Descripción La extensión del usuario está retenida o tiene una llamada aparcada. No molestar Llamada en curso Uso del correo de voz Para acceder a los mensajes del correo de voz, pulse el botón Correo de voz. Para obtener información detallada sobre el correo de voz, consulte el Capítulo 4, Uso del correo de voz en la página 51. Uso del directorio Puede utilizar el directorio para buscar y marcar rápidamente la extensión de una persona. Desde el directorio también es posible acceder a números de marcación rápida o marcar el número del correo de voz de otra persona. Si dispone de los permisos adecuados, puede ponerse en contacto con una persona a través del interfono o utilizar la opción de interfono susurro. Además, si el administrador de ShoreTel Connect ha incorporado información de contacto detallada en el sistema, podrá ver información en el directorio, por ejemplo, la dirección de correo electrónico, números de teléfono alternativos y datos de contacto adicionales. Hacer una llamada desde el directorio 1. Pulse el botón Directorio. Sugerencia Para cerrar el directorio, pulse el botón Directorio o la tecla programable Salir. Guía de usuario 23

26 1 Primeros pasos Búsqueda de información de contacto detallada 2. Para localizar el nombre de la persona a la que quiera llamar puede usar uno de estos métodos: Utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista del directorio hasta llegar al nombre de la persona a la que quiera llamar. (Para avanzar rápidamente, pulse una tecla de navegación y no la suelte.) Marque los números correspondientes a las primeras letras del nombre o apellido de la persona, pulse una tecla numérica una vez para elegir la letra que aparece en dicha tecla. Por ejemplo, para buscar el apellido Smith, marque los números Habitualmente basta con pulsar teclas para las primeras letras del nombre de la persona y el sistema reconoce el nombre. Si la lista filtrada contiene más de un nombre, avance por la lista hasta que el nombre de la persona que busca quede resaltado. Sugerencias También es posible buscar por nombre y apellido al mismo tiempo. Después de introducir los dos o tres primeros dígitos del nombre o apellido, pulse # para marcar los dos o tres primeros dígitos del otro nombre (o apellido). Por ejemplo, para buscar la entrada de Steve Williams o William Stephens, marque 78#94. Para borrar caracteres del filtro, pulse la tecla programable Retroceso. Borre todos los caracteres del filtro para regresar a la lista completa del directorio. 3. Con el nombre de la persona resaltado, puede marcar el número de dicha persona siguiendo uno de estos métodos: Pulsando la tecla programable Marcar. Pulsando el botón de selección de las teclas de navegación. Pulsando cualquier botón de apariencia de línea inactivo. Levantando el teléfono para descolgar. Pulsando el botón del altavoz para descolgar el teléfono. Pulsando el botón del auricular para descolgar el teléfono. Sugerencia Si el administrador de ShoreTel Connect ha habilitado la presencia del usuario, el icono de presencia del directorio indica el estado actual de la persona a la que quiere llamar. Para obtener más información sobre los iconos de presencia, consulte la Tabla 4 en la página 22. Búsqueda de información de contacto detallada 1. Pulse el botón Directorio. 2. Utilice las teclas de navegación y para avanzar hasta el nombre de la persona de la que quiera obtener información de contacto. 3. Pulse la tecla programable Abrir. Se visualizará la información de contacto de la persona. Guía de usuario 24

27 1 Primeros pasos Uso del interfono a través del directorio 4. Para regresar a la pantalla del directorio principal, pulse la tecla programable Atrás. Uso del interfono a través del directorio Si dispone de los permisos adecuados, puede usar el interfono para extensiones internas. 1. Pulse el botón Directorio. 2. Utilice las teclas de navegación y para avanzar hasta el nombre de la persona con la que quiera ponerse en contacto a través del interfono. (Para avanzar rápidamente, pulse una tecla de navegación y no la suelte.) 3. Pulse la tecla programable Abrir. Se visualizará la información de contacto de la persona. 4. Pulse la tecla programable Interfono. El teléfono iniciará una conexión de interfono. Marcación de un número del buzón de correo de voz desde el directorio 1. Pulse el botón Directorio. 2. Utilice las teclas de navegación y para avanzar hasta el nombre de la persona a cuyo buzón de correo de voz quiera llamar. (Para avanzar rápidamente, pulse una tecla de navegación y no la suelte.) 3. Pulse la tecla programable Abrir. Se visualizará la información de contacto de la persona. 4. Pulse la tecla programable Marcar CV. El teléfono llamará al buzón de correo de voz de la persona seleccionada. Envío de un interfono susurro a través del directorio Si el administrador de ShoreTel Connect le ha asignado los permisos necesarios, puede irrumpir en una llamada activa para hablar con otro usuario de una extensión interna sin que la persona que ha llamado pueda detectar la interrupción. 1. Pulse el botón Directorio. 2. Utilice las teclas de navegación y para avanzar hasta el nombre de la persona a quien quiera enviar un interfono susurro. 3. Pulse la tecla programable Abrir. Se visualizará la información de contacto de la persona. Guía de usuario 25

28 1 Primeros pasos Uso del visor del historial de llamadas 4. Pulse la tecla programable Susurro. El teléfono enviará un interfono susurro a la persona seleccionada. Uso del visor del historial de llamadas El visor del historial muestra las llamadas entrantes, salientes, perdidas y transferidas más recientes (la llamada más reciente se muestra en primer lugar). Cada entrada del historial muestra el nombre o el número de la persona que llama (si está disponible), así como la fecha y la hora de la llamada. Si no hay información disponible para el ID de llamada de un número concreto, el teléfono muestra ID llamada desconocido. Con el visor del historial es posible ver todas las llamadas o aplicar un filtro para ver solo las llamadas entrantes (De), salientes (Para) o perdidas. También es posible marcar directamente desde el visor del historial o borrar llamadas del historial de llamadas. Figura 5: Visor del historial de llamadas Ver una lista con todas las llamadas realizadas, recibidas o perdidas 1. Pulse el botón Historial. Sugerencia Para cerrar el visor del historial, pulse el botón Historial o la tecla programable Salir. 2. Utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista y revisar el historial de llamadas. (Para avanzar rápidamente, pulse una tecla de navegación y no la suelte.) 3. Para filtrar las llamadas del historial de llamadas, siga este procedimiento: Guía de usuario 26

29 1 Primeros pasos Realizar una llamada desde el visor del historial a. Pulse la tecla programable Más. b. Pulse la tecla programable Filtrar. c. Utilice la tecla de navegación para acceder a una de las opciones siguientes: Seleccione Para para mostrar todas las llamadas salientes. Seleccione De para mostrar todas las llamadas entrantes. Seleccione Perdidas para mostrar todas las llamadas perdidas. d. Pulse la tecla programable OK. Realizar una llamada desde el visor del historial Sugerencia Para marcar la llamada saliente más reciente, mantenga pulsado el botón Historial. Tenga en cuenta que si ha utilizado *67 en la última llamada saliente, estos dígitos no se incluirán si vuelve a marcar manteniendo pulsado el botón Historial. 1. Pulse el botón Historial. 2. Utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista del historial hasta llegar al nombre de la persona a la que quiera llamar. (Para avanzar rápidamente, pulse una tecla de navegación y no la suelte.) 3. Con el nombre de la persona a la que quiere llamar seleccionado, elija una de las opciones siguientes para marcar la llamada: Pulsando la tecla programable Marcar. Pulsando el botón de selección de las teclas de navegación. Pulsando un botón de apariencia de línea. Levantando el teléfono para descolgar. Pulsando el botón del altavoz para descolgar el teléfono. Pulsando el botón del auricular para descolgar el teléfono. Uso del interfono a través del visor del historial Si dispone de los permisos adecuados, puede usar el interfono para extensiones internas. 1. Pulse el botón Historial. 2. Utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista del historial hasta que quede resaltada la persona con la que quiera comunicarse a través del interfono. 3. Pulse la tecla programable Interfono. El teléfono iniciará una conexión de interfono. Guía de usuario 27

30 1 Primeros pasos Borrar una llamada del visor del historial Borrar una llamada del visor del historial 1. Pulse el botón Historial. 2. Pulse la tecla programable Más. 3. Utilice las teclas de navegación y para recorrer la lista del historial hasta que quede resaltada la llamada que quiera eliminar. 4. Pulse la tecla programable Borrar. La llamada se eliminará del visor del historial. Interacción con las llamadas En esta sección se describen los siguientes métodos posibles para interactuar con las llamadas: Activar y desactivar llamadas en espera Contestar y cambiar entre varias llamadas Desviar una llamada entrante al correo de voz o a otro número Transferir una llamada Aparcar y recuperar llamadas Contestar una llamada entrante para otra extensión Activar y desactivar llamadas en espera Para poner una llamada activa en espera, siga uno de estos métodos: Pulse el botón de apariencia de línea verde de la llamada activa. Si la llamada está seleccionada (aparece en una ventana en la pantalla del teléfono), pulse el botón Retener. El botón de apariencia de línea de la llamada retenida parpadea en naranja y aparece un temporizador para indicar el tiempo durante el cual la llamada está en espera. Para liberar la llamada, siga uno de estos métodos: Pulse el botón de apariencia de línea naranja intermitente. Si la llamada está seleccionada (aparece en una ventana en la pantalla del teléfono), pulse el botón Retener. La llamada se recupera y el botón de apariencia de línea asociado a la llamada se ilumina en verde de forma permanente. Si el teléfono está colgado y hay una llamada en espera, sonará un timbre recordatorio transcurridos 10 segundos y, después, a intervalos de un minuto mientras la llamada siga en espera. Guía de usuario 28

31 1 Primeros pasos Contestar y cambiar entre varias llamadas Contestar y cambiar entre varias llamadas Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador de ShoreTel Connect), puede recibir hasta 16 llamadas entrantes al mismo tiempo. Los siguientes indicadores sirven para alertar de una llamada entrante: Si recibe la llamada mientras está ocupado con otra llamada, escuchará un pitido. Si tiene un botón de apariencia de línea disponible, el botón parpadeará en verde y verá una ventana con la información del ID de llamada de la llamada entrante. Una flecha asocia la ventana con el botón de apariencia de línea. Si todos los botones de apariencia de línea están ocupados por botones programados, llamadas activas, entrantes o retenidas, la ventana de selección de las nuevas llamadas muestra la información del ID de llamada e identifica la llamada como Fuera de pantalla, y la llamada no se asocia a ningún botón de apariencia de línea. La Figura 6 en la página 29 muestra una llamada fuera de pantalla. Cuando queda disponible un botón de apariencia de línea, la llamada fuera de pantalla más antigua se asocia a este botón de apariencia de línea liberado. Figura 6: Ventana de selección con llamada fuera de pantalla Puede recorrer las llamadas de la pantalla, fuera de pantalla, activas, entrantes o retenidas pulsando las teclas de navegación y para localizar la llamada que quiera contestar o devolver. Para contestar una llamada entrante asociada a un botón de apariencia de línea y poner la llamada activa en espera, siga uno de estos métodos: Pulse el botón de apariencia de línea verde intermitente para la llamada entrante. Pulse la tecla programable Contes. Para contestar una llamada entrante fuera de pantalla y poner la llamada activa actual en espera, pulse la tecla programable Contes. Guía de usuario 29