DEPARTMENTO DE POLITICAS

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1 DEPARTMENTO DE POLITICAS SERVICIOS DE CUIDADOS FRANCISCANOS dba HOSPITAL SAN FRANCIS MEMORIAL, dba DINKLAGE CLINICA MEDICA Y CLINICAS ASSOCIADAS WEST POINT, NEBRASKA FECHA DE EMISION 01/01/16 POLITICA # REVISION ASUNTO: EMPLEADOS DE POLITICA DE FACTURACION Y COLECCION DEPARTMENTO: OFICINA DE NEGOCIOS PROPOSITO La política de servicios de cuidado franciscanos debe ser proactivo en los esfuerzos de colección. Esto comienza en el momento que el paciente es registrado y termina cuando el saldo de la cuenta ha sido pagado en su totalidad. REGISTRO/TIEMPO DE SERVICIO: Lo siguiente artículos se producirá en el momento del servicio: 1. Se obtendrá la información demográfica. Los pacientes deben presentar prueba de seguro y proporcionar información al personal de admisión. 2. Información de terceros pagadores serán obtenidos por el paciente o la persona responsable. Se tendrá una copia de ambos lados de la tarjeta de seguro. 3. Pago en su totalidad, o compromiso de pago, se solicitará cuando total de cargos son conocidos en el momento del servicio. 4. Copagos vencen en el momento de la inscripción. Esto incluye copagos para los empleados. Copagos podrán ser enviados en la siguiente facturación si no se conocen en el momento de la admisión. 5. Preguntas sobre obligaciones financieras se pueden dirigir al Consejero Financiero del paciente. Preguntas no pueden resolverse se referirán a la Gerente de la oficina de negocios. SIGUIENTE PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE SERVICIOS: FACTURAS DETALLADAS: Una factura detallada se enviará al paciente si se solicita, sin costo alguno. Copias adicionales, así como copias de las explicaciones de los beneficios y un resumen de la cuenta de pagos, se cobrarán a $ 0.25 por página. Cuando la copia del EOB u otra documentación que obtenga múltiples pacientes, los nombres y datos personales de otros Page 1 of 8

2 pacientes deben ser tachado o cubiertos antes de enviarse, para cumplir con las regulaciones de HIPPA. CHEQUES SIN FONDOS SUFICIENTES (NSF): Los cheques devueltos por falta de fondos se cobrarán $ El cheque sin fondos se debe de dar al Consejero Financiero del paciente para determinar el siguiente paso en el proceso de recolección. RECLAMACIONES DE TERCEROS: Como una cortesía para el paciente, se presentarán reclamaciones de terceros cuando la información adecuada se ha proporcionado al personal de Servicios de cuidado de Franciscanos. RECLAMACIONES POR COMPENSACIÓN DE LOS TRABAJADORES: Reclamaciones de compensación del trabajador se enviarán directamente al empleador que se presente. Si el nombre de la compañía de compensación del trabajador está disponible, la reclamación será enviada directamente al portador. Si un paciente declara que es relacionado con el trabajo, entonces la reclamación se enviará a la compañía para su determinación. Personal de FCS no determinará el mérito de las reclamaciones de indemnización de los trabajadores. CARGOS POR EMBARAZOS: Pacientes embarazadas firmarán un formulario de cargos detallados por embarazo y el parto en la Clínica Médica Dinklage. Todas las cantidades deducibles y co-pagos deben ser calculados y pagados antes del parto. SERVICIOS NO CUBIERTOS: Los médicos pueden solicitar servicios que están relacionados con la atención médica, pero puede que no sean cubiertos por la compañía de seguros. Los pacientes deben ser referidos a su Manual de Planes o Exclusiones para determinación de coberturas. Ejemplos de servicios no cubiertos pueden ser exámenes de detección o medicamentos orales ambulatorios por Medicare. PAGOS EN SU TOTALIDAD: FCS perseguirá el pago en su totalidad en todas las cuentas de pagos privados como la opción principal para resolver la cuenta. Los recibos serán enviados cada mes. Los saldos se vencerán el día indicado según los recibos. Pago deben ser hechos en su totalidad en una de las siguientes maneras: Page 2 of 8

3 1. Efectivo 2. Cheque 3. Tarjeta de Crédito (Discover, Visa, MasterCard) MODALIDADES DE PAGO: En el caso de que sus medios financieros son limitados y no son capaces de pagar en su totalidad dentro de los 30 días siguientes al obtener su recibo, arreglos financieros de pagos deberán ser establecidos. La siguiente política deberá ser ejecutada: Si su saldo de cuenta es: Su pago mensual será: $0 - $500 $50 $501 - $1,000 $100 $1,001 - $4,150 $125 Por cantidades mayores a $4,150 Pagos Mensuales serán del 3% del balance total. NOTA: No se cobran intereses sobre saldos de las cuentas pendientes de los pacientes en este momento. El Gerente de la oficina de Negocios / Consejero Financiero del Paciente tendrá autoridad para autorizar alternativas de pago fuera de este límite en circunstancias especiales. En ausencia del Gerente de la oficina de Negocios, donde se requiere una respuesta inmediata, comuníquese con el CFO. Modalidades de pago no incluyen automáticamente los nuevos cargos. Los pagos de nuevos cargos serán vencidos y exigibles en el momento del servicio, además de los arreglos de pago anteriores. Una vez más, hay que subrayar los cargos actuales que deben seguir cumpliendo, además de los acuerdos de pagos realizados por el paciente. CONSEJERÍA FINANCIERA: Si se hace una determinación de que el paciente o persona responsable no es capaz de pagar la cuenta en su totalidad, hacer arreglos de pago satisfactorios, o utilizar otras opciones, a continuación, se sugerirá a programas de asistencia financiera de Medicaid Además, se referirá a la trabajadora social siendo una opción para ayudar a los pacientes. ASISTENCIA FINANCIERA: Servicios de Cuidados Franciscanos tiene una cuenta con un programa de asistencia financiera para ayudar a los pacientes que están agobiados financieramente y que no pueden pagar por sus gastos médicos. Una aplicación de la asistencia financiera debe ser completada y se entregara al consejero financiero del paciente. Una copia de la declaración de impuestos más reciente (Formulario 1040 o 1040A del IRS) debe acompañar a la solicitud de asistencia financiera. La determinación de la aprobación o negación de la solicitud se basa en las directrices establecidas por el hospital. Nota ---- El programa de asistencia financiera es el último recurso para los pacientes que hacen un verdadero esfuerzo para pagar sus cuentas. Todas las demás vías de pago deben ser agotados (como un préstamo bancario, Medicaid, discapacidad, la conexión de niños) antes de aplicar a este programa. Page 3 of 8

4 ACCIONES DE COLECCION: Los pacientes se les ofrecerán un resumen en lenguaje claro de la política de asistencia financiera al ingresar en el hospital. Además, todos los estados de cuenta incluirán un aviso visible escrito con respecto a la disponibilidad de asistencia, incluyendo la información de contacto de identificación en el que el paciente puede obtener más información y documentos relacionados con la asistencia financiera y el sitio web donde se pueden encontrar los documentos. El Hospital o sus representantes autorizados pueden referir los recibos del paciente a terceras personas a agencias de colección o tomar alguna o todas de las siguientes acciones de cobro extraordinarias ("ECAs") en caso de falta de pago de las facturas pendientes: Informar a las agencias de crédito Pleito Legal La venta de la cuenta a una tercera persona Embargo de salarios El Hospital deberá remitir la factura del paciente a una agencia de cobro en 120 días a partir de la fecha que se proporcionó el primer recibo por atención al paciente. El hospital no tendrá ECAs en contra de un paciente o de cualquier otra persona que haya aceptado o la obligación de aceptar la responsabilidad financiera de un paciente a menos que y hasta que el Hospital ha hecho "esfuerzos razonables" para determinar si el paciente es elegible para recibir asistencia financiera bajo esta política. El Consejero Financiero del Paciente es responsable de determinar si el hospital se ha involucrado en los esfuerzos razonables para determinar si un paciente es elegible para recibir asistencia financiera. A. Aplicación no solicitada: Si un paciente no ha presentado una solicitud de ayuda financiera, y el Hospital ha tomado "esfuerzos razonables" con tal de que: 1. No se necesita ECAs contra el paciente durante al menos 120 días a partir de la fecha en que el hospital proporciona al paciente con el primer recibo por atención medica; y 2. Proporciona al menos una notificación de por lo menos treinta (30) días para el paciente que: * Notifica al paciente de la disponibilidad de asistencia financiera; * Identifica la especificación de ECA (s) que el Hospital tiene la intención de iniciar contra el paciente, y Page 4 of 8

5 * Establecer un plazo después de cada ECA puede ser iniciada, que no sea antes de 30 días después de la fecha en que el aviso se proporciona al paciente; 3. Proporciona un resumen en lenguaje claro de la política de asistencia financiera con la convocatoria mencionada; y 4. Hacer un esfuerzo razonable para notificar verbalmente al paciente acerca de la disponibilidad potencial de ayuda financiera por lo menos 30 días antes de iniciar las ECAs contra el paciente, describiendo cómo el individuo puede obtener asistencia con el proceso de solicitud de ayuda financiera. 1. Si al paciente se le ha concedido o aceptado la ayuda financiera sobre la base de una determinación de elegibilidad presunta, el Hospital ha proporcionado al paciente con la notificación requerida en la política de asistencia financiera. B. Las solicitudes incompletas Si un paciente presenta una solicitud de asistencia financiera incompleta durante el plazo de solicitud, "esfuerzos razonables" se tomaran en cuenta si el Hospital: 1. Proporcionará al paciente con una notificación escrita exponiendo la información o documentación adicional necesaria para completar la solicitud. La notificación por escrito deberá incluir la información de contacto (número de teléfono, y la ubicación física de la oficina) del departamento del hospital que puede proporcionar una aplicación de asistencia financiera y ayuda con el proceso de solicitud. El aviso deberá proporcionar al paciente al menos 15 días para proporcionar la información requerida; y 2. Suspende las ECAs que se han tomado contra el paciente, en su caso, por lo menos igual al período de respuesta asignado en la convocatoria. Si el paciente no presenta la información solicitada dentro del plazo asignado, las ECAs puede reanudar; condición, sin embargo, si el paciente presenta la información solicitada durante el plazo de solicitud, el Hospital debe suspender las ECAs y tomar una decisión sobre la solicitud. C. Aplicaciones Completadas Si un paciente presenta una solicitud de asistencia financiera completa, se harán "esfuerzos razonables" si el hospital realiza lo siguiente: 1. Suspende todas las ECAs tomadas contra el individuo, en su caso; 2. Toma una determinación en cuanto a la elegibilidad para asistencia financiera según lo establecido en la política de asistencia financiera; y Page 5 of 8

6 3. Proporciona al paciente con una notificación por escrito, ya sea (I) establecer la asistencia financiera para la que el paciente sea elegible o (II) negar la solicitud. El aviso debe incluir la base para la determinación. Si el hospital ha solicitado que el paciente aplica para Medicaid, el Hospital suspenderá cualquier ECAs que haya adoptado en contra del paciente hasta que la solicitud de Medicaid del paciente ha sido procesada o solicitud de asistencia financiera del paciente sea negada debido a la falta de aplicación a la cobertura de Medicaid. Si un paciente es elegible para recibir asistencia financiera distinta a la atención gratuita, el hospital: 1. Proporcionar al paciente con un proyecto de ley que establece: (I) la cantidad que el paciente debe por atención recibida después de la asistencia financiera, (II) cómo se determinó la cantidad establecida; y (III) sea la AGB para la atención recibida o instrucciones acerca de cómo el paciente puede obtener información sobre la AGB para la atención recibida; 2. Proporcionar al paciente con un reembolso por cualquier cantidad que el paciente ha pagado en exceso de la cantidad adeudada al Hospital (a menos que dicha cantidad es menos de $ 5); y 3. Tomar medidas razonables para revertir cualquier ECAs tomadas contra el paciente. CUENTAS INCOBRABLES: Cuentas estimadas incobrables por el Consejero Financiero del Paciente serán transferidas a nuestra agencia de cobros. Cada intento de recoger el saldo adeudado deberá hacerse antes de asignarlo a un mal crédito. Cada comunicación con el o paciente / persona responsable será minuciosamente documentado para ayudar en los litigios de la cuenta si fuera necesario. Cuentas que se refiere a una agencia de colección: 1. Cada persona responsable recibirá 3 declaraciones que muestran un saldo a pagar en la columna de pago privado antes de ir a una agencia de cobros. 2. A los 90 días, una carta de cobro será enviado solicitando el pago dentro de 30 días. 3. Si no se recibe el pago dentro de los 30 días, le enviaremos una carta de cobro final. El pago se espera en el plazo de 10 días y la cuenta se cotiza en colecciones completas con nuestra agencia de cobro en 20 días si no se recibe el pago. 4. La documentación de todos los contactos con el paciente debe ser documentado en el sistema informático computarizado Paragón. Page 6 of 8

7 Desde este punto en adelante, todas las comunicaciones con el paciente o la persona responsable deberán ser dirigidas a la agencia de cobranza. Los pagos recibidos en las cuentas por deudas incobrables se deben enviar a la agencia de cobranza. Si recibimos un pago en una cuenta con mal crédito, debe de darse al Consejero Financiero del paciente para tomar la decisión final sobre si se debe recibir el dinero o enviar el dinero a la agencia de cobros. Procedimiento por colección: 1. Cuenta será manejada por el Consejero Financiero del Paciente para presentar la documentación apropiada con la agencia de cobranza. 2. El Consejero Financiero entonces escribirá cuenta fuera a la mala deuda. 3. Las declaraciones no se generarán para las clases financieras de mala deuda. 4. Todo efectivo recibido con cuentas por deudas incobrables se dirigirá al Consejero Financiero del Paciente. El Consejero Financiero del Paciente se comunicará con la agencia de cobro para hacerles saber que hemos recibido un pago. DERECHO DE RETENCION/RECLAMOS POR ACCIDENTES: Un derecho de retención será presentada en todas las reclamaciones de accidentes de más de $100 a la compañía de seguros. Esto incluye las reclamaciones de automóviles, las demandas por lesiones personales (como la caída en casa de otra persona, etc.) Si una compañía de seguros no está establecida en el tiempo oportuno, los emisores de facturas pueden, en consulta con el director de la oficina de negocios, solicitar una liquidación provisional con Medicare o Medicaid, si la cobertura es aplicable. BANCARROTA: Cuando se recibe la presentación inicial de un aviso de bancarrota, debe darse a la Consejera Financiera del paciente. Una vez que recibamos la carta final de la corte de bancarrota vamos a cancelar la cuenta (s) como caridad. Si la cuenta (s) ya está en la agencia de cobranza, tendremos que restablecer la cuenta de la mala deuda y luego escribirla como caridad. Las declaraciones y los intentos de cobro deben detenerse en el momento que se recibe la notificación inicial de bancarrota. Si el dinero del seguro todavía se puede recoger en una cuenta, el colector puede darle seguimiento a este pago. Los coleccionistas tendrán que instituir un sistema manual de seguir esta reclamación para recibir pagos del seguro. Si se han recibido todos los pagos de seguros, la cuenta puede ser cancelada como caridad. Las notas deben ser colocadas en cada cuenta en el sistema informático Paragón afectados por la bancarrota indicando la fecha de la notificación de la bancarrota, fecha de recibido e incluso si la cuenta ha sido referida a bancarrota. Page 7 of 8

8 Si el paciente/persona responsable desea pagar en una cuenta marcada como bancarrota, el pago puede ser aceptado. No podemos enviar un estado de cuenta, pero podrán hacer los pagos a la cuenta. Esta política reemplaza el número de póliza Política Colección emitida 04/02/04. Page 8 of 8