Protocolo de comunicaciones ante eventos de Demanda No Atendida En el Sistema Interconectado Nacional colombiano Grupo de comunicaciones Consejo

Transcripción

1 Protocolo de comunicaciones ante eventos de Demanda No Atendida n el Sistema Interconectado Nacional colombiano Grupo de comunicaciones Consejo Nacional de Operación

2 Flujo de comunicación pública CND Ing. de Turno M N S A J S D 1 2 Llamada telefónica T X T O 3 Gerente Gral XM Dir. Coordinación de la operación Ministerio MM PRIMR FLUJO Garantizar que el Ministro MM este informado oportunamente como vocero del sector Comunicador XM Gerente Gral XM Comunicador(s) Agente y MM SGUNDO FLUJO Garantizar que la información a los medios sea única y oportuna Juan Carlos Restrepo - ISA Min. Defensa Fuerza pública M N S A J U N I F I C A D O Medios Medios C O M U N I D A D TRCR FLUJO Aportar información para los esquemas de seguridad del SIN n caso de apagón nacional el mensaje de texto se reemplazará por el mensaje de texto genérico Apagón Nacional enviado desde la sala CND 2

3 Mensajes estándar MNSAJ D PRIMR MINUTO POR OPORTUNIDAD 1. Ha ocurrido un evento en el Sistema Interconectado Nacional, en la red que alimenta la ciudad o ciudades de: 2. Actualmente se están realizando maniobras para la recuperación del servicio de energía eléctrica. 3. stamos analizando la situación sobre (3) posibles hipótesis: Un falla técnica Una sobrecarga Un atentado sobre una de las líneas 4. staremos atentos a entregarles más detalles durante el desarrollo del evento. MNSAJ CON MAYOR INFORMACIÓN Avances en la recuperación del servicio Demanda no atendida presentada en forma porcentual Identificar la causa Poblaciones afectadas mitir comunicado de prensa por parte de XM y el agente propietario de la red que atienda al sector afectado. XM dará cuenta de la operación y el agente dará cuenta de los usuarios afectados. La causa será informada por ambas partes, citando a la otra en el caso preciso. 3

4 Roles - l papel del comunicador l comunicador de la empresa: Recibir los requerimientos de información de los periodistas. ntregar la información que esté a su alcance. Informar que canalizará el requerimiento a una instancia superior, en caso de ser necesario. Redireccionar a otras fuentes, en caso de ser necesario. Hablar ante los medios en casos eventuales por delegación del vocero. Coordinar las acciones de comunicación con las empresas involucradas para informar oportunamente y correctamente al vocero de su compañía antes de salir a medios o emitir comunicados de prensa. Monitorear medios para retroalimentar al vocero de la compañía y redireccionar la estrategia de comunicación en caso de ser necesario.

5 Roles Operadores CND Un ingeniero encargado de la información del CND realizará el envío de un mensaje de texto dirigido al personal operativo de los agentes, quiénes se deberán encargarán de remitir a los comunicadores de su compañía la información. l mensaje se enviará solo en caso de ocurrencia de eventos enlos que se presentedemandanoatendida,demanera simultáneaen lascapitalesdelos departamentos del país. s decir de impacto nacional, solo en caso de apagones o cuando actué el esquema de Desconexión Automática de Carga DAC- a partir de la segunda etapa. ste mensaje indicará: ltipodeeventoquesepresentaenelsistema. La dimensión(localización de la Demanda No Atendida). l tiempo aproximado de recuperación. l mensaje que se entregue a los medios de comunicación se debe basar en la información suministrada por XM, citándola siempre como fuente. La información de XM deberá tener un tratamiento y elaboración previa por parte del comunicador de la empresa antes de ser transmitido a la opinión pública teniendo precaución al mencionar las causas para no afectar las empresas particulares

6 Roles esquema de comunicación frente a un evento nacional Para establecer información con mayor oportunidad y obtener un mayor detalle de la información se manejará tipo escala formando una red informativa como en el siguiente esquema. Los comunicadores de los agentes podrán llamar al comunicador de XM para establecer contacto.

7 Roles - Voceros Cuando es un evento nacional: la vocería es de XM y los comunicadores de los agentes suministrarán la información de usuarios afectados al comunicador de XM para consolidar mayor información para la prensa. La información suministrada por XM no habilita a los voceros de las empresas locales para actuar como voceros de XM, pero deberán atender la prensa local y en todo caso citarán a XM como fuente de información y se referirán a la empresa como XM, la empresa que opera el sistema eléctrico colombiano. Los comunicadores ratifican lo acordado en el protocolo de comunicaciones según el cual será el gerente general de XM la única fuente de información oficial al Ministerio de Minas y nergía. Adicionalmente se acuerda remitirle al Ministro copia del mensaje de texto que recibirán los operadores. Será potestad del Ministro de Minas determinar el momento en que asuma la vocería del sector, dependiendo de la magnitud del evento. Cuando el evento es regional o local: la vocería es de cada agente, transportador o distribuidor y será responsabilidad informar a la opinión pública sobre los eventos que afecten la atención de la demanda en sus respectivas áreas de atención

8 Actividades para fortalecer el protocolo Bases de datos periodistas: las áreas de comunicaciones compartirán las bases de datos con el fin de mantener actualizada la información de contacto de los periodistas que cubren el sector. Tipificación fallas o eventos: XM realizará un trabajo de tipificación fallas o eventos con el fin es suministrar información relacionada con el tipo de evento, tiempos aproximados de recuperación de servicio, vocabulario que se debe usar para nombrara correctamente cada evento, entre otras structura interna para el trabajo de vocería: las compañías deberán habilitar voceros dentro de su estructura interna para actuar con mayor oportunidad frente a las necesidades de información de los medios.

9